“十四五”時(shí)期事業(yè)單位檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的探討

文·王駿 欒婕

推動(dòng)事業(yè)單位“十四五”時(shí)期檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，要以貫徹實(shí)施新修訂《檔案法》和檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃為抓手，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，守正出新補(bǔ)短板，服務(wù)大局解難題，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位“十四五”時(shí)期檔案工作發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律和未來走向，推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、“十四五”時(shí)期事業(yè)單位檔案工作發(fā)展方向

（一）向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變

“十四五”時(shí)期，檔案數(shù)字化管理要體現(xiàn)全流程、全方位和全范圍，保證電子文件全歸檔、信息資源全數(shù)字化管理，為檔案工作發(fā)展提供有力支撐。數(shù)字化是檔案工作在信息時(shí)代的基本要求，電子文件的歸檔應(yīng)以試點(diǎn)為核心向業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全方位開展方向轉(zhuǎn)變，積極利用大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。

（二）拓展檔案工作內(nèi)容

為適應(yīng)信息時(shí)代的要求，必須不斷拓展和豐富檔案工作內(nèi)容。前端工作，要保證文件信息和檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整合，體現(xiàn)檔案工作內(nèi)容的豐富性。后端工作，要依托現(xiàn)代化技術(shù)手段，開展檔案的深層次加工，充分挖掘檔案信息資源，拓展檔案服務(wù)渠道。

（三）賦予檔案全新內(nèi)涵

信息時(shí)代的檔案工作應(yīng)被賦予全新的內(nèi)涵。因事業(yè)單位工作量大、數(shù)據(jù)信息多，應(yīng)通過檔案數(shù)字化管理手段，對資料信息進(jìn)行整合與優(yōu)化，減少數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，提高檔案管理和服務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

“十四五”時(shí)期對檔案工作提出了更高要求，需要建立高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，改善檔案人員結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)復(fù)合型的高端檔案人才，以改變事業(yè)單位檔案人才匱乏、統(tǒng)籌管理能力不足的窘境，為檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供人才支撐。

二、事業(yè)單位“十四五”時(shí)期檔案工作發(fā)展原則

（一）圍繞中心，服務(wù)大局

事業(yè)單位要準(zhǔn)確把握黨和國家對檔案工作提出的新要求，找準(zhǔn)檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的著力點(diǎn)，貼近經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展脈搏，以單位工作重點(diǎn)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案工作謀劃，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，著力提升檔案工作管理和服務(wù)水平。

（二）依法治檔，安全第一

事業(yè)單位檔案工作要運(yùn)用法治思維和方式加強(qiáng)檔案工作管理力度。要以貫徹新修訂《檔案法》為契機(jī)，制定相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督和檢查力度。要堅(jiān)持底線思維，持之以恒抓好檔案安全工作，有效防范化解檔案工作領(lǐng)域各類風(fēng)險(xiǎn)隱患，堅(jiān)決杜絕各類安全保密事故的發(fā)生。

（三）整合業(yè)務(wù)，統(tǒng)籌發(fā)展

事業(yè)單位檔案工作應(yīng)該優(yōu)化數(shù)據(jù)管理和知識管理等相關(guān)業(yè)務(wù)，借助檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，拓展檔案工作職能，凸顯檔案工作地位。要強(qiáng)化與相關(guān)部門之間的橫向聯(lián)系，積極推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作融入信息化發(fā)展大潮之中。

（四）創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，人才保障

檔案工作發(fā)展要依靠創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，激發(fā)內(nèi)在動(dòng)力。要?jiǎng)?chuàng)新事業(yè)單位檔案工作的理念和方法，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)提升檔案工作現(xiàn)代化水平。

三、“十四五”時(shí)期事業(yè)單位檔案工作高質(zhì)量發(fā)展對策

（一）推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理

一是全方位檢查案卷。案卷質(zhì)量是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。以前檔案工作缺少全方位的質(zhì)量清查環(huán)節(jié)，常會(huì)出現(xiàn)檔案保管期限劃分不準(zhǔn)確，大量出現(xiàn)重復(fù)文件等現(xiàn)象。因此要用檢查手段，完善案卷質(zhì)量，剔除不具備保存價(jià)值的文件，提高檔案工作水平。

二是規(guī)范組合案卷信息。要把組卷過厚、內(nèi)容繁瑣的案卷重新組建，使案卷內(nèi)文件相互關(guān)聯(lián)、互相依托；對無頁碼、無目錄的案卷進(jìn)行重新加工，使案卷信息規(guī)范統(tǒng)一。

三是執(zhí)行規(guī)范化的著錄標(biāo)準(zhǔn)。著錄作為數(shù)字化管理的前提條件，直接影響計(jì)算機(jī)信息輸入的正確率。在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，要嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容，利用數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化著錄。

四是對案卷題名進(jìn)行規(guī)范化處理。按照著錄標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一要求，對題名進(jìn)行規(guī)范填寫；題名要素不完整的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，題名存在冗長現(xiàn)象的要?jiǎng)h除多余詞匯，保證題名中的內(nèi)容要素全面、準(zhǔn)確、簡練，以免在檢索過程中出現(xiàn)含混不清和文不對題的情況。

（二）推動(dòng)信息化發(fā)展

一是提高檔案信息化管理質(zhì)量。要提升信息檢索速度和質(zhì)量，提高服務(wù)層次和水平，拓展服務(wù)內(nèi)容和范圍。要利用檔案信息多樣化的屬性特征設(shè)置不同種類型的查詢模式，以達(dá)到迅速檢索信息數(shù)據(jù)的目的。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上，應(yīng)聘用專業(yè)技術(shù)人員搭建對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和信息庫。強(qiáng)調(diào)輸入信息的有效管理、數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)恢復(fù)管理、圖片管理和數(shù)據(jù)變更管理。

二是加強(qiáng)檔案信息安全管理工作。在建設(shè)檔案信息化管理體系時(shí)，可將傳統(tǒng)檔案模式和信息化管理方式有機(jī)結(jié)合起來，減少網(wǎng)絡(luò)安全問題給檔案工作帶來的負(fù)面影響。同時(shí)，檔案工作人員要特別注重網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，堅(jiān)持底線思維，加強(qiáng)安全措施，確保檔案信息安全。

三是加大檔案工作人員培訓(xùn)力度。事業(yè)單位應(yīng)為檔案工作人員提供多層次、多類別、多形式的培訓(xùn)，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對性、實(shí)用性，打造有素質(zhì)、有能力、有水平的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，以適應(yīng)現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的要求。

（三）推動(dòng)現(xiàn)代化發(fā)展

一是分門別類管理檔案。事業(yè)單位檔案室可以結(jié)合工作需要、檔案價(jià)值和重要程度，對收集保存的檔案資料重新排序，優(yōu)先處理利用價(jià)值較高的檔案。針對具備良好文字識別基礎(chǔ)的檔案，可利用OCR技術(shù)直接錄入人名、時(shí)間和地址等信息，再逐一進(jìn)行校對，減少著錄環(huán)節(jié)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行分類，更好地提高著錄速度。

二是提升檔案現(xiàn)代化管理的保障水平。事業(yè)單位檔案工作，應(yīng)該重點(diǎn)發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，特別是保存案卷數(shù)量較多時(shí)，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)可以減輕工作強(qiáng)度，提升工作效率。因此，事業(yè)單位應(yīng)該大力支持保障檔案工作現(xiàn)代化所需的人員、資金和技術(shù)，推動(dòng)檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)。

三是挖掘檔案資源開發(fā)全新模式。事業(yè)單位檔案工作要建立新技術(shù)、新途徑、新方法的一站式服務(wù)，創(chuàng)建檔案資源共享平臺，開發(fā)檔案信息資源管理的新模式，積極拓展檔案工作的新路徑，努力使事業(yè)單位檔案工作在“十四五”時(shí)期發(fā)揮更大作用。