機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

胥麗麗

（泰安市全民健身中心，山東 泰安 271000）

引言

人事檔案屬于機關事業(yè)單位組織、培養(yǎng)、選拔和任用人員的基礎參考依據(jù)，不僅記載了人員的個人經(jīng)歷，還包含了政治思想和品德作風等方面的內(nèi)容，從而形成了完整的文件材料。為了充分發(fā)揮出機關事業(yè)單位人事檔案的優(yōu)勢與作用，需要將信息化建設與人事檔案管理工作進行有機結(jié)合，及時的解決檔案管理工作問題，在新型管理策略的指導作用下，彰顯出人事檔案信息化管理體系在機關事業(yè)單位內(nèi)部的實用價值。

一、機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題

（一）缺乏全面的信息化技術應用體系

現(xiàn)階段通過對機關事業(yè)單位的人事檔案信息化管理成果進行分析，可以看出信息化技術應用程度不夠充足，在大部分情況下相關人事檔案信息還需要以人工的形式進行處理。另外，部分機關事業(yè)單位內(nèi)部所打造的信息化管理體系，由于缺乏先進的管理軟件作為基礎支撐，不僅無法保障人事檔案管理工作的實施效率，還會降低人事檔案信息化管理工作的運行水平，從而限制了信息化建設的優(yōu)勢與作用。盡管機關事業(yè)單位內(nèi)部打造了信息化管理工作平臺，但尚未充分發(fā)揮出此類平臺的實用價值，不僅對信息化管理體系建設帶來了一定程度的限制，還會導致信息化管理平臺呈現(xiàn)出了形式化的弊端。

（二）缺乏高素質(zhì)、高水平的信息化管理工作人員

由于部分機關事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作人員，其自身的能力和素質(zhì)尚未滿足人事檔案信息化管理工作的轉(zhuǎn)型要求，導致人員自身的優(yōu)勢與作用無法得到充分發(fā)揮，從而使機關事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案信息化管理工作無法達到預期的實施效果。對于檔案法和檔案管理、處分規(guī)定等方面的內(nèi)容來說，其內(nèi)部的規(guī)章制度對人事檔案管理工作的相關內(nèi)容和實施標準做出了明確規(guī)定。對于機關事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作來說，需要在充足的人力資源支撐作用下才能夠得到有效開展。機關事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案信息化管理工作模式，對管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平提出了較高的要求，不僅需要人員掌握先進的管理理念，還需要熟練地掌握相應的管理技術。然而，多數(shù)管理工作人員尚未針對此類規(guī)定予以深入了解和全面研讀，導致其自身在實施機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的過程中，無法嚴格地遵守相關規(guī)定要求，導致相關管理制度和標準內(nèi)容難以得到有效落實，從而限制了管理人員工作職能的發(fā)揮，降低了機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的整體水平。

（三）缺乏統(tǒng)一標準，缺少先進方式

結(jié)合現(xiàn)階段機關事業(yè)單位的實際情況可以看出，在一般情況下，各單位內(nèi)部所設置的人事檔案信息化管理工作方式，主要是按照自身單位的發(fā)展需求，從而設置相應的管理準則和工作標準，導致各機關事業(yè)單位之間的信息化管理工作成果存在較大的差異性。為了實現(xiàn)機關事業(yè)單位人事檔案資源信息化管理高效化轉(zhuǎn)型目標，需要在基于檔案管理制度的指導作用下，保障制度內(nèi)容的規(guī)范性與科學性，并對相關檔案管理工作予以嚴格的約束和明確的指導。若無法保證機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理目標的一致性，不僅會削弱不同地區(qū)機關事業(yè)單位以及各部門之間的溝通以及聯(lián)通力度，還會對人事檔案管理工作帶來一定程度的限制，從而導致相關數(shù)據(jù)信息無法得到實時共享，削弱了人事檔案信息資源的利用價值，在降低檔案信息化管理工作的效率的基礎上，限制了檔案管理事業(yè)的長久化發(fā)展。

二、機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的相關優(yōu)勢

（一）引進先進管理理念

在機關事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合實際情況將檔案管理工作作為單位內(nèi)部的核心內(nèi)容。為此，機關事業(yè)單位在實施人事檔案管理工作的同時，需要及時地摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念所帶來的局限性，并對落后的管理工作模式進行整改，全面提高人事檔案管理工作的實施效率。在科學技術水平不斷提升的過程中，為機關事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了新機遇與新挑戰(zhàn)，機關事業(yè)單位需要及時地引進新技術和新設備，并打破傳統(tǒng)管理模式的局限性。另外，機關事業(yè)單位還需要定期開展培訓工作，強化管理工作人員的職業(yè)能力和責任意識，切實的滿足機關事業(yè)單位對人事檔案管理信息化建設的整體需求。此外，人事檔案管理工作人員還需要及時的學習新型技術，強化自身的專業(yè)能力，提高人員的檔案管理工作技能水平，在先進的人事檔案管理理念指導作用下，熟練掌握優(yōu)質(zhì)的管理工作方法。

（二）對人事檔案信息化管理規(guī)范制度加以完善

結(jié)合機關事業(yè)單位內(nèi)部的全體工作人員收集相關檔案信息，保障信息內(nèi)容的全面性和完整性，確保監(jiān)督管理制度的有效落實和順利執(zhí)行，嚴格的遵循檔案管理制度規(guī)定要求。其中，對于保密部門的檔案管理工作來說，除了需要確保日常的檔案信息收集工作能夠得到有效落實之外，還需要通過對相關數(shù)據(jù)信息的匯總與整理，確保能夠?qū)⒏鞣矫娴男畔?nèi)容全部納入人事檔案體系當中加以管理。除此之外，在完善的人事檔案管理規(guī)章制度的指導作用下，不僅能夠提高機關事業(yè)單位檔案管理工作的實施水平，還可以結(jié)合機構的實際運行情況，使人事檔案信息管理系統(tǒng)和相關管理制度能夠逐漸朝著規(guī)范性和先進性的方向轉(zhuǎn)型，并及時的處理檔案管理工作階段所遇到的問題和不足，還需要通過對相關檔案管理規(guī)章制度的完善與更新，為機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理體系的建設提供助力支持。

（三）強化檔案信息化管理安全意識

在機關事業(yè)單位開展人事檔案管理工作的過程中，需要確保安全管理工作的有效落實，為檔案信息的安全性和真實性奠定有了基礎。在電子信息技術融入機關事業(yè)單位人事檔案管理工作當中之后，不僅提高了管理工作的實施效率和運行水平，還能夠保障人事檔案信息內(nèi)容的全面性、準確性和及時性，從而加強了機關事業(yè)單位檔案信息更新能力，充分的發(fā)揮出了人事檔案信息的開發(fā)價值和利用潛力。除此之外，還需要利用文件管理系統(tǒng)，并設置相應的加密功能，對相關文件信息加以區(qū)分，從而設置不同類型的保密等級，根據(jù)特定的數(shù)據(jù)庫運行要求，加大對信息安全保護力度，及時地找出系統(tǒng)在運行過程中所存在的漏洞和問題，并確保修復和病毒防護作業(yè)的逐步開展，進一步保障人員文件信息的安全性。

三、解決機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題的有效策略

（一）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，加大對資金和技術的投入力度

一方面，為了確保檔案管理信息化建設工作的順利開展，需要定期組織檔案管理工作人員開展培訓工作，提高管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能水平，并強化檔案管理人員的安全意識和責任意識，切實的保障檔案管理工作的機密性，確保數(shù)據(jù)安全防護工作的有效落實。另一方面，對于部分機關事業(yè)單位來說，需要為管理人員提供相應的技術支持，確保人事檔案管理工作人員能夠熟練掌握相關技術的操作方法，為人事檔案信息的錄入、調(diào)閱以及審查等方面的功能奠定有力基礎，并采用先進技術針對相關故障問題加以維修，確保硬件設備能夠充分發(fā)揮出自身價值。不僅如此，還需要在開展人事檔案信息化管理建設的工序的過程中，為其提供一定程度的資金或者物質(zhì)支持，確保信息化建設能夠在物質(zhì)方面得到相應的滿足，避免由于出現(xiàn)硬件或者軟件等設施出現(xiàn)欠缺情況，從而阻礙信息化建設的整體進程。

（二）對機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設予以高度的重視

對于機關事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員來說，需要充分意識到人事檔案信息化管理建設的重要作用，并加快信息化管理建設的整體進程，充分的彰顯出信息化管理的輔助性作用，針對現(xiàn)階段信息系統(tǒng)當中有軟件和硬件設施所帶來的差異化問題進行解決。不僅如此，還需要針對機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的具體特點，從而打造完善的管理工作制度，從收集、歸納、整理以及查閱等方面的工作入手，對相關信息內(nèi)容加以管理，使機關事業(yè)單位的檔案信息管理體系逐漸呈現(xiàn)出高效化和便捷性的特點。與此同時，還需要針對機關事業(yè)單位的人事檔案信息化管理建設予以高度的支持，并為其提供專項資金和資源，積極引進先進的軟件技術以及硬件設備，并在此基礎上確保不同區(qū)域內(nèi)部的機關事業(yè)單位人事檔案管理體系能夠呈現(xiàn)出高度的一致。除此之外，還需要對檔案管理工作人員提出較高的要求，使其能夠針對相關入庫信息加以核對，保障和對工作的嚴謹性與嚴格性，針對其中所存在的問題和不足進行修復，保證檔案內(nèi)容的正確性與準確性，并將檔案信息進行收集和歸檔，確保信息化管理體系的系統(tǒng)性，保障電子檔案和紙質(zhì)檔案核對工作的有效落實，并確保兩方面的工作內(nèi)容能夠得到同步更新，切實的保障檔案信息的完整性、實時性以及真實性。在打造數(shù)據(jù)庫的過程中，通過對檔案入庫成本的合理化管控，再根據(jù)人事檔案管理部門所提出的相關規(guī)定，確保數(shù)據(jù)庫建設的有序進行，避免對機關事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設帶來較大的影響。

結(jié)束語

對于機關事業(yè)單位來說，為了實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標，需要加大對人事檔案信息的管理力度。為了進一步提高信息管理工作效率，切實發(fā)揮出人事檔案信息的優(yōu)勢與作用，需要加快人事檔案信息化管理建設的整體進程，并結(jié)合實際情況解決管理階段所遇到的問題，采取積極、有效的問題處理辦法，保障各項管理制度的有效落實和順利執(zhí)行。機關事業(yè)單位的檔案管理工作人員還需要積極、主動投入到信息化管理體系建設中，在新技術與新理念的支撐作用下，為機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設奠定有利基礎。