試論行政事業(yè)單位檔案管理思路創(chuàng)新

黃發(fā)科

（額濟(jì)納旗財(cái)政事業(yè)發(fā)展中心，內(nèi)蒙古自治區(qū) 額濟(jì)納旗 735400）

社會(huì)在發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，我國(guó)行政事業(yè)單位的發(fā)展也已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)新的階段，檔案管理的工作模式也勢(shì)必要發(fā)生一定轉(zhuǎn)變，這樣才能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求助。今后，應(yīng)該注意對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，發(fā)現(xiàn)檔案管理中尚且存在的一些不足之處，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作體系的不斷完善。

一、目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案室以及其他硬件條件相對(duì)較差

現(xiàn)階段我國(guó)很大一部分行政事業(yè)單位在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，往往檔案室條件較為簡(jiǎn)陋，工作環(huán)境較差。還有一部分檔案室往往是集辦公、閱檔以及倉(cāng)儲(chǔ)等多種功能于一身，這也使得檔案室的環(huán)境較為嘈雜，不利于檔案管理人員辦公。還有一些檔案室并沒(méi)有設(shè)置鐵窗、鐵門(mén)以及防火防潮的基本安全設(shè)施，這也使得檔案室的整體安全性沒(méi)有得到有效保證，這也勢(shì)必會(huì)影響到檔案整合以及管理工作的正常開(kāi)展。

（二）領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作重視程度不高

目前來(lái)看，很多行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層人員往往對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知存在一定偏差，只是將其當(dāng)作事業(yè)單位后勤工作的一種，甚至有一部分高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是走走形式，應(yīng)付上級(jí)部門(mén)檢查，因此往往所配備的工作人員數(shù)量非常有限，同時(shí)也沒(méi)有對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格要求，更加沒(méi)有為檔案管理人員創(chuàng)造深造培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。而將更多的精力放在了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造上，這也使得很多行政事業(yè)單位的檔案管理工作長(zhǎng)期處于流于形式、應(yīng)付了事的狀態(tài)[1]。

（三）檔案管理工作的信息化程度不高

現(xiàn)階段我國(guó)信息技術(shù)水平不斷提升，在多個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用都發(fā)揮出了較為理想的效果，對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在實(shí)際展開(kāi)的過(guò)程中也應(yīng)該注意積極與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合。但是目前來(lái)看，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理工作信息化程度較差，雖然有很大一部分行政事業(yè)單位早在十年前就已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到了檔案管理的日常工作中，但是往往只是簡(jiǎn)單的利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行人事信息、檔案目錄等內(nèi)容的輸入。而資料檢索以及調(diào)閱等過(guò)程依然需要相關(guān)工作人員全程用手工操作的方式來(lái)完成，無(wú)紙化檔案管理的理念依然沒(méi)有得到有效落實(shí)，這也使得檔案管理依然會(huì)涉及大量的紙質(zhì)檔案信息，不僅影響到了檔案管理效率，同時(shí)也很難保證檔案調(diào)度以及查閱的準(zhǔn)確。

二、行政事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)應(yīng)該遵循的原則

（一）責(zé)權(quán)兼顧的原則

對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案管理制度制定以及完善的時(shí)候，應(yīng)該注意對(duì)職責(zé)以及權(quán)益進(jìn)行明確，將其作為崗位調(diào)整的重要標(biāo)準(zhǔn)。行政事業(yè)單位方面應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益進(jìn)行保護(hù)，這就需要檔案管理工作制度具有針對(duì)性，將檔案管理工作人員的責(zé)任以及權(quán)益進(jìn)行細(xì)化分解，通過(guò)這種方式來(lái)進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）規(guī)范與靈活相統(tǒng)一的原則

行政事業(yè)單位應(yīng)該有完善的檔案管理工作制度來(lái)對(duì)相應(yīng)的檔案管理工作進(jìn)行支持，而事業(yè)單位在這一制度進(jìn)行建設(shè)以及完善的時(shí)候，應(yīng)該注意嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。在保證檔案管理制度規(guī)范性的同時(shí)，行政事業(yè)單位也應(yīng)該充分意識(shí)到管理制度并非是一成不變的，可以根據(jù)實(shí)際工作需求來(lái)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)或者政策進(jìn)行靈活變動(dòng)[2]。因此，檔案部門(mén)也應(yīng)該注意參考行政事業(yè)單位的制度規(guī)定來(lái)建立起一套屬于本部門(mén)的工作制度，使得二者相輔相成，在實(shí)際展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候根據(jù)當(dāng)前工作的特點(diǎn)來(lái)對(duì)管理理念以及管理方式進(jìn)行一定調(diào)整。

（三）制度與執(zhí)行并重的原則

行政事業(yè)單位不僅要注意對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷優(yōu)化完善，同時(shí)還應(yīng)該注意保證制度的實(shí)際執(zhí)行力，從而使得制度得到有效落實(shí)。制定一系列管理以及輔助制度的目的是為了可以將其更好地應(yīng)用到行政事業(yè)單位的日常檔案管理中，從而使其作用得到發(fā)揮。因此，行政事業(yè)單位方面應(yīng)該注意將工作制度與執(zhí)行力融為一體，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

（一）提升對(duì)檔案管理工作的重視程度

對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)該進(jìn)一步提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，這就需要檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人定期向上層領(lǐng)導(dǎo)人員反映檔案管理工作開(kāi)展情況，通過(guò)這種方式來(lái)引起領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視。行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員在進(jìn)行檔案管理工作思路創(chuàng)新的時(shí)候，應(yīng)該注意應(yīng)用定性定量考核的方式，通過(guò)這種方式來(lái)促進(jìn)分級(jí)指導(dǎo)工作的開(kāi)展，這也使得檔案管理工作的開(kāi)展可以獲得更為現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)，這也有利于提升檔案管理工作的規(guī)范化程度。同時(shí)，還應(yīng)該注意進(jìn)一步加大對(duì)檔案室的建設(shè)以及投資力度，安裝必要的防火、防潮安全設(shè)施，并引進(jìn)高品質(zhì)的工作設(shè)備，優(yōu)化現(xiàn)有工作環(huán)境，從而使得檔案管理工作的開(kāi)展在辦公環(huán)境以及硬件條件上得到滿足。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理制度

對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該注意對(duì)工作方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，保證其與現(xiàn)階段我國(guó)社會(huì)以及行政事業(yè)單位自身的發(fā)展情況相符合。行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該積極適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)以及行業(yè)的變化這就需要對(duì)已有的管理制度進(jìn)行完善，使其可以緊跟時(shí)代發(fā)展脈搏[3]。行政事業(yè)單位檔案管理制度的完善應(yīng)該注意始終秉持著以人為本的基本原則，考慮到現(xiàn)階段檔案管理工作人員自身的實(shí)際情況，把握管理工作要點(diǎn)，這樣才能夠更好地促進(jìn)行政事業(yè)單位的發(fā)展以及進(jìn)步。

（三）制定并且完善檔案保密制度

行政事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越豐富，所涉獵的范圍也越來(lái)越廣，這與我國(guó)行政事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大有直接關(guān)系。因此，行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該注意不斷創(chuàng)新檔案管理工作思路，而對(duì)檔案保密制度進(jìn)行完善則是重要思路之一。行政事業(yè)單位的很大一部分檔案信息往往是保密級(jí)別的，因此建立起完善的檔案保密制度非常重要。需要檔案管理部門(mén)對(duì)所有查閱檔案資料的人員進(jìn)行逐一登記，并且記錄其查閱時(shí)間，要確定查閱者身份，保證其身份屬實(shí)且按規(guī)定有查閱檔案資料權(quán)限之后才能允許其翻閱相關(guān)資料。同時(shí)，檔案管理部門(mén)的內(nèi)部也應(yīng)該注意建立起相應(yīng)的檔案權(quán)限以及保密制度，從而促進(jìn)檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作人員以身作則，這樣才能使行政事業(yè)單位的檔案保密工作可以順利展開(kāi)[4]。

（四）提升檔案管理信息化水平

想要實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)該注意積極與信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，從而保證檔案管理服務(wù)的開(kāi)展效率以及精準(zhǔn)性得到有效提升，這樣才能使行政事業(yè)單位更好地適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展腳步。由于現(xiàn)階段行政事業(yè)單位的檔案管理工作日益復(fù)雜化，所涉及的檔案種類越來(lái)越多，這就要求行政事業(yè)單位方面要進(jìn)一步提升檔案管理的信息化程度，應(yīng)用更為先進(jìn)的軟件來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，應(yīng)該注意積極與計(jì)算機(jī)信息專業(yè)類高校建立起交流合作關(guān)系，從而為企業(yè)量身打造一套可以應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中的信息化體系，使得檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中信息化程度以及自動(dòng)化程度可以得到明顯提升[5]。對(duì)信息化技術(shù)的有效應(yīng)用可以使檔案的儲(chǔ)存以及調(diào)閱更為方便，同時(shí)也在很大程度上保證了檔案信息的安全性。

（五）注意強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

隨著行政事業(yè)單位檔案管理工作復(fù)雜化程度的不斷提升，對(duì)于相關(guān)檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，在這樣的行業(yè)背景之下，行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作人員招聘的時(shí)候，應(yīng)該注意將技術(shù)型的復(fù)合型人才作為主要招聘對(duì)象。尤其在現(xiàn)階段的時(shí)代背景之下，信息技術(shù)開(kāi)始在我國(guó)各行各業(yè)全面普及，行政事業(yè)單位也應(yīng)該注意優(yōu)先聘用具備較高信息技術(shù)水平檔案管理人員，這樣更加有利于提升檔案管理工作的現(xiàn)代化程度[6]。同時(shí)，行政事業(yè)單位方面還應(yīng)該與一些當(dāng)?shù)貎?yōu)秀的高等院校相關(guān)專業(yè)建立起長(zhǎng)期性的合作就業(yè)關(guān)系，通過(guò)這種方式來(lái)保證事業(yè)單位始終有高素質(zhì)的專業(yè)人才加入其中，這也使得事業(yè)單位不定期注入了新鮮血液，更加有利于提升事業(yè)單位今后的發(fā)展活力[7]。此外，行政事業(yè)單位還應(yīng)該注意定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行針對(duì)性的深造培訓(xùn)，通過(guò)這種方式來(lái)對(duì)其工作理念以及工作方法進(jìn)行不斷更新，這也更加有利于檔案管理工作的高效開(kāi)展。行政事業(yè)單位還應(yīng)該意識(shí)到，想要提升檔案管理工作隊(duì)伍的綜合水平，還應(yīng)該建立起完善的獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)這種方式來(lái)激發(fā)工作人員自身的工作熱情，同時(shí)也使得行政事業(yè)單位的內(nèi)部凝聚力得到了持續(xù)性提升，更加有利于日常工作的開(kāi)展[8]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)階段我國(guó)行政事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在展開(kāi)檔案管理工作的時(shí)候，其管理模式也發(fā)生了較大變化，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作予以充分重視，確定分級(jí)管理的模式。同時(shí)，還應(yīng)該在檔案管理工作中積極融入信息化技術(shù)，從而保證檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。最后，要注意強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，從學(xué)歷、專業(yè)考核分?jǐn)?shù)以及計(jì)算機(jī)操作水平等幾個(gè)方面來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，這也可以有效保證行政事業(yè)單位檔案管理工作水平。