基于電子政務(wù)背景簡(jiǎn)析政府檔案管理模式

張志剛

（英德市連江口鎮(zhèn)人力資源和社會(huì)保障服務(wù)所，廣東 英德 513000）

引言

電子政務(wù)，顧名思義，指的是從事政府活動(dòng)的各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)利用當(dāng)前高速發(fā)展的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還有辦公自動(dòng)化技術(shù)為社會(huì)提供服務(wù)，強(qiáng)化自身管理職能的一種具有創(chuàng)新性的管理模式。信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，政府檔案管理也在不斷進(jìn)行模式調(diào)整，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的保障下，政府檔案管理工作質(zhì)量穩(wěn)步推進(jìn)，極大地促進(jìn)了政府檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升。

一、現(xiàn)階段電子政務(wù)背景下政府檔案管理問(wèn)題分析

（一）政府檔案歸檔工作還存在較大短板

當(dāng)前電子政務(wù)背景下，政府檔案管理工作效率顯著提升，特別是隨著《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)條例規(guī)定的制定和實(shí)施，使得政府檔案管理制度更加完善和細(xì)化[1]。但是電子政務(wù)技術(shù)也帶來(lái)一些負(fù)面的影響，電子檔案受到各種非傳統(tǒng)因素的限制，如電子檔案存儲(chǔ)方式、電子檔案存儲(chǔ)位置的影響，造成許多已經(jīng)歸檔完成的電子檔案出現(xiàn)了不可讀的情況，再加上比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的真實(shí)度、法律憑證方面還有所不足，在歸檔方面還也存在著較大的提升空間。

（二）政府檔案信息管理還處在探索階段

現(xiàn)階段，與電子政務(wù)、政府檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)陸續(xù)頒布實(shí)施，對(duì)電子檔案的系統(tǒng)管理工作提出了比較明確的要求和規(guī)定。盡管如此，電子政務(wù)背景下，政府職能轉(zhuǎn)變過(guò)程、政府檔案管理的模式手段還處在初步發(fā)展階段，需要加大探索力度，在實(shí)踐操作中，進(jìn)一步得到鞏固和加強(qiáng)。各級(jí)政府部門和上級(jí)行政機(jī)關(guān)，特別是電子檔案管理部門要嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)定，指導(dǎo)政府檔案管理工作的有序推進(jìn)。

（三）政府檔案信息傳輸和應(yīng)用存在隱患

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子政務(wù)背景下，政府檔案經(jīng)過(guò)傳輸階段，容易受到外在因素影響，存在被篡改、丟失、損毀的安全隱患，并且其真實(shí)性和可靠性也在此過(guò)程中不斷被削弱。目前出臺(tái)的《電子簽名法》雖然有效緩解了這一缺陷，但是隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云盤等高新技術(shù)的開(kāi)發(fā)使用，政府方案信息存儲(chǔ)模式也在不斷重組，其穩(wěn)定性可靠性還是受到極大的不良影響。

二、電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式要求

（一）要求強(qiáng)化政府檔案管理的認(rèn)知水平

在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，政府各方面均產(chǎn)生了深刻的轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在行政行為方面、行為過(guò)程方面以及行政行為結(jié)果資料的處理歸納方面，這些環(huán)節(jié)的變化對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作及其內(nèi)容模式造成強(qiáng)烈的沖擊，在此過(guò)程中，也出現(xiàn)了一系列電子檔案需要相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)整理歸檔。立足于實(shí)際情況分析，電子政務(wù)背景下，部分單位人員并沒(méi)有重新審視時(shí)代變化的趨勢(shì)，沒(méi)有多加重視政府電子檔案，認(rèn)識(shí)能力存在不足之處，主要體現(xiàn)在未能將電子檔案同紙質(zhì)檔案放在同等重要的位置、法定的地位上做好文件歸納整理工作，而只是單純將其作為紙質(zhì)檔案的憑證信息之一。此外，在管理思想和理念上顯得比較陳舊，更多依賴于傳統(tǒng)管理模式，導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)來(lái)不及收集整理，甚至還會(huì)出現(xiàn)丟失的情況，這也意味著紙質(zhì)檔案管理沒(méi)有與電子文檔管理沒(méi)有密切地結(jié)合在一起。因而，在電子政務(wù)背景下，需要加快思想認(rèn)知的轉(zhuǎn)變，從管理模式、管理方法以及流程管控獲得全方位認(rèn)知。

（二）要求強(qiáng)化政府檔案技術(shù)安全水平

當(dāng)前電子政務(wù)背景下政府檔案管理盡管有高效的信息技術(shù)手段作為助力，保障了檔案管理的可靠性，但是現(xiàn)階段技術(shù)與措施缺乏緊密融合，對(duì)于滿足電子政務(wù)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要還缺乏一定的力度?，F(xiàn)代電子檔案管理理念未能完全貫穿技術(shù)應(yīng)用的始終，并對(duì)其進(jìn)行有機(jī)的聯(lián)系和歸納整理，因而在效率方面產(chǎn)生了局限問(wèn)題，使得電子檔案收集并不完整。此外，征服檔案管理信息還受到各種非傳統(tǒng)因素的影響，可能面臨著損毀篡改的風(fēng)險(xiǎn)，其對(duì)信息技術(shù)的依賴性較強(qiáng)，因而，在無(wú)法預(yù)測(cè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中進(jìn)行信息傳輸利用更容易導(dǎo)致信息外泄，無(wú)法保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性[2]。其全方位依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，缺少自身強(qiáng)力的防護(hù)功能，容易遭到外來(lái)因素威脅，加大了政府電子檔案管理的難度?；谝陨戏N種負(fù)面情況，相關(guān)政府管理單位要樹(shù)立檔案管理安全理念，重視新技術(shù)在檔案安全管理中發(fā)揮的重要作用，做好從根源上杜絕一切外來(lái)安全威脅因素的侵?jǐn)_。

三、電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式分析

（一）促進(jìn)政府檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

置身于電子政務(wù)背景下，政府檔案管理也開(kāi)啟了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、智能化的新模式，構(gòu)建起不同于傳統(tǒng)形式的管理機(jī)制。隨著電子檔案的法律地位和法律效力不斷提升，獲得認(rèn)可，檔案管理效率也在不斷提升。政府檔案管理人員更要加強(qiáng)對(duì)自身技術(shù)能力的要求，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念和思維意識(shí)，堅(jiān)持貫徹“全生命周期”的檔案管理理念，將現(xiàn)代信息技術(shù)深度融合到電子檔案存儲(chǔ)、整理、歸檔以及保護(hù)加密的各個(gè)方面，不斷與時(shí)俱進(jìn)，以具有創(chuàng)新性的電子檔案管理模式來(lái)適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展背景下的政府檔案管理的變化發(fā)展。

（二）簡(jiǎn)化政府檔案管理過(guò)程的步驟

電子政務(wù)背景帶來(lái)了很多變化，其比較顯著地表現(xiàn)在日常所要處理的信息種類變得更加豐富多樣，各單位部門之間的信息傳遞更加快速、信息交流更加便捷。但是這也帶來(lái)了更加龐大的處理信息數(shù)據(jù)，且這些信息還不屬于歸檔的范圍。因此，電子檔案管理人員不僅要促進(jìn)檔案管理過(guò)程步驟的轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要明確電子檔案的價(jià)值信息，保證電子檔案都能應(yīng)歸盡歸的同時(shí)，又不會(huì)重復(fù)歸檔、多頭歸檔，造成工作冗雜，加重工作負(fù)擔(dān)。此外，還要確保電子檔案在部門間能夠及時(shí)共享查看，避免出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象。管理流程需要簡(jiǎn)化明確，打通電子文件生成、傳輸、簽發(fā)、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)備份要做好，信息內(nèi)容要更新，百能使檔案管理具備簡(jiǎn)便性、高效性。

四、電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式完善對(duì)策

（一）強(qiáng)化政府檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代政府檔案管理手段的應(yīng)用已經(jīng)成為影響社會(huì)各單位和各部門發(fā)展的關(guān)鍵因素。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代政府檔案管理也要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化。在傳統(tǒng)的政府檔案管理工作中，常會(huì)出現(xiàn)信息查詢服務(wù)質(zhì)量低的問(wèn)題，不僅檔案管理工作的效率低，而且保密性差，給平時(shí)的管理和維護(hù)帶來(lái)很大的阻礙。信息技術(shù)的應(yīng)用就可以有效彌補(bǔ)這些問(wèn)題，讓政府檔案管理部門的工作人員從繁雜的工作中脫離出來(lái)，采用電子信息技術(shù)的手段，合理地做好平時(shí)的歸檔、管理和查閱工作。為了便于政府檔案管理工作的進(jìn)行，要構(gòu)建檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，將檔案的內(nèi)容錄入到電腦之中。工作人員在對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作的時(shí)候就可以快速地查找信息，增補(bǔ)檔案的內(nèi)容，同時(shí)也能更好地確保檔案的安全性。政府檔案涉及的信息十分龐大，根據(jù)不同單位、不同部門和不同工種對(duì)政府檔案進(jìn)行歸類是極為艱難的，但是有了檔案管理信息自動(dòng)化系統(tǒng)，就可以輕易解決這些問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的現(xiàn)代化。

（二）優(yōu)化政府檔案綜合管理方式

基于電子政務(wù)的不斷發(fā)展，政府檔案管理部門也應(yīng)依托信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，創(chuàng)新檔案管理的方式，將未來(lái)發(fā)展的方向與戰(zhàn)略決策與構(gòu)建特色管理模式相結(jié)合，制定目標(biāo)清晰、與時(shí)俱進(jìn)的管理辦法。政府檔案管理人員應(yīng)積極構(gòu)建檔案管理的專門網(wǎng)站，將檔案查詢和使用的需求設(shè)置為相應(yīng)的查詢項(xiàng)目，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)條件，為大眾提供更加專業(yè)的檔案管理方式。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員要涉及檔案的日常歸類和定期整理，這些工作不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低檔案信息使用和共享的效率。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，能夠?qū)n案信息資源變成數(shù)字化的形式，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和更新。

（三）提高專業(yè)人才的培養(yǎng)水平

人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在政府檔案管理部門也必須要發(fā)揮人才的引導(dǎo)性作用。檔案管理人員必須要來(lái)自于專業(yè)化的隊(duì)伍，具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，在政府檔案管理中能夠結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)提高檔案管理的品質(zhì)。為了更好地引進(jìn)人才企事業(yè)單位必須要構(gòu)筑人才資源庫(kù)，對(duì)資源庫(kù)內(nèi)的人才進(jìn)行分級(jí)培養(yǎng)。對(duì)于業(yè)務(wù)能力較弱的人員要進(jìn)行集中的培訓(xùn)，重點(diǎn)突破業(yè)務(wù)能力不足的問(wèn)題。而對(duì)于業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，發(fā)展后勁足的政府檔案管理人員，則要進(jìn)行系統(tǒng)性的培養(yǎng)，根據(jù)不同人才的特點(diǎn)和工作能力的強(qiáng)度，制定有效的培訓(xùn)課程。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)或是實(shí)體培訓(xùn)的形式給政府檔案管理人員提供二次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。通過(guò)這種方式搭建人才培養(yǎng)的平臺(tái)，讓檔案管理人員能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，在崗位工作中實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。由此可見(jiàn)，人才驅(qū)動(dòng)是促進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展的必要手段，在新經(jīng)濟(jì)政策推行的背景下，人才必須要占領(lǐng)時(shí)代發(fā)展的新高地，推動(dòng)政府的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步[3]。政府還要強(qiáng)化對(duì)專業(yè)信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)工作，重視行業(yè)間的交流，在比較學(xué)習(xí)中吸取先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，在不斷學(xué)習(xí)中更新自己的專業(yè)知識(shí)，提高管理工作的技能，為檔案數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

五、電子政務(wù)背景下政府檔案管理模式新挑戰(zhàn)

第一，促進(jìn)電子政府、電子文件和數(shù)字檔案三者之間的和諧構(gòu)建。電子文件是人們將自身的工作成果以電子信息數(shù)據(jù)形式進(jìn)行儲(chǔ)存和傳輸。隨著是時(shí)代變化，民眾參與政治的信息以轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)途徑，使得行政部門的工作實(shí)效提高到更高的水平，政府要積極探索實(shí)現(xiàn)電子化程度的新方向，保證電子政府職能能夠有效實(shí)現(xiàn)與各級(jí)單位、政府以及公眾之間的溝通和互動(dòng)。此外，由于社會(huì)交往的媒介和載體隨著互聯(lián)網(wǎng)的高度崛起，使得電子檔案已成為信息保管和分享的主要形式，因此，政府還要加大力度考量如何有效調(diào)動(dòng)各方力量為新型檔案呈現(xiàn)和管理服務(wù)，這也是政府檔案管理與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)所面臨的難題和挑戰(zhàn)。

第二，有效化解政府信息透明化與公眾信息需求合理化之間的矛盾，政府信息公開(kāi)是保障公眾知情權(quán)和信息權(quán)的基本，同時(shí)也是順利推進(jìn)政府工作活動(dòng)的有效途徑。相對(duì)以往的紙質(zhì)信息公開(kāi)的形式，政府信息通過(guò)高速的傳播，能夠突破信息空間和時(shí)間上的限制，加強(qiáng)信息傳播的有效性。此外，公眾也不必被動(dòng)接受，而是能夠以主動(dòng)查閱的方式來(lái)強(qiáng)化民眾參政議政的水平。但是，政府信息安全泄露隱患則是電子檔案的一大無(wú)法忽視的漏洞，這不僅需要一套隨著社會(huì)發(fā)展不斷更新完備的監(jiān)督機(jī)制和法規(guī)，同時(shí)還要求從事檔案管理的人員要具備高素質(zhì)的保密素質(zhì)。此外，還需要對(duì)技術(shù)和管理水平進(jìn)行強(qiáng)化，信息安全仍然是當(dāng)前我國(guó)電子化時(shí)代面臨的一大挑戰(zhàn)，政府內(nèi)部管理責(zé)任要明確到個(gè)人，政務(wù)人員保密意識(shí)如果不夠充分，那么很有可能造成檔案信息非正常渠道輸出甚至被盜取，這涉及到當(dāng)前電子政務(wù)背景下政府檔案管理的集中保存和利用調(diào)取的問(wèn)題，需要相關(guān)單位細(xì)細(xì)考量。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代變換、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)、政治、文化各個(gè)領(lǐng)域。政府行政理更要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，才能最大程度提升政府行政管理效率，強(qiáng)化政府管理職能。