事業(yè)單位人事檔案管理必要性與策略研究

李麗麗

（唐山市路南區(qū)房產(chǎn)和社區(qū)建設(shè)服務(wù)中心，河北 唐山 063000）

檔案管理是現(xiàn)階段事業(yè)單位運行的重點，加強事業(yè)單位人事管理，對檔案工作來說具有重要意義。目前，檔案管理工作正處于新的發(fā)展階段，從事人事檔案管理工作的人員應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，開發(fā)多種檔案管理方法。同時，還應(yīng)建立一個清晰的管理系統(tǒng)，完善人事檔案管理工作流程和相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范人事檔案管理。此外，事業(yè)單位還應(yīng)制定明確的管理規(guī)則來提高運營水平和業(yè)務(wù)效率。

一、事業(yè)單位人事檔案管理必要性

（一）提供管理人員保障

為了確保事業(yè)單位的穩(wěn)定和健康發(fā)展，管理人員需要重視提高工作效率。人力資源文件涉及的內(nèi)容繁多，在正常情況下，主要包括以下內(nèi)容：記錄事業(yè)單位員工的工作歷史、工作憑證和工作職位。此外，如果員工辭職或發(fā)生其他特殊情況，人事檔案管理人員必須傳送檔案。人事檔案管理的特點也眾多，因此需要優(yōu)化人事檔案的各個方面，以提高管理效率，這也更加凸顯了人事檔案管理的重要性。

（二）更新檔案管理方式

人事檔案管理是事業(yè)單位面臨的重要問題，也是事業(yè)單位急需解決的問題，隨著經(jīng)濟水平的不斷提高，更新事業(yè)單位檔案管理的方法勢在必行。現(xiàn)代技術(shù)的進步是時代發(fā)展的必要前提，也是人事檔案管理跟上時代步伐不可或缺的前提，其不僅對人們的生活產(chǎn)生了深遠的影響，也對檔案管理有較大的影響。在信息時代不斷變化的推動下，傳統(tǒng)檔案受到數(shù)字時代的影響，不僅需要對人事檔案進行有效管理，更重要的是實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，還要與互聯(lián)網(wǎng)緊密聯(lián)系，實現(xiàn)對人事檔案的管理和更新。此外，隨著時間的推移，人事檔案工作者累積了大量的文件與資料，對相關(guān)紙質(zhì)文件的管理是檔案工作者面臨的現(xiàn)實問題。通過以上分析，認識到優(yōu)化人事檔案管理方式以適應(yīng)事業(yè)單位前進步伐的重要性，而且也認識到更新人事檔案跟蹤管理模式的重要性。

（三）優(yōu)化單位資源配置

作為事業(yè)單位存檔工作的基本內(nèi)容，人力資源文件會記錄事業(yè)單位中所有人員的基本信息，并為事業(yè)單位獲得、使用和選擇信息提供保障。通過科學(xué)使用和管理人力資源文件，優(yōu)化和協(xié)調(diào)管理流程，將促進科學(xué)、合理、有序的管理開發(fā)，對于提高事業(yè)單位管理能力具有積極意義。事業(yè)單位的實際運營需要人才的支持，通過不同立場的人員的緊密合作來完成各種任務(wù)，人力資源是事業(yè)單位有序發(fā)展的基礎(chǔ)和先決條件。我國經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)，圍繞社會人才的競爭日趨激烈，事業(yè)單位主要通過外部介紹和內(nèi)部晉升來優(yōu)化人才的配置。人才檔案是事業(yè)單位選擇人才的重要參考，有效的人力資源文件管理可以幫助事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)選擇合適的人才，最大限度發(fā)揮員工的優(yōu)勢和價值，將其放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫嬲龑崿F(xiàn)人才的最大利用。在知識經(jīng)濟時代，人才是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的基本保證，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作成果、個人經(jīng)驗和基本信息，是員工發(fā)展和自我改進的重要記錄。這將幫助事業(yè)單位了解員工思維和能力的發(fā)展趨勢，跟蹤事業(yè)單位員工的動態(tài)，幫助事業(yè)單位落實好人力資源管理。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位對人事檔案管理的重要性認識不足

提高人事檔案管理效率的先決條件是管理者和事業(yè)單位需要明確其重要性，清楚了解人事檔案管理的積極意義。從人事檔案管理現(xiàn)狀來看，一些事業(yè)單位在意識形態(tài)上是認同的，但部分事業(yè)單位仍然對人事檔案管理的重要性有所懷疑。這些不注意人事檔案管理的機構(gòu)，其檔案管理的工作效率低下。同時，如果忽視人事檔案管理，還會導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理難以進步。這樣一來，既不能發(fā)揮人事檔案管理的作用，又在一定程度上制約著事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理信息化程度低

經(jīng)濟水平的提高，促進了信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為人力資源管理指明了前進方向。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人事檔案的管理必須與時俱進，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理巧妙結(jié)合，有利于提高人事檔案管理的效率。從傳統(tǒng)的紙張管理轉(zhuǎn)向電子管理，提高了人事檔案管理的信息水平，實現(xiàn)了人事檔案管理的新突破。調(diào)查顯示，就人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，多數(shù)事業(yè)單位仍處于紙質(zhì)管理階段，人事檔案的信息管理才剛剛起步，需要加強事業(yè)單位信息化建設(shè)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的措施

（一）結(jié)合信息技術(shù)

當(dāng)今社會已經(jīng)逐漸進入信息化時代，隨著信息水平的不斷提高，事業(yè)單位人事檔案管理憑借電子技術(shù)實現(xiàn)了新的突破。在信息化時代，電子信息技術(shù)憑借其便利性能夠獲得公眾的支持，人們越來越關(guān)注效率和便利性，同時人事檔案的信息管理能夠在確保人事檔案長期保存的同時實現(xiàn)資源共享，彌補了人事檔案紙張管理的不足。電子信息技術(shù)與人事檔案管理結(jié)合，能夠提供高質(zhì)量的信息，在提高工作效率的同時，將人事檔案管理推向新的高度。

人事檔案管理需要有統(tǒng)一的標準，這不僅能夠加強檔案管理信息化建設(shè)，還可以整合外部信息資源，同時促進資源共享和長期保存。事業(yè)單位必須最大限度利用各種資源來完善人事檔案管理信息，合理使用科學(xué)技術(shù)，進行系統(tǒng)的建設(shè)工作，還應(yīng)使用有效的方法提高人事檔案管理的效率，并滿足人力資源文件紙張保護的要求。在實施目標管理的過程中，需要充分反映準確性和及時性，將兩者進行平衡，充分利用計算機的優(yōu)點，實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步。此外，還需要充分利用新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷創(chuàng)新人力資源文件管理要求，在不同地區(qū)共享文件信息，并共享非敏感文件信息。這一舉措有效地提高了工作效率，降低了檔案管理成本。因此，需要制定嚴格而合理的標準以規(guī)范檔案管理信息的構(gòu)建，并確保信息建設(shè)的進程，促進檔案管理信息建設(shè)中軟件、硬件、設(shè)備和資源的共享，以及文件管理整體水平的提高。

（二）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理信息的構(gòu)建需要以人才為重點，對優(yōu)秀的人才給予足夠關(guān)注。具有專業(yè)技能和理論的工作人員對于檔案信息建設(shè)的日常工作具有重要影響，信息建設(shè)的長期發(fā)展與其專業(yè)才能是分不開的。

對于事業(yè)單位來說，人事檔案管理的成效變得越來越重要，人事檔案管理人員的素質(zhì)對整個事業(yè)單位的發(fā)展有著極為重要的影響，因此，事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)與更新高級人事檔案管理方法，了解相關(guān)的管理概念，提高對人事檔案管理者的要求，優(yōu)化人力資源管理的規(guī)則和制度。事業(yè)單位應(yīng)定期舉辦講座和培訓(xùn)活動，以提高管理人員的整體質(zhì)量，并確保檔案管理的安全有序發(fā)展。加強對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，持續(xù)提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高整個工作隊伍的水平，督促工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)，熟練掌握最新技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力。營造良好的氛圍，鼓勵和支持員工通過自己的持續(xù)努力，以滿足信息化建設(shè)的要求，實現(xiàn)自我提升的最終目標。對于當(dāng)前的人事檔案管理人員來說，具有較高的專業(yè)水平、強烈的責(zé)任感和出色的能力，是檔案管理人員目前需要具備的素質(zhì)。此外，還要求具有前瞻意識，理解人事檔案管理的真正意義。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，需要考慮知識和專業(yè)技能，這是人力資源檔案管理員專業(yè)能力培訓(xùn)的絕對主體。此外，還可以結(jié)合合理和有效的推廣，促使管理人員學(xué)習(xí)更多的技能和知識，并實現(xiàn)最終的培訓(xùn)目標。因此，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)也是有效改善檔案管理信息建設(shè)不可忽視的重要戰(zhàn)略。

（三）保證管理便利

為了增強人事檔案管理的及時性，事業(yè)單位必須優(yōu)化和創(chuàng)新自己的人事檔案管理模式，建立和完善工作系統(tǒng)。第一，合理構(gòu)建和規(guī)劃檔案管理工作平臺，成立人事檔案工作委員會，加強對檔案資源的管理，實現(xiàn)信息共享。第二，建立一個特殊的人事檔案部門，部門的管理人員需要接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，并執(zhí)行管理工作，以確保人才的專業(yè)性，確保人事檔案管理的質(zhì)量。第三，建立一個主要的檔案管理小組。對人事檔案管理人員進行定期檢查和培訓(xùn)，以提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能，能夠更有效地處理人事檔案工作，滿足當(dāng)前信息化、標準化和動態(tài)的發(fā)展需求。第四，完善人事檔案管理體系，充分反映其價值，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。為了提高公共機構(gòu)人事檔案管理的效率，負責(zé)人員要加強人事檔案管理，而且要對人事檔案管理進行詳細規(guī)劃。在人事檔案管理工作過程中，需要詳細分析實際管理的需求。另外，為使人事檔案管理更加便利，在人事檔案管理的過程中，可以對人事檔案進行分類，系統(tǒng)地整理人事數(shù)據(jù)，方便對人事檔案的快速查詢。排列整齊，有效提升了人事檔案管理的效率，而且以后檢索人事檔案也很方便。

（四）凸顯管理作用

完善人事檔案管理的功能，可以有效推進檔案管理工作。因此，事業(yè)單位需要整合自己的發(fā)展水平，改進文件管理系統(tǒng)，并定期檢查和監(jiān)督人事文件。此外，需要充分參考人事檔案管理服務(wù)的倡議，積極向相關(guān)人員提供檔案信息，對人事檔案進行合理的整理和分類，這有利于提高人事檔案管理人員對檔案的管理效率。人事檔案查詢完成后，要盡快將檔案信息存檔，定期核查人事檔案的一致性，使檔案經(jīng)理的專業(yè)使命和責(zé)任感充分發(fā)揮出來。為了盡可能提高人事檔案的管理效率，以促進事業(yè)單位的發(fā)展，人事檔案管理的創(chuàng)新意義非凡。隨著事業(yè)單位的發(fā)展進步，人事檔案管理的重要作用不斷凸顯。因此，必須及時更新人事檔案管理的主要工作內(nèi)容。同時，事業(yè)單位對人事檔案管理提出了具體要求，根據(jù)實際情況調(diào)整人事檔案管理的目標，以提升人事檔案管理工作效率。此外，在人事檔案管理具體過程中，事業(yè)單位必須制定特定的人事變動和職責(zé)評估的明確參考標準，使人事檔案管理的順利推進得到保證。

（五）加強思想建設(shè)

人事檔案對于事業(yè)單位來說價值非凡，是事業(yè)單位激發(fā)員工才能的重要參考。事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和所有員工都非常重視人事檔案管理，并與檔案負責(zé)人一起執(zhí)行各項任務(wù)，因此必須在事業(yè)單位內(nèi)加強意識形態(tài)建設(shè)。首先，在經(jīng)濟發(fā)展的新常態(tài)下，事業(yè)單位人事檔案的價值越來越顯著，事業(yè)單位需要建立一個專業(yè)的管理組織，其不屬于檔案和人力資源部門，但必須被看作一個獨立的組織，以促進各種任務(wù)的完成。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)與內(nèi)部員工必須改變以前的僵化思維方式，注意人事檔案管理，加強單位內(nèi)部宣傳，促進各種任務(wù)的有序進行。最后，必須跟上時代發(fā)展的步伐，加強管理創(chuàng)新和改革，創(chuàng)新管理方法和管理內(nèi)容，促進人事檔案管理的流程和體系的標準化?？茖W(xué)的系統(tǒng)可以為人事檔案管理提供指導(dǎo)，人事檔案管理如果沒有系統(tǒng)的引導(dǎo)，其工作就會出現(xiàn)混亂，對存檔資源的可靠性和安全性會產(chǎn)生不利影響。因此，事業(yè)單位必須根據(jù)工作需求建立不同的管理系統(tǒng)，需要充分傾聽事業(yè)單位員工的意見和建議，確保系統(tǒng)的合理性、科學(xué)性和可操作性，應(yīng)建立一個完整的系統(tǒng)，包括人事檔案管理的所有內(nèi)容。管理系統(tǒng)并不是靜態(tài)的，事業(yè)單位必須根據(jù)工作的具體情況適當(dāng)調(diào)整和優(yōu)化系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的可操作性，在建立相關(guān)系統(tǒng)時，事業(yè)單位必須收集、排序、存檔和使用檔案，確保人事文件資源的完整性和可靠性。

在事業(yè)單位人事檔案管理中，人力資源文件具有重要價值，事業(yè)單位需要充分利用其應(yīng)用程序的價值，進一步改善人事檔案管理的功能。在收集存檔信息時，確保重要信息的完整性和可靠性，并長期保留重要信息。持續(xù)充實失業(yè)保險、醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險等人事檔案內(nèi)容，提升人事檔案參照值。人事檔案必須分析員工的履行職責(zé)能力、專業(yè)素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力和薪酬情況，以滿足就業(yè)單位的不同需求。

四、結(jié)語

當(dāng)今正處于信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位全面提高了其管理水平，實現(xiàn)了對人事檔案的信息管理。如果事業(yè)單位想要在變革和改革的關(guān)鍵時期，或者在市場競爭日益激烈的環(huán)境中實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須加強人事檔案管理，充分發(fā)揮檔案管理的價值，認識到提升檔案管理效率的必要性。事業(yè)單位應(yīng)繼續(xù)提升人事檔案管理的能力和水平，確保良好發(fā)展，共同推動我國實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化。緩解人事檔案管理工作人員的工作壓力，還要注意解決管理效率、管理質(zhì)量等實際問題，推動人事檔案管理向系統(tǒng)化、科學(xué)化方向發(fā)展，保證人事檔案管理的可靠性。為滿足事業(yè)單位發(fā)展和改革的基本要求，必須重視人事檔案管理，實現(xiàn)系統(tǒng)標準化管理，并合理實施管理方法。