檔案服務外包中存在的司法風險點及規(guī)避策略研究
——以中國裁判文書網(wǎng)裁判案件為例

肖廣鋒/鄭州市房產(chǎn)檔案館

隨著我國檔案服務企業(yè)的蓬勃發(fā)展和專業(yè)化程度的提升，各級各類檔案管理部門也將越來越多的檔案服務項目外包給檔案服務企業(yè)承擔。2018年1月1日，國家檔案局發(fā)布的《檔案服務外包工作規(guī)范》開始執(zhí)行；2021年開始實行的新修訂《中華人民共和國檔案法》中兩次出現(xiàn)了“檔案服務企業(yè)”，即第二十四條和第四十九條。上述法律規(guī)范的實行對我國檔案服務外包工作的合法、有序開展提供了堅實的法制保障。但是，多年的實踐也在不斷警示我們，我國的檔案服務外包領(lǐng)域仍存在諸多問題和隱患，并業(yè)已產(chǎn)生了很多司法糾紛。

2021年3月8日，筆者在中國知網(wǎng)文獻庫中以篇名為檢索項、以“檔案”并含“外包”為檢索詞進行精確檢索，經(jīng)刪選去重后獲得317篇有效文獻，研究內(nèi)容主要包括檔案外包機構(gòu)、模式、需求、管理、風險、服務等。其中，關(guān)于檔案外包風險的研究成果有13篇，占有效文獻總數(shù)的4.1%，涉及的風險點主要包括檔案實體和信息安全、外包人員流動、外包質(zhì)量能否達標等，且以檔案實體和信息安全為重。尚未有研究成果分析檔案服務外包中存在的司法風險點。

2021年3月6日，筆者在全球最大的裁判文書網(wǎng)——中國裁判文書上利用其自帶的檢索系統(tǒng)，以“檔案服務”“檔案科技”“檔案技術(shù)”“檔案軟件”“檔案管理”等為檢索詞進行全文檢索，在對文書內(nèi)容仔細閱讀后獲得檔案服務外包的相關(guān)裁判文書15篇，其中2013年1篇，2016、2017、2018年各2篇，2019年3篇、2020年5篇。前車之鑒，后事之師。本文擬以上述裁判文書所涉案件為例，總結(jié)檔案管理部門在檔案服務外包中可能會遇到的司法風險點，并在此基礎上提出相應的規(guī)避策略。

1 檔案服務外包中存在的司法風險點

1.1 前期準備不足的風險

1.1.1 檔案服務市場價格調(diào)研不充分

在廣州文飛檔案管理有限公司湖北分公司與天門市公共資源交易管理委員會辦公室買賣合同糾紛一案中，被告天門市公共資源交易管理委員會辦公室與原告廣州文飛檔案管理有限公司湖北分公司簽訂了《天門市公共資源交易管理委員會辦公室檔案整理及數(shù)字化服務合同》，雙方對檔案整理服務內(nèi)容、價格、質(zhì)量標準、權(quán)利義務等事項進行了約定。因合同簽訂時雙方對檔案整理及數(shù)字服務具體工作量不能確定，在合同中預估了檔案服務費。合同簽訂后，原告在被告指導和安排下，整理檔案和數(shù)字管理服務數(shù)量超過了合同預估數(shù)量，而被告因未支付全部服務費而被原告起訴。該案裁判結(jié)果為被告違約。在該案的審理過程中，被告提出的主要抗辯理由之一即認為合同約定的檔案數(shù)字化掃描按A4/頁/0.5元計價明顯高于市場價格，應依市場價格調(diào)整計算服務費。法官認為，原、被告簽訂的合同合法有效，雙方均應依誠實信用原則全面履行合同義務。而最終判定被告應支付原告的拖欠檔案整理及數(shù)字化服務費按照合同約定的價格計算。

在案涉合同中，原、被告約定的內(nèi)容包括了檔案整理服務的價格，說明被告在簽約時是認同該價格的，而在抗辯中卻又提出約定價格明顯高于市場價格，其主要原因之一即在于訂立合同之前對檔案整理及數(shù)字化服務的市場價格調(diào)研不充分，導致其在后期計算服務費時產(chǎn)生了質(zhì)疑。

1.1.2 發(fā)包前的規(guī)劃準備工作不到位

在惠州市圣達檔案技術(shù)設備有限公司、廣州住房公積金管理中心服務合同糾紛一案中，廣州住房公積金管理中心（一審原告、二審被告）作為采購人與惠州市圣達檔案技術(shù)設備有限公司（一審被告、二審原告）簽訂了《廣州住房公積金管理中心2017年業(yè)務檔案整理及數(shù)據(jù)化服務采購合同》，委托后者開展相應的檔案外包工作。在該案件的一審和二審中，圣達公司堅持認為公積金中心存在違約行為，其主要理由有二：一是公積金中心始終未按照《采購合同》所約定的雙方應簽訂有關(guān)歸集類業(yè)務電子檔案的路徑要求和文件命名規(guī)則要求的合同作為附件。雖然公積金中心在其進場后一段時間提供了電子檔案的命名規(guī)則和路徑要求，但是此后不斷在修改規(guī)則，導致其工作進度的拖延和工作量的增加。二是公積金中心反復修改其所提供的數(shù)據(jù)文件，且因其提供的數(shù)據(jù)不完整、不準確，導致圣達公司不得不耗費人力、精力進行反復校對和糾錯，使其工作進度和工作量均受到影響。在抗訴中，上述兩個理由雖因圣達公司提供的證據(jù)不足而由其承擔了舉證不能的不利后果，但是公積金中心確實存在這些問題，而且法官也指出，根據(jù)生活常識判斷，這些問題確實會對圣達公司的檔案工作量和工作進度產(chǎn)生一定影響。

其一，提供符合公積金中心檔案管理相關(guān)規(guī)定的電子檔案路徑要求、文件命名規(guī)則是公積金中心的義務，這些工作公積金中心的檔案部門在服務外包前應有統(tǒng)籌規(guī)劃和明確要求，且應在《采購合同》中作為附件提供給承包方，以使其按發(fā)包方的要求開展服務工作，更不應在工作過程中多次更改。其二，公積金中心在服務外包前應對相應檔案進行鑒定和檢查，該案中公積金中心反復修改其所提供的數(shù)據(jù)文件，且提供的數(shù)據(jù)不完整、不準確，一方面反映出其前期的管理工作存在不規(guī)范的情況，另一方面也說明其在鑒定和檢查工作中存在疏漏。此外，在該案中圣達公司還指出公積金中心提供的工作場所沒有保密性，說明后者在加工場所或視頻監(jiān)控系統(tǒng)的前期準備和約定工作不到位。

1.2 服務項目轉(zhuǎn)包的風險

15個案件中即有2個案件的糾紛是在檔案服務外包項目的轉(zhuǎn)包過程中發(fā)生的，其中較有啟發(fā)性的是周曉麗與淮安中山系統(tǒng)網(wǎng)絡有限公司、居建兵承攬合同糾紛一案。該案中，被告淮安中山系統(tǒng)網(wǎng)絡有限公司通過招投標中標了響水縣人民法院檔案數(shù)字化加工項目，雙方簽訂了《響水縣人民法院檔案數(shù)字化加工承攬合同》。后被告又與原告簽訂了《響水縣人民法院檔案數(shù)字化加工合同》，將其承攬的項目轉(zhuǎn)包。被告在原告履行合同的過程中安排了合同約定以外的工作量，并拒絕支付相應承攬費用，因此被起訴。最終裁判結(jié)果是原告的主要訴訟請求獲得法院支持，即被告按期支付原告的拖欠承攬費用，原告的其他訴訟請求被駁回。

該案件中有兩點值得檔案管理部門重視：一是被告安排給原告的合同約定以外的工作量是由響水縣人民法院檔案管理部門安排給被告的，這也是該案糾紛的主要誘因；二是被告抗辯的主要理由是原告沒有員工和設備，無法完成合同所約定的承攬項目。

從法理層面講，淮安中山系統(tǒng)網(wǎng)絡有限公司擅自將其承包的中標項目轉(zhuǎn)包給第三方公司是擅自變更合同主體的行為，違背了響水縣人民法院的利益，是法律所禁止的行為。從實踐層面來講，一方面，轉(zhuǎn)包行為有很大的潛在風險，容易使不具有相應資質(zhì)或服務能力較低的承包者承攬項目，從而對響水縣人民法院的利益產(chǎn)生了較大的危害性；另一方面，第三方的加入也會增加相關(guān)業(yè)務溝通的難度，進而引發(fā)糾紛。

1.3 法規(guī)解讀有誤的風險

在宿州市蘭臺檔案服務有限公司與宿州市埇橋區(qū)民政局服務合同糾紛一案中，被告宿州市埇橋區(qū)民政局為完善檔案管理，提升其軍人優(yōu)撫檔案的完備有序，與原告宿州市蘭臺檔案服務有限公司達成了口頭協(xié)議，約定由原告為其優(yōu)撫檔案的升級提供綜合服務。原告遂按口頭約定編制了檔案整理方案、擬定服務合同及預算報告交付被告，實際組織人員進駐被告單位提供該約定的服務，并按時完成了全部優(yōu)撫類檔案的整理、裝訂、成卷等服務工作（含檔案盒的提供），將升級檔案上架并上報被告單位驗收合格。期間，因被告該類檔案年代久遠、數(shù)量眾多，具體項目需待檔案整理完備后尚能確定，被告未與原告簽訂書面的服務合同。但事后，被告以其優(yōu)撫部分的業(yè)務已整體移交給軍人事務管理局，而從程序上無法支付原告該服務費為由推脫，原告因此發(fā)起了訴訟。在庭審中，被告民政局抗辯的主要理由是原告提供的服務項目沒有經(jīng)過招投標程序，違反了招標法及采購法的規(guī)定。法官認為，政府采購的強制性規(guī)定并不是司法解釋所指的“效力性強制性規(guī)定”，而是為了行政管理需要的“管理性強制性規(guī)定”，故未經(jīng)政府采購而和相對方簽訂的合同并不必然導致無效。本案原、被告雖未簽訂書面的服務合同，但原告已按雙方口頭約定完全履行了相應的服務義務且獲得被告的驗收認可，雙方的服務合同依法成立。該合同的形成雖然未經(jīng)政府采購，但是系雙方真實意思的表示，且沒有違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定及損害國家利益，應為合法有效。經(jīng)法院裁判，被告宿州市埇橋區(qū)民政局在規(guī)定時限內(nèi)給付原告宿州市蘭臺檔案服務有限公司相應服務費。

在該案中，被告宿州市埇橋區(qū)民政局因?qū)Α吨腥A人民共和國合同法》《最高人民法院關(guān)于適用〈中華人民共和國合同法〉若干問題的解釋（二）》《最高人民法院關(guān)于當前形勢下審理民商事合同糾紛案件若干問題的指導意見》《中華人民共和國政府采購法》等法規(guī)的相關(guān)條款解讀有誤，導致其錯誤地認為口頭約定沒有法律效力，這也是其推脫支付原告服務費的誘因之一，并且因此在抗辯中敗訴。

1.4 成果驗收不及時的風險

15個案件的訴訟過程中，檔案服務外包成果驗收不及時作為訴訟理由之一的案件即有6個，占40%，其中較為典型的是廣州文飛檔案管理有限公司湖北分公司與天門市公共資源交易管理委員會辦公室買賣合同糾紛一案。在該案中，原告廣州文飛檔案管理有限公司湖北分公司提出被告天門市公共資源交易管理委員會辦公室未按合同約定及時驗收提交成果。法官認為，被告公共管理辦公室具有驗收標的物的權(quán)利及組織驗收的義務，在原告文飛公司完成工作任務后，被告公共管理辦公室應在合理期限內(nèi)及時組織相關(guān)方進行驗收。鑒于被告公共管理辦公室未向本院提交證據(jù)證明其曾組織相關(guān)方進行驗收，法院依法認定案涉檔案業(yè)務未經(jīng)雙方驗收，系因被告公共管理辦公室怠于行使驗收權(quán)利。

該案中檔案服務外包成果驗收不及時雖然不是原告提起訴訟的主要理由，但是根據(jù)合同的約定和法官的裁判，被告在此方面確實存在違約行為，而且由于驗收工作的及時與否對承包方能否拿到相應服務費至關(guān)重要，故檔案服務企業(yè)非常重視該項工作的開展。如在《遵義市巷口經(jīng)鴨溪至三合（巷新段）一級公路檔案管理咨詢及竣工資料編制服務合同》中就明確約定：“乙方按照竣工資料編制要求完成竣工資料的編制，并將甲種文件移交給相關(guān)檔案室后，甲方付服務費的10%予乙方（檔案主管部門出具書面驗收報告后5日內(nèi)）。”[1]

2 檔案服務外包中司法風險點的規(guī)避策略

2.1 檔案服務市場價格調(diào)查

在檔案服務外包工作中，服務費是發(fā)包方和承包方均重點關(guān)注的問題，而其中最關(guān)鍵的影響因素就是價格。同時，發(fā)包方在服務外包前對市場價格展開充分調(diào)查，不僅是其在開展項目規(guī)劃和審批工作中編制項目預算的先決條件，還可作為篩選承包方和訂立相應合同條款的重要依據(jù)。

根據(jù)《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》的規(guī)定，發(fā)包方在開展檔案服務外包之前應通過第三方調(diào)查或評估了解每一類檔案服務的基本成本構(gòu)成和合理價格范圍。同時，筆者認為發(fā)包方自身也應開展充分的市場調(diào)研，以在合同價格的約定過程中掌握更大發(fā)言權(quán)，也可避免出現(xiàn)后期自認為合同約定價格遠高于市場價格的情況。檔案管理部門一是可直接將檔案服務企業(yè)作為調(diào)查對象，并應選擇多家進行調(diào)查和評估，以便于比較和全面了解市場行情，如可通過主管的檔案行政部門獲取備案企業(yè)名單和聯(lián)系方式，也可直接選擇國內(nèi)知名度和信譽高的服務企業(yè)；二是可多方向已開展過檔案服務外包的檔案管理部門進行咨詢，以獲得更真實的情況。

2.2 檔案服務外包項目規(guī)劃

根據(jù)《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》的規(guī)定，在外包之前，檔案管理部門應根據(jù)外包工作的對象、內(nèi)容、目標等統(tǒng)籌制定檔案服務外包工作規(guī)劃，這是其本職職責所在，也是承包方開展服務工作的重要依據(jù)，尤其是對于檔案數(shù)據(jù)化的外包工作應提前制定好電子檔案的路徑要求和文件命名規(guī)則要求，以便承包方依據(jù)此開展工作，不應在工作過程中頻繁改動。同時，在外包之前，檔案管理部門還應對檔案數(shù)據(jù)展開前期的檢查和校對工作，以保證提交的數(shù)據(jù)準確、齊全。此外，檔案數(shù)字化加工場所的選擇和條件配置也應列入規(guī)劃并做好相應準備工作，尤其是保密和安全層面應做到周密布置。按照《檔案服務外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務》的規(guī)定，檔案數(shù)字化加工場所一般應選擇在發(fā)包方的辦公地點，應設在相對獨立的、封閉的區(qū)間，且需安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)等。

2.3 簽訂書面合同

新訂修檔案法第二十四條規(guī)定：“檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容?！盵2]《檔案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》也規(guī)定：“確定承包方后，發(fā)包方應與承包方簽訂書面合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系?！盵3]因此，檔案管理部門應在對承包方的資質(zhì)、服務能力、盡職情況等充分調(diào)查的基礎上篩選與確定承包方，并通過正規(guī)的審批手續(xù)或招投標程序與承包方簽訂合法的書面合同，而不應以口頭合同代替。同時，在合同條款的約定中應重點注意如下幾個問題：一是約定承包方如確無必要不應在發(fā)包方不知情的情況下將項目轉(zhuǎn)包或分包給第三方；二是雙方應在合同中約定具體的利息或違約金以及支付方式，如在貴州乾誠信通公路工程技術(shù)咨詢有限公司與河北建設集團股份有限公司服務合同糾紛一案中，雖然雙方在服務合同中約定了違約責任，但未約定具體的利息或違約金以及支付方式，屬于其約定不明，法院對相應訴訟請求就沒有支持。

2.4 及時驗收成果

對檔案管理部門而言，在合同履行的過程中，除了嚴格監(jiān)督檔案服務企業(yè)的相關(guān)工作外，還應對其提交的成果及時驗收，發(fā)現(xiàn)問題應及時要求企業(yè)解決或改進，驗收合格則應出具正規(guī)的驗收單?！稒n案服務外包工作規(guī)范第1部分：總則》中就明確規(guī)定：“發(fā)包方應根據(jù)與承包方簽訂的合同和相關(guān)標準，對承包方交付的最終服務成果進行質(zhì)量檢查，并辦理交付手續(xù)?！盵4]這是保證項目質(zhì)量的最后一道關(guān)口，也是發(fā)包方的權(quán)利和責任。

4 結(jié)語

在檔案服務外包的研究中，加強判例研究不僅可使我們深刻認識到新修訂檔案法、《檔案服務外包工作規(guī)范》等法律法規(guī)的價值和意義，從而更有助于其貫徹和落實；同時也可為檔案管理部門、檔案服務企業(yè)等主體在開展相關(guān)工作中提供警示和啟示，以為保障其合法權(quán)益提供依據(jù)。由于檔案服務外包工作和市場具有一定的復雜性，而且不同主體在相關(guān)工作中遇到的問題也千差萬別，因此檔案管理部門、檔案服務企業(yè)等除了要嚴格貫徹和落實新修訂檔案法、《檔案服務外包工作規(guī)范》等法律法規(guī)，還應在堅持公平正義原則的基礎上展開有效溝通，及時協(xié)商解決檔案服務外包工作中出現(xiàn)的各種問題，以免惡化成為訴訟官司。