淺析檔案館新館搬遷中檔案的管理與保護

文·季學(xué)利

近年來，各市縣深入貫徹落實國家檔案行政執(zhí)法檢查整改落實工作暨縣區(qū)檔案館建設(shè)推進會議精神，加大人力物力財力投入，掀起了新檔案館庫建設(shè)熱潮。隨著縣區(qū)檔案館庫陸續(xù)建成，檔案館搬遷工作提上議事日程，而檔案的轉(zhuǎn)移是檔案館搬遷的重中之重。本文從檔案轉(zhuǎn)移過程中的保護與管理出發(fā)，圍繞從搬遷前準(zhǔn)備，搬遷中實施等方面談一些粗淺的看法。

一、新館布局要清

檔案管理部門要全程參與檔案庫房的規(guī)劃建設(shè)和裝修過程。在選址、規(guī)劃、設(shè)計等環(huán)節(jié)要當(dāng)好明白人，認真研究《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》相關(guān)要求。特別是對一些聯(lián)合建設(shè)的檔案館，要與其他項目隔離開來形成相對獨立的管理區(qū)域。同時要提前與規(guī)劃設(shè)計單位溝通，明確樓面均布活荷載、凈高、庫區(qū)地面處理、消防等一些特殊要求，避免變更帶來的不必要麻煩。比如，檔案庫區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，且其他給水排水管道不應(yīng)穿越檔案庫區(qū)。消防系統(tǒng)要區(qū)分不同用房性質(zhì)，合理采用自動噴淋、惰性氣體、清潔氣體或高壓細水霧系統(tǒng)。檔案庫房要打破大庫房、混裝庫房的概念，按照大中小幾個類型進行合理分割布局，以滿足不同載體和特殊要求檔案的保管需求。同時要邀請檔案信息化、檔案裝具企業(yè)提前介入，對密集架、防磁柜、單體空調(diào)等設(shè)備安裝進行提前規(guī)劃，在裝修期間預(yù)留出安裝密集架所需的軌道槽等設(shè)施。

二、檔案家底要明

檔案館搬遷重點是館藏檔案的整體轉(zhuǎn)移，要以此為契機，對館藏檔案資料開展一次全面地盤點、查驗。一方面要對照檔案案卷目錄與電子檔案、檔案實體逐一核對，區(qū)分不同門類做好登記統(tǒng)計，建立起文書、聲像、實物等檔案臺賬。必要情況下，對原庫房要采取拍照、錄像等措施，為檔案搬遷后上架做參考。有條件的單位，還可以利用圖像識別技術(shù)，為每一盒館藏檔案制定專屬的二維碼信息。將二維碼信息的專屬性、可靠性和易于機讀等特點賦予檔案實體，在搬遷上架時可快速精準(zhǔn)讀取位置信息，達到快速便捷復(fù)位功能。要重點查看檔案有無霉變、有無病蟲害，搬遷前結(jié)合實際采用藥物熏蒸、微波、臭氧等措施，對館藏檔案進行全面消毒。同時針對核對中發(fā)現(xiàn)的老舊、破損文書檔案，要及時進行裱糊修復(fù)或仿真復(fù)制；對音像檔案進行全面轉(zhuǎn)錄、復(fù)制或刻錄，對實物檔案進行清潔除塵、拍照，為搬遷做好充分準(zhǔn)備。

三、搬遷方案要全

在全面掌握新館基本情況，摸清檔案家底的基礎(chǔ)上，要組建由館長任總指揮，下設(shè)安全保衛(wèi)、綜合協(xié)調(diào)、裝卸運輸、后勤保障、應(yīng)急處理等幾個工作組的搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組。要合理確定搬遷使用臨時周轉(zhuǎn)箱還是永久檔案箱，對館藏數(shù)量不大、珍藏檔案不多的檔案館可以選擇臨時周轉(zhuǎn)箱，裝箱、搬遷、上架同步進行；對大規(guī)模的檔案搬遷使用永久檔案箱可以做到集中裝箱、集中存放、集中運輸、集中上架。要選擇有資質(zhì)、有信譽的運輸公司，簽訂運輸合同、落實押運人員。對搬遷過程中應(yīng)注意的問題具體細化量化，做到定人員，定車次，定數(shù)量，定順序，責(zé)任到人，任務(wù)到位，目標(biāo)到位；要合理確定搬遷時間，避免雨雪、高溫、大霧等惡劣天氣，同時對可能出現(xiàn)的突發(fā)問題加強分析研判，建立應(yīng)急處置機制，制定搬遷工作應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)急處理能力，確保一旦出現(xiàn)突發(fā)情況能夠及時處理，避免出現(xiàn)危及檔案安全的情況發(fā)生。

四、搬遷操作要細

檔案搬遷最終要落實到具體的操作過程上，操作過程的嚴(yán)密程度直接關(guān)系檔案資料的保護與安全。要根據(jù)文書、照片、實物、電子等不同種類檔案采取相應(yīng)的措施，確保各類檔案在下架、裝箱、運輸、拆箱、上架各個環(huán)節(jié)齊全完整。對文書檔案裝箱過程中應(yīng)注意根據(jù)箱子的長寬高和檔案案卷的厚薄程度，合理確定所裝案卷數(shù)量，不能太空也不能太滿；照片檔案要考慮庫房環(huán)境與自然環(huán)境的變化，避免因溫差過大引起膠片變形斷裂；實物檔案之間、實物檔案與箱體之間要采用氣泡膜、珍珠棉等填充物隔離，防止摩擦、磕碰導(dǎo)致?lián)p壞；電子檔案及目錄數(shù)據(jù)在異地備份的前提下，應(yīng)當(dāng)制作不少于2次完全備份的數(shù)據(jù)備份。在搬遷過程中還應(yīng)注意避免強磁場、強熱源以及有害氣體，搬遷后立即進行系統(tǒng)測試，如出現(xiàn)數(shù)據(jù)不能讀取、設(shè)備無法啟動等情況，第一時間聯(lián)系開發(fā)商予以解決。各類檔案裝箱后，要建立標(biāo)識卡，用以記錄所裝檔案門類、架號、起止卷等相關(guān)信息，以方便檔案上架。同時，要嚴(yán)格檔案保密管理，對珍藏檔案、涉密檔案要嚴(yán)格遵守保密有關(guān)規(guī)定，專箱保管、專人押運，嚴(yán)防發(fā)生失泄密問題。