企業(yè)檔案部門職能定位優(yōu)化研究
——基于航天科技檔案部門機構(gòu)設(shè)置與職能發(fā)揮基本情況調(diào)查

李卓妮/航天檔案館

近年來，中國航天科技集團有限公司提出以建設(shè)航天強國為目標，以建設(shè)世界一流企業(yè)和支撐世界一流軍隊為標準的部署要求。各級檔案部門置身于企業(yè)深化改革的浪潮中，轉(zhuǎn)型發(fā)展是大勢所趨。那么，檔案部門應向何處發(fā)展，如何調(diào)整自身定位、突出自身價值，是當前必須要解決的問題。為了優(yōu)化集團公司檔案部門職能定位，探索航天檔案工作實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的途徑，首先應厘清當前集團公司各級檔案部門職能設(shè)置現(xiàn)狀?；诖?，本文對集團公司各級檔案部門進行了問卷調(diào)查，通過收集數(shù)據(jù)，分析檔案部門在企業(yè)深化改革背景下存在的薄弱環(huán)節(jié)及改進方向，從而實現(xiàn)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。

1 調(diào)查設(shè)計

為了全面準確掌握集團公司各級檔案部門的職能設(shè)置情況和管理模式，本文通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式進行數(shù)據(jù)收集。調(diào)查內(nèi)容主要圍繞檔案部門機構(gòu)設(shè)置情況、檔案人員隊伍情況、檔案工作運行情況、檔案工作面臨的主要問題和后續(xù)發(fā)展重點等。本文選取的調(diào)查對象分為三個層級：一級為集團公司檔案館（航天檔案館），二級為20家研究院、專業(yè)公司、直屬單位等二級單位檔案部門，三級為54家院屬重點部、所、廠等基層單位檔案部門，共計75家。選取三個層級檔案部門的原因有二：一是遵循集團公司“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案工作管理體制；二是基本覆蓋集團公司所屬單位性質(zhì)（科研院所、專業(yè)公司、事業(yè)單位等），能夠反映集團公司檔案工作整體情況。

2 當前現(xiàn)狀

2.1 堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案工作管理體制

集團公司始終堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案工作管理體制，實行集團—研究院/公司/直屬單位—部/所/廠三級管理模式。集團辦公室是集團公司檔案工作主管部門。航天檔案館作為集團公司檔案館，是集團公司檔案服務利用中心、數(shù)字檔案中心、總部實體檔案中心，負責對各級檔案業(yè)務工作進行監(jiān)督、檢查、指導。各院檔案部門履行檔案工作的雙重職能，對院檔案工作實行組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導，科學管理各門類檔案并開展利用服務。部/所/廠等基層單位檔案部門負責管理本單位各類檔案。

2.2 各級單位靈活選擇檔案部門機構(gòu)設(shè)置模式

調(diào)查表明，集團公司所屬八大研究院均設(shè)置了獨立的檔案部門，并根據(jù)規(guī)模大小選擇了不同的機構(gòu)設(shè)置模式。其中，有六家院級檔案部門因為地位重要、歷史悠久、檔案數(shù)量龐大、業(yè)務范圍廣泛、人員配備充足，設(shè)置模式為院級檔案館，占75%。

公司、直屬單位大部分沒有條件設(shè)置獨立的檔案部門，檔案業(yè)務工作被納入綜合管理部門、科研質(zhì)量部門、戰(zhàn)略發(fā)展部門等部門的管理職責，但91.67%的被調(diào)查單位表示這種設(shè)置模式可以履行檔案工作雙重管理職能。

基層科研廠所檔案部門設(shè)置較為多樣，一種為設(shè)置獨立的檔案部門（如綜合檔案室、檔案管理處、檔案資料中心等）有13家，占比24%；一種為設(shè)置檔案部門，但掛靠在某職能部門下（如檔案處掛靠在質(zhì)量部、檔案室掛靠在信息中心等）有6家，占比11%；檔案部門更多與信息化、標準化、圖書情報、質(zhì)量管理等專業(yè)整合為一個部門，有35家，占比65%。比如，某基層單位將檔案工作與信息化建設(shè)管理職能統(tǒng)一歸口到情報檔案處，為解決當前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎(chǔ)保障。

2.3 檔案工作崗位設(shè)置結(jié)合實際各具特色

本次調(diào)查的各級單位都有明確的單位領(lǐng)導分管檔案工作，檔案工作職責所在部門也都有明確的部門領(lǐng)導主管檔案工作。各單位在檔案工作崗位設(shè)置上，除保持傳統(tǒng)專業(yè)崗位（如檔案管理崗、檔案業(yè)務指導崗、檔案編研崗、檔案信息化崗等）之外，還與本單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理的實際情況緊密結(jié)合，各具特色，如圍繞中心任務、服務科研生產(chǎn)一線的型號技術(shù)文件管理崗；加快與市場接軌、直面轉(zhuǎn)型升級的檔案咨詢與市場崗、信息咨詢崗等；滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要、助力電子文件歸檔的信息檔案管理崗、信息數(shù)據(jù)管理崗、信息處理崗等。

2.4 檔案人才隊伍初具規(guī)模

集團公司擁有一支較為穩(wěn)定、專業(yè)的專兼職檔案人才隊伍。截至2019年，集團公司各級單位共有專職檔案人員1056人、兼職檔案人員2081人，共計3137人。在專職檔案人員當中，共有中級及以上專業(yè)技術(shù)職務578人，占54.7%；本科及以上學歷800人，占75.8%，其中，具有檔案專業(yè)本科及以上學歷120人。在專職檔案人員人數(shù)最多的基層單位中，35歲以下占39%，本科及以上學歷占75%，中高級職稱占64%，從事檔案工作10年以上的占36%。由此可以看出，集團公司專職檔案人才隊伍呈年輕化、知識化、專業(yè)化趨勢。

3 存在問題

從本次調(diào)查結(jié)果來看，航天科技集團有限公司各級檔案部門的功能定位主要集中在三個層面：檔案工作歸口管理部門、檔案信息資源管理與開發(fā)利用部門、檔案業(yè)務工作執(zhí)行部門，且發(fā)揮了檔案部門雙重管理職能，但仍存在不適應集團公司改革發(fā)展的地方，影響檔案部門價值的發(fā)揮，集中表現(xiàn)在：一是檔案工作管理體系仍不完善，集團公司檔案工作整體發(fā)展水平不夠均衡，各級檔案部門在機構(gòu)設(shè)置、人員配置、專業(yè)能力、檔案信息化水平、館庫條件等方面都存在較大差異；二是檔案信息化水平尚顯落后，與集團公司信息化發(fā)展需求有較大差距，還不能滿足數(shù)字化條件下航天科研生產(chǎn)對于檔案工作的要求，還不能有效支撐集團公司“數(shù)字航天”建設(shè)；三是檔案專業(yè)人才隊伍還不能滿足集團公司快速發(fā)展需要，在此次調(diào)查中，各級檔案部門也普遍反映在全集團推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)進程中，凸顯出檔案工作人員的檔案信息化知識掌握不夠、專業(yè)人員不足等問題。

4 對策與建議

4.1 完善集團公司檔案工作體制機制

為滿足集團公司改革發(fā)展對檔案工作的新要求，應提升檔案工作整體水平，從頂層建立有效的檔案工作運行機制，不斷完善規(guī)章制度和標準規(guī)范體系，加大對各級檔案部門及相關(guān)部門檔案工作考核力度；院級檔案部門作為集團公司檔案工作體系的中堅力量，承擔著承上啟下的重要作用，建議優(yōu)化機構(gòu)設(shè)置，賦予院總部機關(guān)管理職能，有效調(diào)動全院資源，有利于院級檔案部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理職能的發(fā)揮；公司、直屬單位檔案工作起步晚、基礎(chǔ)薄弱，建議從健全檔案工作體系的基礎(chǔ)工作出發(fā)，完善檔案工作規(guī)章制度體系，提升檔案工作職能履行能力，配備與企業(yè)發(fā)展相適應的檔案工作崗位和專職檔案人員；基層單位檔案工作與科研生產(chǎn)密不可分，面對全數(shù)字化科研生產(chǎn)模式，檔案部門的職能定位應圍繞科研生產(chǎn)的需要而及時轉(zhuǎn)變，全力建設(shè)數(shù)字檔案室。

4.2 強化檔案自身價值

在數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案尤其是電子檔案，彷佛被淹沒在海量數(shù)據(jù)之中。數(shù)據(jù)中心的崛起，更給檔案部門帶來無形的壓力。檔案部門如何才能擁有自己的一席之地、成就一番天地，關(guān)鍵應當從檔案本身出發(fā)，挖掘檔案自身價值，這才是檔案區(qū)別于數(shù)據(jù)的根本屬性。大數(shù)據(jù)是海量的、無序的，而檔案是經(jīng)過鑒定的、每一份都是有價值的。因此，檔案部門更應當加強檔案價值的挖掘。對于科研企業(yè)來說，當前更為重要的是在大量涌入的電子檔案中挖掘它的科技價值和經(jīng)濟價值，而過去基于傳統(tǒng)載體檔案資源的開發(fā)同樣不能丟失。檔案價值歷久彌新，應當不斷尋找、深入挖掘它的歷史價值和文化價值，這是檔案部門的立足之本。

4.3 突出檔案服務功能

服務性是檔案部門的基本屬性與職能。集團公司檔案工作原則之一就是“圍繞中心、服務大局”，各級檔案部門應當圍繞企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理重點來謀劃檔案工作。檔案部門不能局限于被動接收檔案，必要時也應當主動出擊。在集團公司推進科研生產(chǎn)數(shù)字化和經(jīng)營管理信息化提升的建設(shè)中，各級檔案部門要積極參與融入，從檔案管理向文件管控轉(zhuǎn)型，從被動服務向主動服務轉(zhuǎn)型；隨著檔案信息化建設(shè)的加快，檔案部門的服務模式也應從傳統(tǒng)檔案資源服務向數(shù)字檔案資源服務轉(zhuǎn)型，通過運用大數(shù)據(jù)、知識管理、數(shù)據(jù)管理等理念和技術(shù)，打破傳統(tǒng)檔案借閱服務、舉辦檔案展覽、開展檔案編研等工作對于時間和空間的限制，提高服務效率；通過采用音、影、圖、文等多種形態(tài)呈現(xiàn)檔案資源，提供主動推送、個性化定制等差異化的服務，拓寬檔案用戶范圍，提升用戶體驗。

4.4 優(yōu)化檔案人才隊伍

當前，集團公司推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，各級檔案部門面臨著傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和增量檔案電子化的巨大壓力，也凸顯出擁有復合知識背景、具有全局觀念和創(chuàng)新能力的檔案專業(yè)人才的短缺。與傳統(tǒng)檔案部門相比，數(shù)字檔案館（室）對檔案人員的要求更高，不僅要求檔案人員具有傳統(tǒng)的檔案管理知識和技能，還要求其掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理的理論知識和業(yè)務技能，擁有較高的信息化管理水平。因此，要健全檔案專業(yè)優(yōu)秀專家和拔尖人才的選拔和培養(yǎng)機制，加大對檔案信息化建設(shè)和培訓等方面的投入力度，加強檔案工作人員的職業(yè)發(fā)展通道建設(shè)，搭建交流平臺，制定激勵政策，打造一支政治可靠、結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)過硬的航天檔案人才隊伍。