簡述新時(shí)代下檔案管理工作內(nèi)容和模式變化

李曉紅

（濱州市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 濱州 256600）

一、探討檔案管理的現(xiàn)狀

對(duì)比傳統(tǒng)的檔案工作，現(xiàn)代檔案管理的內(nèi)容較多，且管理模式也摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，實(shí)現(xiàn)了綜合化、同步化管理。值得注意的是，隨著國家的電子信息技術(shù)的改革，我國電子政務(wù)和電子商業(yè)模式也層出不窮，全面刺激了檔案管理工作建設(shè)。從檔案管理工作現(xiàn)狀來看，在信息化和客觀需求下，檔案管理的工作呈現(xiàn)了高效化、便捷化以及綜合化的特點(diǎn)，滿足了電子檔案管理的各項(xiàng)綜合需求。與此同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展下，信息檔案也出現(xiàn)了信息同步化、精準(zhǔn)性、一致性的特點(diǎn)，我國的檔案管理也逐漸向綜合化、一體化電子檔案管理方向發(fā)展[1]。

二、分析我國檔案管理的工作內(nèi)容變化

（一）檔案收集整理資料變化

傳統(tǒng)的檔案收集是以紙質(zhì)檔案為主，大多檔案都是一項(xiàng)議案或者是項(xiàng)目的最終結(jié)果，僅僅是一個(gè)記錄過程的東西，檔案人員也僅僅只需要坐等檔案形成及時(shí)歸檔即可，這種方式無法體現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新性，也沒有照顧所有的人的思想意愿，檔案資料也只是一個(gè)生命數(shù)據(jù)內(nèi)容。但是在信息時(shí)代下，記錄人員可以記錄檔案開始到形成的所有過程，如通過音頻、視頻的方式記錄參與人員的關(guān)鍵意見以及成形的內(nèi)容，也減少了書寫記錄的工作量；可見，現(xiàn)代化的記錄方式可以讓檔案工作具有活力，檔案工作人員也能夠降低工作成本，及時(shí)收集檔案信息和知識(shí)內(nèi)容，完成管理任務(wù)。檔案管理工作對(duì)促進(jìn)社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)、構(gòu)建綜合化社會(huì)體系有重要的價(jià)值。針對(duì)不同的檔案應(yīng)用需求，檔案的整理方式、管理年限都有明顯區(qū)別，我國傳統(tǒng)的檔案管理均以紙質(zhì)化為主，工作人員也需要負(fù)責(zé)相應(yīng)的檔案資料收集、工作整理和歸檔工作。然而在實(shí)際的檔案管理過程中，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理的流程和管理內(nèi)容認(rèn)識(shí)不明確，無法利用最新的信息管理技術(shù)來提升管理質(zhì)量，降低了檔案管理效率，不利于全面管理[2]。

（二）檔案管理方式變化

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)化、人力化的，需要相關(guān)單位投入大量的人力和財(cái)力，考慮到檔案管理的數(shù)量多、管理的過程復(fù)雜，相關(guān)管理人員要投入大量的資金和財(cái)力。此外，傳統(tǒng)的檔案管理需要建立檔案庫房和檔案柜，甚至設(shè)置多名工作人員專項(xiàng)管理，在信息內(nèi)容不斷增加的背景下，傳統(tǒng)檔案的實(shí)用性不高，也不利于工作人員及時(shí)查閱信息。而利用電子檔案可以提升檔案信息的管理質(zhì)量和速度，可以保證所有電子檔案的格式和內(nèi)容，并將一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，加快信息的檢索速度。在互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)背景下，相關(guān)單位對(duì)檔案管理的速度、精準(zhǔn)度和效率有了更為嚴(yán)苛的要求。紙質(zhì)檔案使用頻繁容易導(dǎo)致檔案管理失誤，如檔案破損、遺漏、放置錯(cuò)誤等。工作人員要意識(shí)到檔案管理模式的變化，創(chuàng)新工作管理內(nèi)容，采用科學(xué)的管理方式，進(jìn)而適應(yīng)并促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。建議相關(guān)單位積極引進(jìn)高新技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理，以此來保證檔案的安全性和穩(wěn)定性。

（三）檔案管理的模式變化

傳統(tǒng)的檔案收集方式較為簡單，檔案管理人員僅需針對(duì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容予以區(qū)分，坐等信息內(nèi)容的形成，最后進(jìn)行信息收錄。值得注意的是，很多檔案信息都是集合、同步模式，即需要工作人員不斷更新內(nèi)容，若反復(fù)翻閱數(shù)據(jù)會(huì)導(dǎo)致檔案信息受損。可見，傳統(tǒng)的檔案管理以人力資源為主要管理源，管理對(duì)象也是實(shí)體檔案，面對(duì)著日新月異的檔案信息，檔案管理的更新、備份、上傳的工作量和工作難度也越來越大。針對(duì)于此，信息化檔案背景下，工作人員可以將數(shù)據(jù)科學(xué)存放記錄下來，針對(duì)檔案的運(yùn)用特點(diǎn)，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在特殊的磁盤、云盤內(nèi)，并實(shí)現(xiàn)同步傳輸和多平臺(tái)共享，這保證了檔案運(yùn)用的主動(dòng)性和科學(xué)性。在信息化和資源共享平臺(tái)建設(shè)環(huán)境下，相關(guān)工作人員要緊抓機(jī)遇，了解檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，不斷創(chuàng)新，最終提升檔案管理質(zhì)量[3]。

三、檔案管理的工作模式的變化分析

以上可知，現(xiàn)代化建設(shè)改變了檔案管理的工作內(nèi)容，讓紙質(zhì)化的檔案信息被賦予生命，依托于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息同步。從檔案管理模式來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案的成本高，而且管理效率較低，因此容易出現(xiàn)管理故障，如檔案信息泄露、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)、數(shù)據(jù)信息矛盾等。電子檔案的處理難度較低，工作人員僅需要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和檔案管理軟件就能夠完成檔案高效管理工作。可見，采用合理的檔案管理可以改善其工作模式。現(xiàn)針對(duì)檔案管理模式改變內(nèi)容和特點(diǎn)予以分析。

（一）檔案管理模式的改變

檔案記錄涉及隱私，工作人員應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)工作要求，改變傳統(tǒng)的工作意識(shí)。首先，工作人員要遵循保密工作，工作人員的各項(xiàng)操作都需要遵循相關(guān)法律法規(guī)并按照電腦操作執(zhí)行；其次，在日常信息維護(hù)中，檔案管理人員要經(jīng)常查看檔案信息的保存情況并對(duì)信息予以備份，如發(fā)現(xiàn)了檔案信息存在問題就需要及時(shí)告知本人并填寫相應(yīng)的文檔，及時(shí)保存，預(yù)防信息泄露；再者，電子信息的管理模式都依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案人員要及時(shí)更新并檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息輸入管理，預(yù)防出現(xiàn)安全漏洞[4]。

（二）檔案儲(chǔ)存方式改變

傳統(tǒng)的檔案保存需要大量的人力、物力和精力，而且因?yàn)閿?shù)量繁多，查閱起來相當(dāng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能滿足人類社會(huì)獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對(duì)信息進(jìn)行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統(tǒng)的檔案保存重點(diǎn)考慮的是檔案庫房和檔案柜的設(shè)置，在設(shè)計(jì)檔案館時(shí)，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲(chǔ)量及更新?lián)Q代的趨勢?，F(xiàn)代化的檔案館，不但應(yīng)該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應(yīng)有能力將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，以提高整體檢索速度。傳統(tǒng)的檔案管理方式是紙質(zhì)化的，特殊部門還需要建立檔案室，為了提升檔案管理質(zhì)量，現(xiàn)代信息化檔案管理主要依托于計(jì)算機(jī)內(nèi)存卡和硬盤、云存儲(chǔ)系統(tǒng)。這幾種方式改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案模式，并減少了空間利用，提升了信息傳輸和查閱速度。如傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理的效率極低，檔案信息從建立、審核、儲(chǔ)存、查閱、銷毀耗時(shí)耗力，浪費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，采用電子管理模式可以確保信息的安全性，且很多的檔案查閱部門都會(huì)設(shè)置專門的監(jiān)控系統(tǒng)，查閱人員的各項(xiàng)活動(dòng)都會(huì)被監(jiān)督，因此也降低了檔案篡改、遺漏發(fā)生率?？梢?，信息技術(shù)有效促進(jìn)了檔案管理質(zhì)量，相關(guān)單位要針對(duì)信息創(chuàng)新的內(nèi)容，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用科學(xué)的管理技術(shù)來促進(jìn)管理效果，積極貫徹“以人為本”的管理方針，最終促進(jìn)管理模式的轉(zhuǎn)變[5]。

（三）檔案的存儲(chǔ)模式變化

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理員都是通過國家、部門相應(yīng)的編碼來完成檔案信息錄入和收集工作的，這些情況下，檔案管理的方式落后，且工作量大，耗時(shí)耗力，反復(fù)翻閱紙質(zhì)文檔也會(huì)導(dǎo)致其受損，整個(gè)過程處理復(fù)雜，管理難度大。在信息化管理環(huán)境下，工作人員僅需要采用電子信息收錄的方式，如錄音轉(zhuǎn)文字、保存視頻文件等就可以保證檔案信息被完全收錄，且視頻操作的方式簡單，工作人員的工作不受時(shí)間和環(huán)境的限制，操作簡單。經(jīng)過科學(xué)的處理后，電子信息管理可滿足不同的用戶檢閱需求，還能夠方便信息同步收集和即時(shí)傳輸，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理目標(biāo)。

（四）檔案安全管理模式變化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理環(huán)境嚴(yán)苛，現(xiàn)場管理要注重防火、防潮、防爆、防水。電子計(jì)算機(jī)檔案管理模式雖然簡單，也沒有紙質(zhì)檔案管理嚴(yán)格，但是其也面臨著較大的管理挑戰(zhàn)，如電子信息檔案若出現(xiàn)故障就可能導(dǎo)致原有的檔案數(shù)據(jù)亂碼、丟失，失去利用價(jià)值。我國檔案管理正在全面向電子化信息化過渡，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，信息丟失或失真現(xiàn)象在所難免，因此，很多單位都配備了專業(yè)的技術(shù)人員維護(hù)、備份檔案，若有異常問題就會(huì)被及時(shí)檢測，系統(tǒng)也會(huì)同步開啟保護(hù)模式，暫停系統(tǒng)傳輸，執(zhí)行反追蹤措施，并對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行安全備份。這種處理方式雖然能夠保存原始數(shù)據(jù)，但是也會(huì)增加數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。目前，很多技術(shù)人員已經(jīng)研發(fā)了雙服務(wù)器同時(shí)運(yùn)行的熱備份系統(tǒng)，即當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障的時(shí)候，一個(gè)服務(wù)器會(huì)直接停止運(yùn)行，避免信息系統(tǒng)被入侵，且立即啟用備份服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)傳輸安全，預(yù)防數(shù)據(jù)泄露，也會(huì)保障檔案的相關(guān)收錄、傳輸工作[6]。

（五）設(shè)備管理模式的變化

對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，新時(shí)代下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的電子檔案也存在著一定的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障就會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)完全丟失、無法復(fù)原，嚴(yán)重時(shí)可導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露，造成風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，檔案管理人員要積極和程序設(shè)計(jì)人員交流溝通，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的特殊性、數(shù)據(jù)的保密性設(shè)置不同等級(jí)的安全應(yīng)急措施。一方面可以設(shè)置數(shù)據(jù)異地保存?zhèn)浞?，借助云?shù)據(jù)處理，以防計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，相應(yīng)的技術(shù)人員就可以在終端接受信息反饋，因此采用積極的應(yīng)對(duì)措施，預(yù)防問題升級(jí)，現(xiàn)在也流行采用冷備份機(jī)制，這種方法可以保護(hù)大部分?jǐn)?shù)據(jù)，讓整個(gè)數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序庫處于一個(gè)安全運(yùn)行狀態(tài)。另一方面提升權(quán)限控制，電子系統(tǒng)可以根據(jù)檔案的不同密級(jí)，確定向哪些人群開放。在檔案系統(tǒng)中，用戶僅可訪問權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)，但越權(quán)行為發(fā)生的時(shí)候，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)該行為進(jìn)行跟蹤，識(shí)別一些惡意篡改、蓄意破壞的行為，以此來預(yù)防網(wǎng)絡(luò)中的黑客入侵。病毒防治也是常見的設(shè)備管理模式，技術(shù)人員可以在檔案軟件中安置一些軟件來保護(hù)數(shù)據(jù)庫，且程序還能夠?qū)崿F(xiàn)定期查毒、殺毒，避免手機(jī)和U盤攜帶病毒，保證服務(wù)器、客戶端操作安全[7]。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理模式落后，需要相關(guān)人員專職收錄、分類、查閱和保管，為了保證檔案信息的安全性，查閱人員還需要經(jīng)過層層把關(guān)，預(yù)防數(shù)據(jù)受損。在電子數(shù)據(jù)的改革下，檔案管理的模式和管理內(nèi)容也發(fā)生了變化，建議相關(guān)單位因地制宜，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，不斷進(jìn)行調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新，選用科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案為社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終促進(jìn)自身企業(yè)建設(shè)發(fā)展。