淺談政府采購項目財務管理的發(fā)展探討

黃健

（廣東科技報社有限責任公司，廣東 廣州 510057）

自改革開放以來，各級企業(yè)不斷優(yōu)化自身的管理模式，并將提升自身綜合實力與內(nèi)部管理水平作為下一階段的發(fā)展目標。財務管理是各級企業(yè)為獲取最大利益化不斷優(yōu)化與創(chuàng)新的管理模式[1]。在政府采購項目中，企業(yè)采購不僅需要滿足政府公共服務活動的需求，同時也要全面展現(xiàn)政府較高的服務水平與流動資金調(diào)轉(zhuǎn)順暢的現(xiàn)狀，并且以法定方式、程序、方法來采購勞務、貨物、工程。而如何降低企業(yè)的制造成本、采購成本及管理成本來提高綜合管理能力及核心競爭力已經(jīng)成為各個外包企業(yè)不得不考慮的問題。其中最為有效的方式便是實行供應鏈管理，而供應鏈之間的競爭體現(xiàn)在如何加強供應商的項目資金管理。

一、政府采購項目財務管理

政府采購項目財務管理中，對于采購程序的規(guī)范性需進行適時補充與優(yōu)化，而且由于外包采購方的業(yè)務量都相對龐大，因而各部門需明確分工，將采購程序進行核對與調(diào)整，確保政府采購業(yè)務順利、有序、高效地進行，同時外包采購方還需專門派人負責采購環(huán)節(jié)，建立一套完整且獨立的采購程序。與此同時，外包采購方還需為財務部門正確組織會計核算，以便于采購部門及時了解政府采購的動態(tài)情況，為其提供最有利的采購條件。采購的程序通常先會得到財政預算批復，待整理及收到準許條件內(nèi)的采購資金后，便要與采購部門和財務部門商討，確定采購項目最后的資金支出量，并將其與預算資金相比較，滿足最低資金量需求。采購需求部門也需提交政府采購需求表與審核需求表，才能提交政府采購需求表，而在采購需求部門接受政府采購服務后，便可辦理資產(chǎn)驗收等手續(xù)，最終外包采購方財務部門依據(jù)財政入賬通知書和采購發(fā)票驗收單等登記入賬[2]。

采購環(huán)節(jié)中所涉及的財務控制最有效的手段便是核查各種憑證，從正確性入手，審查訂票、運費等等各類憑證，重點審查憑證數(shù)額、公司等等，辨別真假，若是憑證與實際信息不符則立即扣押或拒付，待其手續(xù)完備后方可貨到出款，以確保政府采購的規(guī)范運行。政府采購所涉及的面較廣，在采購環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的事務較多，而采購部門內(nèi)部的財務管理模式也具有差異性，因而政府必須加強政府采購的財務管理，而外包采購方也應將采購環(huán)節(jié)中涉及的各方面事務簡單有序化，使得政府采購真正為外包采購方的資金管理服務[3]。

二、供應商項目財務管理影響因素及優(yōu)化策略

（一）供應商項目財務管理影響因素

1．內(nèi)部因素

為了實現(xiàn)對項目財務的管理，首先要從供應商內(nèi)部進行分析。供應商接到外包項目后，會受到許多因素影響。部分供應商在外包政府的采購計劃時，可能受到以往采購思想的局限性，通常會浪費大量的時間及精力，或?qū)椖抗芾硪蠹绑w系要求的不熟悉，導致交付進度變慢，為雙方帶來損失。采購員可有效決定采購活動的失敗或成功，如素質(zhì)較低的采購人員可能出現(xiàn)失職行為，不僅可導致成本變高，還會讓公司蒙受不必要的損失。隨著信息系統(tǒng)應用逐漸深入，采購員可利用現(xiàn)代化信息技術工具，建立采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，利用大數(shù)據(jù)對采購項目歷史信息進行分析，分析歷史采購數(shù)據(jù)及如今采購物品單價，進而進行有效的財務管理，提高決斷的準確性。

其次，部分供應商財務管理未按照相關法律、法規(guī)展開工作，導致工作隨意性較大，運行不規(guī)范，嚴重影響了會計工作的真實性。同時，還體現(xiàn)在預算執(zhí)行不嚴格，隨意增加預算外費用等套設資金情況。部分企業(yè)供應商尚未創(chuàng)建起完善的監(jiān)督約束體系，將大部分精力投入采購，且忽視了對財務的監(jiān)管。會計核算時并未有效反應項目成本，沒有按照相關建設內(nèi)容及標準進行核算，一定程度上造成了成本不實[4]。

2．外部因素

項目的外部因素對財務管理有直接影響。供應商控制著采購成本，對項目的成功及企業(yè)的日常經(jīng)營有深遠的影響。同時，國際環(huán)境、經(jīng)濟技術、政治法律、文化因素等方面都會對采購產(chǎn)生相同的影響。因此在進行采購項目時，完成采購前的市場調(diào)查必不可少。若在采購一些發(fā)展較快的物料供應項目時，可針對行業(yè)特點制訂采購計劃，進而降低采購成本。

（二）供應商項目財務管理優(yōu)化策略

1．供應商對項目進行財務管理優(yōu)化可保證采購按照一定有序的方式進行

對項目進行全面的預算管理，可幫助供應商對項目成本進行有效的控制，對相關人員起到制約及管理的作用。供應商要想做好全面預算管理，就首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，對需要采購的物品列出清單，基于實際情況安排采購人員進行方案設計，同時召開會議對方案進行討論，選出最合格、實現(xiàn)程度最高的方案。最后安排合格的采購人員進行采購，以實現(xiàn)高質(zhì)量的財務管理。換句話說，供應商進行預算管理時，不僅可對不同采購物品進行有效的選擇，還可最大程度上提高項目完成度，充分保證了采購的有序性。因此，項目的全面預算管理與供應商項目財務管理明顯相關。

2．構(gòu)成全方位的財務監(jiān)控體系

項目管理的重點部分是財務管理。以往部分實例表明，供應商在采購項目方面出現(xiàn)紕漏的原因多是財務管理監(jiān)督體系不完善，導致財務人員工作不細致、不認真。這證明當前的財務監(jiān)控體系有一定問題，不僅會影響此次采購任務，還可能會對今后的其他項目造成影響，因此需要進行改善。全面制定監(jiān)控制度可通過全方位管理供應商投入的人力資源、時間、資金等，進而增強企業(yè)財務管理的有效性，確保企業(yè)在市場競爭中的優(yōu)先地位。

3．除了進行財務預算管理及構(gòu)建全方位財務監(jiān)督體系之外，推進財務管理的落實亦十分重要

財務管理人員的素質(zhì)可直接影響到財務管理的優(yōu)劣。良好的財務管理員可自行提高財務管理能力，并積極進行自我監(jiān)督、自我反思，這也是供應商完成項目的重要保證。而采購員的素質(zhì)與供應商的工作效率亦有明顯關系。一個合格的供應商不僅會對員工的積極性進行贊賞，還會積極開展項目，以提高財務管理人員及采購人員的積極性。比如，供應商可根據(jù)采購人員及財務管理人員特點制定有效機制，將財務管理的理念落實到相關工作崗位，并幫助員工在心中形成一個動態(tài)的、積極的管理體系。此外，供應商還要積極調(diào)動員工創(chuàng)造性，鼓勵員工說出自己內(nèi)心的想法并不斷調(diào)整業(yè)務能力及思想素質(zhì)，并安排財務管理人員與采購員進行交談，以幫助財務管理高效運行。

三、供應商采購項目資金管理措施

（一）小額采購及大額非經(jīng)常性采購

小額采購涉及的金額不太高，數(shù)量較少，但是供應商在采購物品時需保證采購價格不高于市場零售價格。采購人員可通過當面詢價或電話詢價的方式對多家店鋪報價進行分析，同時回顧以往物品采購價格以及網(wǎng)頁查詢一般采購價格，進而在快速落實項目設計的基礎上，完滿完成采購項目。

大額或非經(jīng)常性采購可采用分析成本法。采購人員通過分析供應鏈的成本結(jié)構(gòu)分析總成本。由于大額非經(jīng)常性采購貨品的特殊性，采購人員需根據(jù)采購具體項目時間安排進行采購，若供貨周期不理想導致項目無法如期完成，不僅會損失供應商的信譽，還會造成政府項目進度失控。

（二）進口商品

采購人員在采購進口商品時，需要自行查詢相關采購信息，不僅需關注稅費扣除情況及報關流程，還需對進口商品的匯率等進行適當?shù)倪x擇。此外，在選擇物流方式時，采購人員可在符合項目成本預算的基礎上，選擇合適的物流代理。

四、結(jié)束語

政府采購項目財務管理關乎著國家和民眾的根本利益，在現(xiàn)代化社會中，財務管理制度正在不斷優(yōu)化與創(chuàng)新，連接著政府日常政務活動與公共服務活動開展的需求，相對于政府采購工作來說，若是采購項目財務管理中的任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏便會極大浪費國家資源，擴增財政支出。因而政府結(jié)合現(xiàn)階段財務項目管理薄弱環(huán)節(jié)后，需盡快明確關于財務采購項目財務管理的制度與流程，并在外包采購方的輔助下，加強監(jiān)督與機制優(yōu)化。

提高供應商財務管理監(jiān)督意識并完善相關制度可有效保證成本，節(jié)約采購資源、提高采購效率。提高對項目資金的管理包括在采購人員、采購時間、采購成本等進行控制，單次降低采購成本而不顧及其他項目環(huán)節(jié)的利益無法得到有效財務管理。所以在進行項目財務管理時，不能只對采購貨物的價格進行考量，還需考慮貨源充足性、供貨速度及服務質(zhì)量。同時，供應商不能只從成本上提高對項目資金的管理，還要從整個項目來判斷成本降低的收效。因此，供應商可通過合理管理項目資金保證政府采購的利益最大化。