傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的比較與發(fā)展

車喬

（中國(guó)直升機(jī)設(shè)計(jì)研究所，江西景德鎮(zhèn) 333000）

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

科技檔案是產(chǎn)品從研制、生產(chǎn)、交付等各階段形成的，具有保存價(jià)值的表格數(shù)據(jù)、圖樣、文字、聲像等各種載體、形式的文件資料。由于科研生產(chǎn)高度交叉，狀態(tài)管控難度大，科技檔案主要呈現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）種類繁多。從類別上可以分為：立項(xiàng)批復(fù)文件、研制任務(wù)書以及批復(fù)文件、合同及生產(chǎn)協(xié)議文件、有研制生產(chǎn)、技術(shù)問題的請(qǐng)示、報(bào)告和批復(fù)文件、產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件、手冊(cè)等。（2）周期長(zhǎng)、數(shù)量大。一個(gè)產(chǎn)品的研制需要經(jīng)歷方案設(shè)計(jì)、試制、鑒定、設(shè)計(jì)定型，最終才能到生產(chǎn)階段，整個(gè)過程至少需要幾年或更長(zhǎng)時(shí)間，每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。（3）涉及部門多，產(chǎn)品從研制到生產(chǎn)，涉及部門眾多，包括規(guī)劃、質(zhì)量、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案等多個(gè)部門。（4）成套性強(qiáng)。產(chǎn)品從方案設(shè)計(jì)到生產(chǎn)，每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生不同類型的檔案，從而形成一整套完整的科技檔案。除了沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還從研發(fā)、生產(chǎn)、試驗(yàn)、銷售、維護(hù)等各個(gè)方面開發(fā)了PDM系統(tǒng)、協(xié)同工作平臺(tái)等眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)。隨著信息化的發(fā)展，兩種檔案管理方式在進(jìn)行不斷的融合，將兩者有效結(jié)合、尋求使檔案管理工作發(fā)展方向。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的相同點(diǎn)

2.1 基本管理原則相輔相成

電子檔案是時(shí)間和社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的產(chǎn)物，電子檔案建立在傳統(tǒng)檔案基礎(chǔ)之上，是對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的有效整合與優(yōu)化而形成的。雖然電子檔案的在管理質(zhì)量、管理模式以及管理技術(shù)水平方面都優(yōu)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，但性他們?nèi)匀粚?duì)彼此具有不可替代性。但是從另一方面來(lái)說(shuō)，電子檔案信息在進(jìn)行分類歸檔和存儲(chǔ)工作中難免會(huì)遇到一些信息干擾導(dǎo)致的問題，這對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)是不可避免的，它的真實(shí)性和有效性也需要紙質(zhì)檔案來(lái)支撐，從保管的地域空間來(lái)講，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存量是有限的，而且具有非常繁瑣的管理方式，從這一點(diǎn)來(lái)看，對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案有著自己絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，在現(xiàn)代化檔案管理工作中起著不可替代的作用[1]。

2.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案不可分割

時(shí)代的技術(shù)不斷革新，背景隨著時(shí)代而改變，傳統(tǒng)檔案管理借助其創(chuàng)新發(fā)展成電子檔案管理，進(jìn)而提升了綜合水平與管理效率，這是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，檔案管理的范圍也不斷拓展與增強(qiáng)。傳統(tǒng)檔案管理是是檔案管理模式升級(jí)的基礎(chǔ)，也是電子檔案管理的基礎(chǔ)。技術(shù)的支撐是傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)步的重要標(biāo)志，也是電子檔案的有力保障。

2.3 電子檔案管理擴(kuò)大了信息量存儲(chǔ)

電子檔案是在原有的紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)之上發(fā)展而來(lái)的，并且實(shí)現(xiàn)了容量的擴(kuò)大，可以通過網(wǎng)絡(luò)互相交流，共享檔案信息，與此同時(shí)保障了對(duì)檔案信息保管的安全性。此外，調(diào)取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以在蘭臺(tái)里面對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索查找，簡(jiǎn)化了檢索工作。電子檔案沒有空間的限制，可以對(duì)檔案最大化存儲(chǔ)，更好地實(shí)現(xiàn)資源的交流共享與管理，對(duì)協(xié)調(diào)各部門的檔案管理工作有著積極的作用，與此同時(shí)，檔案工作人員可以更好地整合傳統(tǒng)檔案的歸檔工作，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。電子檔案管理也是紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上的延伸，并在此基礎(chǔ)之上創(chuàng)新出新方案，這兩者之間缺一不可。

3.電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1 歸檔方式不同

紙質(zhì)檔案歸檔需要由工作人員手工操作，將原有的設(shè)計(jì)圖紙打印出來(lái)后，對(duì)其進(jìn)行曬藍(lán)、整合、分發(fā)、排序、組卷、歸檔入庫(kù)等工作。同時(shí)，需要依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，底圖卷放至底圖柜；藍(lán)圖或白文件按照規(guī)律排放入藍(lán)圖卷夾中存放。而電子檔案則不同，目前科技檔案歸檔主要使用PDM系統(tǒng)來(lái)管理檔案數(shù)據(jù)，借助PDM系統(tǒng)進(jìn)行完成數(shù)據(jù)的電子簽署。通過PDM系統(tǒng)審簽后的文件，形成型號(hào)檔案的主體。歸檔后的文件存入蘭臺(tái)系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行整合分類后對(duì)檔案進(jìn)行分發(fā)。

3.2 分類、編目的區(qū)別

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)間方面比較單一，需要系統(tǒng)整合之后統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，由檔案工作人員進(jìn)行分類整理、排架入庫(kù)等，檔案工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度較大，并且有時(shí)間上的滯后和限制。電子檔案在文件整合之后，由設(shè)計(jì)發(fā)起流程，可以對(duì)其及時(shí)歸檔，文件形成后，在蘭臺(tái)系統(tǒng)中自動(dòng)整合分類、文件分發(fā)、工作人員定期對(duì)其進(jìn)行電子組卷。電子檔案歸檔具有及時(shí)性，能夠有效減少文件漏歸、漏發(fā)等問題，快速便捷，提高工作效率。

3.3 保管方式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受環(huán)境限制，在保存上有極大風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)損毀和遺失，將是無(wú)法挽回的損失。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存需要很大空間，對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境要求高，不僅要考慮地面的承重，對(duì)庫(kù)房溫度、濕度等方面也有很高的要求，檔案工作人員需要定期對(duì)庫(kù)房中的文件進(jìn)行清點(diǎn)、整理和保管。而電子檔案需要工作人員把檔案文件信息在歸檔系統(tǒng)中及時(shí)進(jìn)行審批歸檔，之后歸檔文件自動(dòng)進(jìn)入蘭臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行分類組卷，簡(jiǎn)化了許多工作流程。

3.4 查詢使用方式

電子檔案出現(xiàn)以前，由于保存條件不足，許多珍貴的紙質(zhì)檔案都成了孤本，這就導(dǎo)致文件的使用過程中受到時(shí)間、空間和人員等方面的制約，只有特定的極少數(shù)人員，在規(guī)定的地點(diǎn)以及時(shí)間之內(nèi)可以借閱。而電子檔案具有不唯一性，它可以不受時(shí)間和空間的制約，檔案可以通過掃描方式轉(zhuǎn)化成電子版，使用人員可以在同一時(shí)間不同地點(diǎn)借閱同一份檔案，檔案資料被多個(gè)需求者利用，提高了檔案的利用率。傳統(tǒng)檔案在查詢使用時(shí)需要檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房進(jìn)行翻閱查找，有些存放時(shí)間久的文件，查找起來(lái)也很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而電子檔案只需要進(jìn)入蘭臺(tái)系統(tǒng)，按照文件號(hào)或者題名進(jìn)行搜索，就可以成功找到需要的文件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不需要借助其他設(shè)備就可以進(jìn)行查閱，內(nèi)容比較直觀，但是由于我們單位兩地辦公原因，不同文件在不同地點(diǎn)進(jìn)行歸檔，這就導(dǎo)致許多圖紙文件無(wú)法異地查閱，而電子檔案可以實(shí)時(shí)共享，不受時(shí)間空間的限制。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分發(fā)時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案可以通過電子計(jì)算機(jī)等分發(fā)傳遞，減小了地域的局限性[2]。

4.電子檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的重要舉措

4.1 處理好技術(shù)細(xì)節(jié)

在技術(shù)細(xì)節(jié)處理方面，要注重工作人員的專業(yè)程度，在技能方面有很高要求，由專業(yè)人員完成和完善技術(shù)中的細(xì)節(jié)。電子檔案在歸檔工作中，需要因時(shí)制宜，做好篩查重復(fù)與防偽細(xì)節(jié)的工作，以免文件在保存時(shí)出現(xiàn)漏洞，影響以后工作的開展。

4.2 文件保存工作應(yīng)受到高度重視

在新形勢(shì)下，電子檔案管理是一種創(chuàng)新，也是檔案工作的重要形式之一，更是一種新興的產(chǎn)物，為了防止檔案圖樣文件的丟失缺漏，檔案保存的過程需要受到高度重視，檔案工作人員應(yīng)對(duì)檔案歸檔工作進(jìn)行細(xì)致的分工確保文件的完整性，保證日常工作的正常進(jìn)行。

4.3 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

近年來(lái)，隨著信息化概念的提出，應(yīng)用電子技術(shù)的檔案管理部門，明顯提高了工作效率，工作人員所面臨的工作方式和負(fù)擔(dān)都愈加增強(qiáng)，工作人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)得不到良好的提高必然會(huì)對(duì)檔案工作造成負(fù)面影響，也會(huì)增加工作人員的困擾。檔案部門應(yīng)不斷培養(yǎng)提升他們的工作能力和綜合素質(zhì)，及時(shí)關(guān)注教育他們的思想意識(shí)，從而更加積極地工作[3]。

5.結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理有很大優(yōu)勢(shì)。但是，電子檔案無(wú)法完全替代紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有其優(yōu)勢(shì)和無(wú)可替代性。檔案管理人員應(yīng)該將兩者進(jìn)行有效的融合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)，另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，二者相輔相成，才能使檔案管理工作更好地進(jìn)行。