長三角地區(qū)民生檔案一體化管理策略研究

張 蓉/安徽省合肥職業(yè)技術學院

1 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理可行性

1.1 黨和政府的高度重視

早在2010年5月國家已正式批準長三角區(qū)城一體化發(fā)展綱要，2018年3月滬蘇浙皖檔案局領導共同簽署，長三角民生檔案“異地查檔、便民服務”公約。同年5月習近平總書記對長三角一體化發(fā)展作出重要批示。6月滬蘇浙皖主要領導召開長三角一體化發(fā)展座談會，11月黨中央將長三角一體化發(fā)展提升為國家戰(zhàn)略。由此，長三角一體化高質量發(fā)展正式迎來發(fā)展契機，也為長三角地區(qū)民生檔案一體化發(fā)展帶來重大機遇。

1.2 利于民生信息共享，滿足長三角地區(qū)民生需求

黨的十八大以來滬蘇浙皖地區(qū)各級檔案部門創(chuàng)新檔案服務模式，全方位滿民生需求，“異地查檔、跨館服務”的創(chuàng)新模式在長三角地區(qū)取得了積極的社會效應，滬蘇浙皖采取多種形式實現(xiàn)檔案信息深度融合、整合民生檔案信息，在信息收集、整理、歸類、存儲和利用等方面無縫對接，實現(xiàn)了長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔，跨館服務”信息共享的新模式，民生檔案公共服務能力日趨完善，更好滿足長三角地區(qū)民生需求，采用現(xiàn)代信息技術規(guī)范檔案利用要求，為長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔，跨館服務”項目的全面實施奠定了扎實基礎。

1.3 民生檔案資源豐富

民生檔案是人民群眾工作、學習和生活的真實寫照，涉及人民群眾的切身利益，是維護人民群眾各項權益的原始資料，內容涵蓋生老病死各個階段、各個方面的歷史記錄。長三角地區(qū)民生檔案資源豐富、數(shù)量眾多、分布廣泛，據(jù)統(tǒng)計長三角地區(qū)民生檔案占綜合檔案館藏總量的1/3以上，包括民生生活的60多個門類，民生檔案資源豐富[1]。

2 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的必要性

2.1 民生檔案一體化管理是時代發(fā)展的要求

得益于我國區(qū)域一體化高質量發(fā)展的國家戰(zhàn)略，長三角地區(qū)起步早、基礎好、程度高、條件優(yōu)，但由于受區(qū)域協(xié)調的限制和機構體制的制約，面臨著發(fā)展方位和路徑的抉擇。因以，長三角一體化高質量發(fā)展必須確定新方位、尋求新路徑、建立新格局、完善新機制、創(chuàng)新新舉措?？梢姡L三角地區(qū)民生檔案一體化管理必需順應時代發(fā)展的要求。

2.2 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理是共同開發(fā)館藏資源、規(guī)范檔案利用要求的重要途徑

過去滬蘇浙皖地區(qū)檔案管理部門各自為政、不互通信息、不你來我往，檔案信息資源無法及時共享。各地區(qū)各級檔案管理部門提供的信息資料不及時、不全面、不規(guī)范，很難滿足不同地區(qū)人民群眾的需求。實行長三角地區(qū)民生檔案一體化管理，共同開發(fā)館藏資源、共同規(guī)范檔案利用要求，實現(xiàn)民生信息的相互交流、互鑒經(jīng)驗、優(yōu)勢互補、合作共享。通過協(xié)調合作，統(tǒng)一信息管理平臺，為長三角地區(qū)民生檔案一體化管理提供充足的信息資源。

2.3 民生檔案一體化管理，是提高信息利用率重要手段

信息化技術普及對民生檔案管理觀念、管理方式和檔案人才培養(yǎng)等提出了更高要求，信息化和大數(shù)據(jù)也融入檔案資源管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應數(shù)據(jù)化需求，民生檔案一體化管理能夠極大豐富檔案的利用價值，把分布在長三角不同地區(qū)不同領域的民生檔案借用數(shù)字化技術進行整合，實現(xiàn)一體化管理，提高檔案信息的利用率，優(yōu)化了檔案收集、整理、歸類、存儲等手段，確保檔案信息的充分利用，提升了檔案管理效率和質量，為開展民生檔案研究提供實踐樣本。

2.4 民生檔案一體化管理是精簡機構、提高工作效率的根本保證

長三角地區(qū)不同領域的檔案管理部門各自獨立，采用一體化管理后人民群眾在長三角地區(qū)任一館藏中能夠查找自己的信息，既滿足長三角地區(qū)人民群眾對個人信息全方位、多層次的需求，又減少檔案管理人員的工作量，從而可以精簡機構人員。此外，采用一體化管理可提升檔案管理人員的綜合服務能力，具備一崗多能的工作實力。檔案管理人員在擔負檔案管理工作的同時，可以從事檔案理論研究。只有聯(lián)合開展綜合服務，充分利用民生檔案信息資源，才能及時、準確、全面地為長三角地區(qū)人民群眾提供信息服務。

3 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理存在的問題

3.1 民生檔案工作的內涵需進一步深化，外延有待拓展

民生檔案如何更好服務長三角一體化高質量發(fā)展，關鍵在檔案工作內涵有沒有深化，特別在公共服務、社會和文化建設等領域應發(fā)揮積極的作用，亟需制定和完善相關工作規(guī)劃、協(xié)同機制、標準規(guī)范等。此外，檔案服務的外延有待拓展。目前，異地查檔的門類主要集中在婚姻檔案、知青檔案、獨生子女檔案等利用率較高的民生檔案上[2]。因此，應根據(jù)人民群眾的需求，加強和提升檔案基礎業(yè)務建設，盡可能拓展跨區(qū)域、多層次的民生檔案共享與利用平臺，這也必將是異地利的發(fā)展趨勢。

3.2 民生檔案異地服務范圍有待進一步擴展

當前，長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔、跨館服務”雖然產(chǎn)生一定的社會效益，但在全國范圍內布點總量不多、覆蓋面較窄且覆蓋速度慢，離長三角一體化高質量發(fā)展的目標還有一定的差距。因此，加強滬蘇浙皖地區(qū)檔案部門橫向聯(lián)動、深度融合，民生檔案異地服務范圍才能進一步擴展。

3.3 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的氛圍有待進一步提升

長三角地區(qū)民生檔案“異地查檔、跨館服務”工作取得了一定社會效益，但人民群眾對檔案服務的知曉度不高，特別是異地查檔所占比例更低，亟需加大宣傳力度、創(chuàng)新宣傳形式、鞏固宣傳效果，擴大長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的氛圍，進一步提升社會影響力。

3.4 信息化技術建設有待全面普及

首先，檔案信息化管理體系不完善，是導致異地查檔的速度和檔案利用效率降低的根本；其次，隨著人口的大量流動，很多民生檔案信息不能及時更新和補充；再次，檔案管理人員對信息化技術掌握不夠全面，也沒有很好接受信息化技能培訓，對檔案信息化管理系統(tǒng)不了解、操作不嫻熟，也導致了異地查檔的速度和效率降低。

4 長三角地區(qū)民生檔案一體化管理策略

4.1 科學謀劃長三角地區(qū)民生檔案一體化管理藍圖

建立健全長三角地區(qū)民生檔案一體化管理新藍圖，打破常規(guī)、勇立突破、敢于創(chuàng)新。集聚各地區(qū)的優(yōu)勢資源，建立共享平臺，尤其在檔案研究、信息化建設、人才培養(yǎng)等方面推進區(qū)域深度合作，規(guī)范異地查檔服務工作流程[3]，建立統(tǒng)一的工作機制、合作規(guī)劃、管理體系、組織模式和技術標準，合理安排民生檔案查閱，為長三角地區(qū)人民群眾提供全方位服務。

4.2 進一步完善民生檔案一體化管理機制

構建長三角地區(qū)民生檔案一體化管理長效機制，積極貫徹落實國家關于長三角一體化高質量發(fā)展的相關政策、法規(guī)，對標對表努力實現(xiàn)標本兼治，為長三角地區(qū)民生檔案事業(yè)高質量發(fā)展夯實基礎。強化制度建設，建立健全長三角地區(qū)民生檔案利用體系，勇當服務人民群眾的民生檔案探索者、研究者和開拓者，努力探索全國民生檔案利用體系建設新思路。

4.3 構建多元化民生檔案信息資源查閱服務共享利用平臺

實現(xiàn)長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的前提是構建多元化民生檔案信息資源查閱服務共享利用平臺。為探索長三角地區(qū)民生檔案深度合作模式，各地檔案部門優(yōu)先將民生檔案的數(shù)據(jù)信息采集、整理編目、系統(tǒng)管理等模塊內容，進行信息化處理，整合長三角地區(qū)綜合檔案館民生檔案信息資源，努力構建多元化民生檔案信息資源查閱服務共享利用平臺。用戶通過連接終端服務器，可以查詢長三角地區(qū)民生檔案信息，滿足用人單位對民生檔案的數(shù)據(jù)信息查詢利用需求[4]。

4.4 不斷優(yōu)化民生檔案數(shù)據(jù)庫，提升民生服務質量

不斷優(yōu)化民生檔案數(shù)據(jù)庫對提升民生服務質量有重要意義，始終堅持服務民生為導向，及時調整檔案收集范圍、收集內容，強化對重點民生檔案資源的整合以及異地查檔風險防控，確保檔案信息絕對安全和公民個人隱私保護，實現(xiàn)民生檔案信息互通互享，進一步優(yōu)化民生檔案信息資源[5]。加強智慧檔案管理，同時加大新技術的運用，不斷提升檔案工作現(xiàn)代化服務水平。

4.5 強化宣傳力度，不斷提升長三角地區(qū)民生檔案一體化管理的社會影響力

加強與新聞媒體的合作，在各新聞媒體設立檔案宣傳教育專欄，加大檔案公益宣傳力度，展示“異地查檔、跨館服務”工作在長三角地區(qū)取得的成果；開展檔案社區(qū)建設，加強與社區(qū)、檔案協(xié)會合作，使檔案宣傳進社區(qū)，建立社區(qū)層面的公眾參與機制，讓檔案走進家庭、走進每個人生活，從而形成檔案文化的社會宣傳氛圍。加強各級檔案宣傳教育干部隊伍建設，完善檔案宣傳設施建設，充分利用國際檔案日和各級檔案網(wǎng)站、微博、微信等新媒體廣泛開展宣傳，提升公眾參與度和社會影響力，打造檔案工作服務長三角一體化發(fā)展的特色品牌。