姚源
(中審眾環(huán)會計師事務(wù)所(特殊普通合伙)青島分所,山東 青島 266100)
從企業(yè)經(jīng)濟效益看,企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展規(guī)模和資產(chǎn)能效整體考慮資產(chǎn)安排,不可能無限制的投入資產(chǎn),那么良好的資產(chǎn)管理,可以有效地盤活和利用現(xiàn)有資產(chǎn),提高資產(chǎn)使用效率,降低企業(yè)成本,從而達(dá)到降本增效、提高企業(yè)利潤的目的。從管理決策角度來看,良好的資產(chǎn)管理能夠提供及時高效的企業(yè)資產(chǎn)信息情況,使管理層能夠有效地用于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略決策,提升企業(yè)決策的效率和準(zhǔn)確性,避免企業(yè)資源的浪費和決策方向的錯誤,從而影響企業(yè)的發(fā)展,為企業(yè)決策提供有力保證。從企業(yè)內(nèi)控角度,資產(chǎn)管理作為企業(yè)內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)之一,良好的資產(chǎn)管理可串聯(lián)企業(yè)內(nèi)部控制之間有序銜接,保證企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的有效執(zhí)行,從而保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)和長期健康的發(fā)展。
A企業(yè)為某地區(qū)國有大型企業(yè),主要業(yè)務(wù)為公共交通運輸提供保障服務(wù),企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模較大,屬重資產(chǎn)企業(yè),主要資產(chǎn)包括:固定資產(chǎn)、在建工程、無形資產(chǎn)、應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款等。
A企業(yè)作為地區(qū)國有企業(yè),關(guān)于資產(chǎn)管理方面有如下管控措施:
內(nèi)控制度方面。企業(yè)內(nèi)控制度建立較為完善,對于資產(chǎn)管理制度方面,企業(yè)建立了《A企業(yè)固定資產(chǎn)管理辦法》《A企業(yè)固定資產(chǎn)處置實施細(xì)則》《A企業(yè)往來款實施細(xì)則》等資產(chǎn)管理方面的制度,對資產(chǎn)進(jìn)行分類管控。同時,建立了全面預(yù)算管理規(guī)定及全年實施細(xì)則,將資產(chǎn)采購納入整體預(yù)算管理,加強了資產(chǎn)管理與公司預(yù)算的有效結(jié)合,避免資產(chǎn)的浪費。關(guān)于自建類項目,除了針對市政府重大項目資產(chǎn)建設(shè)建立了專項資產(chǎn)建設(shè)管理規(guī)定外,A企業(yè)還建立了《A企業(yè)項目立項管理規(guī)定》《工程項目移交管理規(guī)定》等,對在建工程類項目從項目立項、項目建設(shè)、項目移交等方面進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范。
組織架構(gòu)方面。企業(yè)治理結(jié)構(gòu)完善,設(shè)有資產(chǎn)管理部、工程管理部、財務(wù)管理部等11個職能部門和五大成員企業(yè)板塊,同時設(shè)有集團紀(jì)委獨立于集團各職能部門并實施監(jiān)督檢查。針對不同資產(chǎn),企業(yè)設(shè)定了責(zé)任管理部門,如:固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)等實物資產(chǎn)主要由資產(chǎn)管理部作為主要責(zé)任部門;應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款等作為往來款管理由財務(wù)管理部主要承擔(dān)催收和管理職能;工程管理部對工程建設(shè)期承擔(dān)管理職責(zé),建設(shè)竣工完畢移交給資產(chǎn)管理部統(tǒng)一管理。
資產(chǎn)信息化方面。A企業(yè)設(shè)有辦公自動化平臺,OA系統(tǒng)、用友系統(tǒng),資產(chǎn)管理、財務(wù)管理以及人力資源管理平臺可有效銜接和聯(lián)動,資產(chǎn)信息由各需求部門發(fā)起通過各部門負(fù)責(zé)人審批通過,根據(jù)月度或年度審批通過的預(yù)算進(jìn)行資產(chǎn)采購,采購的資產(chǎn)信息通過系統(tǒng)傳遞至資產(chǎn)管理部,由資產(chǎn)管理部錄入相關(guān)資產(chǎn)臺賬信息進(jìn)行納入統(tǒng)一資產(chǎn)管理,資產(chǎn)管理部形成卡片信息后推送至財務(wù)管理部進(jìn)行賬務(wù)記錄。實現(xiàn)資產(chǎn)和財務(wù)的有效銜接。
表外商標(biāo)、知識產(chǎn)權(quán)、專利技術(shù)等無形資產(chǎn)。該表外資產(chǎn)主要形成原因為因企業(yè)前期會計規(guī)范核算薄弱,未能按照相關(guān)《企業(yè)會計準(zhǔn)則》資本化的研發(fā)支出,不符合會計核算形成的資產(chǎn)范疇,但已形成企業(yè)實實在在的可為企業(yè)提升效益的資產(chǎn)。
國有劃撥地。該表外資產(chǎn)主要為國有政府平臺、企業(yè)建設(shè)的政府支出類項目,國家以土地劃撥形式提供的土地使用權(quán)(簡稱“劃撥地”),因該類劃撥地不需要繳納土地出讓金,幾乎無土地成本,會計實務(wù)操作中多以名義金額“1元”計入賬面或不在賬面列報。
上述幾種表外資產(chǎn),常常被企業(yè)管理所忽視,因大部分企業(yè)資產(chǎn)管理基礎(chǔ)依靠于財務(wù)賬面列示,忽視賬外的資產(chǎn)管理,多數(shù)的企業(yè)資產(chǎn)因未停留在會計核算定義的資產(chǎn)上,企業(yè)未能及時對此類表外資產(chǎn)形成相應(yīng)的管理制度和管理流程,導(dǎo)致該部分表外資產(chǎn)沒有得到有效的管理和保護(hù),最終使得企業(yè)遭受損失。
企業(yè)的資產(chǎn)管理者和資產(chǎn)使用者往往是不同的責(zé)任主體,資產(chǎn)管理部門對該企業(yè)全部實物資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理,而大部分的資產(chǎn)使用者則是該企業(yè)的職能部門、業(yè)務(wù)一線部門等,它們通過運行和使用相關(guān)資產(chǎn)提供服務(wù)獲取企業(yè)收益。職能及業(yè)務(wù)部門作為資產(chǎn)的使用者,對于資產(chǎn)的信息、狀態(tài)和質(zhì)量情況往往比資產(chǎn)管理部門更為清楚和了解,尤其針對部分專用設(shè)備資產(chǎn),由于專業(yè)領(lǐng)域的不同,資產(chǎn)管理者有時甚至不清楚該項資產(chǎn)的用途。尤其目前資產(chǎn)信息化的全面介入,資產(chǎn)使用者推送了資產(chǎn)信息到資產(chǎn)管理者處后,資產(chǎn)管理者僅按照資產(chǎn)使用者推送的信息登記入賬,未能及時了解該資產(chǎn)的實物狀態(tài),久而久之大量的資產(chǎn)信息推送堆積,以至于資產(chǎn)管理者無法將資產(chǎn)信息與實物資產(chǎn)一一對應(yīng)。同時,受到專業(yè)領(lǐng)域的限制,使得資產(chǎn)管理者對該部分資產(chǎn)的管理無從入手,加上后續(xù)資產(chǎn)設(shè)備的更新維護(hù)后,資產(chǎn)使用者未能及時地對資產(chǎn)信息進(jìn)行更新,導(dǎo)致資產(chǎn)管理者對該部分資產(chǎn)情況的管理出現(xiàn)滯后或疏漏。
企業(yè)資產(chǎn)盤點,多運用于實物資產(chǎn)的盤點,其作用在于通過定期的實地盤點可觀察其資產(chǎn)狀態(tài)、及時更新和核對資產(chǎn)信息、保證資產(chǎn)登記信息與實物資產(chǎn)信息的一致性。企業(yè)基本都有自己的盤點制度和盤點方式,制度一般規(guī)定由資產(chǎn)管理部發(fā)起,由財務(wù)管理部門和資產(chǎn)使用部門協(xié)同,按照制度規(guī)定的時間進(jìn)行資產(chǎn)的盤點,形成盤點小結(jié)和盤點明細(xì)表。企業(yè)實際盤點過程未按照盤點制度組織開展盤點工作,資產(chǎn)管理部門年末將企業(yè)資產(chǎn)清單直接下發(fā)給各資產(chǎn)使用部門,由資產(chǎn)使用部門自行確認(rèn),對實際的資產(chǎn)情況缺乏其中的實地盤點和監(jiān)督的過程,長此以往,資產(chǎn)使用部門缺乏盤點管控,使得資產(chǎn)盤點過程流于形式,未能有效達(dá)到資產(chǎn)管理的目的。
對于重資產(chǎn)企業(yè),尤其是自行建造資產(chǎn)的大型企業(yè),建造的資產(chǎn)規(guī)模較大,前期資產(chǎn)信息的質(zhì)量對后續(xù)管理的難易程度影響越大。由于項目前期建設(shè)的立項資料、圖紙資料、工程結(jié)算報告、竣工決算報告等資料管理不完善,資產(chǎn)建設(shè)資料沒有及時地傳遞到資產(chǎn)管理者處,同時,資產(chǎn)建設(shè)部門和資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)信息的掌握程度不同,資產(chǎn)信息沒有及時地進(jìn)行對接,導(dǎo)致資產(chǎn)管理部門登記錄入資產(chǎn)信息時很難拆分資產(chǎn)項目,最終按照結(jié)算總額、發(fā)票金額將整個資產(chǎn)包列示為一項資產(chǎn)登記錄入到管理臺賬中,隨著企業(yè)人員的流轉(zhuǎn)、工程項目部的撤銷、檔案的移交,為后續(xù)資產(chǎn)的管理增加難度。
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變資產(chǎn)定義的概念,資產(chǎn)管理中的“資產(chǎn)”除了應(yīng)包含會計定義中形成的資產(chǎn)外,還應(yīng)包含會計定義以外的資產(chǎn),企業(yè)應(yīng)積極的梳理表外資產(chǎn)的情況,加強對表外資產(chǎn)管理。尤其針對現(xiàn)階段國家對科技類企業(yè)、創(chuàng)新類企業(yè)的扶持,此類企業(yè)主要依靠專利技術(shù)的研發(fā)和升級,對此類型企業(yè)無形資產(chǎn)作為企業(yè)的核心競爭力,企業(yè)除了依靠財務(wù)核算的賬面無形資產(chǎn)外,對于開發(fā)研究過程中表外資產(chǎn)也應(yīng)及時的識別和梳理,資產(chǎn)管理人員需要摸清此類資產(chǎn)的種類和數(shù)量,應(yīng)積極的對接企業(yè)研發(fā)部門和財務(wù)部門,要從研發(fā)、購置到后期的管理等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程管理,并納入企業(yè)統(tǒng)一的資產(chǎn)管理范疇,單獨建立資產(chǎn)臺賬登記資產(chǎn)信息,加強表外資產(chǎn)的管理。針對國有劃撥土地,企業(yè)應(yīng)單獨設(shè)置臺賬,登記國有劃撥土地相關(guān)信息及利用狀態(tài),避免出現(xiàn)土地閑置問題,導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)及國家資產(chǎn)未能得到有效利用的情況。
鑒于資產(chǎn)管理者和資產(chǎn)使用者對資產(chǎn)掌握的專業(yè)能力不同,資產(chǎn)使用者作為日常使用資產(chǎn)的主體,對資產(chǎn)的狀態(tài)和質(zhì)量等信息可以獲取第一時段的信息,對日常資產(chǎn)的保管、管理應(yīng)單獨登記臺賬管理,而資產(chǎn)管理者作為資產(chǎn)管理的主要責(zé)任人,應(yīng)及時與資產(chǎn)使用者定時定期的對接資產(chǎn)狀態(tài)信息,資產(chǎn)使用者也應(yīng)及時的將資產(chǎn)狀態(tài)信息傳遞至資產(chǎn)管理者,雙方保持信息的一致性。在責(zé)任劃分方面,針對資產(chǎn)使用者設(shè)置日常資產(chǎn)使用職責(zé),應(yīng)對資產(chǎn)的使用情況、資產(chǎn)狀態(tài)等信息及時的更新登記,并及時將資產(chǎn)狀態(tài)更新傳遞至資產(chǎn)管理者,資產(chǎn)管理者應(yīng)更好的發(fā)揮作為資產(chǎn)管理的職責(zé),也應(yīng)積極對接資產(chǎn)使用者,定期地組織資產(chǎn)使用者一并對資產(chǎn)情況進(jìn)行實地盤點,摸清資產(chǎn)狀態(tài)信息,維護(hù)資產(chǎn)臺賬,雙方加強資產(chǎn)信息交換和更新,明確雙方職責(zé),達(dá)到責(zé)任協(xié)同。
企業(yè)應(yīng)加強資產(chǎn)盤點的過程控制,制定相關(guān)盤點制度和盤點計劃時,應(yīng)制定除盤點明細(xì)表和盤點小結(jié)外的盤點結(jié)果資料,可通過加強盤點信息化管理,資產(chǎn)盤點過程留存盤點影像資料,盤點影像可實時記錄盤點資產(chǎn)的現(xiàn)狀、具體的盤點時間等盤點軌跡信息,可加強下屬資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)盤點的過程管控,同時,盤點過程可進(jìn)行資產(chǎn)標(biāo)簽的粘貼,通過資產(chǎn)影像和資產(chǎn)標(biāo)簽,統(tǒng)一管理資產(chǎn)的實時狀態(tài)和資產(chǎn)信息。加強資產(chǎn)盤點的責(zé)任制度,對未按照要求和不符合要求的盤點軌跡和盤點結(jié)果資料,納入部門績效管理制度,將盤點人員和部門管理者與資產(chǎn)盤點情況進(jìn)行績效掛鉤,制定獎懲機制納入考核,加強企業(yè)資產(chǎn)盤點制度。
企業(yè)應(yīng)加強資產(chǎn)信息質(zhì)量的管理,首先,建設(shè)過程中的相關(guān)工程檔案資料應(yīng)根據(jù)項目建立目錄清單,項目建設(shè)完畢應(yīng)將檔案歸檔成冊整體移交至資產(chǎn)管理部門和檔案室統(tǒng)一管理,避免出現(xiàn)建設(shè)檔案分散在各處,導(dǎo)致后續(xù)因人員變動引起的檔案丟失等情況。其次,資產(chǎn)項目登記錄入時,應(yīng)由項目建設(shè)管理部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)管理部門等涉及現(xiàn)場建設(shè)、臺賬登記、賬務(wù)記錄的相關(guān)部門聯(lián)合進(jìn)行記錄,保證資產(chǎn)信息可以有效完整的傳遞,保證實物資產(chǎn)和登記臺賬的一一對應(yīng)關(guān)系,為后續(xù)資產(chǎn)管理打好基礎(chǔ)。最后,資產(chǎn)項目信息錄入應(yīng)盡可能細(xì)化,建立資產(chǎn)項子節(jié)點,詳細(xì)核算各項單獨資產(chǎn)信息,為后續(xù)資產(chǎn)管理提供有力支撐。