“十四五”數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下數(shù)字檔案資源建設(shè)研究

文·常誠誠 劉騰

目前，信息化技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)全面滲透到社會各項工作當中。在“十四五”數(shù)字轉(zhuǎn)型背景之下，構(gòu)建國家數(shù)字信息資源體系呈現(xiàn)出重要價值。數(shù)字技術(shù)形式能夠突破以往檔案資源管理工作存在的很多局限，讓多元化的檔案資料整合成為可能，更快更好地達到檔案管理工作目標。因此相關(guān)人員應(yīng)當加大“十四五”數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下數(shù)字檔案資源建設(shè)的研究力度，尤其是探索如何將數(shù)字技術(shù)同相關(guān)業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)流程有機結(jié)合起來，為現(xiàn)代檔案建設(shè)管理實踐活動提供切實的支持。

一、研究思路

目前，國內(nèi)將構(gòu)建數(shù)字檔案資源體系看作是一個連續(xù)性的整體工作內(nèi)容，在向西方國家借鑒先進經(jīng)驗的同時，也切實聯(lián)系我國社會實際發(fā)展需求，提出科學有效的數(shù)字檔案資源體系建設(shè)目標，進一步優(yōu)化數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)流程，從而保證工作的合理性和科學性。在這方面，首先需要做好業(yè)務(wù)流程的設(shè)計，讓其夠滿足并適應(yīng)當代社會的發(fā)展效率。結(jié)合“十三五”期間，我國檔案學基礎(chǔ)理論研究的實際進展以及不足之處來看，在“十四五”階段，需要更加重視包括業(yè)務(wù)流程建設(shè)優(yōu)化在內(nèi)的數(shù)字檔案資源體系工作，全面奠定我國數(shù)字對象定義、管理和保存的實踐工作基礎(chǔ)。其次，需要做好各類業(yè)務(wù)具體內(nèi)容的設(shè)計。“十三五”期間，我國學術(shù)界已經(jīng)認識到數(shù)字檔案資源體系建設(shè)的重要性，到了“十四五”階段，更應(yīng)當重視對業(yè)務(wù)流程等具體方面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在前述兩個方面的基礎(chǔ)上，還需要在實際工作中利用好優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程，發(fā)揮其信息化服務(wù)的功能，由此滿足社會相關(guān)工作的各種需求。

二、“十四五”數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下數(shù)字檔案資源主要業(yè)務(wù)流程構(gòu)建方向

在檔案資源建設(shè)管理數(shù)字轉(zhuǎn)型方面，業(yè)務(wù)流程建設(shè)和優(yōu)化是一個基本且重要的內(nèi)容，應(yīng)當重點做好如下幾個方面的業(yè)務(wù)流程構(gòu)建及優(yōu)化。

（一）數(shù)字檔案資料接收類業(yè)務(wù)流程

在數(shù)字檔案資料的接收方面，接收系統(tǒng)應(yīng)當做到將相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容準確而完整地接收過來（數(shù)據(jù)導(dǎo)入活動要實現(xiàn)批量化）。信息資料的傳輸中，信息安全性與連貫性非常關(guān)鍵，因此要有安全傳輸模式，還需要對數(shù)據(jù)是否完整以及規(guī)范執(zhí)行檢測活動。在接收大文件或是音/視頻類文件的時候，利用文件流方式更為方便，而且斷點續(xù)傳功能很有幫助。在檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的接收方面，還需要能夠兼容各種不同類型的數(shù)據(jù)。

（二）數(shù)字檔案資料的封裝

在數(shù)字檔案封裝方面，主要可以使用五類封裝方式來滿足不同類型用戶的需求。第一種為對封裝引擎作嵌入處理，將其嵌入到OA系統(tǒng)以及檔案資源管理系統(tǒng)（兩者采取緊耦合形式完成對封裝引擎相關(guān)組件的調(diào)用，從而達到EEP封裝效果）中，第二種為對封裝引擎作嵌入處理，將其嵌入于檔案資源管理系統(tǒng)里面，而OA系統(tǒng)主要負責導(dǎo)出，這里檔案資源管理系統(tǒng)同樣通過緊耦合來完成對封裝引擎相關(guān)組件的調(diào)用，從而達到EEP封裝效果，第三類為根據(jù)要求把等待上報的有關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容以XML文件的形式作導(dǎo)出，接下來通過EEP封裝工具來進行封裝，第四類為檔案資源管理系統(tǒng)對相關(guān)單位的封裝WEB類服務(wù)進行直接訪問，再進行打包等操作，第五類為“整合零散”的封裝形式。

（三）數(shù)字檔案資料的保管

在對數(shù)字檔案資料進行保管的時候，需要在了解保存計劃的基礎(chǔ)上，站在長期保存及管理的角度，高水平地完成檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的保存工作，系統(tǒng)一方面需要支持常用的各類存儲架構(gòu)，例如SAN、NAS以及DAS，另一方面也需要支持常用的各種存儲方式，譬如在線存儲、近線存儲以及離線。另外，還需要做好存儲環(huán)境以及備份載體的管理。

（四）三性保證方面

除了數(shù)字檔案資料的接受、封裝以及保管之外，三性保證也是很重要的一個業(yè)務(wù)方面。例如，要確保檔案數(shù)據(jù)具有真實性，這方面可以通過數(shù)字簽名，但是要注意的是，其嵌入的去處為封裝包結(jié)構(gòu)，才能圍繞EEP封裝包展開相關(guān)的真實性證明活動。

（五）數(shù)字檔案資源的利用方面

對數(shù)字檔案資源進行管理，最終目的是讓其更好地服務(wù)需求者，在這方面，主要需要處理好四大方面的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，第一個是數(shù)據(jù)發(fā)布，第二個是數(shù)據(jù)檢索，第三個是檔案借閱，第四個是解決審批。

為更好地整合數(shù)字檔案資源建設(shè)服務(wù)的工作體系，未來應(yīng)當努力體現(xiàn)信息多元化服務(wù)特征、多角度整合數(shù)字檔案資源、從不同層次收集數(shù)字檔案資源信息、從多方面把握數(shù)字檔案資源體系建設(shè)的工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，做好數(shù)字檔案資源服務(wù)的業(yè)務(wù)流程等基礎(chǔ)性的工作，為在“十四五”背景下更好地做好數(shù)字檔案資源建設(shè)優(yōu)化、進一步發(fā)揮其經(jīng)濟效應(yīng)和社會價值打下良好的基礎(chǔ)。