基于ERP環(huán)境的 制造企業(yè)內(nèi)部控制研究

胡艷萍

（中國(guó)葛洲壩集團(tuán)第一工程有限公司，湖北 宜昌 443002）

ERP管理系統(tǒng)的成功引入，使制造企業(yè)能提高管理的有效性、降低運(yùn)營(yíng)成本，給制造企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。ERP環(huán)境下，制造企業(yè)內(nèi)部組織管理結(jié)構(gòu)在一定程度上已經(jīng)趨于趨向扁平化，企業(yè)內(nèi)部資訊控制權(quán)的層次已經(jīng)有著明顯性的減少，內(nèi)外部管理人員更加容易直接得到更多相關(guān)企業(yè)資訊，而這種資訊的快速流動(dòng)也必定會(huì)在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部逐漸形成類似動(dòng)態(tài)資訊工作室的氛圍。本文以制造行業(yè)作為研究對(duì)象，首先界定內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的關(guān)系，分析該行業(yè)中的企業(yè)在ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制問(wèn)題，并提出針對(duì)性的解決措施。

一、企業(yè)內(nèi)部控制概念及與ERP系統(tǒng)的關(guān)系

內(nèi)部控制指的是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程。而ERP是在使用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，以市場(chǎng)和客戶的需求為中心，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)代管理思想，從而達(dá)到內(nèi)外資源優(yōu)化管理的一種方式。ERP與公司的內(nèi)部控制是相輔相成的關(guān)系，二者不可分割協(xié)調(diào)配合。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用給企業(yè)內(nèi)部控制制度的落實(shí)帶來(lái)了巨大的便利性，ERP有助于內(nèi)部控制的實(shí)施，在內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中，借助ERP系統(tǒng)可以更加直觀的了解目前公司的運(yùn)營(yíng)情況。同時(shí)借助ERP系統(tǒng)可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)內(nèi)部控制的職能作用，盡早采取科學(xué)可行的措施防范風(fēng)險(xiǎn)。

二、ERP環(huán)境下制造企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）ERP下內(nèi)部控制制度不完善

我國(guó)企業(yè)在ERP環(huán)境下，采購(gòu)銷售以及生產(chǎn)管理等多個(gè)流程中存在一些不足，如ERP系統(tǒng)下產(chǎn)品采購(gòu)過(guò)多、生產(chǎn)過(guò)程成本虛增等，而造成這一問(wèn)題的主要原因是內(nèi)部控制制度不完善。很多公司內(nèi)部在新增加ERP系統(tǒng)后，卻尚未制定相應(yīng)的內(nèi)部控制機(jī)制，而現(xiàn)有的內(nèi)部控制機(jī)制無(wú)法滿足ERP環(huán)境下的需要。企業(yè)在ERP環(huán)境下，并沒(méi)有制定科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度，對(duì)公司內(nèi)部的管理力度不到位。在ERP系統(tǒng)內(nèi)的各個(gè)流程、各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作過(guò)程中，企業(yè)沒(méi)有詳細(xì)的管理制度作為遵循標(biāo)準(zhǔn)。

（二）ERP下對(duì)員工內(nèi)部控制培訓(xùn)力度不足

ERP系統(tǒng)作為企業(yè)現(xiàn)代化的產(chǎn)物，自應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部控制中，其目的是為了提高內(nèi)部控制的運(yùn)轉(zhuǎn)效果，讓企業(yè)管理更加科學(xué)，減少人工操作和控制造成的誤差。而ERP系統(tǒng)也會(huì)涉及先進(jìn)的信息技術(shù)，需要相關(guān)工作人員具備這方面的知識(shí)和才能。但目前很多工作人員尚未接觸到ERP系統(tǒng)，自身業(yè)務(wù)能力不足，再加上員工培訓(xùn)不充分，難以真正的掌握該系統(tǒng)的使用。另外，ERP作為全新的系統(tǒng)，更新速度較快，對(duì)工作人員技術(shù)水平的要求較高，由于員工技術(shù)水平更新速度慢，導(dǎo)致ERP下內(nèi)部控制無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的效能。而公司仍沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)相關(guān)工作人員采取的培訓(xùn)力度不大，造成ERP下內(nèi)部控制沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的水平。

（三）缺少風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

制造企業(yè)核心項(xiàng)目的運(yùn)行會(huì)伴隨一定的風(fēng)險(xiǎn)。而這些風(fēng)險(xiǎn)具有不可知性，也無(wú)法提前規(guī)避。只能提前預(yù)防或是建立健全完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，要在第一時(shí)間處理，盡可能減少對(duì)企業(yè)造成的風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)會(huì)產(chǎn)生諸如網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)、信息風(fēng)險(xiǎn)等方面的風(fēng)險(xiǎn)。但目前很多制造業(yè)在ERP環(huán)境下缺少風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)急機(jī)制，對(duì)ERP日常運(yùn)作過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有及時(shí)管控。

很多制造企業(yè)的監(jiān)督機(jī)制仍然體現(xiàn)在線上數(shù)據(jù)的異常變動(dòng)，但對(duì)于其他方面的監(jiān)督尚不足，也無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和識(shí)別各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，更缺少對(duì)突發(fā)事件的處理能力。特別是制造業(yè)企業(yè)與高精尖企業(yè)的性質(zhì)不同，對(duì)于ERP技術(shù)層面的認(rèn)知有限，更缺少對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的安全監(jiān)督管理，無(wú)法及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，以及及時(shí)管控風(fēng)險(xiǎn)。再加上技術(shù)人員的內(nèi)控意識(shí)較弱。使得內(nèi)部人員利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性很高。但通過(guò)上述分析得知，很多制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部各層對(duì)ERP技術(shù)層面缺少認(rèn)知，對(duì)于系統(tǒng)安全監(jiān)督也無(wú)法做到面面俱到，更是造成整個(gè)系統(tǒng)會(huì)少數(shù)技術(shù)人員控制，會(huì)造成系統(tǒng)運(yùn)維中產(chǎn)生漏洞。

三、ERP環(huán)境下優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）完善內(nèi)部控制制度

首先，企業(yè)要完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。實(shí)現(xiàn)董事長(zhǎng)總經(jīng)理和監(jiān)事會(huì)三者鼎立局面，三者相互牽制，避免董事長(zhǎng)獨(dú)攬大權(quán)。并且，一切經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的決策也需要有董事會(huì)監(jiān)事會(huì)和董事長(zhǎng)三者共同討論得知。通過(guò)完善治理結(jié)構(gòu)來(lái)保證企業(yè)內(nèi)部的決策更加公正，符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求，也能夠避免決策的失誤性，更能在ERP環(huán)境下，制定出更加符合企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展的政策。

其次，要加強(qiáng)預(yù)算管理力度。預(yù)算管理作為內(nèi)部控制中的核心部分。是對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目運(yùn)行中支出的一個(gè)整體管理，將支出控制在一定規(guī)范內(nèi)，避免支出過(guò)多而造成企業(yè)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。特別是在ERP系統(tǒng)引進(jìn)后，一方面是幫助企業(yè)快速實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，另一方面也是幫助企業(yè)經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更是對(duì)預(yù)算的一個(gè)控制。特別是在ERP環(huán)境下，企業(yè)的采購(gòu)生產(chǎn)和銷售都會(huì)通過(guò)系統(tǒng)記錄。也能夠時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)控企業(yè)對(duì)于各方面的開(kāi)銷和支出，方便管理者的了解，也能夠?qū)︻A(yù)算進(jìn)行調(diào)整。因此，企業(yè)管理者需要加強(qiáng)預(yù)算管理力度，將預(yù)算管理觀念貫穿到整個(gè)制造企業(yè)工作的始終。加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)部門工作的審視。

最后，財(cái)務(wù)部門的工作人員應(yīng)熟悉ERP系統(tǒng)的操作運(yùn)轉(zhuǎn)，在ERP環(huán)境下更好地進(jìn)行預(yù)算管理，嚴(yán)格控制每筆支出的開(kāi)銷，若是發(fā)現(xiàn)額外超支的部分，需要立即記錄并上報(bào)。確保經(jīng)過(guò)完善后的預(yù)算管理，能夠符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)制造業(yè)企業(yè)發(fā)展的需求，也能夠保證企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的合理開(kāi)銷。

（二）促使員工掌握ERP操作技術(shù)和知識(shí)

加強(qiáng)員工對(duì)ERP相關(guān)操作的認(rèn)知，是ERP環(huán)境下制造業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的又一優(yōu)化措施。通過(guò)上述分析得知，很多員工由于自身業(yè)務(wù)能力不足或是年齡稍大缺少對(duì)ERP的了解。造成對(duì)ERP認(rèn)知錯(cuò)誤，甚至操作中會(huì)存在差錯(cuò)。對(duì)于各個(gè)層次和各個(gè)部門員工的培訓(xùn)，不僅體現(xiàn)在相關(guān)模塊簡(jiǎn)單化的培訓(xùn)，幫助其了解日常工作的流程，更是要將員工的工作內(nèi)容與企業(yè)未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目相結(jié)合，保證員工每一次技能的提升都能夠幫助企業(yè)快速的提高經(jīng)濟(jì)效益和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。特別是在引入ERP系統(tǒng)后，在員工培訓(xùn)過(guò)程中，更是要讓員工熟悉ERP各個(gè)端口的操作。讓其熟悉不同模塊之間的關(guān)聯(lián)點(diǎn)以及關(guān)鍵控制點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上熟悉自己的操作，這樣才能夠做到系統(tǒng)全面的學(xué)習(xí)和能力的提升，也能夠保證操作人員在接受ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)后，能夠?qū)ο嚓P(guān)工作得心應(yīng)手。

對(duì)于高層管理者而言，也需要培訓(xùn)ERP的關(guān)鍵技術(shù)，提高專業(yè)技能，全面預(yù)算管理以及ERP管理授權(quán)等等。對(duì)于ERP方面的培訓(xùn)，高層管理人員并非短期能夠達(dá)到。預(yù)期的效果而需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持，因此對(duì)高層管理者的培訓(xùn)也不急于一時(shí)，而需要以長(zhǎng)期且持續(xù)的培訓(xùn)來(lái)不斷提高管理者的業(yè)務(wù)能力。此外，企業(yè)管理者還可以將ERP培訓(xùn)效果與管理者個(gè)人績(jī)效相掛鉤。通過(guò)獎(jiǎng)懲來(lái)激發(fā)管理者的培訓(xùn)積極性，也能夠更好地讓企業(yè)內(nèi)部工作人員掌握ERP使用和操作。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理控制是ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化的又一策略。企業(yè)管理者需要意識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇并存。但競(jìng)技項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中勢(shì)必會(huì)存在一定不可知的風(fēng)險(xiǎn)。特別是在引入ERP系統(tǒng)下，更有可能出現(xiàn)操作錯(cuò)誤或是員工內(nèi)部舞弊以及網(wǎng)絡(luò)黑客盜取等多種風(fēng)險(xiǎn)。由于ERP系統(tǒng)有著復(fù)雜性特點(diǎn)，其順利運(yùn)行也需要硬件與軟件的配置以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全維護(hù)。因此，要分別從以下幾個(gè)方式來(lái)避免這種突發(fā)事件發(fā)生，并提高企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警能力和處理能力。

其一，當(dāng)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)巨大變更時(shí)，信息系統(tǒng)的管理者也需要授權(quán)給相關(guān)工作人員進(jìn)行重新地整理并審核，需要設(shè)置密碼，設(shè)置全新的訪問(wèn)權(quán)限，而新設(shè)置的名單也需要經(jīng)過(guò)相關(guān)主管的認(rèn)可，特別是要對(duì)賬號(hào)實(shí)施保密措施，避免網(wǎng)絡(luò)黑客盜取，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)。

其二，要?jiǎng)?chuàng)建用戶角色，并在授權(quán)時(shí)要完全考慮到授權(quán)審批的情況，對(duì)授權(quán)審批情況嚴(yán)格把關(guān)，在授權(quán)審批的時(shí)候應(yīng)注意權(quán)責(zé)分離，如將貨物及資金賬面上的流動(dòng)情況由一個(gè)人負(fù)責(zé)，但庫(kù)房?jī)?nèi)的實(shí)體貨物及現(xiàn)金等則需要另外的人來(lái)承擔(dān)這份工作內(nèi)容。這樣做是為了防止工作人員投機(jī)取巧，私自挪用公款或貨物，然后再在賬面上做手腳，從而可以順利瞞天過(guò)海，損害公司的合法權(quán)益和整體利益。

四、結(jié)論

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展下，企業(yè)內(nèi)部控制更是要迸發(fā)出新的活力，幫助企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，提高經(jīng)濟(jì)效益。如何通過(guò)有效內(nèi)部控制制度和信息管理系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)所存在的風(fēng)險(xiǎn)，并加以規(guī)避，則是企業(yè)管理者需要解決的重要事情。本文基于ERP環(huán)境下，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題進(jìn)行研究。認(rèn)為制造企業(yè)應(yīng)在內(nèi)控制度、員工培訓(xùn)、風(fēng)險(xiǎn)管控等方面加大管理力度，本文的結(jié)論為企業(yè)管理者提高理論借鑒。