學(xué)校干部人事檔案管理的問題與對(duì)策

劉永勤/杭州市總工會(huì)干部學(xué)校

學(xué)校干部人事檔案主要記載了全體教職工政治面貌、個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)定以及獎(jiǎng)懲情況、工資職務(wù)等重要信息，不僅真實(shí)全面地反映了教職員工的真實(shí)情況，還能為學(xué)校全面考核干部提供重要依據(jù)，也是支撐我國人事制度正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要憑證。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，學(xué)校對(duì)人才的需求越來越高。浙江省委書記、省數(shù)字化改革領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)袁家軍在省數(shù)字化改革第一次工作例會(huì)上強(qiáng)調(diào)，數(shù)字化改革是新發(fā)展階段全面深化改革的總抓手，必須把數(shù)字化改革擺上關(guān)鍵位置，以數(shù)字化引領(lǐng)、撬動(dòng)、賦能現(xiàn)代化，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化改革是現(xiàn)代化先行的關(guān)鍵路徑[1]。在數(shù)字化改革背景下，學(xué)校應(yīng)抓住數(shù)字化機(jī)遇，推進(jìn)干部人事檔案管理數(shù)字化改革，不斷提升學(xué)校人事管理工作水平。當(dāng)前學(xué)校干部人事檔案管理工作存在一些問題，需要正視并加以解決。

1 學(xué)校干部人事檔案管理存在的問題

1.1 學(xué)校干部人事檔案管理意識(shí)薄弱

學(xué)校干部人事管理者對(duì)檔案并不重視，沒有意識(shí)到檔案對(duì)人事調(diào)動(dòng)的重要性。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校越來越重視提高自身辦學(xué)條件，卻忽視了干部人事檔案管理工作。干部人事檔案管理意識(shí)淡薄影響了整個(gè)檔案管理工作，也影響了檔案管理工作人員工作的積極性，制約了干部人事檔案管理進(jìn)一步發(fā)展[2]。此外，學(xué)校一些教職員工對(duì)干部人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，不清楚干部人事檔案和自身職業(yè)發(fā)展的關(guān)系。

1.2 學(xué)校干部人事檔案材料不健全、內(nèi)容不規(guī)范

干部人事檔案是記錄個(gè)人經(jīng)歷的重要憑證，不論是書寫格式還是內(nèi)容，都有相應(yīng)要求，有的材料還需要相關(guān)部門簽字、蓋章等。然而許多學(xué)校的教職員工填寫履歷表、年度考核表等時(shí)敷衍了事，使得材料不能反映真實(shí)信息，有的甚至謊報(bào)、亂填工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、出身年齡、工作年齡、入黨年齡等；有的甚至把反映自己學(xué)歷、職稱等的材料自行保管，拒不移交歸檔。這些都給學(xué)校核查干部人事檔案帶來麻煩。

1.3 學(xué)校干部人事檔案管理方式落后

目前，學(xué)校干部人事檔案管理方式相對(duì)落后，具體表現(xiàn)在：許多學(xué)校還處于手工管理紙質(zhì)檔案的階段，這樣做不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大、效率低下，而且與信息時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，還增加了學(xué)校的人力成本，也不利于學(xué)校綜合效益的提升。

1.4 學(xué)校干部人事檔案管理硬件較差

當(dāng)前，學(xué)校雖然設(shè)置了專門的檔案室，配備了專門的檔案管理人員，然而許多檔案室不具備檔案保管條件，表現(xiàn)為室內(nèi)陰暗潮濕，沒有配備防火、防潮等設(shè)施，檔案安全性得不到保障。檔案管理硬件較差，嚴(yán)重阻礙了檔案管理效率的提高。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍較低

在我國，干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性、機(jī)密性較強(qiáng)的工作。許多學(xué)校沒有意識(shí)到干部人事檔案管理的專業(yè)性，在招聘檔案管理人員時(shí)沒有聘用專業(yè)的管理人員，致使管理人員普遍缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，工作中沒有意識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏責(zé)任感，容易造成檔案受損或丟失，嚴(yán)重阻礙了學(xué)校干部人事檔案管理工作正常開展。

2 加強(qiáng)學(xué)校干部人事檔案管理的有效策略

2.1 增強(qiáng)干部人事檔案管理的意識(shí)

學(xué)校干部人事檔案管理水平的高低，對(duì)于整個(gè)學(xué)校能否深化改革具有重要影響，還直接關(guān)系著學(xué)校工作人員的利益。因此學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要增強(qiáng)干部人事檔案管理意識(shí)，定期監(jiān)督、檢查與干部指導(dǎo)人事檔案工作。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要大力加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案及干部人事檔案管理工作的宣傳，讓全體員工都意識(shí)到檔案對(duì)于自己職業(yè)生涯的重要性，努力營(yíng)造人人關(guān)心并自覺支持干部人事檔案管理的良好氛圍。

2.2 完善干部人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

針對(duì)干部人事檔案管理存在的檔案材料失真、檔案不完整等問題，學(xué)校必須推行責(zé)任追究制，及時(shí)整改工作中存在的問題，提高干部人事檔案管理效率。為此，必須完善干部人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，特別要注重完善檔案保管、查閱利用方面的規(guī)章制度；務(wù)必確保檔案的真實(shí)性，嚴(yán)格審查、核實(shí)職工身信息的真實(shí)性，并且保證各項(xiàng)手續(xù)的齊全完整[3]。建立健全檔案管理人員的各項(xiàng)規(guī)章管理制度，實(shí)行責(zé)任制，推動(dòng)干部人事檔案管理規(guī)范化。

2.3 提高干部人事檔案管理的信息化水平

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異。學(xué)校應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化改革，把先進(jìn)的信息設(shè)備、前沿的管理理念運(yùn)用到干部人事檔案管理中。黨的十九屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)加快數(shù)字化發(fā)展，堅(jiān)定不移建設(shè)數(shù)字中國。浙江是推動(dòng)數(shù)字化改革的先行省份，學(xué)校推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化改革具有先天優(yōu)勢(shì)。建設(shè)學(xué)校數(shù)字檔案室是學(xué)校開展檔案信息化管理的重要途徑，也是貫徹落實(shí)新修訂檔案法相關(guān)要求的重要舉措。學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化數(shù)字化思維，充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，整合學(xué)校數(shù)據(jù)平臺(tái)上的人事信息，建立學(xué)校干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)信息互聯(lián)互通。利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能，對(duì)個(gè)人業(yè)績(jī)進(jìn)行綜合研判，為人力資源部門對(duì)人才的評(píng)價(jià)、考核等提供量化依據(jù)，從而提高人力資源部門的工作效率。建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”工作模式，干部人事檔案由原來的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，既能提高干部人事檔案管理效率，也能提高學(xué)校對(duì)人才管理的水平，還能提高學(xué)校的辦學(xué)水平。

2.4 改善學(xué)校檔案管理環(huán)境

學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)干部人事檔案管理的設(shè)施與資金投入，夯實(shí)干部人事檔案管理基礎(chǔ)。具體要按照干部人事檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理人員配置檔案管理設(shè)備，配備足夠面積的檔案管理及查閱場(chǎng)地等。還要加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案實(shí)體及檔案信息絕對(duì)安全，尤其要做好防火、防盜、防霉等工作。良好的工作環(huán)境能使檔案管理人員心情愉悅地從事干部人事檔案管理工作。

2.5 提高干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)

學(xué)校干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低，會(huì)直接影響干部人事檔案管理水平，影響學(xué)校對(duì)人才的利用效率。因此，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人員政治水平和專業(yè)技術(shù)水平。首先，干部人事檔案管理人員要有較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。其次，學(xué)?？梢酝ㄟ^擇優(yōu)錄取、競(jìng)爭(zhēng)上崗等方式，選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理。最后，學(xué)校要通過提高干部人事檔案管理人員福利待遇的方式，提高人員工作積極性，讓他們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高干部人事檔案管理水平。

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)學(xué)校干部人事檔案管理是學(xué)校深化改革的關(guān)鍵步驟，關(guān)系著學(xué)校對(duì)人才的利用和培養(yǎng)，對(duì)于學(xué)校未來的發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前，浙江已步入數(shù)字化改革階段，數(shù)字化滲透到社會(huì)生活的方方面面。我們的數(shù)字化改革既立足于現(xiàn)在，更著眼于未來。學(xué)校干部人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)也是學(xué)校進(jìn)行數(shù)字化改革的重要組成部分，針對(duì)目前學(xué)校干部人事檔案管理存在的問題，將不斷探索運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能、語義分析等新技術(shù)，在確保檔案絕對(duì)安全的前提下進(jìn)一步開發(fā)更為主動(dòng)和便捷的檔案利用模式，讓學(xué)校干部人事檔案管理更為智能，為學(xué)校提供更為成熟可靠的、更具利用價(jià)值的干部人事檔案信息和研究成果，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、為每個(gè)人的全面發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有作用。