日常工作也需要備選方案

文_師同安

眾所周知，在工作中制定計劃是提高我們工作效率的重要途徑，它可以幫助我們更加合理地分配時間，從而高效地完成任務。不過實際情況并不如我們想象得那樣美好，有研究表明在日常工作中，我們平均每3分鐘就會被打斷或被迫轉換任務一次。

比如本來計劃在上午工作結束的時候一定要完成報告的撰寫，寫到一半，領導突然分配了任務，弄了好久。剛準備埋頭趕工，一個臨時的會議又中止了寫作，就這樣一個上午過去了，好不容易構思好的寫作思路也溜走了。最煩惱的是因為一個計劃被打亂了，其他的所有計劃都要跟著改變，工作的心情全都崩潰了。有研究發(fā)現，當一個人在工作過程中被打斷3分鐘，他平均需要用23分鐘才能重新回到之前的工作狀態(tài)。

由此可見，制定計劃只是所有工作的第一步，但任何工作從起點到終點，過程中總是會遇到各種各樣的干擾，特別是一旦被打斷，需要重新回到原來工作狀態(tài)的時間是被打斷時間的8倍！所以如何讓工作在即使有干擾的情況下還能有條不紊地進行，是每個職場人的“必修課”。

為什么會出現這種情況呢？因為我們出現了“任務轉換”的情境，而心理學家早就發(fā)現，當從任務A轉換到任務B后，執(zhí)行任務B的績效要明顯比單獨執(zhí)行B的績效差，這個差異稱為“轉換損耗”。轉換損耗的形成原因主要有兩種，一是任務A留下的認知慣性，也就是之前，已經習慣了任務A的認知情境、反應方式，這個慣性會對完成任務B造成干擾；二是做B的時候需要對B進行認知重構，重新回憶起B(yǎng)的相關背景和信息，這個重構也需要時間，而且可能不完整。所以在工作轉換過程中出現了損耗，導致工作效率低下。

那么要解決這個問題我們首先梳理一下平時工作中，到底哪些方面會干擾我們？有來自領導的，領導分配任務不會看你的計劃表，經常會有突如其來的任務；有來自同事的，比如同事臨時需要幫助或者其他部門提出了工作需求需要你的配合；有來自生活上的，比如快遞來了、外賣到了或者是家人臨時有事找你了；還有來自自己的，逛淘寶、看娛樂新聞、朋友圈點贊……前面三個屬于客觀因素，有時不能反抗只能去應對；后一個屬于主觀因素，可以做出改變，這里我們就不贅述了。梳理好這些以后，我們就針對性地制定備選方案。

首先，我們要知道如果你在非常投入和忘我的時候被中斷了，那么你的“損失”和懊惱就會非常大；相反，如果你只是在做一些機械的雜事，那么即便是頻繁的中斷也不會對你造成太大的影響。所以，如果我們能選擇好合適的中斷點，中斷就并不可怕，對我們的影響也可以降到最低。

而選擇好中斷點的前提是我們需要對要完成的任務進行有效的剖析，區(qū)分出“容忍中斷””的部分和“無法容忍中斷”的部分，然后用相對完整的時間去進行那些“無法容忍中斷”的部分，再用其他的時間集中處理一些雜事。什么是“無法容忍中斷”部分？這部分通常需要我們集中精力、非常專注地進行思考，比如說我們的任務需要做一個PPT，那么最重要的是設計PPT的架構，即要分析你的受眾，他們的知識水平、理解水平以及興趣點、關注點，在此基礎上設計你的內容以及展現內容的順序，先講什么，占比多少，再講什么，占比多少，以及演講的時候采取什么風格、策略等方面。這個過程中需要非常專注地思考，需要把靈感快速地記下來。等你完成了這個過程，你可以選擇繼續(xù)填充具體的內容，也可以暫停一下去集中處理一些雜事。當你處理完這些事情再重新選擇模板、尋找配圖或者調整字體的時候，你并不會太介意被打斷，因為你知道，在某種意義上，這個任務你已經完成了。很多時候，你只是需要一個專注不受干擾的、能純粹跳脫出來思考的、能達至“心流”狀態(tài)的、能把最關鍵的“硬核”搞定的半小時或者一小時時間。

其次，在工作中我們還需要學會使用工具，將一些重復性的事件流程化、模板化，用工具幫你節(jié)約時間。比如我有一個朋友在公司從事文案工作，只要和文字相關的需求都會找她，包括各種軟文、海報廣告語、招聘廣告等，每次她寫文案的時候QQ上總會彈出各種窗口提各種要求找她，讓她苦不堪言。后來，她做了一個需要表，上面列好文案要求的需求對接人、內容類型、使用場景、風格要求、關鍵詞、截止時間、參考鏈接等。但凡有別的部門同事找她，她都先給一個需求模板過去，這個模板既可以省掉中間溝通的環(huán)節(jié)，又可以避免別人對自己手頭工作的干擾，達到了非常好的效果。

最后，針對領導突然丟過來的工作，我們能做的就是要積極主動地反饋工作情況，和領導商量時間，找他匯報你現在的工作內容和進度。這樣做的好處除了讓領導知道你在做什么，做到哪里了，對任務的分配更加合理之外，更重要的一點就是能讓他對你放心。而對于來自同事的請求，如果是必須你做的，可以采用前面我們提到的方法進行處理；如果超過你的負荷或者不屬于你的工作范疇，建議你進行委婉拒絕。

總之，面對不可避免被打斷的工作情況，我們要審時度勢，要能從被動、毫無防備地被打斷，到提前準備、做好預判、主動中斷。