信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問題和措施研究

時曉麗

（山東省單縣應(yīng)急管理保障和技術(shù)服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

隨著我國信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式從以往手工模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?、知識管理戰(zhàn)略模式。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加方便于管理，并且在一定程度上可以使事業(yè)單位檔案管理形式有所創(chuàng)新。信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作充分融合，不僅促進(jìn)了工作效率和質(zhì)量的提升，還有效提高了檔案管理水平。

一、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理通過多元化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效改善了以往的檔案管理模式，使事業(yè)單位檔案管理工作更具有效性，進(jìn)一步提高了檔案管理效率和質(zhì)量水平。但是，在實(shí)際中，仍有一部分事業(yè)單位在應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)時，由于準(zhǔn)備不充分，沒有對信息技術(shù)形成較高的認(rèn)知度，造成行為有偏差，不能有效發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用，再加上有些事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量水平有限，與實(shí)際目標(biāo)存在差異性，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案工作的正常開展。

（一）對檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識不足

雖然我國現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展比較快，但是相對國外而言,我國的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展起步較晚，沒有構(gòu)建較為完善的框架。對于事業(yè)單位來說，在應(yīng)用信息技術(shù)時，受外部一些因素的制約，缺乏長效的管理機(jī)制，檔案管理制度體系亟需完善。大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員通常一自身傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)為基礎(chǔ)，缺少學(xué)習(xí)的興趣和熱情，導(dǎo)致工作質(zhì)量差、工作運(yùn)營不規(guī)范、工作效率也不高，個別檔案管理人員在工作態(tài)度上還存在嚴(yán)重的隨意性和簡單化現(xiàn)象，對自己的工作反思不夠。這些都與對檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用認(rèn)識不足有著直接的關(guān)系，大部分檔案管理人員對計(jì)算機(jī)的依賴性較大，沒有站在客觀的角度上對信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用做出深入的探究，如果出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行不穩(wěn)定的情況時，就會導(dǎo)致大量的重要數(shù)據(jù)丟失。

（二）缺少系統(tǒng)化的電子檔案管理

開展電子檔案管理工作時的難度比較大，而且工作中的細(xì)節(jié)多而雜，因此，大部分事業(yè)單位會將信息化電子檔案作為重要目標(biāo)，以發(fā)揮檔案管理重要作用，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展水平。但是，有一部分事業(yè)單位檔案管理工作卻還在儲存和歸檔等基礎(chǔ)層面停留，忽視了對管理系統(tǒng)的充分利用，使其重要作用得不到有效發(fā)揮，另外，檔案管理規(guī)范化和系統(tǒng)化水平有待提高，對于事業(yè)單位辦公系統(tǒng)來說，設(shè)計(jì)不夠完善，部分功能在操作上比較簡單，存在不足的地方較多，也是直接影響檔案管理系統(tǒng)作用有效發(fā)揮的重要因素。

（三）電子檔案缺乏安全保障

電子檔案符合是時代的發(fā)展，充分展現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化水平。但是目前由于在電子檔案管理工作中沒有形成良好的安全保障，信息技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合的巨大優(yōu)勢不能被完全體現(xiàn)出來，導(dǎo)致檔案管理工作的效率不明顯。大部分檔案管理工作人員在工作中只是機(jī)械、單純地使用計(jì)算機(jī)對檔案文件進(jìn)行整理和保存，不能滿足脫機(jī)管理或相關(guān)下載要求，一旦電腦受到木馬、病毒或黑客攻擊入侵，或者因?yàn)橥庠谝蛩貙?dǎo)致電腦出現(xiàn)故障，就會使檔案資料丟失、損壞數(shù)據(jù)或者導(dǎo)致系統(tǒng)的異常，使系統(tǒng)不能啟動等等，使電子檔案失去的安全保障。另外，由于個別檔案管理工作人員的工作能力和相關(guān)技能比較薄弱，再加上缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對檔案文件進(jìn)行相關(guān)處理中，可能存在沒有及時對檔案文件進(jìn)行歸檔和備份，使檔案管理工作存在隨意性，使電子檔案管理工作缺乏安全性。[1]

（四）缺乏專業(yè)性人才

在應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作過程中，由于涉及的各項(xiàng)環(huán)節(jié)比較多，因此，在實(shí)際工作中對檔案管理工作人員的專業(yè)性水平要求較高，也更嚴(yán)格。但是事業(yè)單位在這方面的技術(shù)仍然處于不成熟的階段，對信息技術(shù)的專業(yè)性了解的不夠透徹，在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員相關(guān)管理技能需要不斷被提升，在這種情況下，就會造成檔案管理工作出現(xiàn)隱藏的風(fēng)險(xiǎn)性，因此更需要不斷健全和完善事業(yè)單位管理工作，進(jìn)而確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。[2]

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的有效措施

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用時有著比較復(fù)雜的要求。為了能夠加快實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作人員應(yīng)事先做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，充分了解不同階段的檔案管理工作中會遇到的難點(diǎn)，對檔案管理工作的重點(diǎn)加以重視，使事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范化。在具體細(xì)節(jié)方面，應(yīng)及時對產(chǎn)生問題的原因進(jìn)行全面深入的分析，并有針對性地進(jìn)行調(diào)整和完善，有效落實(shí)檔案管理工作，以推動信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。

（一）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案信息管理工作的認(rèn)知

加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案信息管理工作的認(rèn)知在整個檔案管理工作中至關(guān)重要，能夠有效推動檔案管理工作的正常開展。當(dāng)前檔案信息管理工作出現(xiàn)的主要問題是由于檔案管理工作人員對信息化的認(rèn)知不夠深入，面對新形勢、新問題思路不夠開闊，舉措不夠創(chuàng)新。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)深刻認(rèn)識到應(yīng)用信息技術(shù)的重要性，不斷健全和完善信息化管理工作。首先，檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家要求，加快檔案管理系統(tǒng)的升級工作，加強(qiáng)檔案信息資源的共建共享；其次，加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作，根據(jù)不同檔案的具體要求，提高管理質(zhì)量，對不合格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行針對性修訂，進(jìn)一步提高檔案管理的合理性和科學(xué)性；最后，培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)化管理觀念，完善培訓(xùn)制度。事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核，積極開展培訓(xùn)活動，對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)、技能等方面的培訓(xùn)活動，提高檔案管理工作人員自身專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，使其能夠深刻認(rèn)識到應(yīng)有信息技術(shù)的重要性，進(jìn)而在今后的工作中通過科學(xué)合理應(yīng)用信息技術(shù)，有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）增強(qiáng)檔案信息化管理力度，建立完整的檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理信息化與檔案管理社會化息息相關(guān)，兩者之間是互相促進(jìn),共同發(fā)展的。檔案管理中存在的死檔現(xiàn)象，間接地反映了事業(yè)單位管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會的進(jìn)步，為了有效解決此問題，檔案管理工作應(yīng)以資源形態(tài)為起點(diǎn),進(jìn)入現(xiàn)代信息技術(shù)領(lǐng)域，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，加快對檔案信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)而充分展現(xiàn)檔案的作用和價值。檔案管理數(shù)字化是當(dāng)下較為新型的信息形態(tài)，可以將在任何地區(qū)、任何單位、所有載體的檔案通過數(shù)字化手段進(jìn)行儲存，在網(wǎng)絡(luò)化形式下進(jìn)行連接，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案的利用率，這也是加快實(shí)現(xiàn)檔案管理社會共享的有效手段。事業(yè)單位檔案管理工作自身具有復(fù)雜性，系統(tǒng)化和規(guī)范化是檔案管理工作發(fā)展的基本方向，應(yīng)不斷優(yōu)化與完善，建立完整的檔案管理體系，并對其進(jìn)行科學(xué)有效的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一體化管理，確保電子檔案能夠被合理地應(yīng)用。[3]

（三）對檔案信息進(jìn)行共享管理

近年來，我國信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，規(guī)模迅速擴(kuò)大，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，新一代信息技術(shù)不斷突破，其中信息技術(shù)中先進(jìn)的“云技術(shù)”在很多領(lǐng)域都被廣泛的應(yīng)用。而且，“云技術(shù)”的應(yīng)用為檔案管理工作帶來了全新的思路，隨著科技不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，手機(jī)、平板、電腦等電子設(shè)備都已經(jīng)具備了云端傳輸?shù)慕邮湛?，將“云技術(shù)”應(yīng)用于檔案管理中能夠全面促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位政務(wù)信息公開化。因此，為了加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，相關(guān)政府部門可以構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，對各個環(huán)節(jié)中檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢修和維護(hù)工作。與此同時，各個區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位還應(yīng)積極通過政府部門構(gòu)建的檔案信息數(shù)據(jù)庫開展自由檔案數(shù)據(jù)的構(gòu)建和維護(hù)，相關(guān)管理人員可以基于“云技術(shù)”的云資源共享功能，實(shí)檔案信息共享，以防止檔案信息在一些部門中滯留時間較長，而導(dǎo)致信息泄露，通過合理應(yīng)用“云技術(shù)”能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。結(jié)合以政府部門構(gòu)建的檔案信息數(shù)據(jù)庫等管理模式，深入貫徹應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理理念，能夠有效提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

（四）構(gòu)建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)

開展檔案管理工作過程中，科學(xué)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量和效率一直以來都是各單位非常重視的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但是在實(shí)際中，大多數(shù)事業(yè)單位在應(yīng)用信息技術(shù)時都會存在一個誤區(qū)，即多數(shù)事業(yè)單位只注重應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序，而計(jì)算機(jī)程序卻只是信息技術(shù)中的一小部分，并不能充分發(fā)揮信息技術(shù)自身全部的優(yōu)勢。因此，在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序時，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在內(nèi)部建立專業(yè)的檔案信息網(wǎng)，不斷健全與完善檔案管理溝通體系，擴(kuò)展檔案管理信息渠道，充分利用檔案信息網(wǎng)使檔案管理工作更加簡單化，增強(qiáng)信息傳遞的快捷性，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

（五）重視人才資源，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是支撐創(chuàng)新發(fā)展的第一資源。加快推進(jìn)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展,離不開堅(jiān)實(shí)的人才保障。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案管理工作，專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的缺乏已經(jīng)成為了事業(yè)單位面臨的一大難題，為了有效加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息化水平，可以參考以下幾點(diǎn)：1.重視檔案管理領(lǐng)導(dǎo)干部隊(duì)伍的建設(shè)工作，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理提高整體，采用引進(jìn)高端人才等方法，培養(yǎng)一支熟悉并熟練掌握信息化建設(shè)和檔案管理的管理團(tuán)隊(duì)；2.積極開展培訓(xùn)活動，對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)、技能等方面的培訓(xùn)活動，嚴(yán)格執(zhí)行持證上崗制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而保障檔案信息化管理工作的順利開展；3.引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)秀專業(yè)人才和管理人才，檔案管理系統(tǒng)是具有一定專業(yè)性的軟硬件系統(tǒng)，它除了要具備較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)和分析功能，還要有很強(qiáng)的保密功能。因此，在檔案管理工作中應(yīng)配備較為專業(yè)的系統(tǒng)管理者進(jìn)行相關(guān)的管理工作，對檔案信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新研發(fā)，加強(qiáng)關(guān)鍵信息基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù),加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全信息統(tǒng)籌機(jī)制、平臺建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)安全管理。[4]

結(jié)束語

事業(yè)檔案管理逐漸向數(shù)字化信息管理發(fā)展，符合了時代發(fā)展趨勢，是事業(yè)單位各項(xiàng)工作創(chuàng)新的具體表現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，事業(yè)單位應(yīng)制定具有較強(qiáng)穩(wěn)定性與強(qiáng)制力的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)體系，不斷完善檔案管理的相關(guān)流程，提升檔案管理工作的效率，充分結(jié)合新思想與新方法，打破傳統(tǒng)觀念，培養(yǎng)檔案管理者的信息意識，在探索和創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理模式中結(jié)合信息化手段，提升檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，推動事業(yè)單位檔案管理工作能夠健康穩(wěn)定發(fā)展。