加強(qiáng)檔案基層基礎(chǔ)實(shí)踐探析
——以舟山市定海區(qū)為例

沈紅軍/舟山市定海區(qū)檔案館

全省檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理試點(diǎn)工作開(kāi)展以來(lái)，舟山市定海區(qū)堅(jiān)持以檔案工作“三個(gè)走向”為根本遵循，以建立健全與農(nóng)村基層社會(huì)治理相適應(yīng)的檔案工作體系為目標(biāo)，在小沙街道長(zhǎng)白島開(kāi)展行政村檔案建設(shè)規(guī)范化、信息化、便捷化、效用化試點(diǎn)，探索具有定海特色的檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理路徑。

1 抓制度保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

農(nóng)村基層組織檔案規(guī)范化管理的難點(diǎn)在于保障力度不到位。定海區(qū)不斷開(kāi)拓思路、積極探索，抓好各項(xiàng)保障措施。一是在區(qū)級(jí)層面提供政策和措施監(jiān)管保障。下發(fā)《舟山市定海區(qū)推進(jìn)行政村檔案規(guī)范化建設(shè)的實(shí)施意見(jiàn)》，制定檔案管理、保密、查閱等制度，確保行政村檔案工作有章可循、有據(jù)可依，為行政村檔案規(guī)范化管理提供保障。二是在鎮(zhèn)（街）層面提供協(xié)調(diào)落實(shí)村檔鎮(zhèn)（街）管保障。形成鎮(zhèn)（街）檔案室牽頭，各部門相互協(xié)作、各行政村積極參與的上下聯(lián)動(dòng)工作格局，保障鎮(zhèn)（街）檔案室對(duì)內(nèi)能履行本單位檔案收集整理、保管利用等職責(zé)，對(duì)外能履行轄區(qū)內(nèi)行政村檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)管職責(zé)。三是在村級(jí)層面提供檔案“四有”保障。確保有場(chǎng)所，行政村設(shè)專室集中保管村級(jí)檔案，庫(kù)房面積滿足檔案存放需要；確保有專員，行政村設(shè)立專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本村檔案并提供檔案利用服務(wù)；確保有檔卷，要求檔案人員及時(shí)收集各類檔案，形成完整的檔案案卷并建立檔案目錄；確保有制度，村制定操作性強(qiáng)的檔案管理制度，涵蓋收集整理、保存利用、安全保密、借閱銷毀等方面。

2 抓信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

近年來(lái)，定海區(qū)深化館室一體化建設(shè)，積極打造“智慧檔案云結(jié)合利用平臺(tái)”。2018年，全區(qū)11個(gè)鎮(zhèn)（街）、區(qū)屬進(jìn)館單位均已完成數(shù)字化檔案室創(chuàng)建，平臺(tái)數(shù)據(jù)量達(dá)86萬(wàn)余條。2019年，區(qū)數(shù)字檔案館通過(guò)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)評(píng)價(jià)。2020年，對(duì)“智慧檔案云結(jié)合利用平臺(tái)”實(shí)行擴(kuò)容，優(yōu)化其功能，推動(dòng)館室一體化延伸到村級(jí)。確定小沙街道長(zhǎng)白島3個(gè)村作為信息化建設(shè)試點(diǎn)，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，對(duì)長(zhǎng)白島3個(gè)村歷年室藏的永久、長(zhǎng)期保存的村級(jí)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，現(xiàn)已全部完成；在此基礎(chǔ)上，計(jì)劃在2021年完成10個(gè)村檔案數(shù)字化工作。積極探索村級(jí)電子文件歸檔工作，不斷推進(jìn)村級(jí)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)行歷年檔案數(shù)字化、當(dāng)年檔案紙質(zhì)電子同時(shí)歸檔的模式。

3 抓體制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)便捷化

民生檔案服務(wù)便捷化是檔案工作部門服務(wù)“最多跑一次”改革的目標(biāo)和要求。定海探索實(shí)施區(qū)、鎮(zhèn)（街）、村三級(jí)檔案館（室）聯(lián)動(dòng)機(jī)制，著力打造“百姓身邊的檔案館”。一是拓展查檔渠道，推出電子查檔、預(yù)約查檔、異地查檔三種查檔模式，方便群眾查檔。實(shí)行三種查檔摸式以來(lái)，區(qū)檔案館月平均查檔利用人數(shù)特別是每月異地查檔人數(shù)顯著提升。二是實(shí)施雙向聯(lián)通，把民生檔案利用服務(wù)向村級(jí)終端延伸，推動(dòng)數(shù)據(jù)下沉到村，實(shí)現(xiàn)市、區(qū)、鎮(zhèn)（街）、村檔案資源共享，解決群眾原先查檔不便的問(wèn)題。如，把長(zhǎng)白島的三龍、前灣、后岸3個(gè)村的婚姻、土地等民生檔案數(shù)字化成果提供給三個(gè)村，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)白島群眾“查檔不出島”“查檔零跑腿”。

4 抓開(kāi)放利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源效用化

一是充分發(fā)揮檔案在服務(wù)區(qū)重點(diǎn)工程中的作用。近年來(lái)，定海推進(jìn)“重要窗口”海島風(fēng)景線、“四個(gè)舟山”和花園式國(guó)際人文港城建設(shè)，在征地、拆遷等過(guò)程中糾紛時(shí)有發(fā)生。隨著檔案館室一體化建設(shè)不斷深化，政府和群眾查閱現(xiàn)有房屋、土地等民生檔案資料的效率大大提高，由此減少了征地拆遷阻力、維護(hù)了群眾合法利益，并發(fā)揮了檔案的憑證價(jià)值和檔案工作的基礎(chǔ)性保障作用。區(qū)檔案部門主動(dòng)作為，為化解矛盾、維護(hù)群眾利益作出檔案貢獻(xiàn)。定海大沙青林水庫(kù)建設(shè)涉及青岙、青林兩個(gè)村336戶家庭的房屋拆遷、土地征收、集體資產(chǎn)分配等問(wèn)題，區(qū)檔案部門配合住建、街道辦事處、村委會(huì)、拆遷公司等，做好土地確權(quán)等重要民生檔案的整理，并向相關(guān)村民提供查閱利用服務(wù)，極大方便了村民，76天內(nèi)房屋征遷簽約率達(dá)100%，有效推動(dòng)了大沙青林水庫(kù)建設(shè)進(jìn)程。二是充分發(fā)揮檔案在解決矛盾糾紛中的憑證作用。由于歷史原因，農(nóng)村基層檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題長(zhǎng)期存在，遇到矛盾糾紛時(shí)難以發(fā)揮憑證作用。試點(diǎn)工作開(kāi)展以來(lái)，檔案管理更加規(guī)范，各類民生檔案資料得到有效整理，并及時(shí)提供利用。如，在青林鮑家?guī)X水庫(kù)征用后補(bǔ)償款分配中，區(qū)檔案館及時(shí)提供了館藏保管1979年“分水書”，維護(hù)了相關(guān)群眾的合法權(quán)益。