新時期辦公室行政事務(wù)管理工作的措施

任麗榮

（國核電力規(guī)劃設(shè)計研究院有限公司，北京 100095）

前言：辦公室部門是一個系統(tǒng)化、綜合化的工作部門，對企業(yè)形象旋轉(zhuǎn)、部門工作協(xié)調(diào)等日常行政事務(wù)有著重要作用，在發(fā)展的過程中，辦公室逐漸成為綜合性較強的管理部門，是企業(yè)組織中最為重要的組成部門，在一定程度上對企業(yè)發(fā)展有著很大的影響。但是從現(xiàn)階段日常實際工作情況來看，辦公室行政事務(wù)管理工作中存在的一定的問題，辦公室部門是聯(lián)系周邊、上傳下達(dá)的重要紐帶，辦公室工作人員所處的環(huán)境氛圍和工作內(nèi)容都較為復(fù)雜，并且辦公室工作內(nèi)容經(jīng)常涉及檔案、值班、人事和宣傳等，工作的靈活性較強，要求也較高，這也讓辦公室行政部門對單位運行和管理有著一定的影響。

一、行政管理的概念和定義

（一）行政管理的概念

企事業(yè)單位行政管理的概念主要有兩個方面，首先從廣義上來看，主要是行政事務(wù)上的管理、財務(wù)管理以及人力資源管理等工作內(nèi)容。其次從狹義上來看，主要是以行政部門為主，負(fù)責(zé)日常工作中的相關(guān)行政事務(wù)以及辦公事務(wù)。企事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)管理有工作有著至關(guān)重要的作用，行政事務(wù)管理工作主要具備以下幾個方面的重要特點，本文在此進(jìn)行簡要的分析：

1.服務(wù)性特點

辦公室行政事務(wù)管理工作本身具有較強的綜合性，正是因為這樣，辦公室行政事務(wù)管理工作的性質(zhì)也決定工作具有服務(wù)性的基本特點。在企事業(yè)單位發(fā)展和進(jìn)步的過程中，辦公室行政服務(wù)管理是否能有效地落實，也對企事業(yè)單位的發(fā)展有著直接的影響。

2.繁雜性特點

任何綜合性的工作都具有工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜的特點，辦公室行政事務(wù)管理工作也不例外，辦公室行政事務(wù)管理工作涉及企事業(yè)單位內(nèi)部的各個部門，作為行政管理工作人員，除了需要負(fù)責(zé)本職工作以外，還需要與各部門之間保持緊密的溝通和聯(lián)系。因此，想要做好辦公室行政事務(wù)管理工作，所需要消耗的時間和精力角度，工作難度和工作量也較大，這也在無形之中給工作人員增加許多的壓力[1]。

（二）企業(yè)單位行政管理的意義

企事業(yè)單位行政管理工作的重要任務(wù)就是按照各單位的規(guī)章來進(jìn)行制度的建立，通過企事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的共同努力，有效地加強各部門之間的溝通、協(xié)作，更好的建設(shè)高效的運行整體。此外，還需要確保工作人員能夠按照規(guī)章制度的相關(guān)內(nèi)容開展日常的工作，建立完善的獎懲制度，通過獎金的方式來帶動工作人員的積極性，更好地提升工作人員的辦事效率，進(jìn)而在規(guī)定期限內(nèi)完成原本的規(guī)劃目標(biāo)。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作中存在的問題

（一）行政事務(wù)管理責(zé)任體系不夠完善

現(xiàn)階段，對我國辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量造成影響的主要因素是管理工作劃分界限模糊，沒有明確的規(guī)劃處實際管理工作的相關(guān)內(nèi)容。如果在日常行政管理工作進(jìn)行的工程中出現(xiàn)問題，沒有辦法將責(zé)任落實在個人身上，這也就導(dǎo)致企事業(yè)單位的行政事務(wù)管理工作效率較低，對其余部門工作的正常進(jìn)行造成嚴(yán)重的影響。如果情況較為嚴(yán)重，還會導(dǎo)致整個行政管理系統(tǒng)和綜合管理系統(tǒng)無法正常運作，給企事業(yè)單位和工作人員帶來較為嚴(yán)重的損失。因此，健全完善的行政事務(wù)管理責(zé)任體系，可以有效地確保企事業(yè)單位日常行政事務(wù)管理工作的正常進(jìn)行[2]。

（二）辦公室行政工作人員的綜合素質(zhì)水平較低

在企事業(yè)單位發(fā)展的過程中，辦公室工作人員綜合素質(zhì)水平較低一直以來都是行政管理中需要重點解決的主要問題?，F(xiàn)階段，我國大多數(shù)企事業(yè)單位辦公室工作人員的綜合素質(zhì)不高，這些工作人員缺少系統(tǒng)性的專業(yè)知識理論體系，職業(yè)道德也不夠完善。主要也是因為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員沒有重視對辦公室工作人員技術(shù)能力的培訓(xùn)，企事業(yè)單位內(nèi)部沒有定期開展培訓(xùn)活動，導(dǎo)致辦公室工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)能力一直停滯不前。同時，企事業(yè)單位內(nèi)部的考核制度和監(jiān)督制度不夠完善，這也讓多數(shù)企事業(yè)單位辦公室工作人員無法按時完成辦公室的日常行政工作任務(wù)，造成辦公室行政事務(wù)工作效率不高。

（三）辦公室組織協(xié)調(diào)能力不高

由于企事業(yè)單位管理制度的缺失，在管理工作落實的過程中會出現(xiàn)較為嚴(yán)重的偏差現(xiàn)象，大部分單位辦公室行政管理人員無法快速有效地解決工作中產(chǎn)生的沖突和矛盾。問題也得不到良好的解決，并且解決過程較為復(fù)雜，導(dǎo)致行政管理工作效率較低?？偠灾?，企事業(yè)單位的管理人員和工作人員，在相應(yīng)的制度背景下，工作完成的效果總是與預(yù)期完成效果存在明顯的差距。因此，為了能夠更好地促進(jìn)企事業(yè)單位長久的發(fā)展，必須從制度上進(jìn)行完善，結(jié)合企事業(yè)單位實際的發(fā)展情況對制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整行政事務(wù)管理的工作模式，進(jìn)而提升辦公室行政管理工作人員的組織協(xié)調(diào)能力[3]。

三、新時期背景下辦公室行政事務(wù)管理工作的有效措施

（一）對辦公室行政事務(wù)管理范圍進(jìn)行劃分

辦公室行政事務(wù)管理工作具有較強的綜合性，復(fù)雜性和系統(tǒng)性也是目前辦公室行政事務(wù)管理工作中逐漸顯現(xiàn)的特點。除此之外，從目前實際的情況來看，辦公室行政事務(wù)管理范圍不夠明確，也是眾多單位中普遍存在的問題，具體表現(xiàn)在辦公室行政事務(wù)管理范圍劃分不明確，行政事務(wù)管理工作人員經(jīng)常需要完成自身本職工作范圍外的工作內(nèi)容，這樣的情況不僅給辦公室行政事務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量造成影響，也會嚴(yán)重影響辦公室行政管理工作的秩序，導(dǎo)致責(zé)任模糊的問題出現(xiàn)。針對這些問題，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員，需要對辦公室行政事務(wù)管理工作的范圍進(jìn)行明確的劃分，不可隨意安排不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的工作。同時，還需要根據(jù)單位實際的情況，對所有員工的責(zé)任進(jìn)行明確，確保責(zé)任能夠落實到工作人員的身上。此外，還需要加強對辦公室行政管理工作重要性的宣傳，確保單位內(nèi)部工作人員能夠?qū)k公室行政管理工作有著明確的認(rèn)知，積極配合行政管理人員開展相應(yīng)的辦公室行政事務(wù)管理工作。

（二）建立完善的辦公室行政事務(wù)管理相關(guān)制度

為了能夠不斷提升辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與水平，單位主要建立較為完善和全面的管理制度體系，對工作人員的職責(zé)進(jìn)行明確，規(guī)范辦公室行政事務(wù)管理工作的流程，制定較為完善的獎懲制度，以此來充分帶動工作人員的工作積極性。同時，單位還需要重視對辦公室行政管理工作人員的監(jiān)督和管理，全面保證工作人員的工作質(zhì)量和工作效率。在建立完善的辦公室行政管理制度體系的過程中，結(jié)合單位實際的發(fā)展情況和需求，重視工作人員給予的反饋意見，建立以人為本的管理制度，提高工作人員的忠誠度，不斷挖掘工作人員內(nèi)在的潛力，點燃工作人員的熱情，為辦公室各項工作的順利開展奠定扎實的基礎(chǔ)。同時，還需要提升工作人員的服務(wù)意識，只有辦公室行政事務(wù)管理工作人員具有吃苦耐勞的精神，才能進(jìn)一步保證辦公室行政事務(wù)管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和高效性。

（三）提升辦公室行政事務(wù)管理工作人員的綜合素食

工作人員作為辦公室行政事務(wù)管理的執(zhí)行人員，個人素質(zhì)能力水平和專業(yè)技術(shù)能力，都與工作質(zhì)量和效率有著直接影響。因此，為了能夠提升辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，單位必須要加強對工作人員的培訓(xùn)活動，定期開展相關(guān)的課程培訓(xùn)活動，制定與工作崗位相關(guān)的培訓(xùn)課程內(nèi)容，不斷幫助工作人員提升自身的專業(yè)技術(shù)能力、專業(yè)知識儲備以及個人的綜合素養(yǎng)。同時，組織辦公室行政事務(wù)管理人員參加教育活動，全方位的提升管理團隊的整體素質(zhì)。此外，作為辦公室行政事務(wù)管理人員，自身也需要具備不斷提升的意識，在日常工作進(jìn)行的過程中，加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，潛移默化中提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和思想水平，從而有效地提高辦公室行政事務(wù)管理工作的水平、效率以及質(zhì)量[4]。

（四）建設(shè)信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)

隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)在各行業(yè)中都有著廣泛的應(yīng)用，辦公室行政管理部門也不例外，單位需要重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，在信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上不斷對辦公室行政管理工作范式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，進(jìn)一步提升管理工作的質(zhì)量和效率。因此，單位需要重視信息化行政事務(wù)管理體系的建設(shè)，積極的推廣信息化改革的進(jìn)度，強化資金與技術(shù)的投入水平，不斷改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，對計算機設(shè)備進(jìn)行更新，為各項工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造更加良好的基礎(chǔ)條件。除此之外，單位在信息化管理體系建設(shè)的階段中，還需要加強對網(wǎng)絡(luò)安全問題的重視，有專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)單位內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)的安全工作，加強工作人員對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保工作人員能夠靈活地掌握專業(yè)技術(shù)能力和專業(yè)知識，更好地將辦公室行政管理工作落實。

（五）重視辦公室形成實物監(jiān)督服務(wù)工作的優(yōu)化

為了能夠確保辦公室行政事務(wù)管理工作的各項決策具有科學(xué)性與合理性，就需要在單位內(nèi)部建設(shè)相應(yīng)的監(jiān)察部門，對辦公室行政事務(wù)管理工作的各項決策內(nèi)容進(jìn)行審查。新時期發(fā)展的背景下，為了不能夠樹立各級領(lǐng)導(dǎo)部門在辦公室行政事務(wù)管理工作中的權(quán)威，確保各項工作能得到全面有效的執(zhí)行，更需要改進(jìn)和優(yōu)化單位內(nèi)部有監(jiān)察管理的相關(guān)工作。在開展行政監(jiān)督與管理工作的時候，辦公室行政事務(wù)管理工作人員需要與各部門之間保持良好的溝通，便于以多種方式將各項工作落實。為了能更好地對領(lǐng)導(dǎo)、員工以及基層進(jìn)行服務(wù)，積極地開展辦公室行政事務(wù)管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念和方法，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化工作方式，不斷擴展辦公室行政事務(wù)管理工作的范圍，重點對企事業(yè)單位發(fā)展過程中遇到的各種困難和問題進(jìn)行解決，明確辦公室服務(wù)管理的全新發(fā)展方向，進(jìn)一步促進(jìn)企事業(yè)單位在不斷變化的時代背景下更好的發(fā)展和進(jìn)步[5]。

結(jié)束語：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入新時代的發(fā)展，邁向全新的發(fā)展征程，因此現(xiàn)階段對辦公室工作人員也有著較高的要求，作為行政事務(wù)管理的主要人員，需要具備較強的責(zé)任意識和管理意識，能夠適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，抓好行政工作的重點項目內(nèi)容，對各部門工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧地完成日常本職工作，不斷提升辦公室行政事務(wù)的服務(wù)質(zhì)量，提升辦事的實際效率。辦公室工作人員需要及時轉(zhuǎn)變自身的職能，更好地確保能對企業(yè)形象進(jìn)行宣傳，為企業(yè)經(jīng)濟效益的提升添磚加瓦。