淺談檔案管理工作的重要性

李仕偉

（吉林省撫松縣水利局水庫移民服務(wù)中心，吉林 撫松 134599）

檔案管理工作需要精心營造齊抓共管格局，創(chuàng)建社會共識，在認識檔案管理工作重要性中，提升檔案管理工作水平。只有做到這樣，才能不斷促進農(nóng)村移民檔案管理朝向健康方向發(fā)展，推動檔案管理工作不斷獲得進步。從一定意義上說，檔案事業(yè)的有效發(fā)展，同樣能促進新時代社會經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展，推進目前社會市場經(jīng)濟體制獲得逐步完善。因此，需要農(nóng)村移民檔案管理部門，重視檔案管理工作。

一、全面做好檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作需要體現(xiàn)規(guī)范化

在一般情況下，從事檔案管理工作均需要遵守保密制度。針對檔案管理，往往是將檔案進行集中，實施統(tǒng)一管理。通過這種方式的管理，不容易泄露檔案內(nèi)容，并能提高檔案管理質(zhì)量。這就需要強化農(nóng)村移民檔案管理的規(guī)范化，既要統(tǒng)一印制檔案袋，又要確定統(tǒng)一的檔案整理形式，以制定的科學(xué)合理管理標準，組織開展檔案管理人員的統(tǒng)一培訓(xùn)工作，讓檔案管理趨向統(tǒng)一化與規(guī)范化管理，為促進檔案管理工作水平提升，奠定一種相對堅實的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理工作需要體現(xiàn)安全性

針對檔案管理工作過程中的每一個環(huán)節(jié)，均需要依靠嚴格的管理制度，進行必要把關(guān)。不論是建檔過程，還是進行檔案資料查閱，都需要在檔案管理人員的規(guī)范操作下，保證檔案信息的安全。體現(xiàn)農(nóng)村移民檔案管理安全性，有諸多表現(xiàn)：保證檔案資料完整性，是實現(xiàn)檔案管理安全性重要前提；確保檔案信息安全，是檔案管理工作中的重中之重；嚴格履行檔案資料查閱與借閱手續(xù)，是進行檔案安全管理的保證；防止檔案資料受潮或蟲蛀，預(yù)防鼠害，是保證檔案安全管理的常規(guī)性工作；尤其要特別注重消防，并是一種警惕性工作內(nèi)容。只有一切圍繞檔案安全而全面做好農(nóng)村移民檔案管理工作，才能保證檔案實現(xiàn)安全管理。

（三）檔案管理工作需要體現(xiàn)信息化

檔案所體現(xiàn)的靈活性和能否做到及時錄入必要的檔案信息，會直接影響檔案管理工作效率與效果。因此，農(nóng)村移民檔案管理需要全面實現(xiàn)信息化。目前，有許多單位都在強化檔案信息化管理工作，并將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案實施緊密結(jié)合，實施檔案管理。這在很大程度上，提高了檔案管理工作的靈活性、機動性與快速的錄入性。

二、目前檔案管理工作存在的問題

（一）有些檔案管理工作人員的責(zé)任心弱化

有些檔案管理工作人員責(zé)任心弱化的表現(xiàn)，主要有兩種情況：一是不能高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作缺乏相應(yīng)正確的認知。尤其是農(nóng)村移民檔案管理人員，他們認為，只要將檔案資料進行了保存或保管，當需要用到檔案資料的時候，又能做到及時找到，就是已經(jīng)管理好了檔案。沒有必要對檔案資料進行整理或編目。正是因為有了這樣的認識，往往會使他們的檔案管理工作，出現(xiàn)諸多亂象，尤其不能實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，也不能體現(xiàn)檔案管理工作的安全性；二是相對缺乏檔案管理專業(yè)知識。從業(yè)農(nóng)村移民檔案管理工作，必須具備必要的專業(yè)管理知識和相應(yīng)科學(xué)管理方法，如果沒有這方面專業(yè)管理知識，并不善于尋找或總結(jié)必要科學(xué)管理方法，則難以勝任農(nóng)村移民檔案管理工作，也就難以談起檔案管理工作的責(zé)任心問題。再加農(nóng)村移民管理部門，既不注重系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作人員，又要頻繁更換檔案管理工作人員，這就在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作人員，不能具有較強責(zé)任心，也不能使檔案管理工作人員專心研究檔案管理工作方法，致使檔案管理工作相對混亂。

（二）對歸檔檔案資料的鑒定缺乏準確性

進行歸檔檔案資料實施必要鑒定，意在將相對龐雜的農(nóng)村移民檔案，轉(zhuǎn)化成一種優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，其目的就是為了實現(xiàn)檔案資料存儲的優(yōu)質(zhì)化，用以保證農(nóng)村移民檔案資料具有必要的完整性，并在間接上體現(xiàn)對檔案管理的人、財、物的節(jié)約，提高檔案資料管理的便利性與安全性，體現(xiàn)較高的檔案管理工作水平。但是，在現(xiàn)實當中，有些農(nóng)村移民檔案管理工作人員，他們在對歸檔檔案資料具有的價值進行鑒定時，往往存有較強的保險心態(tài)，并有種瞻前顧后心理，寧可多留無用檔案資料，也不愿做更多的冒險處理。針對歸檔檔案資料整理問題，同樣存在一種認識誤區(qū)，認為針對單位的檔案資料收藏，愈豐富愈好，體現(xiàn)多多益善，不論其價值高低，或有用無用，都要給予歸檔，似有形式主義之嫌。

（三）檔案資料利用效率較低，不能充分體現(xiàn)檔案資料價值

因為有些農(nóng)村移民檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，并非高度重視檔案管理工作，他們認為檔案資料管理的好與壞，對單位或部門整體工作開展關(guān)系不大，實際意義不強，因而導(dǎo)致本單位或部門的檔案管理工作，未能有效納入單位或部門整體正常管理工作的范疇，這也就在客觀上，不能將本單位或部門的檔案資料具有的價值充分發(fā)揮出來，造成檔案資料利用效率與效果的低下。同時，又因有些檔案管理工作人員嚴重缺乏專業(yè)管理知識與技能，不能使他們對檔案資料進行更好的規(guī)范化整理與歸檔，并不能規(guī)范編制檔案資料檢索目錄，造成對檔案資料利用的混亂，同樣嚴重影響了檔案資料的利用與使用價值。

（四）檔案資料管理嚴重欠缺規(guī)范，管理亂象較多

檔案資料需要強化規(guī)范化管理，但在有的農(nóng)村移民檔案管理部門，由于不能高度重視檔案管理工作，又不能配備專職或?qū)I(yè)檔案管理工作人員，一般多以兼職為主，這就在客觀上降低了檔案管理工作質(zhì)量。降低檔案工作管理質(zhì)量的最主要表現(xiàn)，是針對檔案資料的歸檔格式不能實現(xiàn)相對統(tǒng)一，體現(xiàn)出雜亂無序，直接影響到了檔案立卷歸檔工作難以實現(xiàn)規(guī)范化；在有些檔案資料的立卷歸檔過程中，不能按照準確的歸類標準，確立明確的檔案標題，實施必要立卷建檔與歸檔，為規(guī)范管理檔案埋下了隱患；針對已有檔案資料的案卷整理，對有些檔案資料進行了收集以后，則將其置于隨意保存或保管狀態(tài)，既不進行排架，也不實施編目，形成一種管理雜亂無章狀態(tài)，當需要查閱或利用相關(guān)檔案資料時，卻是不能獲得快速及時的找尋。如此嚴重缺乏的檔案資料規(guī)范化管理狀況，能直接影響到對檔案資料的利用或使用價值。

（五）不能全面搜集檔案資料，影響檔案資料利用價值

有些農(nóng)村移民檔案管理部門，因為缺少專職或?qū)I(yè)檔案管理工作人員，并對檔案資料的收集與整理缺少必要的常識，他們不知道應(yīng)該必須收集或整理的檔案資料，形成對檔案資料收集不全問題。同時，它們出于對自己利用檔案資料的便利，一般將有些檔案資料據(jù)為己有，缺少一種大局意識，這在客觀上，或多或少影響到了對檔案資料的全面收集問題。比如像有的農(nóng)村移民檔案管理部門，它們對那些參與國內(nèi)外培訓(xùn)或進行考察歸來人員帶回的部分資料，不能及時上交到單位。這就給單位檔案資料收集工作，帶來不全問題。如果是相對重要的資料，還將給單位造成較大損失。針對這種情況，需要檔案管理工作人員，必須進行及時跟蹤催告，力爭體現(xiàn)資料收集的全面性。說到底，還是需要主管領(lǐng)導(dǎo)，必須高度重視農(nóng)村移民檔案管理工作，并配備得力檔案管理工作人員，以高度的責(zé)任心或責(zé)任感，做好檔案管理工作。

三、提升檔案管理工作的主要措施

（一）努力提高檔案管理工作人員專業(yè)知識水平與技能

目前，檔案管理既要體現(xiàn)規(guī)范化，更要體現(xiàn)信息化，這就需要農(nóng)村移民檔案管理工作人員，不但要具備檔案管理專業(yè)知識與技能，還要具備以計算機技術(shù)為主的信息化知識與技能。因此，需要農(nóng)村移民檔案管理部門，在配置檔案管理工作人員當中，必須考慮這些因素。對原有檔案管理工作人員，要安排時間，做有針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)，讓他們既要規(guī)范掌握檔案管理專業(yè)知識與技能，又要熟悉和掌握與檔案管理有關(guān)的計算機知識與技術(shù)和信息知識與技術(shù)，保證他們絕對能夠勝任檔案管理工作。只有做到這樣，才能提高檔案管理人員工作能力和水平，進而促進檔案管理工作整體質(zhì)量的提升，體現(xiàn)檔案資料的利用與使用價值。

（二）強化服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變或創(chuàng)新服務(wù)方式

進入新時代社會經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展時期，針對農(nóng)村移民檔案資料的需求量，將會處在不斷的增加當中，利用或使用檔案資料的人數(shù)也在增加。這就使檔案管理工作，不能再僅僅局限在檔案管理部門，而是需要檔案管理工作人員，建立服務(wù)理念，并轉(zhuǎn)變或創(chuàng)新服務(wù)模式，尤其實現(xiàn)由原來檔案資料提供者向檔案資料信息需求者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的轉(zhuǎn)變。同時，還要建立必要的創(chuàng)新服務(wù)模式，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)，在減輕檔案管理工作人員工作壓力的同時，向檔案信息需求者提供重要的檔案資料查閱服務(wù)，以利提高檔案資料的利用率。

（三）徹底更新檔案管理工作理念，維護檔案資料正常利用或使用規(guī)范

相對農(nóng)村移民檔案管理工作而言，具體檔案管理工作人員，必須優(yōu)化檔案管理工作理念，并根據(jù)已經(jīng)建立的檔案管理規(guī)章制度，利用計算機技術(shù)和信息化技術(shù)，規(guī)范整理與歸檔檔案資料。同時，要規(guī)制檔案工作管理責(zé)任制機制，從檔案資料管理，到檔案資料利用或使用，既要嚴格遵守嚴格的保密制度，又要維護檔案資料的完整性，做好安全使用或利用檔案資料，切忌污損或破壞檔案資料。

（四）推進檔案資料管理現(xiàn)代化建設(shè)，體現(xiàn)較高管理水平

信息化技術(shù)已經(jīng)引入農(nóng)村移民檔案管理工作領(lǐng)域，這就為新時代農(nóng)村移民檔案管理工作提出了更高的要求。因為實現(xiàn)檔案的信息化管理，已成必然發(fā)展趨勢。因此，推進檔案資料管理現(xiàn)代化建設(shè)，自是一種必然。這就需要處理好傳統(tǒng)檔案資料紙質(zhì)化與現(xiàn)代信息化之間關(guān)系，既要存儲保管好紙質(zhì)檔案資料，又要將能夠搬上信息化平臺的檔案資料信息，錄入信息化管理平臺當中，做到雙管齊下，提高檔案管理水平。

結(jié)束語

檔案資料具有較高社會價值，因此，需要認識檔案管理工作的重要性，在提高檔案管理工作人員管理技能基礎(chǔ)上，全面做好檔案管理工作。