淺談村級(jí)立檔單位全宗號(hào)的設(shè)置問(wèn)題

文·王小朋

2018年1月1日起正式實(shí)施的《村級(jí)檔案管理辦法》，對(duì)村級(jí)檔案的管理機(jī)制、收集整理、歸檔范圍、保管期限等作出規(guī)定，具有普遍性的指導(dǎo)性和可行性。2020年以來(lái)，臨沂市檔案局和市檔案館在全市范圍內(nèi)大力實(shí)施村級(jí)檔案規(guī)范化建設(shè)“221工程”，讓我縣村級(jí)檔案工作水平得到了有效的規(guī)范和很大的提升。筆者下面就村級(jí)立檔單位全宗號(hào)的設(shè)置談?wù)勛约旱囊?jiàn)解。

一、村級(jí)立檔單位具備作為獨(dú)立全宗管理的條件

過(guò)去由于村級(jí)立檔單位形成的檔案較少，加上在《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國(guó)家檔案局9號(hào)令）中村級(jí)檔案不在縣級(jí)綜合檔案館接收范圍的規(guī)定，導(dǎo)致村級(jí)立檔單位一直沒(méi)有明確的全宗號(hào)。那么行政村究竟能不能作為“全宗構(gòu)成者”，即立檔單位呢？答案是肯定的。

在《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/13-1994）中明確將全宗號(hào)定義為“檔案館（室）給定每個(gè)全宗的代碼”。2012版《全宗指南編制規(guī)范》中對(duì)全宗的定義是，“一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”，對(duì)于全宗構(gòu)成者的定義是“具有社會(huì)獨(dú)立性的社會(huì)成員（組織與個(gè)人）在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案”。顯而易見(jiàn)，獨(dú)立性是檔案全宗構(gòu)成者的最重要因素。目前，檔案界公認(rèn)的判定是否屬于全宗構(gòu)成者的條件有三個(gè)：一是可以獨(dú)立履行職能，主要指可以對(duì)外行文；二是可以作為獨(dú)立的預(yù)算會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，指具備獨(dú)立的財(cái)務(wù)權(quán)；三是具有一定的人事任免權(quán)。根據(jù)《村民委員會(huì)組織法》《中國(guó)共產(chǎn)黨農(nóng)村基層組織工作條例》等法律、規(guī)定，行政村基本能夠滿足這三個(gè)條件，所以可以作為全宗構(gòu)成者（立檔單位）進(jìn)行管理。

二、村級(jí)立檔單位全宗號(hào)的缺失給檔案工作帶來(lái)的不便

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)“三農(nóng)”工作的日益重視，村級(jí)層面產(chǎn)生的檔案越來(lái)越多，既有常規(guī)的黨群類、村務(wù)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類等文書檔案，也有豐富的會(huì)計(jì)、基建等其他門類檔案，還有在農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記頒證、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革、脫貧攻堅(jiān)、鄉(xiāng)村振興、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)等工作中形成的大量專項(xiàng)檔案。但由于村級(jí)全宗號(hào)設(shè)置的缺失，給村級(jí)檔案管理工作帶來(lái)諸多不便。

（一）影響了歸檔質(zhì)量。2015年新的《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，文書檔案整理需要編制“檔號(hào)”，檔號(hào)由全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等組成，村級(jí)檔案全宗號(hào)的不確定，造成了檔案編號(hào)的不完整，在檔案盒脊背和卷皮封面填寫及檢索工具編制等方面出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，影響了歸檔整理的質(zhì)量。

（二）各地村級(jí)檔案編號(hào)不統(tǒng)一，難以整合利用。由于村級(jí)立檔單位檔案不移交縣級(jí)檔案館，國(guó)家檔案局對(duì)其全宗號(hào)設(shè)置又沒(méi)有明確規(guī)定，一般是到了需要升級(jí)達(dá)標(biāo)時(shí)候才會(huì)匆匆確定全宗號(hào)，其中有的用鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案全宗號(hào)、有的臨時(shí)用鉛筆寫一個(gè)、有的空著不填，導(dǎo)致村級(jí)檔案全宗號(hào)五花八門，給村級(jí)檔案整合利用帶來(lái)難處。

（三）阻礙檔案信息化建設(shè)的步伐。《村級(jí)檔案管理辦法》提出“村級(jí)檔案工作應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)”。因此近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)逐漸向村級(jí)延伸，多數(shù)行政村都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，建立了電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，有條件的村居甚至已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全文數(shù)據(jù)庫(kù)。但在信息化建設(shè)中，全宗號(hào)的不明確形成了一定的阻礙，亟需對(duì)村級(jí)檔案全宗號(hào)進(jìn)行明確，以規(guī)范的村級(jí)檔案檔號(hào)編制助推村級(jí)檔案信息化建設(shè)。

三、如何設(shè)置村級(jí)立檔單位的全宗號(hào)

為村級(jí)立檔單位設(shè)置全宗號(hào)，基層主要有由縣級(jí)綜合檔案館統(tǒng)一設(shè)置和由鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案管理部門統(tǒng)一設(shè)置兩種選擇。

（一）由縣檔案館統(tǒng)一設(shè)置。為區(qū)別于縣直部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全宗，可以另起一個(gè)全宗代碼，比如用“C”來(lái)代指村級(jí)檔案，從C001、C002……依次編制。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是，由縣檔案館在全縣范圍內(nèi)對(duì)村級(jí)立檔單位統(tǒng)籌編號(hào)，避免出現(xiàn)重號(hào)現(xiàn)象，為未來(lái)村級(jí)檔案移交進(jìn)館打下基礎(chǔ)。其缺點(diǎn)是，由于村級(jí)檔案不屬于縣級(jí)綜合檔案館的接收范圍，所以由縣檔案館來(lái)分配不屬于自己接收范圍的立檔單位的全宗號(hào)在邏輯關(guān)系上不理順。

（二）由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案管理部門統(tǒng)一設(shè)置。也就是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）一級(jí)的綜合檔案室作為一個(gè)全宗管理機(jī)構(gòu)，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案室統(tǒng)籌分配轄區(qū)內(nèi)村居的全宗號(hào)，采取純數(shù)字或者“字母C+三位數(shù)字”的格式編制，例如0001、0002、0003……；C001、C002、C003……。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)自行分配全宗號(hào)，簡(jiǎn)單易行，方便管理，并為下一步“村檔鎮(zhèn)管”的檔案管理方式打下基礎(chǔ)。缺點(diǎn)是由于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)自行編號(hào)，在全縣范圍內(nèi)容易出現(xiàn)重號(hào)現(xiàn)象。

綜上所述，無(wú)論選擇誰(shuí)來(lái)制定村級(jí)檔案全宗號(hào)，都各有利弊。我們應(yīng)打破“誰(shuí)接收檔案誰(shuí)分配全宗號(hào)”的常規(guī)思維，將全宗號(hào)只看做是立檔單位全部檔案的一個(gè)代號(hào)，作用是為了方便對(duì)立檔單位檔案進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌管理，問(wèn)題就簡(jiǎn)單多了。無(wú)論由縣檔案館進(jìn)行統(tǒng)一分配，還是由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）自行進(jìn)行統(tǒng)一分配，都是較為容易操作的事情了。