企業(yè)檔案部門職能定位優(yōu)化研究
——基于航天科技檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能發(fā)揮基本情況調(diào)查

李卓妮/航天檔案館

近年來，中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司提出以建設(shè)航天強(qiáng)國(guó)為目標(biāo)，以建設(shè)世界一流企業(yè)和支撐世界一流軍隊(duì)為標(biāo)準(zhǔn)的部署要求。各級(jí)檔案部門置身于企業(yè)深化改革的浪潮中，轉(zhuǎn)型發(fā)展是大勢(shì)所趨。那么，檔案部門應(yīng)向何處發(fā)展，如何調(diào)整自身定位、突出自身價(jià)值，是當(dāng)前必須要解決的問題。為了優(yōu)化集團(tuán)公司檔案部門職能定位，探索航天檔案工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的途徑，首先應(yīng)厘清當(dāng)前集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門職能設(shè)置現(xiàn)狀。基于此，本文對(duì)集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門進(jìn)行了問卷調(diào)查，通過收集數(shù)據(jù)，分析檔案部門在企業(yè)深化改革背景下存在的薄弱環(huán)節(jié)及改進(jìn)方向，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1 調(diào)查設(shè)計(jì)

為了全面準(zhǔn)確掌握集團(tuán)公司各級(jí)檔案部門的職能設(shè)置情況和管理模式，本文通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。調(diào)查內(nèi)容主要圍繞檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、檔案人員隊(duì)伍情況、檔案工作運(yùn)行情況、檔案工作面臨的主要問題和后續(xù)發(fā)展重點(diǎn)等。本文選取的調(diào)查對(duì)象分為三個(gè)層級(jí)：一級(jí)為集團(tuán)公司檔案館（航天檔案館），二級(jí)為20家研究院、專業(yè)公司、直屬單位等二級(jí)單位檔案部門，三級(jí)為54家院屬重點(diǎn)部、所、廠等基層單位檔案部門，共計(jì)75家。選取三個(gè)層級(jí)檔案部門的原因有二：一是遵循集團(tuán)公司“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制；二是基本覆蓋集團(tuán)公司所屬單位性質(zhì)（科研院所、專業(yè)公司、事業(yè)單位等），能夠反映集團(tuán)公司檔案工作整體情況。

2 當(dāng)前現(xiàn)狀

2.1 堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制

集團(tuán)公司始終堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案工作管理體制，實(shí)行集團(tuán)—研究院/公司/直屬單位—部/所/廠三級(jí)管理模式。集團(tuán)辦公室是集團(tuán)公司檔案工作主管部門。航天檔案館作為集團(tuán)公司檔案館，是集團(tuán)公司檔案服務(wù)利用中心、數(shù)字檔案中心、總部實(shí)體檔案中心，負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。各院檔案部門履行檔案工作的雙重職能，對(duì)院檔案工作實(shí)行組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)，科學(xué)管理各門類檔案并開展利用服務(wù)。部/所/廠等基層單位檔案部門負(fù)責(zé)管理本單位各類檔案。

2.2 各級(jí)單位靈活選擇檔案部門機(jī)構(gòu)設(shè)置模式

調(diào)查表明，集團(tuán)公司所屬八大研究院均設(shè)置了獨(dú)立的檔案部門，并根據(jù)規(guī)模大小選擇了不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置模式。其中，有六家院級(jí)檔案部門因?yàn)榈匚恢匾v史悠久、檔案數(shù)量龐大、業(yè)務(wù)范圍廣泛、人員配備充足，設(shè)置模式為院級(jí)檔案館，占75%。

公司、直屬單位大部分沒有條件設(shè)置獨(dú)立的檔案部門，檔案業(yè)務(wù)工作被納入綜合管理部門、科研質(zhì)量部門、戰(zhàn)略發(fā)展部門等部門的管理職責(zé)，但91.67%的被調(diào)查單位表示這種設(shè)置模式可以履行檔案工作雙重管理職能。

基層科研廠所檔案部門設(shè)置較為多樣，一種為設(shè)置獨(dú)立的檔案部門（如綜合檔案室、檔案管理處、檔案資料中心等）有13家，占比24%；一種為設(shè)置檔案部門，但掛靠在某職能部門下（如檔案處掛靠在質(zhì)量部、檔案室掛靠在信息中心等）有6家，占比11%；檔案部門更多與信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、圖書情報(bào)、質(zhì)量管理等專業(yè)整合為一個(gè)部門，有35家，占比65%。比如，某基層單位將檔案工作與信息化建設(shè)管理職能統(tǒng)一歸口到情報(bào)檔案處，為解決當(dāng)前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎(chǔ)保障。

2.3 檔案工作崗位設(shè)置結(jié)合實(shí)際各具特色

本次調(diào)查的各級(jí)單位都有明確的單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，檔案工作職責(zé)所在部門也都有明確的部門領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。各單位在檔案工作崗位設(shè)置上，除保持傳統(tǒng)專業(yè)崗位（如檔案管理崗、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)崗、檔案編研崗、檔案信息化崗等）之外，還與本單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況緊密結(jié)合，各具特色，如圍繞中心任務(wù)、服務(wù)科研生產(chǎn)一線的型號(hào)技術(shù)文件管理崗；加快與市場(chǎng)接軌、直面轉(zhuǎn)型升級(jí)的檔案咨詢與市場(chǎng)崗、信息咨詢崗等；滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要、助力電子文件歸檔的信息檔案管理崗、信息數(shù)據(jù)管理崗、信息處理崗等。

2.4 檔案人才隊(duì)伍初具規(guī)模

集團(tuán)公司擁有一支較為穩(wěn)定、專業(yè)的專兼職檔案人才隊(duì)伍。截至2019年，集團(tuán)公司各級(jí)單位共有專職檔案人員1056人、兼職檔案人員2081人，共計(jì)3137人。在專職檔案人員當(dāng)中，共有中級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)578人，占54.7%；本科及以上學(xué)歷800人，占75.8%，其中，具有檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷120人。在專職檔案人員人數(shù)最多的基層單位中，35歲以下占39%，本科及以上學(xué)歷占75%，中高級(jí)職稱占64%，從事檔案工作10年以上的占36%。由此可以看出，集團(tuán)公司專職檔案人才隊(duì)伍呈年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化趨勢(shì)。

3 存在問題

從本次調(diào)查結(jié)果來看，航天科技集團(tuán)有限公司各級(jí)檔案部門的功能定位主要集中在三個(gè)層面：檔案工作歸口管理部門、檔案信息資源管理與開發(fā)利用部門、檔案業(yè)務(wù)工作執(zhí)行部門，且發(fā)揮了檔案部門雙重管理職能，但仍存在不適應(yīng)集團(tuán)公司改革發(fā)展的地方，影響檔案部門價(jià)值的發(fā)揮，集中表現(xiàn)在：一是檔案工作管理體系仍不完善，集團(tuán)公司檔案工作整體發(fā)展水平不夠均衡，各級(jí)檔案部門在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、專業(yè)能力、檔案信息化水平、館庫條件等方面都存在較大差異；二是檔案信息化水平尚顯落后，與集團(tuán)公司信息化發(fā)展需求有較大差距，還不能滿足數(shù)字化條件下航天科研生產(chǎn)對(duì)于檔案工作的要求，還不能有效支撐集團(tuán)公司“數(shù)字航天”建設(shè)；三是檔案專業(yè)人才隊(duì)伍還不能滿足集團(tuán)公司快速發(fā)展需要，在此次調(diào)查中，各級(jí)檔案部門也普遍反映在全集團(tuán)推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)進(jìn)程中，凸顯出檔案工作人員的檔案信息化知識(shí)掌握不夠、專業(yè)人員不足等問題。

4 對(duì)策與建議

4.1 完善集團(tuán)公司檔案工作體制機(jī)制

為滿足集團(tuán)公司改革發(fā)展對(duì)檔案工作的新要求，應(yīng)提升檔案工作整體水平，從頂層建立有效的檔案工作運(yùn)行機(jī)制，不斷完善規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，加大對(duì)各級(jí)檔案部門及相關(guān)部門檔案工作考核力度；院級(jí)檔案部門作為集團(tuán)公司檔案工作體系的中堅(jiān)力量，承擔(dān)著承上啟下的重要作用，建議優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置，賦予院總部機(jī)關(guān)管理職能，有效調(diào)動(dòng)全院資源，有利于院級(jí)檔案部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理職能的發(fā)揮；公司、直屬單位檔案工作起步晚、基礎(chǔ)薄弱，建議從健全檔案工作體系的基礎(chǔ)工作出發(fā)，完善檔案工作規(guī)章制度體系，提升檔案工作職能履行能力，配備與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作崗位和專職檔案人員；基層單位檔案工作與科研生產(chǎn)密不可分，面對(duì)全數(shù)字化科研生產(chǎn)模式，檔案部門的職能定位應(yīng)圍繞科研生產(chǎn)的需要而及時(shí)轉(zhuǎn)變，全力建設(shè)數(shù)字檔案室。

4.2 強(qiáng)化檔案自身價(jià)值

在數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案尤其是電子檔案，彷佛被淹沒在海量數(shù)據(jù)之中。數(shù)據(jù)中心的崛起，更給檔案部門帶來無形的壓力。檔案部門如何才能擁有自己的一席之地、成就一番天地，關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)從檔案本身出發(fā)，挖掘檔案自身價(jià)值，這才是檔案區(qū)別于數(shù)據(jù)的根本屬性。大數(shù)據(jù)是海量的、無序的，而檔案是經(jīng)過鑒定的、每一份都是有價(jià)值的。因此，檔案部門更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案價(jià)值的挖掘。對(duì)于科研企業(yè)來說，當(dāng)前更為重要的是在大量涌入的電子檔案中挖掘它的科技價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而過去基于傳統(tǒng)載體檔案資源的開發(fā)同樣不能丟失。檔案價(jià)值歷久彌新，應(yīng)當(dāng)不斷尋找、深入挖掘它的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，這是檔案部門的立足之本。

4.3 突出檔案服務(wù)功能

服務(wù)性是檔案部門的基本屬性與職能。集團(tuán)公司檔案工作原則之一就是“圍繞中心、服務(wù)大局”，各級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理重點(diǎn)來謀劃?rùn)n案工作。檔案部門不能局限于被動(dòng)接收檔案，必要時(shí)也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出擊。在集團(tuán)公司推進(jìn)科研生產(chǎn)數(shù)字化和經(jīng)營(yíng)管理信息化提升的建設(shè)中，各級(jí)檔案部門要積極參與融入，從檔案管理向文件管控轉(zhuǎn)型，從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)型；隨著檔案信息化建設(shè)的加快，檔案部門的服務(wù)模式也應(yīng)從傳統(tǒng)檔案資源服務(wù)向數(shù)字檔案資源服務(wù)轉(zhuǎn)型，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)、知識(shí)管理、數(shù)據(jù)管理等理念和技術(shù)，打破傳統(tǒng)檔案借閱服務(wù)、舉辦檔案展覽、開展檔案編研等工作對(duì)于時(shí)間和空間的限制，提高服務(wù)效率；通過采用音、影、圖、文等多種形態(tài)呈現(xiàn)檔案資源，提供主動(dòng)推送、個(gè)性化定制等差異化的服務(wù)，拓寬檔案用戶范圍，提升用戶體驗(yàn)。

4.4 優(yōu)化檔案人才隊(duì)伍

當(dāng)前，集團(tuán)公司推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，各級(jí)檔案部門面臨著傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和增量檔案電子化的巨大壓力，也凸顯出擁有復(fù)合知識(shí)背景、具有全局觀念和創(chuàng)新能力的檔案專業(yè)人才的短缺。與傳統(tǒng)檔案部門相比，數(shù)字檔案館（室）對(duì)檔案人員的要求更高，不僅要求檔案人員具有傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和技能，還要求其掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，擁有較高的信息化管理水平。因此，要健全檔案專業(yè)優(yōu)秀專家和拔尖人才的選拔和培養(yǎng)機(jī)制，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)和培訓(xùn)等方面的投入力度，加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)發(fā)展通道建設(shè)，搭建交流平臺(tái)，制定激勵(lì)政策，打造一支政治可靠、結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)過硬的航天檔案人才隊(duì)伍。