李卓妮/航天檔案館
近年來(lái),中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司提出以建設(shè)航天強(qiáng)國(guó)為目標(biāo),以建設(shè)世界一流企業(yè)和支撐世界一流軍隊(duì)為標(biāo)準(zhǔn)的部署要求。各級(jí)檔案部門(mén)置身于企業(yè)深化改革的浪潮中,轉(zhuǎn)型發(fā)展是大勢(shì)所趨。那么,檔案部門(mén)應(yīng)向何處發(fā)展,如何調(diào)整自身定位、突出自身價(jià)值,是當(dāng)前必須要解決的問(wèn)題。為了優(yōu)化集團(tuán)公司檔案部門(mén)職能定位,探索航天檔案工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的途徑,首先應(yīng)厘清當(dāng)前集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門(mén)職能設(shè)置現(xiàn)狀?;诖?,本文對(duì)集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門(mén)進(jìn)行了問(wèn)卷調(diào)查,通過(guò)收集數(shù)據(jù),分析檔案部門(mén)在企業(yè)深化改革背景下存在的薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)方向,從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。
為了全面準(zhǔn)確掌握集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門(mén)的職能設(shè)置情況和管理模式,本文通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。調(diào)查內(nèi)容主要圍繞檔案部門(mén)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、檔案人員隊(duì)伍情況、檔案工作運(yùn)行情況、檔案工作面臨的主要問(wèn)題和后續(xù)發(fā)展重點(diǎn)等。本文選取的調(diào)查對(duì)象分為三個(gè)層級(jí):一級(jí)為集團(tuán)公司檔案館(航天檔案館),二級(jí)為20家研究院、專業(yè)公司、直屬單位等二級(jí)單位檔案部門(mén),三級(jí)為54家院屬重點(diǎn)部、所、廠等基層單位檔案部門(mén),共計(jì)75家。選取三個(gè)層級(jí)檔案部門(mén)的原因有二:一是遵循集團(tuán)公司“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制;二是基本覆蓋集團(tuán)公司所屬單位性質(zhì)(科研院所、專業(yè)公司、事業(yè)單位等),能夠反映集團(tuán)公司檔案工作整體情況。
集團(tuán)公司始終堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制,實(shí)行集團(tuán)—研究院/公司/直屬單位—部/所/廠三級(jí)管理模式。集團(tuán)辦公室是集團(tuán)公司檔案工作主管部門(mén)。航天檔案館作為集團(tuán)公司檔案館,是集團(tuán)公司檔案服務(wù)利用中心、數(shù)字檔案中心、總部實(shí)體檔案中心,負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。各院檔案部門(mén)履行檔案工作的雙重職能,對(duì)院檔案工作實(shí)行組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo),科學(xué)管理各門(mén)類檔案并開(kāi)展利用服務(wù)。部/所/廠等基層單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理本單位各類檔案。
調(diào)查表明,集團(tuán)公司所屬八大研究院均設(shè)置了獨(dú)立的檔案部門(mén),并根據(jù)規(guī)模大小選擇了不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置模式。其中,有六家院級(jí)檔案部門(mén)因?yàn)榈匚恢匾?、歷史悠久、檔案數(shù)量龐大、業(yè)務(wù)范圍廣泛、人員配備充足,設(shè)置模式為院級(jí)檔案館,占75%。
公司、直屬單位大部分沒(méi)有條件設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén),檔案業(yè)務(wù)工作被納入綜合管理部門(mén)、科研質(zhì)量部門(mén)、戰(zhàn)略發(fā)展部門(mén)等部門(mén)的管理職責(zé),但91.67%的被調(diào)查單位表示這種設(shè)置模式可以履行檔案工作雙重管理職能。
基層科研廠所檔案部門(mén)設(shè)置較為多樣,一種為設(shè)置獨(dú)立的檔案部門(mén)(如綜合檔案室、檔案管理處、檔案資料中心等)有13家,占比24%;一種為設(shè)置檔案部門(mén),但掛靠在某職能部門(mén)下(如檔案處掛靠在質(zhì)量部、檔案室掛靠在信息中心等)有6家,占比11%;檔案部門(mén)更多與信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、圖書(shū)情報(bào)、質(zhì)量管理等專業(yè)整合為一個(gè)部門(mén),有35家,占比65%。比如,某基層單位將檔案工作與信息化建設(shè)管理職能統(tǒng)一歸口到情報(bào)檔案處,為解決當(dāng)前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎(chǔ)保障。
本次調(diào)查的各級(jí)單位都有明確的單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,檔案工作職責(zé)所在部門(mén)也都有明確的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。各單位在檔案工作崗位設(shè)置上,除保持傳統(tǒng)專業(yè)崗位(如檔案管理崗、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗、檔案編研崗、檔案信息化崗等)之外,還與本單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況緊密結(jié)合,各具特色,如圍繞中心任務(wù)、服務(wù)科研生產(chǎn)一線的型號(hào)技術(shù)文件管理崗;加快與市場(chǎng)接軌、直面轉(zhuǎn)型升級(jí)的檔案咨詢與市場(chǎng)崗、信息咨詢崗等;滿足數(shù)字檔案館(室)建設(shè)需要、助力電子文件歸檔的信息檔案管理崗、信息數(shù)據(jù)管理崗、信息處理崗等。
集團(tuán)公司擁有一支較為穩(wěn)定、專業(yè)的專兼職檔案人才隊(duì)伍。截至2019年,集團(tuán)公司各級(jí)單位共有專職檔案人員1056人、兼職檔案人員2081人,共計(jì)3137人。在專職檔案人員當(dāng)中,共有中級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)578人,占54.7%;本科及以上學(xué)歷800人,占75.8%,其中,具有檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷120人。在專職檔案人員人數(shù)最多的基層單位中,35歲以下占39%,本科及以上學(xué)歷占75%,中高級(jí)職稱占64%,從事檔案工作10年以上的占36%。由此可以看出,集團(tuán)公司專職檔案人才隊(duì)伍呈年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化趨勢(shì)。
從本次調(diào)查結(jié)果來(lái)看,航天科技集團(tuán)有限公司各級(jí)檔案部門(mén)的功能定位主要集中在三個(gè)層面:檔案工作歸口管理部門(mén)、檔案信息資源管理與開(kāi)發(fā)利用部門(mén)、檔案業(yè)務(wù)工作執(zhí)行部門(mén),且發(fā)揮了檔案部門(mén)雙重管理職能,但仍存在不適應(yīng)集團(tuán)公司改革發(fā)展的地方,影響檔案部門(mén)價(jià)值的發(fā)揮,集中表現(xiàn)在:一是檔案工作管理體系仍不完善,集團(tuán)公司檔案工作整體發(fā)展水平不夠均衡,各級(jí)檔案部門(mén)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、專業(yè)能力、檔案信息化水平、館庫(kù)條件等方面都存在較大差異;二是檔案信息化水平尚顯落后,與集團(tuán)公司信息化發(fā)展需求有較大差距,還不能滿足數(shù)字化條件下航天科研生產(chǎn)對(duì)于檔案工作的要求,還不能有效支撐集團(tuán)公司“數(shù)字航天”建設(shè);三是檔案專業(yè)人才隊(duì)伍還不能滿足集團(tuán)公司快速發(fā)展需要,在此次調(diào)查中,各級(jí)檔案部門(mén)也普遍反映在全集團(tuán)推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)進(jìn)程中,凸顯出檔案工作人員的檔案信息化知識(shí)掌握不夠、專業(yè)人員不足等問(wèn)題。
為滿足集團(tuán)公司改革發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求,應(yīng)提升檔案工作整體水平,從頂層建立有效的檔案工作運(yùn)行機(jī)制,不斷完善規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系,加大對(duì)各級(jí)檔案部門(mén)及相關(guān)部門(mén)檔案工作考核力度;院級(jí)檔案部門(mén)作為集團(tuán)公司檔案工作體系的中堅(jiān)力量,承擔(dān)著承上啟下的重要作用,建議優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置,賦予院總部機(jī)關(guān)管理職能,有效調(diào)動(dòng)全院資源,有利于院級(jí)檔案部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理職能的發(fā)揮;公司、直屬單位檔案工作起步晚、基礎(chǔ)薄弱,建議從健全檔案工作體系的基礎(chǔ)工作出發(fā),完善檔案工作規(guī)章制度體系,提升檔案工作職能履行能力,配備與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作崗位和專職檔案人員;基層單位檔案工作與科研生產(chǎn)密不可分,面對(duì)全數(shù)字化科研生產(chǎn)模式,檔案部門(mén)的職能定位應(yīng)圍繞科研生產(chǎn)的需要而及時(shí)轉(zhuǎn)變,全力建設(shè)數(shù)字檔案室。
在數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)日益發(fā)展的今天,檔案尤其是電子檔案,彷佛被淹沒(méi)在海量數(shù)據(jù)之中。數(shù)據(jù)中心的崛起,更給檔案部門(mén)帶來(lái)無(wú)形的壓力。檔案部門(mén)如何才能擁有自己的一席之地、成就一番天地,關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)從檔案本身出發(fā),挖掘檔案自身價(jià)值,這才是檔案區(qū)別于數(shù)據(jù)的根本屬性。大數(shù)據(jù)是海量的、無(wú)序的,而檔案是經(jīng)過(guò)鑒定的、每一份都是有價(jià)值的。因此,檔案部門(mén)更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案價(jià)值的挖掘。對(duì)于科研企業(yè)來(lái)說(shuō),當(dāng)前更為重要的是在大量涌入的電子檔案中挖掘它的科技價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值,而過(guò)去基于傳統(tǒng)載體檔案資源的開(kāi)發(fā)同樣不能丟失。檔案價(jià)值歷久彌新,應(yīng)當(dāng)不斷尋找、深入挖掘它的歷史價(jià)值和文化價(jià)值,這是檔案部門(mén)的立足之本。
服務(wù)性是檔案部門(mén)的基本屬性與職能。集團(tuán)公司檔案工作原則之一就是“圍繞中心、服務(wù)大局”,各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理重點(diǎn)來(lái)謀劃?rùn)n案工作。檔案部門(mén)不能局限于被動(dòng)接收檔案,必要時(shí)也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出擊。在集團(tuán)公司推進(jìn)科研生產(chǎn)數(shù)字化和經(jīng)營(yíng)管理信息化提升的建設(shè)中,各級(jí)檔案部門(mén)要積極參與融入,從檔案管理向文件管控轉(zhuǎn)型,從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型;隨著檔案信息化建設(shè)的加快,檔案部門(mén)的服務(wù)模式也應(yīng)從傳統(tǒng)檔案資源服務(wù)向數(shù)字檔案資源服務(wù)轉(zhuǎn)型,通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識(shí)管理、數(shù)據(jù)管理等理念和技術(shù),打破傳統(tǒng)檔案借閱服務(wù)、舉辦檔案展覽、開(kāi)展檔案編研等工作對(duì)于時(shí)間和空間的限制,提高服務(wù)效率;通過(guò)采用音、影、圖、文等多種形態(tài)呈現(xiàn)檔案資源,提供主動(dòng)推送、個(gè)性化定制等差異化的服務(wù),拓寬檔案用戶范圍,提升用戶體驗(yàn)。
當(dāng)前,集團(tuán)公司推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),各級(jí)檔案部門(mén)面臨著傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和增量檔案電子化的巨大壓力,也凸顯出擁有復(fù)合知識(shí)背景、具有全局觀念和創(chuàng)新能力的檔案專業(yè)人才的短缺。與傳統(tǒng)檔案部門(mén)相比,數(shù)字檔案館(室)對(duì)檔案人員的要求更高,不僅要求檔案人員具有傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能,還要求其掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能,擁有較高的信息化管理水平。因此,要健全檔案專業(yè)優(yōu)秀專家和拔尖人才的選拔和培養(yǎng)機(jī)制,加大對(duì)檔案信息化建設(shè)和培訓(xùn)等方面的投入力度,加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)發(fā)展通道建設(shè),搭建交流平臺(tái),制定激勵(lì)政策,打造一支政治可靠、結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)過(guò)硬的航天檔案人才隊(duì)伍。