高校教學秘書工作現(xiàn)狀及改進策略

相曉艷

（西安財經(jīng)大學行知學院，陜西 西安 710038）

教學秘書作為教學管理的具體執(zhí)行人員和實施人員，對于維護基本的教學秩序、保證教學的質量、落實國家的教育方針政策等方面都具有重要的現(xiàn)實意義。但在實際工作中，高校秘書的隊伍建設以及日常工作中依然面臨一定的困難，對此，需要結合高校的工作實際，以及現(xiàn)在高校教學工作的特點，進行積極改進，助力高校教育的發(fā)展。

一、高校教學秘書工作現(xiàn)狀分析

（一）專業(yè)紛雜，缺乏管理知識

盡管當前高校教學秘書的學歷都是碩士學歷及以上，但在實際的用人機制上存在一定的不合理現(xiàn)象。其中，部分工作人員的專業(yè)與管理無關，也沒有從事相關工作的經(jīng)驗，因此在工作的落實過程中存在不專業(yè)的問題。大多數(shù)的招聘工作，對于學歷有一定的要求，對于專業(yè)的要求并不明確，盡管有從事相關專業(yè)的人員，對于管理經(jīng)驗而言，依然比較缺乏，這就在很大程度上影響了工作效率。

（二）人員流動性大，缺少專人負責

就高校而言，部分學院內沒有行政秘書崗位，教學秘書完成本職工作的同時還要兼任行政秘書，有的還兼任學院宣傳員，完成部門行政和宣傳工作，這種一人兼多個崗位的情況，不利于明確分工，難以快速解決教學管理中的實際問題。導致人員換崗或流失比例大，教學秘書作為學院基層的崗位，需要對教學、科研工作流程和內容有一定的準確認識。在實際工作中由于人員的流動性，新入職的教學秘書工作不能有效銜接，不利于工作開展。部分高校對于教學秘書的聘任沒有正式編制，更增加了崗位的流動性。由于學校的教學管理工作缺乏專人負責，導致文件處理流程和處理方式也存在一定的差異，不利于教學工作的順利開展。

（三）缺乏職業(yè)認同感、易產(chǎn)生職業(yè)倦怠

教學秘書的工作內容本身相對固定，有時比較枯燥，因此對于從業(yè)人員而言，有時難以獲得成就感。就工作性質而言，教學秘書的工作在于為學院老師的教學服務，因此工作人員容易產(chǎn)生為他人服務的感覺，長期存有這種想法將會影響職業(yè)認同感，造成不同程度的職業(yè)倦怠。當前，高校的教學秘書招聘對于應聘者的年齡有一定的限制，剛畢業(yè)的碩士生應聘后，就要從事繁雜、重復的工作，容易消磨斗志，既不利于自身的發(fā)展，也不利于高校教學工作的高效開展［1］。

二、當前教學秘書工作存在的主要問題

（一）對學生的基本情況缺乏了解，難以幫助學生解決問題

就當前而言，大多數(shù)從事教學秘書工作的人員與學生的聯(lián)系較少，缺乏接觸學生的渠道，即便是涉及學生事務的教學通知，也需要借助輔導員傳達，存在跑腿多、問題解決困難的情況。

（二）職業(yè)技能培訓欠缺

由于高校教育秘書崗位的特殊性，因此對于入職者而言，有時缺乏基本的技能培訓。即便是從事培訓工作，對于新入職教學秘書的培訓課程也是集中在教師職業(yè)道德和教學能力提升方面，對于教學秘書工作而言，缺乏針對性的業(yè)務能力指導。因此，許多教學管理工作都是第一次接觸，缺乏經(jīng)驗，不具備對具體工作制度和流程的宏觀角度把握能力，面對學院教師和學生的問題，只能向上級求助。上級工作部門對此類工作缺乏耐心，容易降低教學秘書的工作熱情。在教學秘書的工作期間，缺乏培訓的機會，導致教學秘書工作開展的過程中缺乏與外界交流溝通的機會，不利于自身教學管理能力的快速提升［2］。

（三）工作量大，內容繁雜

作為高校學院的教學秘書，不僅需要及時完成部門領導安排的工作任務，還要做好學校各個部門的工作銜接，比如教務處、實踐學習管理部門、科技處以及人事處等，還要與教師做好溝通工作，安排好排課并組織專業(yè)課考試，完成課程評價和科研考核等工作。在各類工作期間還需要完成各個部門發(fā)布的相關任務，協(xié)助老師，對部門相關課程建設和專業(yè)建設資料進行搜集，并跟蹤后續(xù)的工作。有時還要做好部門教學和辦公相關業(yè)務的費用報銷工作，這些繁雜的工作在開展過程中既耗時又易出錯，如果教師配合度不高，就會影響工作效率，使得教學秘書沒有太多精力深耕于自身專業(yè)技能學習，不利于成長發(fā)展。

（四）職業(yè)前景不明確，晉升渠道不暢通

對于高校的教學秘書而言，前景并不明朗，職業(yè)晉升的渠道也不夠通暢。與高校的教師和實驗室輔導員評職稱不同，教學秘書不能通過這種方式晉升，也無法完全按照行政部門管理崗位的晉升制度，進行職業(yè)規(guī)劃。這種晉升渠道匱乏的現(xiàn)實問題，也降低了教學秘書的工作積極性，看不到發(fā)展前景，缺乏學習動力，喪失了工作的熱情，導致教學秘書崗位相對尷尬。

三、解決教學秘書發(fā)展困境的策略

（一）加強與學生的溝通交流，提升工作效率

教學秘書在開展工作的過程中與老師的交流相對較多，與學生的溝通較少。因此高校的學院應該鼓勵教學秘書擔任學生班主任，從而更好地了解學生的學習和生活情況，從而在幫助學生解決問題時更有針對性。加強與輔導員的溝通，利用網(wǎng)絡平臺組建班委學生群，及時發(fā)布相關教學信息，鼓勵學生參與，教學秘書可以通過定期組織學生座談會的方式，幫助大學生能夠及時了解教學管理的工作環(huán)節(jié)，更好地了解問題的處理流程，同時也了解學生對教師和學院教學管理的需求和建議。也可以通過招聘學生助理的形式，讓學生利用一定的課余時間，到教學秘書辦公室?guī)兔?，這樣既能幫助學生增強對工作的認識，還能適當減輕教學秘書的工作負擔，提升工作效率［3］。

（二）減輕教學秘書的工作負擔

由于教學秘書的工作內容繁雜，工作量較大，在參與教學管理和質量監(jiān)控、課程和專業(yè)建設以及相關統(tǒng)計工作時，學院應該將個別任務分派給相關教師，平衡工作量。部分高校的學院規(guī)定新入職的教師在教學秘書辦公室?guī)兔σ荒辏@種處理方式值得借鑒。對于剛入職的教師而言，課程和項目相對較少，空余時間較多，因此可以通過辦公室的工作更好地了解。同時，快速適應生活環(huán)境，這樣對于新入職教師和教學秘書而言都十分有利，還能大大減輕教學秘書的工作負擔，提升教學管理水平。

（三）領導、教師積極配合

對于二級學院的領導和教師而言，應該理解教學秘書的工作，并積極配合，對教學秘書發(fā)布的通知及相關文件及時反饋，避免由于個人情況影響教學秘書的工作進度。教學秘書的工作由于比較龐雜，因此難免出錯，一旦出現(xiàn)問題應該共同解決，相互支持。在教學秘書工作過多時，院領導應該及時做好調整，合理分配工作，從而確保各項工作有條不紊地開展。

（四）采取輪崗制，提高工作熱情

長期從事某種重復工作容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對此，高?？梢栽O置工作期限，通?？梢远槿昊蛘呶迥?，工作期滿可以進行崗位輪轉。將教學秘書與行政崗位調換，可以與教務處、科技處以及人事處進行輪換，這種處理方式既能激發(fā)教學秘書的工作熱情，同時也可以避免產(chǎn)生懶散的工作作風。另一方面，對于教學秘書而言，能夠保持職業(yè)的新鮮感，不斷學習，更好地了解高校的教學工作流程，促進個人的發(fā)展。

針對教學秘書職業(yè)規(guī)劃的管理制度，首先，需要強化學校與教學秘書間的溝通，通過對教學秘書自身職業(yè)規(guī)劃的了解，設置合理且具有針對性的培訓計劃和具體措施；其次，通過分析對比教學秘書績效考核結果，對有潛力的教學秘書進行挖掘，通過集中式培訓或者專項式發(fā)展，幫助教學秘書挖掘自身職業(yè)潛能。而培訓規(guī)劃的制定屬于培訓的第二要點，該環(huán)節(jié)主要工作內容包括：設立具體的培訓目標，制定具體可行的培訓計劃和相關培訓措施。以職業(yè)生涯為導向的培訓活動的開展，是高校根據(jù)自身發(fā)展需求以及教學秘書自身職業(yè)潛能、發(fā)展需要展開的一種培訓計劃，但是在培訓剛開始階段，需要高校和教學秘書共同商議，設計自己的培訓要點，同時嚴格遵照培訓計劃對教學秘書開展培訓活動［4］。

（五）提供學習機會，設置合理的晉升渠道

職位的晉升對于教學秘書而言，至關重要。對于高校的教學秘書而言，學校和學院應該大力支持深造，給其教學秘書一定的發(fā)展空間，積極鼓勵其在專業(yè)上深造，攻讀博士學位或者在工作上發(fā)展。在職業(yè)向上發(fā)展通道上，改進晉升制度，可以設置職級職位認定制度，增加一定的上升發(fā)展空間，為教學秘書提供發(fā)展方向，還應該積極建立獎勵和激勵制度，及時對教學秘書的工作進行考核評定，增加一定的考核優(yōu)秀比例人數(shù)，從而充分調動教學秘書的工作積極性［5］。

高校人力資源管理者，需要提高對培訓結果的考核力度，避免出現(xiàn)部分教學秘書培訓過程中應付的情況，提高培訓的實效性，促進高校內部培訓質量提升。與此同時，要重視掌握培訓結果，明確培訓的不足，掌握教學秘書培訓期間的表現(xiàn)，如果培訓不過關的話，直接和教學秘書績效工資掛鉤，激發(fā)他們主動參與的積極性，實現(xiàn)推動高校健康發(fā)展的目的。切實發(fā)揮人力資源培訓考核及反饋提升的作用，通過人力資源培訓提高教學秘書工作質量與效率。其次，人力資源培訓者要主動考慮各方面因素，調整培訓方案與內容，保證培訓方案的可行性，切實發(fā)揮人力資源培訓作用，提高教學秘書綜合素質，達到促進高校市場競爭力提升的目的［6］。

綜上所述，高校教學秘書工作的內容繁雜，工作量大，但教學秘書工作的開展將會影響學校的教學管理水平。對此，高校的管理人員和院領導應該客觀認識教學秘書的重要性，明確其工作職責，從人員的招聘、培訓、考核、晉升等方面進行綜合考量，積極創(chuàng)新管理辦法，為教學秘書工作提供更多的便利條件，從而推動高校教學管理工作的健康發(fā)展。