加強(qiáng)高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與管理

周粉妹 洪 亮 鐘 帥/江蘇省揚(yáng)州市職業(yè)大學(xué)

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案是在計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理、教學(xué)和社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、文字材料等[1]。計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室每年產(chǎn)生的檔案很多，檔案記錄了許多重要的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室以后的教學(xué)工作和管理工作提供了重要的參考價(jià)值。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前有很多高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室的管理只停留在日常的事務(wù)管理，對(duì)于實(shí)驗(yàn)室的許多重要文件資料等沒有人去收集和管理。針對(duì)這一現(xiàn)象，筆者認(rèn)為加強(qiáng)高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)和管理是非常有必要的，而且很有意義。

1 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)與管理的目的

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案記載了計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等方面發(fā)展的歷程，是實(shí)驗(yàn)室工作及管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是高職院校對(duì)計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行合理規(guī)劃和正確決策的重要依據(jù)。

1.1 為計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行科學(xué)的管理和決策提供依據(jù)

正確的決策是管理的核心，是執(zhí)行各種管理職能的基礎(chǔ)。管理決策正確與否會(huì)影響到管理工作的效率。而計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室工作中準(zhǔn)確、全面、及時(shí)、適用的信息，很多方面都來自于實(shí)驗(yàn)室檔案。計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案準(zhǔn)確地反映了實(shí)驗(yàn)室管理、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、計(jì)算機(jī)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的全過程，為我們實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行科學(xué)的管理和決策規(guī)劃提供了可靠的信息來源，沒有可靠的充分的信息作為依據(jù)，正確的規(guī)劃決策是不可能形成的。計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案的建立，可以使實(shí)驗(yàn)室沿著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路發(fā)展，促使管理工作更加系統(tǒng)與完善。

1.2 為計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室評(píng)估提供重要的支撐材料

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案用于持續(xù)記載實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)和科研項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)進(jìn)程，較為全面、準(zhǔn)確地反映實(shí)驗(yàn)室在體制與管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研、實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍以及計(jì)算機(jī)設(shè)備等各階段的實(shí)際進(jìn)展情況。計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案真實(shí)地記錄了實(shí)驗(yàn)室工作系統(tǒng)的成果，反映了一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的管理水平，衡量實(shí)驗(yàn)室管理是否標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理。從計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室的設(shè)置、計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備等狀況就能客觀、正確、全面地反映一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的過去和現(xiàn)狀，為實(shí)驗(yàn)室的評(píng)估提供可靠的原始材料，而不是臨時(shí)湊數(shù)據(jù)、拼材料，從而保證實(shí)驗(yàn)室評(píng)估的可靠性和準(zhǔn)確性。

1.3 為計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改進(jìn)提供依據(jù)

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)是計(jì)算機(jī)課程學(xué)習(xí)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于學(xué)生掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能有著至關(guān)重要的作用。而實(shí)驗(yàn)室檔案真實(shí)記錄了實(shí)驗(yàn)教學(xué)中的各項(xiàng)資料，是實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作的直接反映。通過對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案的收集、整理和查詢，可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段實(shí)驗(yàn)教學(xué)條件的不足，不斷改善實(shí)驗(yàn)教學(xué)條件，從而提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐水平，同時(shí)高職院校可以對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行常態(tài)檢測(cè)，更新實(shí)驗(yàn)教學(xué)理念，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)建設(shè)，深化實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革。

1.4 為計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新與報(bào)廢提供有力的證據(jù)

計(jì)算機(jī)設(shè)備的好壞是保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)正常開展的必要條件。實(shí)驗(yàn)室的檔案詳細(xì)記錄了每臺(tái)計(jì)算機(jī)設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)及使用信息。查閱計(jì)算機(jī)設(shè)備檔案，可以全面、系統(tǒng)地了解計(jì)算機(jī)設(shè)備的狀況，對(duì)于購(gòu)置時(shí)間長(zhǎng)、使用頻率高、系統(tǒng)配置落后的計(jì)算機(jī)要及時(shí)更新，對(duì)于不能滿足教學(xué)條件的計(jì)算機(jī)設(shè)備需要采取報(bào)廢。

2 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的內(nèi)容

2.1 計(jì)算機(jī)設(shè)備檔案建設(shè)

目前，各個(gè)高職院校都擁有大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備，為了便于計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理，需要建立這些設(shè)備的檔案，檔案主要包括計(jì)算機(jī)設(shè)備的各項(xiàng)指標(biāo)，比如：計(jì)算機(jī)設(shè)備的生產(chǎn)廠家、購(gòu)買日期、單價(jià)、主機(jī)型號(hào)、軟硬件配置情況、操作系統(tǒng)安裝說明書等；計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用記錄、維修記錄、設(shè)備領(lǐng)用記錄等。

2.2 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案建設(shè)

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案是構(gòu)成計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的重要組成部分，其歸檔材料主要包含：實(shí)驗(yàn)室課表、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教師上實(shí)驗(yàn)課記錄簿、學(xué)生做實(shí)驗(yàn)記錄簿等。

2.3 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室管理文件檔案建設(shè)

計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室管理有各種文件需要?dú)w檔保存，主要包括：學(xué)生上機(jī)守則、指導(dǎo)教師工作規(guī)范、實(shí)驗(yàn)室安全管理制度、實(shí)驗(yàn)室規(guī)則、實(shí)驗(yàn)室年度工作計(jì)劃與年終總結(jié)、實(shí)驗(yàn)課程表、計(jì)算機(jī)設(shè)備故障診斷與維修記錄表、機(jī)房負(fù)責(zé)人信息表等資料。

2.4 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室管理人員信息檔案建設(shè)

實(shí)驗(yàn)室管理人員信息檔案主要包括：姓名、出生日期、性別、學(xué)歷、職稱、聯(lián)系電話等。

2.5 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室使用類別檔案建設(shè)

高職院校有許多機(jī)房，不同的機(jī)房有不同的用途，比如：公共課機(jī)房是用來提供全校計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)課教學(xué)的實(shí)驗(yàn)室，專業(yè)課機(jī)房是為計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)驗(yàn)教學(xué)的實(shí)驗(yàn)室，專業(yè)課實(shí)驗(yàn)室又分為大數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)室、云計(jì)算實(shí)驗(yàn)室、物聯(lián)網(wǎng)實(shí)驗(yàn)室、計(jì)算機(jī)安裝與維護(hù)實(shí)驗(yàn)室等，并且不同用途的機(jī)房需要安裝的不同的計(jì)算機(jī)軟硬件，因而需要建立機(jī)房使用類別檔案，檔案主要包括：實(shí)驗(yàn)室的名稱、實(shí)驗(yàn)室的用途、實(shí)驗(yàn)室的軟硬件環(huán)境等。

2.6 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室社會(huì)服務(wù)類檔案建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)深入到社會(huì)各行各業(yè)，社會(huì)上許多行業(yè)人員需要提高計(jì)算機(jī)的運(yùn)用水平，需要借助高職院校計(jì)算機(jī)機(jī)房進(jìn)行各種計(jì)算機(jī)培訓(xùn)。另外隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，社會(huì)上很多的考試由原來的筆試改為上機(jī)考試。目前很多高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)著社會(huì)上的大量考試，比如：全國(guó)衛(wèi)生部門的職稱考試、會(huì)計(jì)資格年審考試、律師資格考試、稅務(wù)系統(tǒng)知識(shí)競(jìng)賽考試、證券從人員資格考試等等。這些考試每年都會(huì)舉行，而且不同的考試類型需要的考試環(huán)境不同，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件要求也不同，因而這些考試會(huì)產(chǎn)生許多的原始數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)今后的考試提供重要的參考依據(jù)。所以對(duì)于每年這些考試需要建設(shè)相關(guān)的檔案，檔案主要包括：考試的名稱、考試的時(shí)間、考試人數(shù)、考試的軟件和硬件要求等，這些資料要保存好，特別是考試系統(tǒng)安裝的資料，以便今后再使用。

3 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案收集的方法

為了保證檔案的全面性和真實(shí)性，我們采取集中收集與平時(shí)收集相結(jié)合的方法[2]。比如教師實(shí)驗(yàn)課表、實(shí)驗(yàn)授課計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書、實(shí)驗(yàn)室的年度計(jì)劃采取開學(xué)初集中收集，實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室使用記錄簿、實(shí)驗(yàn)室的年終總結(jié)學(xué)期結(jié)束集中收集。比如新購(gòu)置的計(jì)算機(jī)及其它設(shè)備的相關(guān)資料，就采取隨到隨收集，實(shí)驗(yàn)室的固定資產(chǎn)帳目也采取隨時(shí)收集，每年審查，這樣可以及時(shí)反映計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入情況及維護(hù)情況、計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新及現(xiàn)有配置情況。

4 計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

4.1 高職院校實(shí)驗(yàn)室管理人員不夠重視

許多高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室人員在管理工作中，更多關(guān)注的是硬件設(shè)備的好壞以及日常的實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理事務(wù)，對(duì)檔案的建設(shè)與管理缺乏足夠的重視，現(xiàn)有的實(shí)驗(yàn)室管理人員對(duì)檔案的專業(yè)知識(shí)不夠熟悉，對(duì)檔案的信息化收集整理等工作做得不夠及時(shí)，沒有樹立起長(zhǎng)遠(yuǎn)的檔案管理意識(shí)，并且存在著一種短期的、得過且過的思想行為。例如教師上完實(shí)驗(yàn)課后不注重收集與整理實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料，經(jīng)常是只有簡(jiǎn)要的課程活動(dòng)記錄，而沒有完整的書面記錄和詳細(xì)的資料存檔，造成實(shí)驗(yàn)資料記錄不完備，致使一些有價(jià)值的實(shí)驗(yàn)資料沒有歸檔保存下來，而不能及時(shí)準(zhǔn)確地服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)[3]。

4.2 檔案管理制度不夠完善

由于學(xué)校對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作不夠重視，目前多數(shù)高職院校在實(shí)驗(yàn)室檔案管理方面缺乏詳盡具體且針對(duì)性強(qiáng)的管理制度，再加上操作過程中執(zhí)行不到位，很多工作沒有落到實(shí)處，比如管理人員職責(zé)分工不明確、沒有建立檔案管理人員的主要職責(zé)和檔案借閱管理的相關(guān)規(guī)定等。

4.3 檔案收集與管理的方法比較落后

目前，許多高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與管理大多數(shù)采用傳統(tǒng)的手工管理方式，只有少數(shù)采用電子記錄，比如固定資產(chǎn)情況一覽表、教師實(shí)驗(yàn)課程安排表、實(shí)驗(yàn)室值班表等，采用手工的方法操作慢而且容易出錯(cuò)，查詢和利用檔案也不方便，造成大量檔案資源浪費(fèi)。

4.4 沒有設(shè)立專門的地方存放實(shí)驗(yàn)室檔案

多數(shù)高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案沒有設(shè)置專門存放的地點(diǎn)，檔案分散在各個(gè)實(shí)驗(yàn)室，檔案管理缺乏統(tǒng)一性。

4.5 沒有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的建設(shè)與管理

高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室往往不設(shè)置專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的實(shí)驗(yàn)室管理人員大多數(shù)是兼職教師，而且人員流動(dòng)比較頻繁，使得檔案管理缺乏連續(xù)性， 不能確保檔案保存的完整性；而且兼職教師多數(shù)不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致不能規(guī)范地進(jìn)行檔案收集和整理，即使能夠收集資料也是零碎的，甚至是雜亂無章的，影響了高職院校對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理質(zhì)量的跟蹤。

5 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的措施

針對(duì)目前高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題，根據(jù)多年在計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室工作的經(jīng)驗(yàn)，要建設(shè)完善的實(shí)驗(yàn)室檔案，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)驗(yàn)室管理人員要重視實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)；第二，實(shí)驗(yàn)室檔案要專人負(fù)責(zé)；第三，實(shí)驗(yàn)室檔案要專門存放；第四，實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)要采用信息化手段。

高職院校計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與規(guī)范化管理為實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的開展提供重要依據(jù)，建設(shè)實(shí)驗(yàn)室檔案的目的就是為了充分利用檔案，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的檔案建設(shè)與管理，對(duì)于培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)踐能力，提高教師的實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。