探究大數據時代下的檔案管理工作

舒 瓊

（西安醫(yī)學院，陜西 西安 710000）

信息化技術的發(fā)展和普及，為人們的工作和生活帶來更多的便利條件，同時也為人們提供了很多發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)，在這其中也包括了檔案管理工作。檔案管理工作中需要做好信息的保管工作，并要對信息進行持續(xù)的更新和完善，實現有效的信息二次儲存，為人們的查閱提供便利條件。

一、大數據概念闡述

通過相關的軟件來將相應時間內的數據集合進行收集和處理被稱作為大數據技術，這種技術通過更加高級的處理方式來提升整體的決策水平，并對整個流程進行優(yōu)化，大數據的優(yōu)勢在于種類多、容量大、速度快、真實性高、價值性高等等，其通過對大量數據進行分析后來實現精確的定位，從目前的情況來看，很多行業(yè)都在運用大數據進行積極的轉型和發(fā)展［1］。

二、檔案管理工作中應用大數據技術的重要意義

第一，通過運用大數據技術能夠提升檔案管理工作的效率。在開展檔案管理時需要整理很多數據信息，所以通過應用大數據技術有利于提升自身的工作效率，同時也節(jié)約了人力物力，實現了對成本的有效控制。因為以往的檔案管理工作需要消耗大量人力資源，并需要大量的空間來儲存這些檔案信息，而通過對大數據的運用則能夠實現空間的節(jié)約，從而增強了有限資源的利用效率。

第二，通過大數據技術的應用能夠增強檔案管理工作的質量，并能夠提升檔案資料儲存的有效性，在降低儲存空間的同時也能夠提升儲存質量。很多需要長時間進行儲存的信息都十分重要，那么以往在運用紙質媒介進行信息儲存時，容易出現模糊以及老化的情況，這些情況必然會對檔案管理質量造成影響［2］。運用大數據技術使得檔案資料儲存的方式向著電子信息化的方向發(fā)展，實現了整體管理模式的轉變。

第三，大數據技術有著更強的分析判斷能力，能夠更加迅速地實現對資料信息的索引，在信息時代數據資料的增長速度飛快，為檔案管理工作人員帶來了一定的工作難度，雖然大部分數據資料有著重要的價值，但要從大量的數據資料中找到自己所需的內容要遠遠比從紙質資料中找到更加困難，想要逐一地進行數據信息閱讀是不可能完成的，所以需要通過大數據技術的應用來解決這個問題，通過在硬件設備中進行大數據技術的應用來實現數據的系統(tǒng)化，將其所生成的大量數據進行索引的自動構建，為了能夠進行搜索的鏈接，該技術對于檔案管理工作而言是十分重要的［3］。除此之外，該技術也能夠實現對數據信息的有效分類，讓檔案管理這項工作的數據分析能力變得更強。

第四，大數據技術的信息處理能力更強，尤其是對于那些非結構數據，大數據包含了非結構化和結構化等多種類型，其中非結構化數據占據了總體的一半，且增長得飛快，作為檔案管理工作人員對其進行管理的難度進一步增加。通過大數據技術來進行數據庫的建立，不僅僅能夠實現數據之間的關聯，同時也能夠完成數據流或者空間數據等。以對象儲存架構為基礎來對數十億級別的文件內容進行管理，并對元數據管理問題進行有效的解決?？偟膩碚f，檔案管理工作通過對大數據進行應用能夠提升非結構化數據信息的有效管理。

第五，大數據技術應有巨大的數據信息儲存量，避免信息出現丟失的情況，在對檔案信息庫進行應用時，常常出現無法添加信息的情況，要確保檔案信息的儲存安全，除了要對機房進行擴大之外，也要對儲存設備進行積極的優(yōu)化，從而提升儲存量。相比于通信行業(yè)而言，檔案管理工作在數據儲存上的難度并不高，而在計算機領域中大數據技術的應用已經十分普遍，實用性非常強，所以通過大數據技術也必然能夠對檔案管理儲存量不足的問題進行有效的解決［4］。

三、檔案管理工作中當前所存在的問題

近些年來大數據技術已經在我國的各個行業(yè)中得到了廣泛的應用，對于行業(yè)升級和轉型以及整個社會的經濟發(fā)展都帶來了正面的影響，大數據技術能夠實現對大量數據的有效分析，從中獲取有價值的信息，檔案管理工作主要是對于資料信息進行保存，可以說這項工作與大數據技術之間有著一定的共同點，都是對數據進行收集和儲存［5］。在大數據時代中，要對檔案管理工作進行優(yōu)化，那么信息化和電子化管理手段的應用是未來發(fā)展的必然趨勢。當前檔案管理工作中所存在的問題主要包括以下幾個方面：

（一）信息化水平不足

隨著社會經濟的進步和科學技術的發(fā)展，數據的智能化和電子化儲存方式已經在多個行業(yè)領域中得到了廣泛運用，但一些檔案管理工作仍然采用的是紙質儲存方式，并未建立電子檔案，現代化管理水平嚴重不足，尤其是對于一些重要的信息仍然需要通過人工的方式去進行查找，不能夠提供智能查詢的服務。還有一些檔案管理部門雖然進行了現代化設備的配置，但應用水平卻存在著不足，仍然在采用單機儲存的方式，只能夠進行簡單的檢索和查找，無法真正對其中的價值進行深入挖掘，更談不上數據的加工和增值。

（二）人員綜合素質能力不足

從目前的情況來看，很多企業(yè)中實際上并未設立專門的檔案管理工作人員，這項工作主要由其他崗位人員來負責兼職管理，這些人員的信息化工作水平十分有限，無法對各項信息化技術進行熟練運用，即便是掌握一定計算機技術的人員也沒能夠認真學習檔案管理知識，從而導致檔案管理工作效率不足，無法滿足人們的工作需求［6］。

（三）重視程度不夠

以往人們對于檔案工作的認識就是對檔案文件資料進行簡單的登記和保存，整個工作內容毫無技術性，只要能夠保證資料信息不丟失就是合格完成了工作。所以在相當長的一段時間里檔案管理工作并未受到上級的重視。

四、大數據時代下的檔案管理工作開展策略

隨著信息技術的發(fā)展，大數據技術逐漸在各個行業(yè)領域和人們的生活中得到了應用，檔案管理工作必須跟上時代的發(fā)展，這樣才能夠讓這項工作的質量和效率得到切實的提升。下面對于大數據時代檔案管理工作開展的策略進行研究。

（一）重視電子化建設

通過檔案管理的電子化建設來實現檔案數據標準的統(tǒng)一，一方面要重視電子檔案的建立，實現對文件流轉過程的控制，將文件從起草到歸檔的整個過程轉化為電子檔案，建立統(tǒng)一的電子檔案規(guī)范，確保其能夠符合企業(yè)方面的檔案數據儲存標準。另一方面要重視數據搜索引擎的建立，實現數據管理體系的統(tǒng)一，通過大數據技術的運用來實現對檔案數據的高效率查詢和應用。

（二）對數據結構進行優(yōu)化

大數據技術的主要功能在于數據價值的提取和數據結構的優(yōu)化，所以在檔案管理工作中應該對大數據庫的建設方式進行明確，有效分析檔案數據的價值，這也是建立大數據檔案的主要工作內容。在建立數據庫的過程中可以根據多種類型和方式來進行數據的分析，從而對檔案數據結構進行優(yōu)化，讓數據能夠發(fā)揮出所應擁有的價值。

（三）重視人才培養(yǎng)

想要切實提升檔案管理工作的質量，首先需要做的就是優(yōu)秀人才隊伍的建設，這也是檔案管理工作能夠順利開展的重要基礎，對于檔案管理工作相關技能而言，需要重視對檔案管理工作人員的培訓，從而加強管理人員的檔案數據分析處理能力，檔案管理部門也應該積極地和一些大數據企業(yè)進行良好的合作，從而對大數據技術進行合理運用［7］。其次，因為檔案管理工作本身有著一定的保密性特征，所以在將大數據技術的作用充分發(fā)揮出來的同時，也要做好檔案信息的保密工作，避免出現信息泄露的問題。從檔案管理部門自身的角度上來看，要重視大數據分析人才的吸收和培養(yǎng)，對于檔案管理中的大數據分析工作開展提供重要的保障。

（四）加強對數據平臺的運用

無論是數據庫的建立，還是應用平臺的構建，目的都是為了提升檔案管理工作的便捷性，轉變以往那種繁瑣的檔案管理工作模式，讓檔案信息資料能夠切實發(fā)揮出自身的價值，將其在科技發(fā)展和文化傳播等方面的作用體現出來，想要實現這一點，就需要重視對檔案數據平臺的推廣和應用，讓更多的人對于檔案數據加深了解，并以管理平臺和APP為基礎來對各類檔案信息資源進行有效掌握，達到信息共享的效果。

（五）建立資源管理中心

在大數據時代，檔案管理這項工作也受到了一定的影響，如果能夠合理地運用大數據技術，可大幅度地提升檔案管理工作效率，對數量龐大的數據進行有效的分析、處理和儲存，為檔案管理工作提供重要的支持，實現檔案信息資源的統(tǒng)一性管理。為了能夠有效保障檔案信息的安全，需要提升部門本身的檔案信息綜合管理能力，能夠實現對檔案信息資料的科學備份管理。目前對于檔案信息資料的備份工作主要采用的是電子備份的方法，那么作為檔案管理部門就應該重視資源管理中心的建設，將各個結構的檔案信息資源進行有效的共享，并對其科學性和嚴謹性進行規(guī)劃，確保其能夠得到順利的實施。

（六）加強對大數據工具的研發(fā)

檔案管理工作具有其特殊性和敏感性，這就需要檔案管理機構結合自身的具體業(yè)務和部門職責要求，努力研發(fā)出符合自身發(fā)展實際的大數據分析工具。

五、結束語

大數據時代已滾滾而來，檔案管理工作也要融入大數據的潮流中。因此，在發(fā)展檔案大數據管理的進程中，各單位要加大力度組建專業(yè)的檔案員隊伍，建設起涵蓋各種資源的大數據中心，完善數據交換標準和數據歸檔機制，向社會各界推廣數據平臺的應用，全面促進檔案資源更有效地利用。