醫(yī)院人事檔案精細化管理的有效路徑

姜芙蓉

（肥城市人民醫(yī)院，山東 泰安 271600）

一、前言

精細化管理主要是通過高效管理達到提升管理質(zhì)量的目標，同時注重管理的全面性、安全性以及穩(wěn)定性。為了提升醫(yī)院人事檔案管理的整體水平，建議將精細化管理模式應用到醫(yī)院人事檔案管理中。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理的必要性

（一）人事檔案的價值與地位高

很多醫(yī)院的人事管理采用傳統(tǒng)管理手段，已經(jīng)無法滿足信息化發(fā)展的需求。精細化管理融入了現(xiàn)代管理技術，以信息化手段為主，如電子文件形式、編程搜索等，能最大限度地降低人事檔案管理人員的勞動強度，有效縮短檔案整理、錄入、查找的時間。因此，基于人事檔案在醫(yī)院的地位與價值，以及時代發(fā)展的需求，有必要采用精細化管理模式。

（二）人事檔案管理的專業(yè)性不足

從實際情況來看，由于醫(yī)院對人事檔案管理的重要性認識不夠，所以與之有關的投入比較少，進而導致人事檔案管理的專業(yè)性不足，人事檔案信息更新不夠及時，時效性較差。精細化管理更注重信息數(shù)據(jù)庫、管控及制度等的改進，能保障人事檔案信息及時更新，從而為醫(yī)院的人事調(diào)動等提供有價值的參考信息。

三、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）檔案庫條件不達標

根據(jù)《檔案館建設標準》的相關規(guī)定，醫(yī)院檔案庫房的規(guī)劃以及建設應當滿足以下要求：能存放未來15年的增量檔案，滿足防強光、防潮、防熱等相關要求。從醫(yī)院檔案庫的建設情況來看，相關條件還不達標。第一，基于醫(yī)院發(fā)展的實際需求，檔案庫房的面積有待擴大。第二，基礎設備過于陳舊，相關設備配置不夠齊全，存在一定的安全隱患。例如，除濕機、空調(diào)等設備已經(jīng)老化，雖然進了多次維修，但是濕度與溫度調(diào)節(jié)效果不佳，導致檔案庫無法保持合理的濕度與溫度，可能引發(fā)字跡褪色、紙張氧化及發(fā)霉等問題。第三，檔案庫需要按照相關規(guī)定設置消防安全出口，但是醫(yī)院的檔案庫還未設置消防安全出口、防盜報警系統(tǒng)、防火報警系統(tǒng)等。同時，存在監(jiān)控盲區(qū)。例如，走廊樓梯口安裝了監(jiān)控，但是庫房與閱覽室未安裝，所以無法確認是否有無關人員進入檔案庫查閱資料，這使醫(yī)院人事檔案的安全性與完整性面臨一定的風險［1］。

（二）檔案信息化建設有待加強

在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和“十四五”規(guī)劃的背景下，醫(yī)院應當緊跟時代步伐，加大檔案庫數(shù)字化及信息化的建設力度。如今，檔案管理信息化已成為衡量檔案管理水平的關鍵，但是在檔案信息化建設方面，醫(yī)院資金投入力度不足、人才配置不到位以及相關硬件設施、軟件設施存在滯后性，導致檔案信息化管理發(fā)展緩慢。目前，醫(yī)院內(nèi)部的檔案系統(tǒng)主要應用內(nèi)部查詢，但是各科室系統(tǒng)的全面對接還未實現(xiàn)，因此無法快速移交電子檔案。在實際工作的過程中，未融入網(wǎng)絡技術、現(xiàn)代化信息技術等，不僅不利于醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設，而且無法有效整合醫(yī)院所有醫(yī)護人員的檔案資源，使檔案收集、整理、查詢的過程浪費更多的時間、精力、資源。

（三）檔案管理制度有待完善

目前，醫(yī)院對醫(yī)護人員檔案管理的材料歸檔范圍、文書檔案保管期限等作了規(guī)定，但是并未制定配套的且具有操作性的檔案收集制度、歸檔制度、借閱制度以及電子檔案管理制度。因為沒有對應的制度予以支撐，也未設置專人負責檔案管理工作，所以主動歸檔的意識并不強，并且因為整理力度不足，出現(xiàn)了管理難度較大、信息缺失、資料不完整、整理不規(guī)范、利用率不足等問題。

（四）管理隊伍的職業(yè)化水平有待提升

醫(yī)院人事檔案管理隊伍的職業(yè)化程度，將直接影響醫(yī)院人事檔案的效率與質(zhì)量。現(xiàn)階段，醫(yī)院的人事檔案管理隊伍還存在一定的問題，如招聘門檻較低、培訓力度不足、未重視職業(yè)規(guī)劃等，整個隊伍的綜合能力無法滿足醫(yī)院人事管理的實際需求，因此有必要提升其職業(yè)化水平［2］。

四、醫(yī)院人事檔案精細化管理的有效路徑

（一）完善檔案庫的基礎設施

有效實施醫(yī)院人事檔案精細化管理，必須有完善的基礎設施予以支撐。醫(yī)院應當為其配置基礎設施，包括防火設備、防盜設備、恒溫與恒濕設施等。同時，應當結合檔案行業(yè)最新標準，加大對檔案庫的改造力度，完善消防自動報警系統(tǒng)、消防安全出口，從而最大限度地消除安全隱患，確保人事檔案信息的保管條件得到改善。醫(yī)院人事變動很大，需要及時構建檔案資料，因此檔案庫建設面臨更高的要求，建議在原來的基礎上，配置溫濕度自動控制設備、消防自動防控系統(tǒng)；同時，嚴格按照《檔案蟲霉防治一般規(guī)則》，定期開展滅菌殺蟲工作，加大預防檔案霉變及發(fā)黃的力度。此外，醫(yī)院方面還應當構建檔案安全處置協(xié)調(diào)機制，目的是能夠在檔案面臨威脅時，及時采取措施進行搶救與處置［3］。

（二）構建并完善人事檔案數(shù)據(jù)庫

若要將精細化管理模式應用到醫(yī)院人事檔案管理中，首先需要有一個完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫作為支撐，從而擁有傳統(tǒng)管理模式所不具備的海量存儲空間，對醫(yī)院人才信息進行全方位記錄，并客觀反映不同崗位工作人員的相關信息，進而為考評工作的開展奠定堅實的基礎。需要注意的是，只有在相對安全的環(huán)境之中，人事檔案數(shù)據(jù)庫才能發(fā)揮價值，要避免程序缺陷、黑客攻擊、竊聽、病毒入侵等不良因素的影響。同時，要配置綜合性能較好的搜索引擎，其不僅可以及時更新數(shù)據(jù)，而且能夠提升數(shù)據(jù)檢索效率，為人事檔案的高效應用奠定堅實的基礎。

（三）完善人事檔案管理制度

要落實醫(yī)院人事檔案精細化管理，不僅需要有完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫作為支撐，還需要有完善的人事檔案管理制度作為保障，并結合醫(yī)院人事檔案的實際需求完善制度。第一，對醫(yī)院人事檔案的范圍予以明確，通常包括醫(yī)護人員的勞動合同、個人考評資料、信息資料以及招聘表格等文件。第二，制定歸檔標準，即統(tǒng)一格式的電子文檔及規(guī)范紙質(zhì)化檔案的整理、錄入、整合手段等，這有利于保障檔案的真實性及完整性。第三，醫(yī)護人員職位發(fā)生變動時，如入職、離職、晉升時，需要及時更新、歸檔相關的人事檔案信息。第四，做好人事檔案部門的防盜防火工作，尤其是紙質(zhì)檔案，還需要落實防蟲措施。第五，明確檔案銷毀規(guī)定。銷毀人事檔案前需要向上級申請，審核通過之后才能進行銷毀。整體來講，只有完善的人事檔案管理制度才能保障精細化管理的全面落實。

（四）管理隊伍職業(yè)化建設，確保檔案管理專業(yè)有序

醫(yī)院人事檔案精細化管理還需要專業(yè)人才的支撐，需要進一步做好管理隊伍的職業(yè)化建設，提升其職業(yè)素養(yǎng)。第一，要提升招聘門檻，選拔管理知識與管理經(jīng)驗豐富、管理技術水平與責任心較強的人負責人事檔案管理工作。第二，要加強培訓。由熟悉醫(yī)院管理結構及醫(yī)護人員實際情況的人組織培訓，確保培訓內(nèi)容具有針對性，能滿足人事檔案管理人員的需求，從而調(diào)動其積極性。第三，要做好職業(yè)規(guī)劃，構建合理的競爭機制及激勵機制。采取精神獎勵與物質(zhì)獎勵相結合的方式，根據(jù)人事檔案管理人員的實際表現(xiàn)進行獎勵與懲罰，有利于提升其工作積極性［4］。

五、結語

人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，直接關系到醫(yī)院的發(fā)展。因此，要對人事檔案管理進行改革，在基礎設施、數(shù)據(jù)庫、制度以及隊伍職業(yè)化建設等方面進行改進，讓精細化管理深入人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，甚至逐漸延伸到醫(yī)院其他管理領域。醫(yī)院人事檔案精細化管理還有很長的路要走，建議結合醫(yī)院實際情況不斷優(yōu)化，只有這樣才能真正發(fā)揮人事檔案的作用，從而保障醫(yī)院的健康發(fā)展。