高校電子檔案管理問題研究

宋輝宇

（河北政法職業(yè)學(xué)院，河北 石家莊 050067）

電子檔案對網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)和軟硬件設(shè)施的依賴性給高校電子檔案管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，因此，如何權(quán)衡電子檔案管理的利弊，采取必要措施揚(yáng)長避短，對于高校電子檔案管理工作非常重要。

一、高校電子檔案

高校電子檔案是高校活動(dòng)電子化的產(chǎn)物，是高校在教育、科研、管理和發(fā)展建設(shè)中由數(shù)字設(shè)備生成、處理和儲(chǔ)存的，以二進(jìn)制數(shù)字記錄，通過文字、圖表、圖像、音頻、視頻等方式表示的或已經(jīng)處理完畢后轉(zhuǎn)化為具備檔案屬性的電子文件［1］，是電子文件獲取檔案身份、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，管理權(quán)限由文件形成部門向檔案部門進(jìn)行轉(zhuǎn)交的過程。

二、高校電子檔案管理

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件形成是個(gè)動(dòng)態(tài)、不斷累加的過程，其形成與歸檔是并行開展的，產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)信息在納入歸檔范圍后自動(dòng)保存到電子文件管理系統(tǒng)中，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形成、歸檔和保存流程是線性的、階段性的有很大的差別。電子文件的質(zhì)量決定了電子檔案的質(zhì)量，電子文件元信息的準(zhǔn)確完整與否決定了電子檔案的價(jià)值屬性和著錄的可用性，為了保證元數(shù)據(jù)信息完整可靠和電子文件質(zhì)量，電子檔案的管理工作要前置到電子文件的形成或更早階段。電子檔案的管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，包括電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、歸檔和電子檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷毀。

三、高校電子檔案管理優(yōu)勢

（一）提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式是專職檔案人員完成手工收集、整理、抄錄和核驗(yàn)，有了檔案系統(tǒng)軟件后還要完成手工目錄錄入、校對、數(shù)字化工作，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，還不能保證信息的準(zhǔn)確性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的應(yīng)用改變了檔案工作模式，電子文件的產(chǎn)生可以自動(dòng)完成數(shù)據(jù)信息的收集和存儲(chǔ)，管理更便捷高效，這對于高校而言無疑是至關(guān)重要的。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案是以利用為目的的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理完全是由人工完成的，檔案利用時(shí)需要完成檢索目錄查詢、入庫上架查找、調(diào)卷取件復(fù)印這一復(fù)雜的流程，不僅時(shí)間長，少則十幾分鐘多則一兩個(gè)小時(shí)，還對檔案資料、機(jī)器有損害，不利于長期保存。在計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下，電子檔案的出現(xiàn)可以有效改變時(shí)間占用長、文件有損害的狀況，同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息實(shí)時(shí)調(diào)取、閱讀，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

（三）減少資源浪費(fèi)

電子檔案對計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備完成電子檔案的收集、整理、利用和統(tǒng)計(jì)等管理工作，減少了人工操作和紙質(zhì)材料的產(chǎn)生，避免了誤操作和人為因素干擾，節(jié)省了人力物力財(cái)力。高校人員多檔案雜，隨著高校深化教育教學(xué)改革和推進(jìn)內(nèi)涵外延建設(shè)，檔案存量和增量與日俱增，近年來國家重視人事檔案的查證工作，利用次數(shù)頻繁，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備開展電子檔案的查詢利用，節(jié)省了勞動(dòng)力和時(shí)間成本，提高了高校電子檔案管理的綜合實(shí)力。

（四）提高傳遞速度

電子文件形成是個(gè)動(dòng)態(tài)、不斷累加的過程，其形成與歸檔是并行開展的，產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)信息在納入歸檔范圍后自動(dòng)保存到電子文件管理系統(tǒng)中，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形成、歸檔和保存流程是線性的、階段性的有很大的差別。顯然，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于電子設(shè)備，電子檔案傳遞速度明顯高于傳統(tǒng)檔案管理方式的。

四、高校電子檔案管理狀況

信息技術(shù)的快速發(fā)展推進(jìn)了高校檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程，同時(shí)提也升了密碼破解、信息泄密的概率，給檔案信息的安全帶來了威脅。目前，影響高校電子檔案信息安全的因素有外在環(huán)境、技術(shù)因素、人為因素、設(shè)施設(shè)備、體制因素、人員素質(zhì)等，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）管理體系不完善，制度不健全

高校大力推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，促進(jìn)了電子文件產(chǎn)生和普及，但電子文件歸檔和管理意識淡薄，導(dǎo)致電子檔案管理工作推進(jìn)困難；高校人員多流動(dòng)性大產(chǎn)生的電子檔案數(shù)量多且雜，管理不到位造成資源浪費(fèi)；電子檔案的管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，涉及面廣，內(nèi)容多，對象復(fù)雜，高校原有的檔案管理體系和管理制度存在很多不相適應(yīng)的地方［2］，如：電子檔案的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、檢查、利用等缺少具體的規(guī)章制度，造成管理漏洞和不到位。

（二）檔案信息化水平滯后

高校檔案管理的軟硬件設(shè)備不完善，很多高校的網(wǎng)絡(luò)版檔案系統(tǒng)軟件僅限于單機(jī)版功能，其他功能尚未使用；檔案管理軟件維護(hù)不到位容易發(fā)生軟件漏洞、遭受病毒攻擊的問題；集檔案與計(jì)算機(jī)技術(shù)知識于一體的綜合型人員缺乏，信息技術(shù)水平制約了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，影響了電子檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案信息安全管理滯后

高校電子檔案管理有諸多環(huán)節(jié)，涉及諸多部門，存在著很多不確定因素，如：人員素質(zhì)參差不齊、電子檔案安全防范意識薄弱、保密知識理解認(rèn)知不足，在工作中誤操作、丟失、損壞、外泄、人為操作現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；安全保密制度落實(shí)執(zhí)行不到位；高校的辦公、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研、后勤、學(xué)生管理等部門都有各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件版本眾多且不兼容問題，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接時(shí)信息無法讀取，以及刪除后沒有任何痕跡等安全隱患，是當(dāng)前高校檔案安全管理工作的主要難題。

（四）檔案人員隊(duì)伍建設(shè)滯后

高校電子檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上存在著結(jié)構(gòu)不合理，人員不穩(wěn)定現(xiàn)象，如：專職檔案管理人員中年長者居多，知識更新和接受新事物的能力慢，年輕人有熱情但不愿意從事該項(xiàng)枯燥無味的工作；外出培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)少，先進(jìn)知識和技能了解和掌握有限；職稱、福利待遇保障不到位，留不住人；兼職檔案人員調(diào)換頻繁等，制約了檔案隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展。

（五）電子檔案儲(chǔ)存成本高

高校電子檔案是電子化活動(dòng)的產(chǎn)物，具有數(shù)字信息非人工識讀性、軟硬件設(shè)備依賴性、數(shù)字信息集成性和信息儲(chǔ)存高密度性。但是，國家為了保證電子檔案的可靠性要求一式三份進(jìn)行保存，無形中增加儲(chǔ)存和維護(hù)成本。

五、采取措施改進(jìn)高校電子檔案管理工作

針對以上狀況，高校應(yīng)因地制宜采取合理辦法、合適舉措加強(qiáng)電子檔案的管理并落實(shí)到位。

（一）提高認(rèn)識

加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高對電子檔案和電子檔案工作的認(rèn)知，明確電子檔案的管理好壞體現(xiàn)了高?，F(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)的程度。加強(qiáng)實(shí)踐學(xué)習(xí)，了解電子檔案管理工作流程，認(rèn)識到電子檔案管理質(zhì)量需要全員配合，不是檔案員一人之事。加強(qiáng)法制宣傳教育，提高責(zé)任意識，明確電子檔案的信息安全決定了電子檔案價(jià)值屬性實(shí)現(xiàn)與否。

（二）明確職責(zé)

電子檔案管理涵蓋了電子文件生命周期全過程，包括電子文件的形成、歸檔和電子檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷毀。在高校電子檔案管理的整個(gè)過程中，高校行政機(jī)構(gòu)、二級學(xué)院和業(yè)務(wù)部門作為電子檔案生成機(jī)構(gòu)的負(fù)有電子檔案維護(hù)和狀態(tài)更新的任務(wù)，作為網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)負(fù)有妥善保管電子檔案副本的責(zé)任。電子檔案移交者、部門的負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)人員、檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、單位的行政主管和主要領(lǐng)導(dǎo)等作為網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)根據(jù)崗位、任務(wù)明確管理職責(zé)，所有節(jié)點(diǎn)共同維護(hù)電子文件質(zhì)量和元數(shù)據(jù)信息真實(shí)、完整、可用。

（三）規(guī)范管理制度

現(xiàn)今國家已經(jīng)從法律層面上制定了相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范電子檔案的管理，如：《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等。為規(guī)范管理，高校根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)結(jié)合自身實(shí)際制定電子檔案管理制度，細(xì)化完善檔案信息安全的規(guī)章制度，特別是對于在電子檔案管理過程中涉及的諸多環(huán)節(jié)和個(gè)人，如：電子文件的形成者和移交者、二級學(xué)院或行政部門的負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)人員、檔案部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員、行政主管、主要領(lǐng)導(dǎo)和師生等，基于角色、職責(zé)、任務(wù)和目的的不同分級劃分訪問和操作權(quán)限，并嚴(yán)格按照管理制度要求完成相應(yīng)操作，不可超權(quán)越級，保證高校電子檔案管理有序開展。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)

電子檔案庫房為電子檔案的保管提供了保護(hù)空間，其質(zhì)量決定了電子檔案價(jià)值體現(xiàn)的程度，高校應(yīng)以《檔案法》《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建造高校電子檔案庫房，安裝或配備保護(hù)設(shè)施設(shè)備，營造優(yōu)質(zhì)保護(hù)環(huán)境。電子檔案對網(wǎng)絡(luò)具有很強(qiáng)的依賴性，計(jì)算機(jī)設(shè)備、技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是電子檔案存在的基礎(chǔ)，增加投入保障硬件設(shè)備的供應(yīng)、系統(tǒng)軟件的維護(hù)、防護(hù)軟件的升級和修補(bǔ)，增強(qiáng)應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力。

（五）做好安全防護(hù)

主要采取的措施：1.增加防護(hù)手段。通過添加水印、防偽標(biāo)識，開展數(shù)字簽名等技術(shù)手段增加防護(hù)措施加強(qiáng)前端控制，從源頭遏制危險(xiǎn)因素。2.采用區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)安全防護(hù)。區(qū)塊鏈作為信任載體，基于拜占庭將軍問題在點(diǎn)對點(diǎn)間用數(shù)字化代碼建立平等互信關(guān)系，通過密碼哈希算法、數(shù)字簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段達(dá)成網(wǎng)絡(luò)共識，構(gòu)建一個(gè)可信任網(wǎng)絡(luò)環(huán)境［3］。從技術(shù)層面來看，將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用到底層構(gòu)架體系中與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連，可以實(shí)現(xiàn)信息來源可靠、內(nèi)容真實(shí)、規(guī)則和合約的可信以及監(jiān)督、防范欺詐行為，更好地保護(hù)電子檔案信息安全。3.檔案信息備份。備份是對檔案信息丟失或損壞后采取的必要補(bǔ)救手段之一，采取定期與不定期相結(jié)合的方式進(jìn)行核驗(yàn)，落實(shí)雙重備份、異地保管工作。4.加強(qiáng)檔案信息安全宣傳，提高保密意識和安全意識，做到安全警鐘要常鳴，安全意識要牢記，安全防范要到位。

（六）專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

高校電子檔案管理工作的開展離不開制度、資金、設(shè)備的支持和檔案管理人員的執(zhí)行落實(shí)，高校檔案管理人員的基本素質(zhì)、知識水平、業(yè)務(wù)技能決定了電子檔案管理工作開展情況。為此，應(yīng)加強(qiáng)理論知識的培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識豐富頭腦；加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能練習(xí)，聘請專家能手進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)，邊學(xué)邊練提高動(dòng)手能力；加強(qiáng)安全教育，采取現(xiàn)場參觀、舉辦消防專家講座、收聽安全保密會(huì)議、不定期測試的方式督促、提高安全風(fēng)險(xiǎn)意識；提高學(xué)歷教育，鼓勵(lì)專兼職檔案工作人員進(jìn)修，提高學(xué)歷層次和文化素養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)、高技能、綜合性的檔案管理隊(duì)伍，滿足高校電子檔案管理工作的需要。