淺談疾病預防控制檔案管理模式

文·吳偉

疾病預防控制中心承擔著疾病預防控制等群體預防任務，在各項業(yè)務工作開展活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案，構成了疾病預防控制中心各種檔案的立卷主體。經(jīng)過多年的經(jīng)驗積累和工作探索，疾病預防控制檔案管理工作形成了一套針對疾病預防控制業(yè)務檔案的管理模式，采取中心、科兩級管理的方法，既符合檔案工作基本原則，又能滿足疾病預防控制中心各項業(yè)務工作的開展需要。

一、疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理原則的內(nèi)容

疾病預防控制業(yè)務檔案實行中心、科兩級管理，在中心業(yè)務工作管理委員會的統(tǒng)一領導下進行，納入全中心檔案工作管理體系，由中心檔案室負責具體組織實施。

（一）疾病預防控制業(yè)務檔案兩級管理原則

對業(yè)務活動中形成的疾病預防控制、科研培訓、健康教育等業(yè)務檔案，分為中心級業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次管理。

凡劃規(guī)為中心級管理的業(yè)務檔案，由辦公室及檔案室負責收集、整理、歸檔，其他由各科室形成的業(yè)務檔案，由各科兼職檔案管理員負責收集、整理、立卷，以年度為時間單位向中心檔案室移交歸檔，由站中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案，由各科室兼職檔案管理員收集保存，定期予以整理歸檔，裝訂要求同上交中心檔案室案卷一致，并負責檔案保管和提供利用。

（二）中心、科兩級檔案的劃分及范圍

1.中心級業(yè)務檔案的劃分及范圍

中心級業(yè)務檔案的范圍，要本著總體性、綜合性、研究性、學術性的原則進行劃分，要將反映主要業(yè)務工作總體水平的材料以及在基礎監(jiān)督監(jiān)測上形成的具有一定價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業(yè)務檔案能夠全面反映本部門業(yè)務活動及工作水平，主要包括以下幾個方面：

一業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術研究檔案，包括資質證書、研究報告、編制說明及驗證報告等；二年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學調(diào)查分析、疫情流行趨勢預測及動態(tài)等資料；三年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結分析報告等；四各類事故、傳染病流行和暴發(fā)、食物中毒調(diào)查處理的調(diào)查報告、現(xiàn)場調(diào)查記錄和有關的行政處罰材料等；五專題調(diào)查，比如調(diào)查設計、調(diào)查報告或總結、統(tǒng)計匯總等材料；六各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報、年報及《年鑒》材料；七科研項目立項材料及科研成果研究報告和獲獎證書；八在市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文、作者登記等；九用于業(yè)務工作的各種設備儀器采購合同、協(xié)議等。

2.科級業(yè)務檔案的劃分及范圍

疾病預防控制中心在日常業(yè)務活動中更多地是形成服務對象檔案，即其所轄區(qū)內(nèi)或對被劃定為本中心管理的單位所提供的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務材料，這些材料的保管周期需根據(jù)所服務企業(yè)的存亡而定，而且不少材料會因工作需要逐年加以補充，保存在科室更為便利。此外，疾病預防控制工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的、大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當年的疫情分析有用，更對若干年后研究分析疫情流行規(guī)律有益。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務活動形成的材料應做為科級業(yè)務檔案存檔保管，主要包括以下幾個方面。一衛(wèi)生監(jiān)督材料，即預防性衛(wèi)生監(jiān)督材料，包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復驗材料和新、改、擴建項目審查材料，二常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料，即對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄記事、監(jiān)測小結、控制結果、監(jiān)測報告以及常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。三疾病預防控制材料，包括對慢性病、地方病及重點傳染病的監(jiān)測材料、疫情報告材料和預防接種原始登記、記錄等。四一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表、現(xiàn)場調(diào)查記錄（筆錄）、人員尋訪記錄、檢驗結果及處理報告等。五行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執(zhí)等。六各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料、化驗結果報告單存根等。七廣告登記管理材料；從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表；培訓計劃、教材、考試記錄、考卷、小結等。八咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。九各種理化檢驗、微生物檢驗材料。十各種衛(wèi)生知識、預防接種程序、法律法規(guī)宣傳單、電視專題片等。

二、實行中心、科兩級管理的目的

（一）有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務檔案數(shù)量間的矛盾

疾病預防控制機構中，檔案室?guī)旆看蠖嗒M小，無法容納全部的業(yè)務檔案，因此只能將保存價值更大、保存期更長的檔案集中到中心檔案室中，而一般性的、基礎性的材料則分散在科室保存。但這種分散管理必須在全中心檔案工作統(tǒng)一布署和指導下進行。

（二）有利于疾病預防控制業(yè)務工作整體水平的提高

首先，中心級業(yè)務檔案管理可以反映出業(yè)務工作全貌和整體水平，對于中心領導及時把握全局，做出正確決策提供有力依據(jù)。其次，由于中心級業(yè)務檔案歸檔范圍明確，各科室具有總結分析性、學術研究性的材料必須交中心歸檔，所以各科業(yè)務人員必須保存好各自在工作中形成的檔案材料，并在監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性總結及報告，因而可以促進業(yè)務工作質量的提高。再次，中心檔案室人員要針對業(yè)務檔案開展檔案信息加工，通過各種編研材料為全中心業(yè)務工作服務，方便中心防疫信息的交流，為疾病預防控制工作提供綜合檔案信息，也有利于提高疾病預防控制業(yè)務工作的開展。

（三）有利于滿足疾病預防控制業(yè)務工作開展的需要

疾病預防控制業(yè)務有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用以前形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案，特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷，比如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等等。因此，日常使用檔案歸科級管理，可以及時滿足疾病預防控制日常業(yè)務工作開展的需要。

綜上所述，業(yè)務檔案實行中心、科兩級管理，是疾病預防控制中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病預防控制業(yè)務工作的特點和需要。隨著業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，為促進疾病預防控制業(yè)務工作開展發(fā)揮重要作用。