高中畢業(yè)生登記表印制規(guī)格與欄目設(shè)計
——以臺州中學(xué)為例

杜建軍/浙江省臺州中學(xué)

高中學(xué)生學(xué)籍檔案是高中檔案的重要組成部分，其中的畢業(yè)生登記表又是學(xué)籍檔案的重要內(nèi)容。畢業(yè)生登記表是學(xué)生經(jīng)過在校教育后獲得學(xué)校以及教育行政部門的認(rèn)可，同意該學(xué)生獲得畢業(yè)學(xué)歷的最重要原始記錄。登記表的欄目內(nèi)容是呈現(xiàn)學(xué)生高中學(xué)習(xí)時期家庭情況、個人狀況、學(xué)校學(xué)習(xí)經(jīng)歷和狀態(tài)等綜合信息，是學(xué)生成長和社會角色、關(guān)系等最重要的事實。以筆者所在單位臺州中學(xué)為例，學(xué)校室藏檔案中的畢業(yè)生登記表從1954年開始到現(xiàn)在基本上沒有中斷過。根據(jù)校史研究，1934年的“學(xué)籍表”包含了畢業(yè)生登記表的內(nèi)容，因此，事實上1934年學(xué)校就開始了畢業(yè)生登記表的歸檔保存。截至2021年3月，我校室藏學(xué)生學(xué)籍檔案共2013卷，其中畢業(yè)生登記表641卷、學(xué)籍表334卷、思想品德考核表209卷、成績冊174卷、學(xué)生履歷表11卷、畢業(yè)生監(jiān)（鑒）定書10卷，統(tǒng)計數(shù)據(jù)明確“畢業(yè)生登記表”在學(xué)籍檔案中占比數(shù)量最多。畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、思想品德考核表、成績冊是學(xué)生學(xué)籍檔案的重要組成部分，反映了在校期間學(xué)生個體的自然、社會、學(xué)習(xí)、思想等重要狀況。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)明確登記表的印制規(guī)格并做好欄目設(shè)計，實現(xiàn)學(xué)籍檔案規(guī)范化管理。本文回顧并分析了不同時期臺州中學(xué)登記表的印制規(guī)格及欄目設(shè)計情況，以期為當(dāng)下工作提供借鑒。

1 各個時期畢業(yè)生登記表印制規(guī)格及欄目設(shè)計

1.1 1934年臺州中學(xué)“學(xué)籍表”具備了當(dāng)今畢業(yè)生登記表的所有內(nèi)容，名稱為“浙省立臺州初級中學(xué)學(xué)籍表”，為優(yōu)質(zhì)竹紙，一張雙面，平鋪左裝訂，紙形長寬41×28（厘米），正面欄目內(nèi)框長寬32×21（厘米），反面成績欄內(nèi)框長寬34×23（厘米），機印。欄目內(nèi)容設(shè)計有個人信息、家長或監(jiān)護(hù)人信息、保證人信息、操行成績、體育成績、學(xué)業(yè)成績6個方面?！皞€人信息”欄目內(nèi)容大致從6個方向設(shè)計：①姓名、字、性別、出生年月、入學(xué)年月、學(xué)號；②照片；③籍貫、住址、永久通訊處；④婚姻狀況、智力狀況；⑤休學(xué)起訖及事由、中途出校年月及事由、畢業(yè)時間及狀況、備考；⑥家庭狀況（祖父母存歿、兄弟數(shù)、姐妹數(shù)、行次、經(jīng)濟(jì)狀況）?！凹议L或監(jiān)護(hù)人”欄有姓名、字、職業(yè)、住址、通訊處、與學(xué)生關(guān)系?！氨ＷC人”欄有姓名、字、職業(yè)、住址、通訊處、與學(xué)生關(guān)系?！安傩谐煽儭泵繉W(xué)期評定十大“操目”：忠誠、敬愛、剛健、寬弘、信義、公正、和樂、勤敏、節(jié)儉、整潔?！绑w育成績”有運動、體格和疾病，其中“體格”欄內(nèi)容最多，分別有體重、體高、肺量、胸圍（盈虛常）、視力、聽力、握力、脊柱、牙齒?！皩W(xué)業(yè)成績”欄有時分、原分、時分積、補考。

1.2 1955年表格名稱為“暑假高級中學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生登記表”，為薄竹紙，兩張單面，平鋪左裝訂，紙形長寬39×28（厘米），欄目內(nèi)框長寬31×21（厘米），刻印。內(nèi)容設(shè)計有本人信息、家庭經(jīng)濟(jì)狀況和來源、社會關(guān)系、學(xué)歷及經(jīng)歷、政治情況（入黨入團(tuán)情況和社會政治活動情況）、學(xué)校評語、備考。增加“填表人簽名和填表時間”，“個人信息”增加“信仰、家庭出身、個人身份”。

1.3 1962年表格名稱為“高中畢業(yè)生登記表”，為粗劣機制紙，四張單面，對折左裝訂，紙形長寬36×26（厘米），欄目內(nèi)框長寬21×15（厘米），刻印。欄目內(nèi)容基本同1955年，增加“曾用名、獎懲情況、自我鑒定、小組鑒定意見”。

1.4 1972年表格名稱為“中學(xué)生畢業(yè)生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，紙形長寬41×27（厘米），內(nèi)框長寬23×16（厘米），為縣教育局統(tǒng)一機印。欄目內(nèi)容大體與1962年的相同，增加有“本人成份、健康狀況、教學(xué)班意見、學(xué)校意見、組織意見、招生小組意見”。

1.5 1981年表格名稱為“浙江省中學(xué)畢業(yè)生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，紙形長寬36×25.5（厘米），欄目內(nèi)框長寬20.5×14.5（厘米），機印。欄目內(nèi)容大體與1972年相同，增加“學(xué)校、班級”，去掉“本人成份、健康狀況”。

1.6 1989年的畢業(yè)生登記表應(yīng)是使用了當(dāng)時上級教育主管部門統(tǒng)一核定印制的標(biāo)準(zhǔn)模板。表格名稱為“浙江省普通高中畢業(yè)生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，正8開紙形，長寬39×27（厘米），欄目內(nèi)框長寬22×15.5（厘米），機印。欄目內(nèi)容有4大塊，第1塊包括填表日期、市、縣、學(xué)校、班級、姓名、學(xué)號、填寫說明；第2塊包括姓名、曾用名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、農(nóng)（居）民、住址、聯(lián)系電話、照片、父母情況、學(xué)習(xí)簡歷；第3塊包括黨團(tuán)情況、獎懲情況、擔(dān)任社會職務(wù)、特長、健康狀況；第4塊包括自我鑒定、班主任鑒定、學(xué)校意見。

2 不同時期畢業(yè)生登記表印制規(guī)格和欄目設(shè)計思考

2.1 1934年的學(xué)籍表欄目內(nèi)容全面合理，尤其“休學(xué)起訖及事由、中途出校年月及事由、畢業(yè)時間及狀況”這一欄能很準(zhǔn)確地記載學(xué)生的流動情況，因為當(dāng)時社會動蕩，物質(zhì)貧乏，學(xué)生流動性大，顯得尤其重要。但是在以后所有的畢業(yè)生登記表中都缺失這一欄，現(xiàn)在學(xué)生出國頻繁常有轉(zhuǎn)學(xué)，我校有很多學(xué)生在高一高二就出國讀書，導(dǎo)致在高三沒有建檔。因此，非常有必要設(shè)計這個欄目，我校2018年后采用新表“浙江省臺州中學(xué)未畢業(yè)學(xué)生登記表”單獨填寫建檔。

2.2 1934年的個人品德采用“操目”等級登記的方法，把學(xué)生平時的品格意志情感態(tài)度等非智力因素用10個積極凝練、昂揚向上的詞語概括，這10個詞是當(dāng)時學(xué)校的學(xué)生規(guī)范（類似現(xiàn)在學(xué)生守則）。把學(xué)生平常學(xué)習(xí)生活中的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作為操行目錄，直接對應(yīng)等級打分，簡單直觀，也能對學(xué)生的學(xué)習(xí)生活從剛開始進(jìn)入學(xué)校就有一定的引導(dǎo)指向作用。從1955年開始的評語，也是對學(xué)生操行品格等因素的評判，評語則攜帶老師更多的情緒和主觀意圖。1990年后“德操”在“思想品德考核表”的各項思想標(biāo)準(zhǔn)里以“優(yōu)秀、良好、合格、不合格”等級類別的形式體現(xiàn)。

2.3 1955年開始增加“黨團(tuán)政治面貌”欄目（20世紀(jì)70、80年代填寫最詳細(xì)），增加“信仰、家庭出身、個人身份”三項，1981年刪除“信仰”和“個人身份”兩項，1989年改“家庭出身”為“居民（農(nóng)民）”選填，2018年我校最新登記表沒有設(shè)計這個欄目，因為隨著現(xiàn)代城市發(fā)展，城郊快速融合，戶口的遷徙頻繁，戶口身份也在人民的生活中慢慢弱化。1962年增加“獎懲情況、自我鑒定、小組（后為學(xué)校）鑒定意見”，至今一直沿用。

2.4 1955年刪去“保證人”，1972年刪除“婚姻狀況”，“體育成績”中的“體格”欄目發(fā)展成以后單獨的衛(wèi)生部門主持的“體檢表”；“學(xué)業(yè)成績”這一欄隨著高考制度的逐步完善和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，慢慢地分離獨立成高考成績和2008年開始的綜合素質(zhì)評價表。現(xiàn)在的綜合素質(zhì)評價表主要分為學(xué)業(yè)水平考試、選修模塊、學(xué)科特長、運動健康、藝術(shù)素養(yǎng)、創(chuàng)新實踐、自我陳述等7大內(nèi)容。

3 最新畢業(yè)生登記表印制規(guī)格和欄目設(shè)計分析

畢業(yè)生登記表的印制應(yīng)該便于裝訂和長久保存。欄目內(nèi)容設(shè)計應(yīng)該盡可能完整地展現(xiàn)學(xué)生在高中階段的家庭、學(xué)習(xí)、思想、身體、健康、特長等綜合面貌，全面地反映該生的自然個體和社會能力信息，為以后人才的鑒別、選拔作參考。2018年，我校重新自行印制設(shè)計表格，采用A4紙形雙面油墨印制代替以往的8開紙形印制，節(jié)約紙張資源，利于裝訂和永久保存，減輕庫房貯藏空間壓力；欄目內(nèi)容設(shè)計主要增加“身份證號”“戶籍所在地”“身體形態(tài)”三項，利于學(xué)生信息的完整記錄，便于準(zhǔn)確查閱。

3.1 新表格印制利于裝訂和保存，節(jié)約紙張資源和庫房空間

2018年我校檔案室重新設(shè)計表格，名稱為“浙江省臺州中學(xué)高中畢業(yè)生登記表”，為100g雙膠紙，一張雙面，A4紙形，長寬21×29.7（厘米），欄目內(nèi)框長寬17.5×25（厘米），印刷廠油墨印制。正反面都左空2.3厘米，右空1.2厘米，便于左面有空間裝訂。表格名稱一行字已經(jīng)包含了畢業(yè)學(xué)校、地點、學(xué)段、畢業(yè)生4類信息，避免了1989年版用一面的區(qū)域介紹這個信息，節(jié)省了紙張的填寫面積。相比較以前的8開紙形，現(xiàn)在以二分之一的紙張印制，節(jié)省紙張能源，減少庫房儲存的空間壓力。

新畢業(yè)生登記表采取印刷廠油墨印制是基于確證的傳統(tǒng)檔案材料保質(zhì)的保守做法。早些時候，安徽大學(xué)王成興、張媛媛研究認(rèn)為黑白激光打印字跡歸屬于最耐久的字跡材料[1]，類似的研究還有。但是，全國政協(xié)委員、中國印刷博物館館長孫寶林2019年3月在兩會期間提到激光打印、復(fù)印字跡脫落和耐久性的問題。他認(rèn)為，過去的“油印”是液體油墨滲透到紙纖維中，油墨和紙是一體，字跡不易脫落，能保存百年以上；激光打印是固態(tài)碳粉附著在紙表面，是“兩張皮”，易脫落淡化，不易保存[2]。

3.2 新表格欄目設(shè)計利于準(zhǔn)確記錄，方便查詢者獲取完整信息

新表欄目內(nèi)容設(shè)計有個人信息、家庭成員、學(xué)習(xí)簡歷、獎懲情況、自我鑒定、班主任評語、畢業(yè)學(xué)校意見7大方面，附加“填表說明”?！皞€人信息”從6個方向設(shè)計：①姓名、曾用名、性別、民族、身份證號、出生年月、班級學(xué)號；②籍貫、戶籍所在地、家庭住址、聯(lián)系方式；③愛好特長、健康狀況；④政治面貌；⑤身體形態(tài)；⑥照片。相較以前增加了“身份證號”“戶籍所在地”“身體形態(tài)”3個欄目內(nèi)容。

3.2.1 身份證號是學(xué)生簡單明確的直接識別信息

民法典第1034條第1款規(guī)定：“個人信息是以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結(jié)合識別特定自然人的各種信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份證號碼、生物識別信息、住址、電話號碼、電子郵箱、健康信息、行蹤信息等?！盵3]王利民認(rèn)為，個人信息是指有關(guān)個人身份、工作、家庭、教育背景、社會活動信息、婚姻狀況等與特定相關(guān)聯(lián)更多、反映個體特征的具有可識別性的信息[4]?！吧矸葑C號”作為證明持有人身份的法定證件號碼，是國家經(jīng)過嚴(yán)格的法律程序分配給個人的一種數(shù)字身份標(biāo)識，具有直接識別信息主體的明顯特征[5]。因此，身份證號應(yīng)該作為最清晰明了的個人信息入檔。

3.2.2 戶籍所在地是學(xué)生社會活動的重要識別信息

“戶籍所在地”一般指出生地或戶口所在地，是個體在社會活動中形成的自然特性，區(qū)別于“籍貫”（祖居地），能更好地記錄該學(xué)生家族的社會活動情況?！凹彝プ≈贰眲t是對其通訊處的記錄，1934年表格里有“永久通訊處”，更好地記錄了學(xué)生的聯(lián)系方式，為以后聯(lián)系查找提供了很大方便，尤其是現(xiàn)代社會遷居頻繁的情況下。新表里，我校也曾考慮將微信號、QQ號等現(xiàn)代聯(lián)系方式給以記錄，因為信息化社會下的各種現(xiàn)代技術(shù)產(chǎn)生的信息也是一項重要的個人信息財產(chǎn)[6]。

3.3.3 身體形態(tài)是學(xué)生自然特性的基本識別信息

“身體形態(tài)”是肖像的重要組成部分，其中“照片”是免冠證件照，并不能全面地記錄學(xué)生的肖像特征?！吧眢w形態(tài)”欄下的“身高”“體重”“視力”三個子欄目在“體檢表”中有記載，但是唯一的一份“體檢表”隨學(xué)生個人學(xué)習(xí)工作帶走了。當(dāng)信息需要者到學(xué)校了解學(xué)生的檔案時，除了“照片”中的自然面貌能給查詢者一點印象外，其他體征記錄太少。而“身高”“體重”“視力”作為最基本的“身體”自然特征給以記錄，至少能提供一個人高矮胖瘦的初步印象。國家特殊重要部門招錄公務(wù)員時會進(jìn)行嚴(yán)格的檔案審查，學(xué)生檔案則是政審人員翻閱最主要的資料，當(dāng)他們看完畢業(yè)生登記表，閃現(xiàn)在他們頭腦里更多的是該生的學(xué)習(xí)、表現(xiàn)等情況，而身體形貌則反映不全。高中學(xué)生身體形貌基本定型，該自然特征是學(xué)生檔案應(yīng)該記錄的一個最基本信息，因此新表中增加該欄目內(nèi)容。

3.3.4 其他欄目的一些說明

“家庭成員”欄增加“學(xué)歷”“聯(lián)系電話”，更加全面地記錄學(xué)生社會重要關(guān)系人，便于以后聯(lián)系了解?！疤畋砣掌凇庇疑辖菃为氈庙?，清晰明確，對于人事檔案的形成時間具有重要記錄價值。中組部2014年開始對全國干部人事檔案進(jìn)行專項審核工作，很多人來到學(xué)校翻閱學(xué)籍檔案，查找自己“三齡二歷一身份”的信息[7]，因為學(xué)校一些時期畢業(yè)生登記表沒有設(shè)計“填表日期”這個欄目，無法說明此表的生成時間，導(dǎo)致該材料在此項工作中成為非有效檔案。