國外檔案館職能定位的特點及啟示

駱如明/杭州市檔案館

陳 怡 鄭曉丹/中國人民大學信息資源管理學院

隨著地方檔案機構改革深化、新修訂檔案法頒布實施、公民檔案利用需求日益增長以及信息革命的加速推進，各級綜合檔案館發(fā)展面臨著全新挑戰(zhàn)。檔案館應該明確什么樣的定位、履行什么樣的職責、發(fā)揮什么樣的功能，既是當前發(fā)展面臨的首要問題，也是檔案館功能再造的核心問題，更影響著檔案事業(yè)未來長遠發(fā)展。國外檔案館發(fā)展起步較早，不僅在檔案的收、存、管、用等基礎業(yè)務方面各成體系，還在記憶、文化、教育、信息管理等職能方面獨具特色。對國外檔案館職能定位進行橫向比較，能夠為我國綜合檔案館找準職能定位、形成自身的優(yōu)勢特色提供參考借鑒。

本文主要采用網(wǎng)站調(diào)研與政策文本分析的研究方法，選取具有代表性的英國國家檔案館（The National Archives，TNA）、法國國家檔案館（France Archives，下簡稱FA）、美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA）、加拿大國家圖書檔案館（Library and Archives Canada，LAC）、澳大利亞國家檔案館（National Archives of Australia，NAA）、新西蘭國家檔案館（Archive New Zealand，ANZ）等6個國家檔案館，對其官方網(wǎng)站進行追蹤調(diào)研，重點考察其機構設置、組織結構、業(yè)務職責和職能定位，展望未來檔案館的發(fā)展趨勢，以期對我國檔案館職能再定位和發(fā)展有所啟示。

1 國外檔案館職能定位情況

1.1 英國

英國國家檔案館（TNA）是隸屬于英國數(shù)字、文化、媒體和體育部的非政府部門（non-ministerial department）[1]，英國不單設檔案局，TNA自2011年以來一直負責接收從英格蘭各地博物館、圖書館和檔案館移交來的檔案，與其他檔案機構合作并提供支持[2]?！豆矙n案法（Public Records Act）》規(guī)定TNA的具體職責包括：針對公共檔案的保存和鑒定問題，為公共檔案機構提供指導和監(jiān)督；保存各政府機構移交的檔案；向公眾提供已移交檔案的副本；保障檔案存儲管庫場所安全；應移交機構要求而臨時提供檔案借閱和利用[3]。

TNA職能定位包括記憶、文化教育、信息管理、檔案服務認證與檔案監(jiān)管方面。記憶職能體現(xiàn)為館藏資源的物理控制與知識控制，通過檔案資源的“存管數(shù)字一體化”和“開放利用聯(lián)動性”管理，提高檔案館在國家文化事業(yè)的影響力。具體服務單元有在線目錄（Discovery）、英國政府網(wǎng)站存檔（UKGWA）、視覺館藏（Visual Collections）。文化教育職能體現(xiàn)為對館藏資源的整合、開發(fā)和多元利用，其面向公眾提供在線的豐富課程會議與教育資源，并可根據(jù)受眾年齡段、資源類型、教育課程類型等進行篩選。信息與數(shù)據(jù)管理也是該館的重要任務之一，作為全世界最早開始實施數(shù)字化策略的檔案館，致力于持續(xù)推進英國數(shù)字發(fā)展與數(shù)字轉型，自2007年提出數(shù)字連續(xù)性項目以來，對于信息長期可用性關注增多，并通過信息管理報告的提交與公開以增強國家檔案館的透明性。特別在2019年頒布其最新數(shù)字能力建設戰(zhàn)略（Plugged in, Powered Up），做出2019年至2022年的3年規(guī)劃，發(fā)展國家檔案館的數(shù)字能力。此外英國國家檔案館自2013年起開始承擔檔案服務認證職能，針對所有類型的檔案服務制定統(tǒng)一的操作標準與開發(fā)框架，面向所有的公共和私人檔案機構開展評估，以確保檔案服務質(zhì)量；在檔案監(jiān)管職能上，TNA內(nèi)部雖沒有設置專門的檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導職責，但設有政府和信息權（Government and Information Rights）部門，負責為政府部門和公共機構提供專家意見和指導，且TNA需要接收地方公共機構的檔案，需對其移交情況進行監(jiān)督。根據(jù)《公共檔案法（Public Records Act）》的規(guī)定，自2015年1月1日起，地方公共部門組織必須將永久保存的記錄從創(chuàng)建之日起20年轉移到存放地，TNA負責監(jiān)控地方公共機構履行“20年規(guī)則”（the 20-year rule）情況[4]。

1.2 法國

法國國家檔案館（FA）是世界上第一個具有近現(xiàn)代意義的綜合國家檔案館。1794年《穡月七日檔案法令（Loi sur les archives de 7 messidor）》頒布，標志著世界上第一部近代檔案法誕生。此后200多年時間，法國圍繞著檔案開放、透明政府建設、文獻遺產(chǎn)保護開展業(yè)務。當前FA隸屬法國遺產(chǎn)管理總局在國家文化遺產(chǎn)保護大框架下，與博物館、歷史建筑、考古遺跡等相關機構間聯(lián)系密切。法國遺產(chǎn)管理總局下設的法國檔案服務部（Service interministériel des Archives de France，SIAF）承擔國家檔案局的行政管理職能，負責組織和協(xié)調(diào)整個法國檔案館網(wǎng)絡的行動，包括國家、地區(qū)、部門和市政檔案館，在SIAF的監(jiān)管下FA從事全國性的檔案收集、整理、分類、編排描述、保存維護與傳播等工作，以維護公共利益、人民權利并提供學術研究的需要[5]。根據(jù)法國2009年11月17日法令[6]與《遺產(chǎn)法典（Code du patrimoine）》第2卷規(guī)定，F(xiàn)A的職責包括三大類：一是負責公共檔案的收集、移交、整理和編目，同時對地方檔案館的工作有“業(yè)務指導”和“技術監(jiān)督”的責任；二是檔案的開放和利用，法國公共檔案以“自由公開”為原則，除非涉及其他權利矛盾（如隱私權、知識產(chǎn)權等）而設立封閉期，其他公共檔案都應主動公開；三是數(shù)字化與信息化，館內(nèi)專門成立了信息處，負責檔案信息化管理專項事務，并將檔案現(xiàn)代化理念融入電子政府建設中[7]。

FA基本職能定位主要體現(xiàn)在社會記憶、文化教育、信息（數(shù)據(jù)）管理與遺產(chǎn)保護等方面。在社會記憶方面，該館保存了豐富的檔案文獻遺產(chǎn)，公民可探索利用法國歷史檔案資料，對自己家族歷史尋根溯源，對國家民族歷史全景回顧。在文化教育方面，探索出將檔案與學校教育、歷史教育、權利教育、遺產(chǎn)教育相結合的宣教方式。在信息管理方面，開發(fā)了ADAMANT特色項目[8]，旨在更好地管理國家信息和數(shù)據(jù)。在遺產(chǎn)保護方面， 2006年與建筑遺產(chǎn)部、博物館部共同組建了“法國文化遺產(chǎn)管理總局”，這一行政隸屬關系的調(diào)整，在減少行政機構設置的同時，也實現(xiàn)了文化遺產(chǎn)“大保護”的管理理念。這種做法有助于使檔案館開展文化遺產(chǎn)相關工作更加名正言順，能讓檔案工作更好地融入整體國家遺產(chǎn)工作體系。在行政監(jiān)管方面，法國設有國家、省、市鎮(zhèn)三級檔案機構。地方政府是其檔案的所有人和責任人，對其檔案有管理的責任和權利。《遺產(chǎn)法典》的Article L212-6到L212-14規(guī)定了地方政府如何既確保檔案的“安全性”，又能采取不同的方式使其館藏檔案的價值得以被公眾了解，同時SIAF對地方檔案館內(nèi)的工作有“業(yè)務指導”和“技術監(jiān)督”的責任[9]。

1.3 美國

美國國家檔案與文件署（NARA）是美國聯(lián)邦政府機構中較重要的獨立局（署）之一，下設10個內(nèi)部職能機構，分別是署長辦公室、行政事務辦公室、聯(lián)邦文件中心部、聯(lián)邦登錄部、文件管理部、國家檔案館、總統(tǒng)圖書館部、公共計劃部、文件保護部、國家歷史出版物與文件委員會。NARA承擔檔案行政監(jiān)管的職責，國家檔案館是其內(nèi)設機構之一，NARA與地方檔案管理機構之間是一種平等的合作關系，各州依據(jù)各自的州政府法案成立了州檔案管理機構或者州檔案館，大部分州檔案館主要管理的都是所在州歷史檔案和州行政機構的永久檔案，但是州檔案管理機構不一定對州政府機構有監(jiān)管的權力（不同州有不同的法律），同時行政隸屬關系也各不相同。NARA也無法管理州層級的行政機構文件，不具有對州層級行政機構文件管理的監(jiān)管權。NARA的使命是通過公開具有價值的政府檔案來推動開放，培育公眾參與，并加強國家的民主。從而讓公眾查閱由其保管和控制的聯(lián)邦政府檔案，同時希望通過與其他聯(lián)邦機構、私營部門和公眾合作，滿足多維度、多主體、多場景的檔案利用需求[10]。

NARA既承擔了檔案保管職能、檔案行政管理職能，還為聯(lián)邦機構提供半現(xiàn)行文件保管服務，其功能主要體現(xiàn)在記憶、文化、教育、信息（數(shù)據(jù)）管理、行政監(jiān)管等方面。作為國家記錄保管者，NARA保存了大量美國建國檔案、聯(lián)邦機構檔案、家族和個人等具有永久保存價值的檔案，是美國的國家記憶寶庫。在文化與教育方面，NARA致力于通過自身的研究和成果，使機構內(nèi)保存的檔案為社會的文化和教育的發(fā)展作出貢獻。此外，NARA還在信息資源管理和開放政府建設中發(fā)揮重要作用，作為國家記錄和信息資源的保存機構，近年來制定了涉及多類信息資源管理活動的戰(zhàn)略計劃如《NARA 2018—2022年戰(zhàn)略計劃（NARA 2018-2022 Strategic Plan）》[11]，并推動“開放政府計劃”[12]。而在行政監(jiān)管方面，NARA形成了三條監(jiān)管通道，分別是NARA對機構文件管理工作的監(jiān)管、司法部可以就如何遵守政府信息政策的法律要求向行政部門提供指導，以及監(jiān)察長負責監(jiān)管機構文件管理情況，這種檔案行政監(jiān)管體系離不開國家的“三權分立”體制。

1.4 加拿大

加拿大國家圖書檔案館（LAC）隸屬于加拿大文化遺產(chǎn)部，是由原加拿大國家圖書館和加拿大國家檔案館合并建立的[13]，它是世界上第一家國家級圖書館與檔案館合而為一的機構。作為加拿大文獻遺產(chǎn)的保管利用機構，加拿大國家圖書檔案館同時承擔檔案行政管理職能。即沒有設立檔案局，檔案館兼具檔案行政管理職能。加拿大沒有檔案行政管理機構履行監(jiān)督指導的職責，各級檔案館之間相對獨立，沒有統(tǒng)一的檔案業(yè)務工作標準。根據(jù)《加拿大國家圖書檔案法（Library and Archives of Canada Act）》規(guī)定，LAC主要職責包括：為今世后代利益而保護加拿大的文獻遺產(chǎn)；為所有公民提供持久知識的機構，為加拿大文化、社會和經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻；與加拿大其他文化機構合作，以促進知識獲取、資源保存和文化傳播；同時為加拿大政府及其相關機構提供持久記憶[14]。

LAC基本職能定位體現(xiàn)在記憶、文化、教育以及信息管理、數(shù)字轉型方面?！都幽么髨D書檔案法（Library and Archives of Canada Act）》規(guī)定文獻遺產(chǎn)不僅包括檔案、圖書、音像材料等，還包括網(wǎng)站樣本和網(wǎng)絡出版物，在本法中將自身被定位于知識永久獲取之處，是保存和利用加拿大文獻遺產(chǎn)的機構，是加拿大政府及各個機構持久記憶的保存場所，能夠為加拿大文化、社會和經(jīng)濟提供動力。LAC同時還為公民提供數(shù)字化縮微、電子館藏、專題指南、虛擬展覽等多種形式的軍事遺產(chǎn)、土著遺產(chǎn)、疫情記憶等歷史記錄。此外，LAC通過與中央機構、聯(lián)邦政府部門合作，為政府信息管理提供支持，包括制定標準、提供工具和最佳實踐，如《持久價值信息資源轉移文件格式指南（Guidelines on File Formats for Transferring Information Resources of Enduring Value）》[15]、通用評估工具（Generic Valuation Tools）[16]等。在政府數(shù)據(jù)開放方面，LAC推進館藏資源與加拿大數(shù)字政府緊密連接，“加拿大2018—2020年開放政府國家行動計劃（Canada's 2018-2020 National Action Plan on Open Government）”指出，LAC需要完成“為聯(lián)邦公共服務制定加拿大政府數(shù)字政策和數(shù)據(jù)戰(zhàn)略藍圖”在內(nèi)的6項任務，使得社會公眾能夠方便查詢利用加拿大文獻遺產(chǎn)，查找歷史檔案、追溯文化記憶。在行政監(jiān)管方面，加拿大沒有檔案行政管理機構履行監(jiān)督指導的職責，對地方檔案事務無監(jiān)督職能。各級檔案館之間相對獨立，沒有統(tǒng)一的檔案業(yè)務工作標準?！都幽么髨D書檔案法（Library and Archives of Canada Act）》中沒有專門制定各級檔案機構具有行政指導職能的條款，聯(lián)邦制國家體制決定了檔案管理機構的模式，所以國家圖書和檔案館與地方各檔案館互相不隸屬，無業(yè)務指導和監(jiān)督功能，僅有的就是明確分工任務的戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關系，各級聯(lián)邦政府有權自行決定是否成立檔案館。

1.5 澳大利亞

澳大利亞國家檔案館（NAA）隸屬于澳大利亞律政部，屬于誠信政府監(jiān)督（integrity and oversight）職務序列中的機構[17]。澳大利亞是聯(lián)邦制國家，其檔案事業(yè)管理體制是一種以檔案館為主體、無檔案行政管理機構、分散中有集中、分散與集中相結合的體制。檔案機構主要分為聯(lián)邦和州兩級，并在國內(nèi)各州建立了地區(qū)辦公室，方便聯(lián)邦機構針對文件管理進行咨詢、移交政府文件[18]，國家檔案館對地方檔案館沒有直接行政監(jiān)督權限。根據(jù)《檔案法1983（Archives Act 1983）》規(guī)定，NAA具有以下職責：領導澳大利亞政府機構建立和管理真實、可靠和可用的聯(lián)邦文件，為澳大利亞政府信息和文件的管理提供指導并制定標準；授權保存和處置聯(lián)邦文件，包括鑒定具有國家檔案價值的文件；從各機構移交具備國家檔案價值的文件，并確保這些文件得以描述和保存；向公眾提供檔案資源[19]。

NAA基本職能定位體現(xiàn)在記憶、文化、教育、信息管理等方面。首先，它收藏了與澳大利亞重大歷史事件相關的檔案，保存了大量國家和社會記憶，通過線下實體訪問和提供線上資源兩種方式對外開放館藏資源，從而形成較為完善的利用體系。其次，其致力于多元文化保護、社區(qū)文化保護。它遵循澳大利亞內(nèi)政部出臺的《多元文化獲取和平等政策（The Multicultural Access and Equity Policy Guide）》[20]，致力于了解澳大利亞的文化和語言多元化人群，以便建設一個更具生產(chǎn)力和社會凝聚力的澳大利亞[21]，也進一步推動社群檔案研究。再次，在文化教育方面，其通過整合原始檔案資源為用戶提供教育和研究方面的服務，主要通過接待參觀、組織競賽活動和提供線上學習資源來實現(xiàn)。此外，在信息治理方面，以打造數(shù)字政府為指導理念，緊密配合澳大利亞聯(lián)邦政府的數(shù)字化政策，參與政府信息治理和數(shù)字轉型的框架，它提供的“機構咨詢中心”（Agency Service Centre），為政府機構的信息化提供了框架、標準、政策、指南、系統(tǒng)、人員配置、評估工具等方面的服務。在行政監(jiān)管方面，NAA擔任了監(jiān)督政府機構善治的職能，澳大利亞政府立法明確了澳大利亞國家檔案館和聯(lián)邦機構都具有妥善保存政府機構文件和信息的職能，同時澳大利亞國家檔案館同其他行政部門的合作主要在政府信息治理和數(shù)字轉型的框架下進行，NAA主要的監(jiān)管范圍為聯(lián)邦機構的文件，監(jiān)管權力來自于《檔案法1983（Archives Act 1983）》。該法案賦予了NAA在聯(lián)邦機構文件管理監(jiān)管上的一個帶有柔性色彩、服務性質(zhì)的監(jiān)管角色。

1.6 新西蘭

新西蘭國家檔案館（ANZ）隸屬于新西蘭內(nèi)政部，和國家圖書館等同屬內(nèi)政部下信息知識服務部門（IKS）的業(yè)務機構，最高行政長官稱為首席檔案官（The Chief Archivist）。新西蘭《公共檔案法2005（Public Records Act 2005）》規(guī)定，其職責是：確保創(chuàng)建并維護中央和地方政府的完整準確的文件，從而使政府更好地承擔責任；保存和管理長期價值文件，并提供對其的訪問；增強公眾對公共和地方當局文件完整性的信心。在《檔案館2057（Archives 2057）》戰(zhàn)略中明確提出“堅持透明度”“向人民提供檔案”“共同建立系統(tǒng)”三大重點領域[22]。新西蘭沒有設置國家檔案局，檔案館兼具檔案行政管理職能，為實現(xiàn)負責任、公開透明的政府，新西蘭檔案館與內(nèi)政部中相關負責人員共同參與檔案行政監(jiān)督體系。具體來說，新西蘭檔案館主要負責檔案監(jiān)管的政策制定和執(zhí)行，新西蘭首席檔案官和檔案館的工作人員需要參加相關業(yè)務。

ANZ基本職能定位主要是記憶、文化、信息管理、行政監(jiān)管等方面。在記憶保存與文化服務方面，該館特藏包括從19世紀的條約到21世紀的檔案和數(shù)據(jù)，保存并保護著超過700萬份官方文件。在文化方面設立“探索我們的故事”[23]檔案專題，來反映重大國家歷史與文化社會特色。在信息管理方面，通過制定標準[24]、開放數(shù)據(jù)[25]、改善信息獲取途徑、參與開放政府伙伴關系（OGP）[26]等行動，指導各部門有效管理信息，促使信息更易于公眾理解、信任并利用，提高政府的公開度和透明度。在行政監(jiān)管方面，ANZ還是公共部門信息管理的監(jiān)管者，《公共檔案法2005（Public Records Act 2005）》中明確首席檔案保管員為政府內(nèi)部的獨立信息監(jiān)管者，負責監(jiān)督并了解公共部門和地方當局的信息管理工作，例如定期檢查檔案信息資產(chǎn)登記冊，以提高受監(jiān)管方和監(jiān)管機構對檔案信息資產(chǎn)的認識。新西蘭檔案監(jiān)管體系是憲法框架的關鍵組成部分，它通過確保創(chuàng)建和獲得完整準確的政府文件來支持民主和責任政府，并不斷推進國家法治和行政監(jiān)管工作。

2 國外檔案館職能定位特征

2.1 構建多元敘事記憶

國外檔案館不僅注重保存國家記憶，也關注家族記憶與個人記憶的傳承與建構，通過對反映國家和民族歷史的檔案資源的收集與保管，將檔案館建成國家記憶中心，同時又注重保存家族、家庭甚至個人檔案，并提供研究這些檔案的路徑，以此來構建從宏觀到微觀、從國家到個人的全面、豐富的整體社會記憶。一方面，收集、保存反映國家和民族發(fā)展歷程、重大歷史事件以及政府機構的檔案資源，并將這些資源以多樣的方式提供利用，保證國家和民族的歷史能夠為公民了解與銘記，通過檔案資源反映真實、全面的國家記憶，以這種集體記憶來構筑人們對國家與民族的歸屬感、自豪感。

如NAA十分重視與戰(zhàn)爭、土著、移民等歷史上重大事件相關的檔案，并進行開發(fā)以在線展覽的方式提供給公眾利用；TNA開展“英國政府網(wǎng)站存檔”（UKGWA）項目來捕獲、保存發(fā)布在網(wǎng)絡上的的信息，并支持用戶訪問。另一方面，接收、征集家族與個人的檔案，并提供研究工具，支持公民進行家譜研究來追溯家族歷史、了解先輩或家庭成員的生命歷程，這些家族檔案與個人檔案既能豐富公民精神生活、提升文化素養(yǎng)、開展家庭教育、傳承家庭歷史，又是對國家整體檔案的有益補充，能夠多角度、生動反映歷史。如FA在官網(wǎng)為用戶提供指南、表冊等輔助工具，幫助用戶開展家譜研究，以了解家族發(fā)展歷程；NARA作為美國退役軍事人員檔案的官方儲存庫，向退役軍人及其親屬提供個人軍事檔案的在線獲取利用服務，用戶可以查找親人的服役記錄、在線補辦遺失的獎章勛章等。

2.2 致力多樣文化事業(yè)

國外檔案館不遺余力地通過整合與開發(fā)館藏資源，形成反映本國民族特色的檔案文化財富，并以多種方式實現(xiàn)資源多元利用，不僅支持檔案館以文化機構的身份主動開展各類檔案文化活動，還采用一系列手段鼓勵社會、公眾投身于檔案文化項目中，進而推動國家檔案文化事業(yè)發(fā)展。在內(nèi)容上，各國檔案館都著重挖掘檔案的歷史價值、信息價值，通過檔案蘊含的豐富內(nèi)涵助力本國文化發(fā)展。

具體來看，NAA致力于多元文化保護、社區(qū)文化保護，面對國內(nèi)多民族融合的實際，通過制定政策、發(fā)布專項計劃等方式，為不同文化背景、語言背景的澳大利亞人提供服務，力圖令各民族澳大利亞公民都能公平地享受到本國的文化財富；ANZ在“發(fā)現(xiàn)我們的故事”特色文化欄目中為人們展現(xiàn)了諸多能夠反映重大國家歷史與文化社會特色的檔案專題，包括提供反映新西蘭毛利人獨特歷史的《懷唐伊條約》，以及反映民族爭取獨立與自由偉大斗爭的憲法文件《新西蘭獨立宣言》，向世界展示新西蘭國家歷史，發(fā)揮檔案的社會價值。在形式上，除了舉辦展覽、開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品、開展專門的文化項目等常見方式之外，還通過制定專門的文化政策、提供項目資助或津貼等方式鼓勵開展文化事業(yè)。如NARA開展多種文化活動，包括依托紀念日的文化活動、借助著名人物的文化活動、以歷史事件為對象的文化活動等等類型，以豐富多樣的形式進行民族文化、歷史文化宣傳；LAC則通過“傾聽，聆聽我們的聲音”（Listen, Hear Our Voices!）項目，提供230萬美元以支持原住民（First Nations）、因紐特人（Inuit）和梅蒂斯民族組織（MétisNation Organizations）的保護民族文化的活動。

2.3 投身公民歷史教育

國外檔案館不但科學地保管著檔案，還在管理中不斷地挖掘檔案的教育元素，不遺余力地開展各種檔案的教育活動，進行廣泛的文化研究與學術交流。國外檔案館對各層次的公民開展多方面教育，并且隨著科學技術的不斷進步，教育形式也愈加豐富。

從內(nèi)容來看，其中不僅僅包括文化教育、歷史教育，更有遺產(chǎn)教育、權利教育的身影，如法國就以法律的形式明確了檔案館作為法國遺產(chǎn)的重要組成部分，有責任承擔對公民進行遺產(chǎn)教育的責任；ANZ通過網(wǎng)站資源向公民開展女性平權教育，介紹了賦予新西蘭婦女選舉權《選舉法案》相關的檔案文件以及一系列檔案資源；LAC的“Co-Lab項目”（全稱為“Co-Lab: Your Collaboration Tool”，意為“合作實驗室：你的合作工具”），以全新教育工具幫助公眾了解加拿大歷史。從手段來看，如今各國已普遍采用線上與線下相結合的方式來履行教育職能，如NARA的“波音學習中心”提供資料室和學習實驗室，鼓勵教師把課堂搬進檔案館進行現(xiàn)場實物教學，同時，檔案館教育團隊還可以走出檔案館，應邀到學校給學生授課；TNA搭建了一個完整的網(wǎng)站教育體系，在開展各種線上線下教育和學校計劃的同時，在網(wǎng)站的教育頁面提供豐富的教育資源；NAA官網(wǎng)建立了“虛擬學習室（Virtual Reading Room）”，提供了1000多條原始檔案資料，老師和學生可以通過虛擬學習室的檢索功能了解與歷史、移民、聯(lián)邦相關的學習專題。

2.4 積極參與政府信息管理

在國外，檔案館不僅是一個文化機構，更是社會公共信息機構，需要擔負政府信息資源中心的角色，往往作為公眾與政府信息溝通的橋梁紐帶而存在[27]。因此，在信息管理職能方面，上述檔案館多是以信息管理權威機構的角色，通過制定政策或信息管理戰(zhàn)略計劃、開發(fā)信息管理相關項目、提供標準、開發(fā)工具等手段來規(guī)范政府部門的數(shù)據(jù)管理活動。

如TNA是全世界最早開始實施數(shù)字化策略、建設數(shù)字檔案館的幾個國家之一，信息與數(shù)據(jù)一直是其工作重點，包括從2007年提出數(shù)字連續(xù)性項目以來，其對于信息長期可用的關注越來越多，并通過信息管理報告的提交與公開，以增強國家檔案館的透明性；FA提出“ADAMANT項目”通過提升對國家主管部門和運營商的數(shù)據(jù)處理手段，以及對政府機構產(chǎn)生的檔案進行保存和訪問能力，來確保國家檔案館提供的公共服務連續(xù)性，推動文明社會的建設；NAA除了在官網(wǎng)提供澳大利亞政府信息管理法規(guī)和政策，還制定了詳細的信息管理標準保障澳大利亞政府各部門信息管理工作的進行；ANZ發(fā)布了《信息和文件管理標準（Information and Records Management Standard）》，指導各部門更加有效地管理信息，令信息更易于公眾理解、信任并利用，提高政府的公開度和透明度；LAC則推出了通用評估工具（Generic Valuation Tools，GVT），它可以根據(jù)機構業(yè)務的特定環(huán)境進行定制，它可以簡化加拿大政府機構機構識別并保存商業(yè)價值信息資源。

2.5 有效開展檔案行政監(jiān)督

國外檔案館也具備著監(jiān)督檢查職能，依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定，對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的檔案事務和檔案工作人員進行科學的監(jiān)管，從而提高檔案管理的有效性，使檔案信息的創(chuàng)建、維護與提供利用處于良好的狀態(tài)。

其中監(jiān)管有兩種典型模式，一是以英國和新西蘭為代表，局館合一的情況下，通過建立檔案監(jiān)管系統(tǒng)或設計檔案監(jiān)管方法開展監(jiān)管行為。如新西蘭建立的檔案行政監(jiān)管體系，ANZ與內(nèi)政部中相關負責人員共同參與檔案行政監(jiān)督體系，由檔案館主要負責檔案監(jiān)管的政策制定和執(zhí)行，主要受監(jiān)管方是公共部門，通過建立一個綜合的監(jiān)管框架，著重于提高公共部門的信息和記錄管理能力以及績效，并確保監(jiān)管方法適合日益數(shù)字化的環(huán)境；而英國對公共檔案系統(tǒng)的監(jiān)管也有著獨特的監(jiān)管方法，TNA通過采用參與制定法規(guī)、政策、標準等文件、開發(fā)政府信息管理評估工具、為政府信息再利用（Re-use）提供指導、為私人辦公室形成的文件管理提供指南等方式來實現(xiàn)其監(jiān)管職責。二是以美國和法國為代表，局館分立的情況下，設立檔案行政管理機構承擔了行政監(jiān)管職責，法國設立SIAF在遺產(chǎn)總局提供的法國遺產(chǎn)保護和管理大框架下，統(tǒng)管全法檔案工作，對全國檔案機構和政府檔案工作進行監(jiān)管，SIAF通過制定檔案管理相關政策、法規(guī)、標準等文件、評估檔案服務能力、發(fā)布檔案服務年度總結報告、向檔案機構和遺產(chǎn)總局提供咨詢意見和專門知識等方式實現(xiàn)其監(jiān)管職責。NARA則通過監(jiān)管文件控制政府官員腐敗、進行權力制衡、確保人民民主，主要的監(jiān)管范圍包括聯(lián)邦機構和總統(tǒng)的文件，主要的監(jiān)管內(nèi)容包括行政機構文件的移交及處置兩大方面，采用的監(jiān)管方法主要包括定期開展機構業(yè)務評估、提供機構自我評估工具等。

3 對我國檔案館職能定位的啟示

3.1 成為多維多元記憶保存者

隨著檔案敘事研究的深入，微觀敘事在整個敘事研究中地位越來越高，成為宏觀敘事的重要補充。很長一段時間以來，官方敘事為主的宏觀敘事占據(jù)絕對主導地位，民間敘事等微觀層面的敘事話語權極低，在檔案館藏中占比微乎其微。令人驚喜的是，聚焦于小人物、邊緣群體的敘事慢慢興起，大有星星之火燎原之勢，包括對于LGBT（性少數(shù)群體）、土著等社群記憶的研究，對于2020年新冠肺炎疫情抗爭下的英雄群像與疫情記憶，無不顯示了對于多元現(xiàn)象、聲音的愈發(fā)重視。這些從小人物視角出發(fā)反映宏大歷史背景的敘事方式使資源的呈現(xiàn)更加生動和鮮活，更容易抓住用戶眼球，提升利用效果。國外檔案館采用了第一人稱主角講述、第三人稱旁觀者敘述相結合的形式、更加跳躍的敘事結構、多元的敘事語言風格等，使檔案故事更具有可讀性。我國檔案館在檔案資源開發(fā)方面敘事性層次較淺，且視角、形式單一，很多資源展示采用了說明文的方式，故事性較弱，可通過增加微觀敘事、豐富敘事形式等方式加以改善。

此外，多維多元的記憶也需要我國檔案館重視新類型、新種類檔案資源收管存用。隨著信息技術的不斷發(fā)展，從載體到內(nèi)容，新類型、新種類資源的不斷涌現(xiàn)，國外檔案館在對社交媒體檔案、網(wǎng)頁檔案、電子郵件檔案、數(shù)據(jù)庫電子文件等新資源上已經(jīng)形成了一套相對成熟的模式，成效顯著。如英國政府網(wǎng)站存檔（UKGWA）對于Twitter檔案與Youtube檔案的收存管用，針對不同職責崗位人員，提供了進一步的指導歸檔過程以及如何確?？梢圆东@站點的政策與指南。在數(shù)字環(huán)境下，面向海量、豐富的可用資源，國外檔案館尤其注重其知識控制，即投入很多物力、人力、財力去對資源進行整理與編目，如TNA有專門的編目政策與項目，并注重資源的整合與聚合，搭建一體化信息平臺幫助資源發(fā)現(xiàn)，其中的Discovery[28]項目就是一個非常強大的資源集成系統(tǒng)，可以管理當前和將來的數(shù)據(jù)和存儲需求，以及提供一致、無縫的用戶體驗。

3.2 成為文化遺產(chǎn)服務建設者

在國家治理體系現(xiàn)代化的建設框架下，我國檔案事業(yè)正迎來多樣化的發(fā)展契機與挑戰(zhàn)，作為主體的檔案館處于重新定位、設計、規(guī)劃、行動實踐中，以期對照人類世界需求完成優(yōu)質(zhì)轉型[29]。機構改革后，我國檔案機構基本實行“局館分立”模式，檔案館成為黨委或黨委辦公廳下屬的事業(yè)機構，擔負公共文化服務職能的檔案館回歸文化事業(yè)單位屬性，其歷史屬性、文化屬性在未來勢必將更為突出強調(diào)。

這啟發(fā)我們檔案館在職能履行時可與其他文化機構開展合作，使文化資源分類更加豐富且吸引大眾眼球，資源開放的受眾面也更加廣闊?？蓞⒖紘鈾n案部門積極倡導的“GLAMR協(xié)作”， GLAMR是指美術館（Gallery）、圖書館（Library）、檔案館（Archives）、博物館（Museum）和文件管理機構（Records）等多部門開展合作的戰(zhàn)略，通過文化藝術領域中各個部門的深化協(xié)同，整合技術、人員、場地等多方資源，提高文化服務質(zhì)量。如LAC在2020年全球新冠肺炎疫情暴發(fā)期間，在官方網(wǎng)站提供家居服務，開設#StayHome專欄，資源專欄分為檔案館（Archives）、藝術館（Arts）、學習庫（Learning）、圖書館（Libraries）、多媒體（Multimedia）、博物館（Museums）等六個板塊，借助館藏為加拿大社會提供過去團結應對集體危機的經(jīng)驗。檔案館、圖書館、博物館這些文化機構擔負著保存與保護人類文化遺產(chǎn)、支持與提供社會教育的共同職責，我國檔案館應該積極成為文化遺產(chǎn)服務的建設者，積極倡導跨機構合作，有效保護文化資源、推動文化活動的開展。

3.3 成為社交媒體教育應用者

2020年，中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心（CNNIC）發(fā)布第45次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，數(shù)據(jù)顯示，截至2020年3月，我國網(wǎng)民規(guī)模為9.04億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達64.5%；我國手機網(wǎng)民規(guī)模為8.97億；我國農(nóng)村網(wǎng)民規(guī)模為2.55億，占網(wǎng)民整體的28.2%；城鎮(zhèn)網(wǎng)民規(guī)模為6.49億，占網(wǎng)民整體的71.8%。進入Web2.0時代，社交媒體逐漸成為記錄人類社會生活變遷的重要載體，成為信息交流和知識傳播的重要平臺。

我國檔案館應當積極借助社交媒體開展大眾、親民、傳播廣泛的多維度宣傳教育，利用微信、微博、抖音短視頻等多方社交媒體投放宣傳廣告，為檔案與公眾之間進行良性互動提供了諸多可能?？蓞⒖济绹鴩覚n案館的社交媒體戰(zhàn)略，利用所藏記錄以及自己在政府中的獨特角色，舉辦活動、教育和展覽，同時參與社交媒體、“Citizen Archivists”板塊的眾包項目吸引公眾參與；澳大利亞檔案館在COVID-19疫情期間將官網(wǎng)檔案資源做了一個“檔案在家工具包”（ Archives at home toolkit），用戶在家也可以瀏覽多種多樣的線上資源。該工具包提供了以下板塊：社交連接（social connection），公眾可利用Facebook、Twitter、Instagram等社交媒體進行檔案資源查找和利用。

3.4 成為信息數(shù)字轉型引領者

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央放眼未來、順應大勢，作出建設數(shù)字中國的戰(zhàn)略決策。隨著數(shù)字中國建設的深入實踐，“推動信息化更好造福社會、造福人民”的美好愿景，正成為惠及方方面面、人人日常體驗的生動現(xiàn)實。隨著數(shù)字轉型升級，檔案館在職能定位中應當積極成為數(shù)字轉型的引領者，保障數(shù)字信息資源的連續(xù)性，實現(xiàn)檔案事業(yè)穩(wěn)步建設。

這要求我國檔案館應當充分認識到“信息資產(chǎn)”的重要作用，并從政策指南角度著手優(yōu)化信息資源管理，將數(shù)字資源作為重要資產(chǎn)進行管理，承認數(shù)字資產(chǎn)能夠帶來的收益，吸納國外數(shù)字連續(xù)性計劃行動的經(jīng)驗，重視信息產(chǎn)生、捕獲、處置、保管過程中各業(yè)務主體的配合，在重視檔案部門主導作用的同時，也強調(diào)業(yè)務部門與技術部門的共同參與?？蓞⒖荚谡咧贫ㄉ献咴谇傲械挠⑿挛魈m和澳大利亞：英國于2007年啟動數(shù)字連續(xù)性項目，為機構提供了一整套旨在保障數(shù)字連續(xù)性的信息管理指南與工具，并設計了專門風險評估手冊與工具用以管理風險；新西蘭檔案館于2009年頒布“數(shù)字連續(xù)性行動計劃”，從上而下施行的戰(zhàn)略部署，形成“內(nèi)閣推動發(fā)布—檔案館主導監(jiān)督—公共部門具體實施”的基本路線；澳大利亞于2011年發(fā)布數(shù)字連續(xù)性計劃，這也是在數(shù)字環(huán)境下提升國家治理能力、提高業(yè)務透明度、減少數(shù)字存儲成本的嘗試，同時發(fā)布Check-up PLUS評估工具，保證其結構與國家檔案館的信息管理標準保持一致。

3.5 成為檔案業(yè)務指導執(zhí)行者

2018年地方檔案機構改革后，絕大多數(shù)地方將檔案行政管理職能劃入黨委辦公廳（室）并加掛檔案局牌子，綜合檔案館大多成為黨委或黨委辦公廳（室）領導管理的事業(yè)單位[30]。在“局館分立”體制下，從法理角度來說，綜合檔案館在機構定位上不再承擔行政職能。但實際運作中，部分檔案館的“三定方案”中明確了其承擔一定程度的檔案業(yè)務指導職能。比如，江蘇省檔案館可“受檔案行政管理部門委托，負責檔案違法行為的查處，指導市、縣（市、區(qū)）檔案館、省屬單位及經(jīng)濟社會、科教文衛(wèi)系統(tǒng)和重點工程等領域檔案業(yè)務工作”，安徽省檔案館承擔“指導省直和市、縣檔案業(yè)務工作；承擔全省檔案專業(yè)技術資格評審的事務性工作”，浙江省檔案館承擔“提供檔案接收方面的指導服務”“組織開展館際合作和業(yè)務交流，并提供技術指導”等職能?？梢?，許多地方綜合檔案館事實上仍承擔部分行政管理職能，尤其是業(yè)務指導職能。

我們可以借鑒國外檔案館，在行政管理依據(jù)上建立完善的政策與標準能夠確保行政管理工作的規(guī)范性；在行政管理主題上基于檔案治理觀搭建多主體協(xié)同的工作框架，推動檔案行政管理朝著更加專業(yè)和高效的方向發(fā)展；在行政管理工具上設計多樣化的工具，如參考NARA定期開展機構業(yè)務評估、提供機構自我評估工具、公布文件管理風險報告、實施前端控制文件處置計劃以及實行機構監(jiān)察長監(jiān)管制度等。這既能確保檔案工作的落實與推進，保障檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也是檔案行政權力正確運行的根本保證。治理的關鍵是治權，治權離不開監(jiān)管。