智慧物業(yè)建設(shè)中住宅專項維修資金管理的變化

顧麗麗，鄧忠鋒

（1威海市住房保障公共服務(wù)中心，2中國移動通信集團(tuán)山東有限公司威海分公司，山東 威海 264200）

社區(qū)是城市的最小單元，也是公共管理的最小單元，生活在其中的人們對美好生活的向往使如今城市管理和居民生活要求越來越高，政府迫切需要提升自身的公共服務(wù)管理水平，智慧社區(qū)管控平臺建設(shè)乘著科技的東風(fēng)，也迅速發(fā)展起來。提高物業(yè)管理水平，提升人們的生活質(zhì)量，改善人們的生活環(huán)境，將科技融入生活是政府公共管理的不懈追求。

一、住宅專項維修資金的智慧化建設(shè)

住宅專項維修資金是為了保障住宅共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修使用，由業(yè)主繳納歸集。住宅專項維修資金的所有權(quán)人是全體業(yè)主。隨著其制度的逐步完善，政府代管機(jī)構(gòu)或者業(yè)主委員會管理該項資金的方式也在不斷發(fā)展變化。如何把這涉及千家萬戶的權(quán)利和義務(wù)融為一體，是住宅專項維修資金管理部門面臨的最大難題。網(wǎng)絡(luò)時代，智慧社區(qū)管控平臺通過網(wǎng)絡(luò)客戶端把千家萬戶緊密地聯(lián)系在一起，涵蓋了居家生活的方方面面。住宅專項維修資金作為智慧物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，智能化管理是必然趨勢，智慧化建設(shè)勢在必行。

（一）住宅專項維修資金智慧系統(tǒng)

任何智能化管理都離不開操作系統(tǒng)。威海市智慧物業(yè)管理平臺是威海市物業(yè)主管單位委托軟件開發(fā)公司為應(yīng)對管理中的難題開發(fā)的，有很強(qiáng)的實用性。智慧物業(yè)管理平臺就像一個大心臟，依托政府大數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，把千家萬戶緊緊地凝聚在一起。智慧物業(yè)管理涉及的所有相關(guān)單位都可以在管理平臺注冊，業(yè)主個人也可以通過智慧物業(yè)APP參與到關(guān)系切身利益的物業(yè)管理當(dāng)中。威海市智慧物業(yè)管理平臺中包含威海市住宅專項維修管理程序。智慧物業(yè)管理平臺有兩大模塊，其一是物業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)，如進(jìn)出小區(qū)的門禁監(jiān)控、車輛出入監(jiān)控、高空拋物、業(yè)主緊急呼救等；另一個就是住宅專項維修資金管理模塊，住宅專項維修資金從交存到使用到后續(xù)的財務(wù)管理都在其中反映得明明白白，這足以顯示住宅專項維修資金在智慧物業(yè)管理中的重要性。

住宅專項維修資金模塊下又分幾大專業(yè)模塊。

第一，注冊備案。在此模塊下，涉及物業(yè)小區(qū)管理服務(wù)的施工企業(yè)、施工監(jiān)理企業(yè)、審計企業(yè)以及各個物業(yè)管理的居委會都可以在平臺上注冊，完善自己的信息。利用平臺網(wǎng)絡(luò)化操作直接提交與住宅專項維修資金相關(guān)的業(yè)務(wù)，足不出戶即可完成一些物業(yè)工作的提交、審核。

第二，小區(qū)建檔。威海市住宅專項維修資金自2010年7月1日開始交存。交存之初，代管部門只能從房地產(chǎn)開發(fā)商處獲得預(yù)售樓盤信息，然后手動完成物業(yè)小區(qū)建檔工作。2021年，智慧物業(yè)管理平臺建成后，威海市（區(qū)）新建物業(yè)小區(qū)信息與不動產(chǎn)預(yù)售登記信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)匹配，實現(xiàn)了信息互通，住宅專項維修資金方方面面的信息都與不動產(chǎn)登記信息一致，這樣既避免了人工輸入信息錯誤，又方便業(yè)主在后續(xù)的使用中行使自己的權(quán)利，避免一些不必要的矛盾糾紛。

第三，維修資金管理（含資金交存、資金使用、過戶退款）。該模塊是住宅專項維修資金管理的重中之重。作為財務(wù)管理的輔助功能模塊，須能準(zhǔn)確反映資金的交存數(shù)額、每戶的交存金額、維修使用的資金分?jǐn)偳闆r、收益分配情況；同時，平臺系統(tǒng)能在使用過程中對涉及的物業(yè)企業(yè)、維修企業(yè)、居委會的行為進(jìn)行有效約束和監(jiān)督管理。按照雁過留痕原則，施工項目的現(xiàn)場勘查、審批、竣工驗收等有效資料和圖片都可以在此上傳留檔；業(yè)務(wù)工作完成后通知財務(wù)付款等功能都可以通過此模塊實施；業(yè)主發(fā)生的多交或者退款事件也可以通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動核算。

第四，財務(wù)管理。該模塊是專門為財務(wù)工作人員設(shè)計的，便于在系統(tǒng)中查詢統(tǒng)計住宅專項維修資金的交存、使用情況。財務(wù)工作人員在登錄后，核對完前臺收交的資金數(shù)據(jù)，再與銀行核對，做到日清結(jié)算。在財務(wù)核對方面，威海市的住宅專項維修資金管理真正做到了業(yè)務(wù)、財務(wù)、銀行三方數(shù)據(jù)一致。按照住建部頒布的住宅專項維修資金存儲結(jié)息要求，按時對業(yè)主進(jìn)行結(jié)息分配，數(shù)量繁多的物業(yè)個體在計算機(jī)智能化管理中實現(xiàn)更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)管理。按照2021年新的住宅專項維修資金財務(wù)會計制度要求，住宅專項維修資金要實現(xiàn)月結(jié)，由交存收入（4001）明細(xì)結(jié)轉(zhuǎn)至凈資產(chǎn)-商品住宅專項維修資金（3001）明細(xì)科目，實現(xiàn)在財務(wù)核算業(yè)務(wù)中多對多結(jié)轉(zhuǎn)，這是單純的財務(wù)月結(jié)不能實現(xiàn)的。

第五，維修資金線上收交模式。威海市區(qū)住宅專項維修資金實現(xiàn)線上交費。APP嵌在愛山東·威?！慨a(chǎn)物業(yè)項目中，購房業(yè)主用手機(jī)下載愛山東·威海APP，登錄后就能實現(xiàn)線上交費。業(yè)主交費完成后，住宅專項維修資金電子票據(jù)通過票據(jù)夾直接推送給業(yè)主。線上繳費模式，既減少了前臺工作人員的壓力，節(jié)約了人工成本，又避免了廣大業(yè)主往來跑路的麻煩，是一種快速、便捷的管理模式。

第六，統(tǒng)計分析。大數(shù)據(jù)統(tǒng)計下，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析是必然要求。智能化管理下，有效數(shù)據(jù)更容易獲得。數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能更好地按需分類，精準(zhǔn)掌握各項需求數(shù)據(jù)，通過大數(shù)據(jù)統(tǒng)計對比分析，得出切實有效可行的數(shù)據(jù)，為部門決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

（二）住宅專項維修資金智慧化管理使用主體

住宅專項維修資金的使用管理涉及業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、政府代管機(jī)構(gòu)以及監(jiān)督管理部門。物業(yè)管理是社會管理的最小單元，住宅專項維修資金就是這最小單元管理中的一個重要內(nèi)容。管理涉及面廣，權(quán)利義務(wù)人的分散性也決定了其最終要走向智能化管理。威海市智慧物業(yè)管理平臺將分散在各處的單位及業(yè)主個人通過網(wǎng)絡(luò)連接在一起，能夠更好地行使自己的權(quán)利和義務(wù)。

業(yè)主是智慧物業(yè)管理平臺的最小單位。隨著科技的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)水平的提高，人手一部智能手機(jī)已經(jīng)實現(xiàn)，這是智能化管理的前提條件。通過手機(jī)智能終端，智慧物業(yè)平臺就可以大展身手。關(guān)乎自己利益的住宅專項維修資金的管理通過強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)把最小的單位——業(yè)主連接在一起，行使自己的投票表決權(quán)。為了確保該項業(yè)務(wù)操作的真實有效性，管理平臺通過大數(shù)據(jù)連接身份確認(rèn)系統(tǒng)，經(jīng)人臉識別確認(rèn)。網(wǎng)絡(luò)大時代，真正實現(xiàn)了互聯(lián)互通，人們盡享智慧化建設(shè)帶來的福利。

政府代管機(jī)構(gòu)是住宅專項維修資金管理的重要參與者，物業(yè)服務(wù)企業(yè)是住宅專項維修資金使用的主要參與者之一。兩者通過智慧物業(yè)管理平臺完成注冊，實名制后，開始住宅專項維修資金的網(wǎng)絡(luò)化管理。在管理的過程中，住宅專項維修資金的相關(guān)參與者也陸續(xù)跟進(jìn)來，如工程監(jiān)理部門的相關(guān)業(yè)務(wù)也可以通過平臺完成。本著雁過留痕的原則，所有信息都可上傳附件，實現(xiàn)線上業(yè)務(wù)開展、跟蹤以及審核結(jié)算。

二、智慧化對住宅專項維修資金管理的影響

我國住宅專項維修資金管理辦法最初于1998年頒布，經(jīng)過20年的摸索前行，特別是2021年1月份開始實行住宅專項維修資金會計核算制度后，基本形成了一套比較完善的管理制度?？旃?jié)奏的生活，高智能發(fā)展的時代，智慧化建設(shè)融入住宅專項維修資金管理服務(wù)中尤為重要。智慧化建設(shè)使住宅專項維修資金在管理中做到了如下幾點。

（一）住宅專項維修資金管理流程更精致

我國的住宅專項維修資金規(guī)章制度從無到有，到今天的日趨完善，僅經(jīng)歷短短22年時間。這得益于住宅專項維修資金在實踐管理中反復(fù)探索、修正。制度的完善使管理有法可依、有章可循。其監(jiān)督管理部門在財政、審計等部門的指導(dǎo)下，根據(jù)相關(guān)制度，按圖索驥，制定了更完善、簡潔、流暢的管理流程。交存管理手段多樣化、簡單化；使用管理從維修工程申請、資金使用、施工監(jiān)管到完工結(jié)算都實現(xiàn)精準(zhǔn)操作，流程管理流暢合理；數(shù)據(jù)統(tǒng)計精細(xì)化、實用化。智慧化建設(shè)滿足了絕大多數(shù)人的管理需求。

（二）住宅專項維修資金單位分工更明確

網(wǎng)絡(luò)化時代，計算機(jī)代碼編程使用戶信息具備唯一性。智慧化建設(shè)中，精準(zhǔn)的模塊設(shè)置能夠滿足各類用戶的使用需求。用戶信息的唯一性特點決定了該用戶所有的操作都默認(rèn)是本人，也只能是本人真實完整的意思表達(dá)。智慧化平臺中便捷的單位用戶信息分類管理便于統(tǒng)計，也把每一項業(yè)務(wù)明確地分工到每一個用戶。住宅專項維修資金參與管理使用的任何單位和個人都可以通過注冊的用戶信息，按照各自的責(zé)任分工，遵照住宅專項維修資金既定的管理流程，在智慧化管理平臺上行使自己的權(quán)利，承擔(dān)自己的義務(wù)。而計算機(jī)記憶儲存功能都會明確每個用戶的使用信息，最終實現(xiàn)管理的目的。

（三）住宅專項維修資金參與人員更精確

因住宅專項維修資金用戶管理唯一化，系統(tǒng)每一次登錄操作都會完整地記錄下來。參與住宅專項維修資金管理的單位可以在智慧化管理平臺中設(shè)定單位工作人員信息。這樣，工作人員在系統(tǒng)中各司其職，更有利于權(quán)利分工和責(zé)任分化。如在施工過程中，將監(jiān)理公司行使的監(jiān)管責(zé)任、施工現(xiàn)場圖片、監(jiān)理人員簽字確認(rèn)上傳至系統(tǒng)中，一旦在后續(xù)的工程監(jiān)督檢查中出現(xiàn)問題，都可以通過智慧化管理平臺往前追溯至當(dāng)時的情形。這也在另一個層面督促住宅專項維修資金參與管理的單位和人員更認(rèn)真負(fù)責(zé)地行使自己的工作職責(zé)。

三、住宅專項維修資金的智慧化與管理統(tǒng)一

（一）住宅專項維修資金管理的基本原則和使用原則

“專戶儲存、?？顚Ｓ?、業(yè)主決策、政府監(jiān)督”是住宅專項維修資金管理應(yīng)堅持的基本原則。住宅專項維修資金遵循方便快捷、公開透明、受益人和負(fù)擔(dān)人一致的使用原則。這些原則在智慧化建設(shè)中體現(xiàn)得相當(dāng)明確，網(wǎng)絡(luò)化、智慧化管理使管理者更容易掌握管理數(shù)據(jù)；便捷的移動終端，使每個人都可以實名參與到住宅專項維修資金管理中來，正常行使自己的職責(zé)。智慧化管理平臺不會因為時間、距離而把任何人屏蔽在管理使用之外。

（二）住宅專項維修資金管理的主體及監(jiān)管主體

目前，威海市住宅專項維修資金管理的主體屬住房和城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)，因全市的業(yè)主自管體系建設(shè)（如業(yè)主委員會建設(shè)）尚未成熟，業(yè)主自管體系的權(quán)責(zé)界定沒有到位，住宅專項維修資金尚未下放至業(yè)主大會管理的小區(qū)。參與管理的主體均可以通過智慧化網(wǎng)絡(luò)平臺參與其中。

住宅專項維修資金現(xiàn)采用電子票據(jù)。威海市財政管理部門監(jiān)督票據(jù)的使用管理。

威海市住宅專項維修資金實行線上線下同步電子票據(jù)。線上線下票據(jù)均通過山東省財政電子票據(jù)管理系統(tǒng)向當(dāng)?shù)刎斦块T申請領(lǐng)用。當(dāng)?shù)刎斦块T負(fù)責(zé)對票據(jù)的線上審核。住宅專項維修資金票據(jù)的領(lǐng)用、使用、作廢、核銷均通過山東省電子票據(jù)系統(tǒng)實現(xiàn)。山東省電子票據(jù)管理系統(tǒng)每6個月要求票據(jù)使用單位上報財政部門核銷使用的電子票據(jù)。

威海市住宅專項維修資金線下票據(jù)主要是后臺財務(wù)工作人員應(yīng)對開發(fā)商統(tǒng)一交納住宅專項維修資金時，由財務(wù)人員統(tǒng)一開票時使用；線上電子票據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)端口鏈接威海市智慧物業(yè)平臺中住宅專項維修資金管理模塊，利用票據(jù)夾，實現(xiàn)系統(tǒng)開票，電子票據(jù)系統(tǒng)同步推送票據(jù)，方便快捷。

住宅專項維修資金遵循財政部門頒布的財務(wù)核算辦法，接受財政部門對資金的監(jiān)督檢查以及銀行賬戶的監(jiān)督管理；接受審計部門的審計監(jiān)督以及紀(jì)委監(jiān)察部門的監(jiān)督檢查。地市管理的住宅專項維修資金同時接受上級主管部門的專項審計檢查。

（三）住宅專項維修資金適用的會計制度及先進(jìn)的會計電算化系統(tǒng)

威海市住房維修資金管理于2021年1月1日啟用財政部《住宅專項維修資金會計核算辦法》，采用用友家G6-e財務(wù)電算化軟件系統(tǒng)。2020年財務(wù)管理順應(yīng)會計制度的變化，財務(wù)處理適應(yīng)新的變化，2021年新舊制度銜接，順利按照新的會計核算辦法建立賬套。

2021年威海市住宅專項維修資金業(yè)務(wù)管理平臺升級，內(nèi)嵌財務(wù)管理模塊。從財務(wù)管理的角度來看，業(yè)務(wù)管理平臺更符合財務(wù)輔助核算系統(tǒng)功能。同時，業(yè)務(wù)管理平臺中發(fā)票管理又對接了山東省電子票據(jù)管理系統(tǒng)，整個票據(jù)查詢管理都包含其中。票據(jù)作廢直連票據(jù)夾，一旦作廢，業(yè)主手中的電子票據(jù)即失去有效信息，這有效避免了因電子票據(jù)流落在外而產(chǎn)生的其他矛盾糾紛。

威海市住宅專項維修資金財務(wù)核算數(shù)據(jù)實現(xiàn)了系統(tǒng)自動化調(diào)入，即業(yè)務(wù)平臺發(fā)生住宅專項維修資金業(yè)務(wù)后，財務(wù)工作人員對業(yè)務(wù)平臺的數(shù)據(jù)審核通過后，數(shù)據(jù)直接自動調(diào)入財務(wù)軟件中，這既減少了財務(wù)人員的工作量，也使業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)同步，還真正行使了業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為財務(wù)核算系統(tǒng)輔助核算的功能。在財務(wù)核算系統(tǒng)中，住宅專項維修資金結(jié)存資金明細(xì)到小區(qū)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)明細(xì)核算按照不動產(chǎn)預(yù)售樓盤備案信息明細(xì)到戶。兩個信息平臺中所有信息互通互聯(lián)，實現(xiàn)網(wǎng)上查詢，更便于財務(wù)核算。

智能化的管理模式得益于科技的迅猛發(fā)展，威海市住宅專項維修資金的管理實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺與財務(wù)管理軟件一體化。兩個系統(tǒng)相輔相成，使整個住宅專項維修資金的管理更安全、更完善。

四、結(jié)語

當(dāng)前，科技發(fā)展速度極快，從2G進(jìn)入5G時代只經(jīng)歷了短短十幾年，借助智能化建設(shè)的東風(fēng)，住宅專項維修資金管理緊跟科技進(jìn)步的步伐，歷經(jīng)20年的實踐摸索，終于建立起自己的一套科學(xué)、合理、完善的管理模式，使物業(yè)管理跨過城市物業(yè)公共管理的最后一步，擁有自己的智慧化程序，解決了維修資金在使用中存在的問題，使該項資金能更好地運(yùn)作，最終發(fā)揮好為業(yè)主服務(wù)的職能。