新發(fā)展階段醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量提升對策

崔 馳

（秦皇島市衛(wèi)生應(yīng)急調(diào)度中心，河北 秦皇島 066000）

2021年是我國實施“十四五”規(guī)劃開局之年，也是我國向第二個百年奮斗目標(biāo)邁進的奮進之年。未來五年（2021年-2025年），高質(zhì)量發(fā)展將成為經(jīng)濟文化社會生態(tài)各領(lǐng)域的發(fā)展主題。推動并實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展將成為衡量各領(lǐng)域發(fā)展水平的重要指標(biāo)。伴隨生命至上、人民至上的理念深入人心，及健康中國發(fā)展戰(zhàn)略的深入推進，醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)（以下簡稱“醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)”）進入新發(fā)展階段，提高醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)水平，切實保障人民群眾的生命健康權(quán)益，更好滿足人民群眾就醫(yī)的多元化需求，成為實現(xiàn)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。檔案管理作為醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理的重要內(nèi)容之一，其管理工作質(zhì)量成效直接影響人民群眾就醫(yī)的獲得感和幸福感，影響醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)在人民群眾中的社會形象，及醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量水平的提升。因此，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)加強對檔案管理工作的管理，對于更好地提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，進一步改善醫(yī)患關(guān)系，重塑醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)醫(yī)療服務(wù)形象，更有針對性滿足人民群眾需求具有重大意義。本研究結(jié)合人民群眾就醫(yī)新需求，及醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)在新發(fā)展階段的定位，從提升檔案管理工作質(zhì)量入手，客觀分析了醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決對策，為推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作盡一些綿薄之力。

一、醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作主要問題分析

醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作的不足之處主要體現(xiàn)在：醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)對檔案管理工作重視不夠，在檔案管理工作方面管理不足，缺乏專業(yè)化的檔案管理人才，及比較低下的信息化水平。這些問題若得不到妥善解決，不但可能會阻滯檔案管理工作質(zhì)量提升，而且不利于醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理效益顯現(xiàn)及長久發(fā)展。

（一）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)對檔案管理工作重視不夠

檔案管理工作作為醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理的重要組成部分，其對于提升醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理效率和質(zhì)量、增強醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)高效救治患者服務(wù)能力具有重要意義［1］。由于檔案管理工作在醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)內(nèi)容中不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)一般不愿把檔案管理與其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)進行同等規(guī)劃、投資和建設(shè)，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)的不重視使得檔案管理工作缺乏資金、技術(shù)、人才支持，從而導(dǎo)致醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量比較低下，難以為醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。因此，強化醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量，提高醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)對檔案管理工作重視，加大對檔案管理工作人力物力財力投入，這對于充分發(fā)揮檔案管理工作在醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理中的重要作用，提升醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)救治服務(wù)能力和進一步強化醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)競爭力具有重大的意義。

（二）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)在檔案管理工作方面的管理不足

醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理效能低下是制約檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的主要障礙之一。醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作亂象主要體現(xiàn)在：第一，檔案管理工作缺乏規(guī)劃，與醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)核心業(yè)務(wù)不相協(xié)調(diào)。在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)現(xiàn)實管理中，檔案管理僅是一個輔助業(yè)務(wù)，沒有專門的檔案管理部門，缺乏明確清晰的發(fā)展規(guī)劃與定位［2］。此外，檔案管理與醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理不相協(xié)調(diào)，缺乏一定的業(yè)務(wù)對接和保障機制，這使得檔案管理工作雜亂無章，缺乏一定的規(guī)律性。第二，檔案管理工作人員管理能力不足?，F(xiàn)有檔案管理人員多數(shù)屬于非科班出身，缺乏一定的檔案管理知識和技能，對檔案管理工作中存在問題缺乏敏銳意識，對檔案管理工作運作規(guī)律缺乏探究能力。第三，檔案管理工作缺乏一定的制度規(guī)定及保障機制，使得檔案整理、分類、存放、管理及使用流于形式，管理效能低下，適用范圍受限。綜上所述，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)在檔案管理工作方面的管理不足和效果欠佳，對于實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量提升有著重大的阻礙。

（三）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作缺乏專業(yè)化的人才

專業(yè)化人才是醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量高低的根本保障，也是推動檔案管理工作提質(zhì)增效的重要舉措。然而，由于醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理者對檔案管理的不夠重視，加之檔案管理工作不能直接帶來經(jīng)濟效益，使得檔案管理工作缺乏來自醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)的資金、人才和技術(shù)投入，尤其是缺乏制約檔案管理工作質(zhì)量提升的人力投入，現(xiàn)有醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作缺乏專業(yè)化人才，多數(shù)檔案管理人員要么沒有接受過檔案管理工作專業(yè)化培訓(xùn)，要么沒有學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)，對檔案管理工作必備的知識和技能缺乏了解；至于檔案管理領(lǐng)域的前沿知識更是聞所未聞，這使得檔案管理工作缺乏規(guī)范化管理流程和制度，檔案管理混亂，檔案信息不全和失真，檔案資料歸檔出錯，檔案資料丟失現(xiàn)象也時有發(fā)生?？梢姡訌娽t(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理專業(yè)化人才選用育留，對于提升檔案管理工作質(zhì)量至關(guān)重要。

（四）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作信息化水平較低下

推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理信息化是提升檔案管理工作質(zhì)量，促進檔案管理規(guī)范化運作和提高檔案管理效率及效益的重要途徑。然而，多數(shù)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作信息化水平比較低下，比如檔案資料整理、歸類、存儲、管理和保存等環(huán)節(jié)，缺乏必要的信息化設(shè)備（包括打印復(fù)印一體機、掃描傳真機、除濕機、空調(diào)、防火防盜防潮設(shè)備、電腦等），多數(shù)檔案管理工作仍然停留在人工階段，不僅效率低下而且容易出錯，嚴(yán)重制約醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理效益提升，更不利于簡化和提高患者的救治流程和效率，導(dǎo)致醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)并不充足的醫(yī)療資源嚴(yán)重浪費，從長遠的角度來說不利于醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)健康穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展?？梢?，推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作的信息化，對于提高救治患者效率和質(zhì)量，提升醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理效益，實現(xiàn)醫(yī)療資源的合理配置，推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。

二、醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量提升對策

推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量上水平，是實現(xiàn)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)跨越式發(fā)展的重要舉措。筆者依據(jù)上述對醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作存在問題的分析，認(rèn)為可以綜合并舉采取如下措施：一是強化醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的重視，切實轉(zhuǎn)變他們對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，樹立“做好檔案管理工作是實現(xiàn)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展的生命線”的理念［3］，切實提高救治患者的能力和服務(wù)水平，切實保障人民群眾生命和健康權(quán)益；二是加大對檔案管理工作的經(jīng)費投入，切實保障醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作的正常展開，實現(xiàn)檔案管理工作效能的落地；三是選優(yōu)配強檔案管理工作專業(yè)化人才隊伍，推動檔案管理工作局面和提升檔案管理效益；四是提高檔案管理工作信息化水平，不斷提高檔案管理的效率、質(zhì)量和效益。具體而言，要采取如下對策：

（一）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者要重視檔案管理工作質(zhì)量

醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者是推動檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的核心角色，其對檔案管理的認(rèn)知和態(tài)度直接影響檔案管理工作的成效。那么，如何提高醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的重視呢？

首先，加強對領(lǐng)導(dǎo)者在檔案管理工作上培訓(xùn)，切實轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的認(rèn)知和態(tài)度，樹立檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展理念。其次，要強化醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)之間在檔案管理工作方面的經(jīng)驗交流，尤其是要分享檔案管理在醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理中的重要作用及其于醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)所帶來的顯著效果，從而使醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理者轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)知，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。再次，推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者之間的互動學(xué)習(xí)和參觀考察，尤其是參觀考察醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)示范重點單位，明確檔案管理在醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理工作中的重要性，重點考察醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)因重視檔案管理工作而發(fā)生的顯著變化。最后，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案管理與業(yè)務(wù)內(nèi)容列入同等規(guī)劃范疇，將檔案管理上升為醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理戰(zhàn)略性層面。

（二）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要加大對檔案管理工作經(jīng)費投入

醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)充足的經(jīng)費投入是做好檔案管理工作、提升檔案管理效果和推動醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)高質(zhì)量發(fā)展的重要物質(zhì)保障。

首先，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要擬制好在檔案管理工作方面的費用預(yù)算規(guī)劃，以保障檔案管理所需的必要經(jīng)費支出。其次，要對醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作各項經(jīng)費支出進行監(jiān)督，以確保有限的經(jīng)費開支用到實處發(fā)揮實效。再次，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要建立檔案管理工作經(jīng)費投入長效機制，確保檔案管理工作效果在醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)管理與發(fā)展中的逐漸顯現(xiàn)和不斷延續(xù)。

總之，通過采取如上措施，可以推動檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，提升醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)的管理效能和效益。

（三）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要選優(yōu)配強專業(yè)化檔案管理人才

專業(yè)化檔案管理人才隊伍是確保檔案管理工作質(zhì)量的核心要素之一。首先，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要選拔專業(yè)對口、經(jīng)驗豐富和忠誠擔(dān)當(dāng)?shù)膬?yōu)秀人才來履職盡責(zé)，為檔案管理人才隊伍建設(shè)提供優(yōu)秀的人才支撐。其次，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要強化對檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)，并選派優(yōu)秀的檔案管理工作人員進行業(yè)務(wù)交流，進一步提升檔案管理工作人員的從業(yè)技能。再次，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要引進優(yōu)秀的檔案管理人才，為本單位檔案管理工作輸入新鮮的血液，同時要在單位內(nèi)部大力培育檔案管理工作的專業(yè)化人才，搭建起內(nèi)部培育為主和外部引進為輔的選才模式，以節(jié)約管理成本和提升管理效能。最后，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要打造以情感留人和以事業(yè)留人的工作氛圍，為醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)引進和培育優(yōu)秀的檔案管理人才。

（四）醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要提高檔案管理工作信息化水平

推動檔案管理信息化是實現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的技術(shù)支撐。檔案管理工作信息化有助于提升檔案管理工作效率，提升檔案管理工作效果，推動檔案管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)工作大局。

首先，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要配備檔案管理工作所必備的電腦、打印機、掃描傳真機等設(shè)備，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案材料向電子檔案的轉(zhuǎn)變，以實現(xiàn)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案資料的快速檢索、存儲和管理，進一步提升檔案管理效率。其次，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要劃分專門的檔案管理場所，設(shè)立檔案管理部門，配備檔案管理工作所必需的基礎(chǔ)設(shè)施，比如空調(diào)機、除濕機、消防栓等，切實防范檔案資料被燒壞、盜竊和發(fā)潮及電子檔案資料的被黑客侵入，切實保障患者的個人隱私不被泄露。再次，醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)要在檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能和5G等先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料的移動轉(zhuǎn)移和一鍵獲取，切實為患者用戶提供人性化信息服務(wù)功能，滿足用戶的個性化需求，并實現(xiàn)檔案管理工作人員從繁重的工作中解放出來，提升檔案管理效率，促進醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)服務(wù)水平的提升。

總之，通過采取上述措施，實現(xiàn)醫(yī)衛(wèi)機構(gòu)檔案管理工作信息化水平的提升。