大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建研究

■楊舒丹 尹藝璇

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、Web2.0、物聯(lián)網(wǎng)（IoT）、云計(jì)算等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我們已經(jīng)邁入了以深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值為核心的大數(shù)據(jù)時(shí)代。

大數(shù)據(jù)時(shí)代也使檔案信息資源發(fā)生了前所未有的變化，檔案信息資源共建已然成為必然趨勢(shì)。但是，檔案信息資源共建通常受多種因素的影響，比如館藏類別的差異，技術(shù)平臺(tái)的限制、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作者如何變革其管理思維，創(chuàng)新檔案信息資源建設(shè)方式，構(gòu)建一體化的共建體系，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)引領(lǐng)下的檔案信息資源共享已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建即采用以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效地收集、存儲(chǔ)、整合及管理，并將檔案系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)（如圖書館、博物館、其他相關(guān)機(jī)構(gòu)等）互聯(lián)，建立一體化的檔案信息資源共建平臺(tái)，借助檔案信息資源平臺(tái)的互通互惠而獲得有效的檔案信息資源，使用戶可以通過線上或線下汲取所需的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最大化利用和社會(huì)共享[1]。

（一）有利于加強(qiáng)信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和多元化

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生了具有強(qiáng)大的檢索、查詢、分析、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等功能，能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳遞，自動(dòng)翻譯多種語言文字等，提高了信息資源利用效率。同時(shí)，覆蓋社會(huì)大眾的檔案信息建設(shè)平臺(tái)利用云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘、可視化等技術(shù)，加速了檔案信息資源的知識(shí)化轉(zhuǎn)向，形成了覆蓋地域廣泛，語言種類豐富的檔案信息資源，展現(xiàn)了大數(shù)據(jù)環(huán)境下拓展信息資源、延伸信息服務(wù)的無限可能。

（二）有利于檔案信息資源的利用和共享

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建能滿足不同群體的用戶檢索、查詢等需求。用戶可在不同網(wǎng)絡(luò)范圍、不同地域單位內(nèi)高效利用檔案信息資源。檔案工作者借用信息技術(shù)挖掘現(xiàn)有信息資源的潛在能量，有利于整合、集成各類數(shù)字檔案信息資源，使檔案信息資源增值增效[2]。

（三）有利于提升檔案信息資源管理的規(guī)范化

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)及時(shí)有效地對(duì)信息資源進(jìn)行整合，形成完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷更新檔案信息資源，保持資源數(shù)據(jù)庫的動(dòng)態(tài)運(yùn)行[3]。同時(shí)有利于實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類檔案部門之間的辦公協(xié)同以及檔案信息資源的互聯(lián)互通，提高檔案信息資源管理的規(guī)范化。

二、我國檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀

新《檔案法》中明確提出，推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。但就目前我國檔案信息資源共建情況來看，更多地表現(xiàn)為各檔案管理部門之間檔案信息資源共建參差不齊，技術(shù)推進(jìn)不均衡，標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)滯后、存在諸多網(wǎng)絡(luò)安全隱患等問題[4]。特別是不同類型、不同地區(qū)的檔案管理部門對(duì)檔案資源共建的投入與支持力度不同，造成各部門之間共建關(guān)系難以構(gòu)建，共建標(biāo)準(zhǔn)化體系仍不夠完善，資源建設(shè)后續(xù)乏力。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效利用、數(shù)字化存取、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，就必須厘清檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)有的問題并加以改善，促使檔案信息資源發(fā)揮最大效能。

（一）檔案信息資源共建主體共建意識(shí)不強(qiáng)

傳統(tǒng)檔案時(shí)代，部分檔案人員共建協(xié)作意識(shí)淡薄，沒有從根本上樹立共建理念。國內(nèi)檔案部門通常都是獨(dú)立設(shè)置，分離運(yùn)作，缺少跨行業(yè)、跨部門的合作交流，部分檔案工作者“重藏輕用”的思想依然存在[5]。同時(shí)，部分檔案部門只強(qiáng)調(diào)檔案信息化設(shè)施的投入，卻忽視用戶利用需求的改變，影響了檔案信息資源共建效果。

（二）檔案信息資源共建技術(shù)發(fā)展不均衡

目前，雖然我國檔案信息化建設(shè)工作雖取得一定發(fā)展，但檔案信息資源共建的信息技術(shù)推進(jìn)不均衡，部分地區(qū)技術(shù)水平相對(duì)落后，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、應(yīng)用軟件的開發(fā)等進(jìn)展緩慢，導(dǎo)致我國檔案信息資源共建的整體技術(shù)水平難以追趕大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)飛速發(fā)展的步伐[3]。

（三）檔案信息資源共建尚存安全隱患

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源的收集、鑒定、歸檔、保管、整合、利用到最終銷毀，都離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等軟硬件設(shè)施，這就導(dǎo)致檔案信息資源共建過程中不可避免存在安全風(fēng)險(xiǎn)，比如檔案信息資源的保存環(huán)境安全問題、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全威脅問題以及信息泄露安全問題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源共建已勢(shì)在必行，并且迎來了新的發(fā)展契機(jī)。筆者認(rèn)為可從主體、內(nèi)容、技術(shù)、服務(wù)、安全等方面探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共建實(shí)現(xiàn)策略。

（一）主體方面

檔案信息資源共建主體是指檔案信息資源共建中的利益主體，也就是共建動(dòng)力的實(shí)施者[6]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，單憑單一機(jī)構(gòu)構(gòu)建的檔案信息資源已不能滿足信息化社會(huì)的發(fā)展要求和用戶多樣化多層次的利用需求，必須聯(lián)合其他相關(guān)機(jī)構(gòu)，借力合力，挖掘檔案資源最大價(jià)值，滿足用戶的利用需求。

檔案部門。當(dāng)前，各級(jí)各類檔案部門仍然是檔案信息共建的中堅(jiān)力量，對(duì)檔案信息共建工作起著引領(lǐng)和指導(dǎo)的作用。各檔案部門應(yīng)圍繞相同的共建目標(biāo)，宏觀布局和科學(xué)規(guī)劃，建立起統(tǒng)一的合作組織，以達(dá)到檔案信息資源共建的目的。

圖書館、博物館、檔案館。圖書、文物、檔案都與社會(huì)文化信息資源緊密相關(guān)，且具有一定的共性，構(gòu)成了共建合作的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用打破了圖博檔信息資源共建的技術(shù)桎梏以及時(shí)空限制，而是在科學(xué)指導(dǎo)下對(duì)信息資源進(jìn)行有機(jī)整合，并挖掘其潛在價(jià)值。

社會(huì)公眾。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，社會(huì)公眾參與檔案信息資源共建使檔案部門不僅能夠?qū)⒂捎谌肆ω?cái)力的限制而無法充分開發(fā)的檔案資源開放給社會(huì)公眾，而且能夠有效地契合檔案信息資源的利用口徑，使得檔案信息資源價(jià)值最大發(fā)揮。

（二）內(nèi)容方面

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字資源的不斷涌現(xiàn)，人們開始重新審視檔案信息資源的內(nèi)涵及外延，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能滿足檔案資源需求，檔案資源體系不僅要包括各種載體的電子文件，也應(yīng)將文化類、政務(wù)類、民生類等各類檔案納入其中[7]，而公眾對(duì)于各種特色館藏資源以及多渠道多形式的檔案利用需求與日俱增。

傳統(tǒng)時(shí)代環(huán)境下，特色館藏資源需要大量人力物力財(cái)力集中建設(shè)，同時(shí)囿于地域范圍及專業(yè)技術(shù)的限制，建設(shè)效果往往不理想。大數(shù)據(jù)技術(shù)的普遍應(yīng)用突破了時(shí)間與地域的限制，為特色館藏的建設(shè)提供了有效的技術(shù)保障。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)可通過檔案官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、抖音等新媒體平臺(tái)豐富檔案信息資源內(nèi)容，加快檔案信息資源建設(shè)。

（三）技術(shù)方面

檔案部門借助新興網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以降低共建成本、提高工作效率，為用戶提供更便捷更多元的信息服務(wù)，促使檔案信息建設(shè)發(fā)展良性循環(huán)。

隔年春天，我被調(diào)到省城，新單位暫時(shí)沒有住房，李耕老師讓我跟他一塊住。他落實(shí)政策在省文聯(lián)分到住房，家屬還在外地：我上班，房子就是空的，你可以安心寫作。飯我們自己做。

完善檢索方式和工具。大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶追求高效率、高性能的檢索方式。檔案部門需建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并對(duì)其系統(tǒng)、清晰地分類，有效解決檢索源缺乏的困境。同時(shí)，提供多樣的檢索工具，滿足用戶的多種需求。此外，要設(shè)置合理的檢索途徑，檢索語言避免過于專業(yè)化。

跨領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)數(shù)字編研。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案編研，呈現(xiàn)出高科技化與專業(yè)化的特點(diǎn)。檔案部門可以開展跨領(lǐng)域合作，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字編研，與多種專業(yè)人才合作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)資源互補(bǔ)。

（四）服務(wù)方面

檔案信息共建事業(yè)想要獲得長足發(fā)展，必須要求變革檔案服務(wù)思維，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，提升檔案工作者綜合素質(zhì)，用創(chuàng)新的理念為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，滿足用戶多元化的服務(wù)利用需求。

轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，提升檔案隊(duì)伍整體水平。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了巨大的變化，這就要求檔案人員要提高自身專業(yè)素養(yǎng)，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，以用戶需求為中心，完善、利用和挖掘檔案信息資源，更好地服務(wù)社會(huì)。

以用戶需求為中心，提供個(gè)性化服務(wù)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案部門要樹立“以人為本”的服務(wù)理念，針對(duì)不同用戶的特點(diǎn)和需求，創(chuàng)新服務(wù)方式，提供個(gè)性化的檔案信息資源收集、推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)。

（五）安全方面

人員層面。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要加強(qiáng)檔案工作者的安全責(zé)任意識(shí)，提高其安全管理能力。通過構(gòu)建檔案安全管理制度、安全管理培訓(xùn)機(jī)制及安全管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，保證檔案工作人員高度的安全責(zé)任意識(shí)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)宣傳，定期開展檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)信息安全培訓(xùn)。同時(shí)，搭建網(wǎng)絡(luò)安全人才體系，為檔案信息內(nèi)容的完整性和真實(shí)性提供有力的人才支撐。

技術(shù)層面。技術(shù)手段是檔案信息安全的重要保障，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)面臨軟硬件系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全問題，可以采取不同的技術(shù)手段加以保證。比如針對(duì)軟硬件系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全問題可以通過數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)技術(shù)來解決。防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等安全技術(shù)通?？山鉀Q網(wǎng)絡(luò)安全問題等。

面對(duì)大數(shù)據(jù)的強(qiáng)勢(shì)來臨，網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化、共享化已成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作尤其是檔案信息資源的共建要樹立資源共享、互利雙贏的開發(fā)管理理念，在保證檔案信息資源安全的前提下，逐步構(gòu)建一套完整的檔案信息資源共建體系，保證檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。