公立醫(yī)院職能部門檔案管理標準化工作體系的研究與探索

許愛德

（山東省日照市人民醫(yī)院，山東 日照 276826）

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷快速發(fā)展，公立醫(yī)院檔案管理也形成了專門的學(xué)科，從檔案類別屬性到檔案的數(shù)量，都在隨著年限的積累不斷增多，科學(xué)合理有序的檔案管理系統(tǒng)可以有效促進醫(yī)院檔案規(guī)范化的開展，是公立醫(yī)院管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和保障。

一、構(gòu)建公立醫(yī)院檔案管理體系的意義

公立醫(yī)院都是由多個科室組成，每個科室都有獨立的檔案，導(dǎo)致在整個醫(yī)院檔案工作中形成了較大的分散性。而檔案在形成中又會涉及較多的人為參與環(huán)節(jié)，從科室的類別和內(nèi)容都有著不同的檔案特點，從而使得各職能部門的檔案具有多樣性和復(fù)雜性，在規(guī)范化整理上會遇到各種各樣的困難和問題。因此，公立醫(yī)院需要建立完善的檔案管理體系，強化各職能部門檔案的管理制度，形成一套行之有效的工作機制。檔案管理體系標準化是對公立醫(yī)院各類檔案有效管理，以及使其在醫(yī)療科研等工作中提供完善服務(wù)和提供有效資源的基礎(chǔ)。檔案的完善和提供可以有效為醫(yī)院管理決策提供重要的依據(jù)。通過完善的檔案管理體系，可以更好地收集各職能部門的檔案，降低了檔案保存成本，確保檔案的完整性和有效性，為進一步推動醫(yī)院工作起到了決定性的作用［1］。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，公立醫(yī)院檔案管理已經(jīng)是具有一定規(guī)模性的工作。雖然檔案管理工作已經(jīng)有其發(fā)展的方向，但在實踐中醫(yī)院檔案管理工作還是存在一些問題。例如，在檔案收集歸檔過程中，由于醫(yī)院科室較多，要想全面收集完整的檔案，還是存在一些難度，過程也比較緩慢。而在整合和利用上，檔案的利用率也比較低，不能及時有效地發(fā)揮其作用［2］。

雖然不少公立醫(yī)院已經(jīng)設(shè)立了檔案管理制度，但由于跟檔案管理現(xiàn)代化差距比較大，導(dǎo)致在檔案運行和實施中成效不佳，整個檔案管理體現(xiàn)出來的作用也是微乎其微。職能部門檔案管理工作人員往往是兼職人員，專業(yè)性不高，缺少檔案保密意識，知識掌握也比較淺顯，在整個搜集檔案過程中沒有足夠的認識，收集上來的檔案存放不規(guī)范，有時候隨意放置的檔案可能會被遺忘，導(dǎo)致整個檔案材料丟失或者破損。公立醫(yī)院對檔案管理有關(guān)政策規(guī)定的宣傳力度不大，導(dǎo)致職工思想上不重視檔案管理工作，對相關(guān)的法律法規(guī)也缺少足夠的認識。檔案對于醫(yī)院來說是不可再生的資源，是醫(yī)院管理財富的積累和沉淀，因此，加強檔案管理重要性的宣傳，加大檔案管理職工的專業(yè)技能培訓(xùn)，是醫(yī)院檔案管理工作面臨的巨大挑戰(zhàn)。

三、檔案管理標準化面臨的問題和不足

（一）檔案管理標準差，人員缺乏檔案知識和能力

在檔案管理中，大部分的公立醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，缺乏對實際醫(yī)院形式的考量和融合，導(dǎo)致在檔案管理上存在不科學(xué)和不全面的情況。如今信息化的發(fā)展，很多高科技信息化建設(shè)已經(jīng)融入醫(yī)院當(dāng)中，檔案管理也需要跟信息化相融合，但很多醫(yī)院檔案室只是引進了信息化設(shè)備，卻沒有加以利用［3］。例如，在信息化檔案管理中，缺乏對格式的統(tǒng)一性和規(guī)范性，對文件運用什么樣的辦公軟件沒有規(guī)范性，導(dǎo)致每個職工歸檔方式都不一樣。沒有對檔案信息化管理程序很好地運用，沒有建立統(tǒng)一的規(guī)章制度。在檔案信息化管理中，對互聯(lián)網(wǎng)的共享模式?jīng)]有合理安排。

（二）檔案兼職人員缺乏系統(tǒng)知識

檔案管理具有標準化和規(guī)范化，職工的專業(yè)性是整個管理系統(tǒng)中最為重要的關(guān)鍵點。而很多檔案管理職工并不是科班出身，再加上沒有系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致對檔案的管理不夠重視，對檔案保密意識淡薄。由于缺乏針對性的訓(xùn)練和培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致整個管理工作中工作效率嚴重降低，工作水平不夠。有的醫(yī)院也會進行培訓(xùn)，但是沒有足夠的進行針對性、大范圍的統(tǒng)一培訓(xùn)，最后會讓知識掌握上大打折扣，起不到專業(yè)培訓(xùn)的效果。

（三）信息技術(shù)意識淡薄，利用率低

醫(yī)院檔案的整理歸納是對醫(yī)院工作的強有效整合過程，單一地靠醫(yī)院檔案管理人員進行管理收集，對形成統(tǒng)一化規(guī)范化管理難以實施。因此，在信息技術(shù)發(fā)展的今天，許多公立醫(yī)院已經(jīng)利用信息技術(shù)手段進行較為初級的管理，但是距離檔案管理全自動化還有較大的差距。例如，最簡單的掃描儀，初期檔案管理工作人員對掃描儀了解不多，掃描儀不夠先進，需要檔案管理人員手動操作對文件進行掃描，完全不能全自動性、大范圍對檔案進行掃描工作，降低了工作效率。許多公立醫(yī)院購買專門的院內(nèi)管理系統(tǒng)，但是沒有足夠的技術(shù)人才將系統(tǒng)跟各個科室進行連接互通，系統(tǒng)只能在科室和科室內(nèi)部人員中操作，利用率極低。很多公立醫(yī)院在紙質(zhì)檔案整理中，依然需要大批人工進行歸檔裝訂，無形中增加了人員的工作量，導(dǎo)致檔案管理工作人員資源缺乏。

（四）綜合檔案水平不高，收集能力不足

從公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀上看，很多醫(yī)院在檔案管理上依然有分散性的情況，各個科室管理自己科室的檔案。沒有一個完善的統(tǒng)一管理制度和標準，導(dǎo)致各科室收集上來的檔案無論從數(shù)量還是質(zhì)量上都參差不齊。在檔案收集工作中，由于部分科室的不重視，還會導(dǎo)致檔案不全甚至丟失的情況。因此，要從分散化形式入手，整合各科室檔案，每個科室都需要有專職負責(zé)檔案整理的人員，人員和人員之間也要有良好的交流互動，有效地把各科室檔案可以整合到一起，統(tǒng)一規(guī)范性管理［4］。

（五）缺乏檔案歸檔標準體系

從醫(yī)院檔案特點上研究，除了病案外，醫(yī)院檔案大部分都是在醫(yī)療管理等工作中形成的規(guī)模性內(nèi)容，對當(dāng)下醫(yī)療水平和醫(yī)療研究都具有最直接的反映，是當(dāng)下最具專業(yè)性和技能性的展現(xiàn)。同時，各科室檔案也是醫(yī)院標準化建設(shè)的評審依據(jù)，是反映醫(yī)院等級及服務(wù)能力的最為基礎(chǔ)的資料。充分說明醫(yī)院檔案和醫(yī)療工作有著不可分離的作用，在醫(yī)療管理過程中，需要利用檔案中的內(nèi)容對醫(yī)療救治等管理工作進行分析，從而提高醫(yī)療質(zhì)量管理水平，保障醫(yī)療安全。此外，對檔案中醫(yī)療管理的研究，可以有效提高醫(yī)療技術(shù)整體質(zhì)量和水平。因此，要對醫(yī)院檔案進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，從整個醫(yī)院檔案特點上做出分析，為整個醫(yī)院醫(yī)療水平提供有效保障。

四、公立醫(yī)院職能部門檔案管理標準化的解決建議

（一）對醫(yī)院檔案工作內(nèi)容進行標準化管理

作為醫(yī)院整合檔案的管理部門，需要其與各個科室及時有效地溝通和聯(lián)系，對收集上來的檔案進行嚴謹?shù)膶彶楣ぷ?，及時發(fā)現(xiàn)檔案問題點，隨時與科室建檔專職人員溝通，解決在檔案審查中發(fā)現(xiàn)的問題。醫(yī)院檔案管理部門具有對各科室檔案建檔人員的監(jiān)督作用，從建檔開始就要形成統(tǒng)一的標準化、規(guī)范性操作形式，確保檔案在收集過程中質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)步提升。同時，通過標準化、規(guī)范性的操作，可以有效地節(jié)約人力財力和時間成本。

（二）建立檔案管理標準化體系和考核監(jiān)督體系

在檔案收集中會涉及多個環(huán)節(jié)，經(jīng)手的人員也比較多，因此檔案管理規(guī)程的制定中要有具體的管理制度進行約束。要明確檔案管理的體制機制和管理權(quán)限，責(zé)任要落實到人，明確檔案管理部門和檔案建立部門的關(guān)系，明確各個科室在檔案工作中的分工和職責(zé)。通過有效的管理制度建立完善醫(yī)院檔案管理機制，確保在移交過程中不會出現(xiàn)差錯，制定相應(yīng)的獎懲進行約束，利用健全的法律法規(guī)管理，才能使檔案管理工作更加正式化和規(guī)范化［5］。

（三）加強檔案管理人員隊伍常態(tài)化管理

在檔案管理人員的素質(zhì)要求方面，必須要有較高的思想覺悟和政治覺悟，具有相當(dāng)高的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，具備檔案管理人員的勝任力。不僅需要熟知檔案管理制度的各項規(guī)定，還能做到有效整合各部門檔案，對各種形式的檔案如音像、視頻、文字、圖片等類別都可以熟練歸檔管理。在信息化發(fā)展的形勢下，檔案管理人員不但要掌握檔案管理專業(yè)知識的運用，還需要懂得信息化技術(shù)的運用。這就需要醫(yī)院在引進信息技術(shù)的同時，培養(yǎng)更高層次的專門人才進行檔案管理。只有建立綜合高效的檔案管理隊伍，才能讓醫(yī)院的檔案管理更規(guī)范化，利用率得到更好地提升。

（四）加強信息化手段應(yīng)用，提高檔案管理水平

在醫(yī)院整體檔案管理中，要了解醫(yī)院本身的特點，從特點出發(fā)完善相應(yīng)的醫(yī)院檔案管理體系，從體系中加強醫(yī)院檔案文本、視頻等歸檔管理。需要建立醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對實時數(shù)據(jù)進行共享，同時利用網(wǎng)絡(luò)的特性對檔案工作進行指導(dǎo)和檢查，確保系統(tǒng)在檔案管理中發(fā)揮重要作用。在完善檔案過程中，針對不同的科室專業(yè)檔案在系統(tǒng)中就可以改進，隨時確保檔案的有效性。例如，在對醫(yī)院基本數(shù)據(jù)的運用中，對人力資源等信息利用中，組織人事部門可以有權(quán)限完善資料，其他職能科室可以設(shè)定權(quán)限快速提取人力資源資料，從而形成準確有效的資料分析，有助于實現(xiàn)醫(yī)院管理的高效率。

五、結(jié)語

為了公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的可持續(xù)，做好檔案管理工作是一項基本任務(wù)。要根據(jù)新時代的發(fā)展要求，加強培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)性，特別是行政職能部門的檔案管理者，要為醫(yī)院檔案管理工作做出努力，從而為醫(yī)院管理現(xiàn)代化提供有力保障。職能部門檔案管理制度要健全完善，檔案管理者要不斷提升素質(zhì)，運用現(xiàn)代化信息化手段，提高檔案利用率，在醫(yī)院發(fā)展需要用到檔案的時候隨時可提供保障，使醫(yī)院可以在有效檔案中得到更多的支持，推動醫(yī)院現(xiàn)代管理水平上臺階，為維護人民群眾健康權(quán)益作出貢獻。