事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理分析

馬妍

摘要：檔案資源在單位決策及單位業(yè)務(wù)開(kāi)展方面都發(fā)揮著重要的價(jià)值及意義，因而必須要加強(qiáng)檔案管理，為檔案資源的應(yīng)用提供基礎(chǔ)與保障。作為新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況及要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效完善，為事業(yè)單位內(nèi)檔案信息的利用提供支持與保障，發(fā)揮出檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案;規(guī)范化管理

1事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理基礎(chǔ)仍欠缺

首先，當(dāng)前有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及文書(shū)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，并未真正在思想層面上意識(shí)到檔案管理工作的重要性及價(jià)值，未認(rèn)識(shí)到檔案資源在實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展方面的價(jià)值及意義，這樣一來(lái)就會(huì)導(dǎo)致在檔案管理中的投入比較少，檔案管理工作的開(kāi)展缺乏有利的基礎(chǔ)與支持，影響檔案管理工作的效果。其次，由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理方面的重視程度較低，在這一方面投入的資金及基礎(chǔ)設(shè)備也就會(huì)比較少，這樣情況產(chǎn)生的結(jié)果就是檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不理想，檔案管理方面的硬件基礎(chǔ)與軟件基礎(chǔ)都有所欠缺，這會(huì)直接影響到檔案管理的最終效果及水平，不利于檔案管理工作順利開(kāi)展。再次，事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)始是以檔案管理制度為基礎(chǔ)，需要以科學(xué)合理的檔案管理制度給予檔案管理工作指導(dǎo)，然而目前有些事業(yè)單位檔案管理工作在開(kāi)展中缺乏合理的管理制度。有些單位雖然制定了有關(guān)的管理制度，然而缺乏針對(duì)性及適用性，無(wú)法在實(shí)際的檔案管理中發(fā)揮出應(yīng)有價(jià)值及作用，影響檔案管理的質(zhì)量及效率，不利于檔案管理得到滿(mǎn)意的效果。

1.2檔案管理信息化建設(shè)落后

在目前信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案信息數(shù)量及類(lèi)型都不斷增多，在這種情況下傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)實(shí)際需求，需要有效開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。然而，目前有些事業(yè)單位并未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中缺乏對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理的信息化無(wú)法實(shí)現(xiàn)，影響檔案管理效率及質(zhì)量。另外，有些事業(yè)單位內(nèi)雖然開(kāi)展了文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術(shù)，也就無(wú)法充分體現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的結(jié)果，最終影響檔案管理的效果。

1.3檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待于加強(qiáng)

新形勢(shì)下的事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提升，并且文書(shū)檔案管理工作的落實(shí)需要檔案管理工作人員具體執(zhí)行，這也就需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的能力及素質(zhì)。然而，就目前事業(yè)單位的檔案管理實(shí)踐來(lái)看，檔案管理工作人員的素質(zhì)及能力并不符合新時(shí)期的要求，檔案管理工作隊(duì)伍仍需進(jìn)一步加強(qiáng)。一方面事業(yè)單位的檔案管理人員數(shù)量仍有所欠缺，檔案資料越來(lái)越多，檔案管理方面的工作量越來(lái)越大，然而檔案管理人員的數(shù)量并未增加，甚至有不斷減少的情況，這種形勢(shì)下必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力比較大，影響工作人員在檔案管理中的充分投入，從而會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量及水平。另一方面事業(yè)單位檔案管理人員的能力及素質(zhì)不夠理想，缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)及手段的掌握，對(duì)于信息技術(shù)的掌握比較欠缺，不符合檔案管理工作對(duì)人才的要求，在檔案管理中的投入效果不理想[1]。綜合這兩個(gè)方面，在新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理中的人才基礎(chǔ)不夠堅(jiān)實(shí)，使得檔案管理工作的開(kāi)展缺乏人才支持與保障，影響檔案管理的最終效果。

2事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的措施

2.1重視信息化技術(shù)的運(yùn)用

文書(shū)檔案管理中要結(jié)合現(xiàn)代信息化發(fā)展，利用信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)優(yōu)化文書(shū)檔案管理，提升文書(shū)檔案管理工作效率。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理要向現(xiàn)代化發(fā)展，在文書(shū)檔案資料收集整理中引入信息化手段，保障信息數(shù)字檔案格式規(guī)范。許多事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)存在分散化問(wèn)題，未實(shí)現(xiàn)整體布局。如檔案管理平臺(tái)接入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等。要構(gòu)建系統(tǒng)化信息平臺(tái)，需要打通過(guò)去分散存在的子系統(tǒng)信息壁壘，管理者要發(fā)揮云計(jì)算等前沿技術(shù)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平提升。

2.2重視人才培養(yǎng)

在信息化普及新形勢(shì)下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作需要更多高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，建議加強(qiáng)檔案管理人員福利待遇?，F(xiàn)代檔案工作需要擁豐富的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，適應(yīng)文書(shū)檔案信息化工作。檔案管理要制定人才政策，提高現(xiàn)有工作人員的素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)定期組織單位檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，針對(duì)工作中的問(wèn)題，總結(jié)出有針對(duì)性的培訓(xùn)主題內(nèi)容。對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行分批次信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高文書(shū)檔案管理工作效率。

2.3完善管理制度

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理監(jiān)督首先應(yīng)加強(qiáng)管理制度建設(shè)，建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，引導(dǎo)民眾參與事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督中。檔案管理監(jiān)督部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)指導(dǎo)監(jiān)督，提升檔文書(shū)案管理工作質(zhì)量[2]。實(shí)現(xiàn)公共利益能是事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)以數(shù)字化手段提高檔案管理的利用率，建議建立數(shù)字化文書(shū)檔案管理技術(shù)。數(shù)字檔案信息可有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理的收集整理等工作。檔案數(shù)字化建設(shè)可通過(guò)引進(jìn)相關(guān)技術(shù)等方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理。檔案管理自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的重要組成，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)。

結(jié)束語(yǔ)：

在新形勢(shì)下事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作的更有效開(kāi)展已經(jīng)成為重要的任務(wù)及需求，需要在檔案管理工作中加強(qiáng)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。作為新時(shí)期的檔案管理工作人員，需要對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀及不足，選擇針對(duì)性途徑及方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，滿(mǎn)足檔案管理的需求，為事業(yè)單位發(fā)展提供理想的檔案資源。

參考文獻(xiàn)：

[1]張新杰.事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理實(shí)施策略[J].黑龍江檔案，2020（05）：80-81.

[2]宋炎姣.事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理策略[J].城建檔案，2020（08）：66-67.

[3]姜麗萍.新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理研究[J].質(zhì)量與市場(chǎng)，2020（08）：88-90.

[4]肖璟.事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學(xué)論壇，2018（29）：16-17.