探析政府檔案電子化管理存在的問題及對(duì)策

路平

摘要：檔案對(duì)政府來說是一個(gè)非常重要的工具，因?yàn)檎軌蚪柚鷻n案來對(duì)重要的數(shù)據(jù)與信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和后期的審查。因此，本文就對(duì)政府檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行了深入的分析，而且也將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與當(dāng)前的電子檔案進(jìn)行了比較，從而發(fā)現(xiàn)了檔案的電子化管理中存在的諸多問題。與此同時(shí)，也提出了很多有效的解決方法。

關(guān)鍵詞：政府檔案管理工作;紙質(zhì)檔案;電子檔案

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)也得到了非常大的發(fā)展。在檔案管理的實(shí)際工作中，借助電子信息技術(shù)來對(duì)數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行有效的處理能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而就能使檔案管理的工作效率與質(zhì)量得到最大程度的提升。如果想要實(shí)現(xiàn)檔案從紙質(zhì)版到電子版的飛躍，政府就需要打造出完善的電子化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)政府還必須要使檔案管理工作的科學(xué)合理性得到全面的提升。但是在實(shí)際運(yùn)用的過程中，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)等原因，檔案的電子化管理暴露出很多問題。到目前為止，政府形成了一種紙質(zhì)版與電子化檔案共存的模式。當(dāng)然政府也在。不斷的完善制度向全面電子檔案靠近。

二、政府檔案管理工作的現(xiàn)狀

進(jìn)入新世紀(jì)以來，由于社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來，我國(guó)政府開始積極應(yīng)用電子化信息設(shè)備來進(jìn)行檔案的管理工作，這就使得工作效率得到了極大程度的提高。然而，在檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化的過程中，由于不具備完善的信息化設(shè)備以及相關(guān)工作人員沒有對(duì)檔案的電子化管理產(chǎn)生足夠的重視，就使得檔案管理的效果始終得不到提升，電子化檔案管理進(jìn)入瓶頸期，這也使得政府后續(xù)工作無法進(jìn)一步發(fā)展。除此之外，在全國(guó)各地由于經(jīng)濟(jì)水平等的影響，檔案電子化管理的推進(jìn)程度也有很大的差異。一些地區(qū)的電子信息化管理設(shè)備和措施已經(jīng)基本完善，且在檔案錄入，保存以及保密等方面已經(jīng)得到基本落實(shí)。而另一些地區(qū)還是紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合且以紙質(zhì)版為主，這種差異對(duì)整體電子化檔案管理水平的提高也有一定影響。眾所周知，政府檔案的妥善保存和管理對(duì)于我國(guó)的整體工作布局來說是非常重要的，如若都為紙質(zhì)版檔案，那么對(duì)環(huán)境的要求是非常高的，基本具備的條件是防火防潮，通風(fēng)性好。就目前的情況來看，我國(guó)政府缺乏對(duì)檔案電子版管理專業(yè)技術(shù)人才，所以想要全面發(fā)展為電子版，檔案管理還需要很長(zhǎng)一段時(shí)間，換句話說，我國(guó)在積極應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的同時(shí)，要將紙質(zhì)版檔案與電子版檔案科學(xué)合理的進(jìn)行轉(zhuǎn)換以及管理保存，在電子版檔案管理設(shè)備沒有調(diào)試好之前。紙質(zhì)版檔案不能進(jìn)行銷毀，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案都將處于紙質(zhì)版與電子版共同發(fā)展的狀態(tài)。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)比

（一）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

對(duì)紙質(zhì)檔案資料來說，它們最關(guān)鍵的特征就是它們具有非常強(qiáng)的直觀性，通過它們能夠到想要的信息。因此，如果政府對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)與完善，那么借此就能形成正規(guī)的第一手原始資料。而且這種資料比電子檔案的行業(yè)存儲(chǔ)價(jià)值更高，這是因?yàn)檫@種資料更具有針對(duì)性，所以其現(xiàn)實(shí)價(jià)值也非常高。而且通過紙質(zhì)版的檔案，政府就能使檔案的客觀性以及真實(shí)性得到更加全面的展現(xiàn)。因?yàn)檎畽n案具備行政記錄的性質(zhì)，所以政府檔案也就具備了歷史性與自然性，因此，政府檔案也代表了歷史的真實(shí)性與客觀性。所以說更改或偽造它具有非常高的難度，而這也正是電子檔案的缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)就在于無法像電子檔案一樣方便快捷。

（二）電子檔案的特點(diǎn)

如果將檔案以電子的形式存放于電腦硬盤等電子設(shè)備中，那么該檔案就不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素而遭到破壞。而且電子化的檔案管理模式也使立體化的特征得到了集中展現(xiàn)。另外，電子文件的修改也非常便捷，電子文件的存儲(chǔ)空間也非常大，所以通過檔案的電子化就能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳播，進(jìn)而就能使檔案的遠(yuǎn)距離傳輸需求得到滿足。如果政府?dāng)U大了行政規(guī)模，那么政府的檔案范圍也需要得到拓展，因此，這就對(duì)檔案資源提出了更嚴(yán)格的要求，這時(shí)就可以積極應(yīng)用檔案的電子文件模式，因?yàn)檫@樣能使成本得到最大程度的節(jié)省，同時(shí)還能使檔案資源得到最好的保管。另外，如果全面提高檔案資源的安全性，那么檔案的遺失與無故變更的問題就能得到妥善的解決。

四、檔案電子化管理過程中存在的問題及對(duì)策

（一）電子文件的兼容性問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息全球化基本得到普及。但是在具體使用電子信息的過程中，不難發(fā)現(xiàn)很多電子設(shè)備和軟件存在文件的兼容問題，很多軟件之間不能夠互通，所以在政府的檔案保存過程中，很有可能發(fā)生遺漏和缺失現(xiàn)象。有一種情況是在文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換過程中在一定難度，如若轉(zhuǎn)換不成功，那么保存的電子檔案相當(dāng)于作廢。

（二）電子文件的真實(shí)性

電子信息的最大優(yōu)點(diǎn)就是可以隨時(shí)查閱信息，也可讀可寫。但往往優(yōu)點(diǎn)過于明顯就會(huì)成為缺點(diǎn)，政府機(jī)關(guān)的檔案一般都具備有效性和真實(shí)性，像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在被人修改過程中，就很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子檔案如若被人修改，除非專業(yè)人員排查，否則很難被發(fā)現(xiàn)，這就是政府機(jī)關(guān)的檔案真?zhèn)未嬖诋愖h。其實(shí)電子化檔案管理的實(shí)際操作很簡(jiǎn)單，通俗易懂地說，其原理就是將紙質(zhì)的文件以及資料以電子文件或圖文等形式來進(jìn)行上傳，然后再保存在電腦的硬盤中。因此，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作相比，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案只能是原檔案或備份的檔案，所以就很容易對(duì)紙質(zhì)檔案來源的真實(shí)性進(jìn)行分析。而電子文件是通過信息技術(shù)來將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷降?，因此其真?shí)性就得不到保障。

（三）數(shù)據(jù)的安全性

現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)非常發(fā)達(dá)，因此網(wǎng)絡(luò)黑客也非常多。所以電子信息被攔截以及重要信息被黑客盜取等現(xiàn)象的發(fā)生率非常高，而且黑客還經(jīng)常會(huì)對(duì)電腦進(jìn)行病毒入侵的操作，進(jìn)而導(dǎo)致電腦癱瘓或丟失重要的信息。這些問題都對(duì)電子檔案的安全性產(chǎn)生了威脅，特別是對(duì)影響面廣的政府行政檔案。因此，就必須使數(shù)據(jù)的安全性得到最大程度的保障，只有這樣才能加快政府檔案管理的電子化進(jìn)度。

（四）對(duì)策

1.建立電子化的管理形式

如果政府想要盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，那么政府就必須要把電子化管理的框架搭建好。而且也只有通過電子化的檔案管理系統(tǒng)，政府才能高效地進(jìn)行行政檔案的管理工作，進(jìn)而就能全面提高檔案管理的工作效果。與此同時(shí)，政府還要明確對(duì)檔案進(jìn)行查閱的訪問權(quán)限，只有這樣才能為行政檔案管理工作提供盡可能多的幫助。除此之外，政府還要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的更新與維護(hù)，這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中的問題。但是最重要的就是要全面提高系統(tǒng)的安全性，還要對(duì)訪問權(quán)限進(jìn)行明確的界定，這樣就能最大程度避免信息的泄露。對(duì)政府來說，他們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的實(shí)際過程中，如果想要加快電子化的發(fā)展速度，那么政府就必須要為此成立專門的管理機(jī)構(gòu)，只有這樣才能對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的管控。然后還要設(shè)立出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而就能使政府行政檔案管理的集中化得到實(shí)現(xiàn)。

2.實(shí)現(xiàn)檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化

對(duì)政府來說，如果想要加快行政檔案管理的電子化發(fā)展速度，那么政府就必須按照相關(guān)的規(guī)范來進(jìn)行檔案的管理工作，同時(shí)還要采用效率更高的管理方法來對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。另外，政府還要將行政檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，然后將不同種類的檔案分別放置在不同的區(qū)域，最關(guān)鍵的就是要用合理的方法來對(duì)不同的檔案進(jìn)行管理，這樣就能極大地降低管理工作的難度。與此同時(shí)，對(duì)政府來說，他們還要培養(yǎng)出專業(yè)素養(yǎng)高的團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)檔案的管理工作，同時(shí)還要明確地劃分出每個(gè)人的工作職責(zé)，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)

如果要想順利實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的電子化，那么政府就必須培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)。因?yàn)橐胩岣哒姓n案管理工作的工作效率，那么高素質(zhì)的優(yōu)秀人才團(tuán)隊(duì)就是必不可少的。首先，要積極進(jìn)行思想政治教育的工作，然后舉辦相關(guān)活動(dòng)來全面提高檔案管理人員的責(zé)任感，進(jìn)而就能使檔案管理人員的工作熱情得到最大程度的激發(fā)。其次，還要加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)力度，同時(shí)政府還要把行政檔案管理的電子化平臺(tái)建設(shè)好，然后還要設(shè)計(jì)出合理的規(guī)章制度，這樣就能最大程度減少工作中的不合理問題。另外，政府如果想要實(shí)現(xiàn)行政檔案管理的電子化，那么就需要投入充足的資金與資源，這樣就不僅能使檔案管理工作的資金得到保障，同時(shí)還能使檔案管理人員的生活需求得到最佳保障。

四、結(jié)語

從總體上來說，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作的電子化模式已經(jīng)成為了必然。因?yàn)殡娮踊芾砟苁构芾硇实玫阶畲蟪潭鹊奶岣?，進(jìn)而就能使信息的高度共享需求得到滿足，最后就能使檔案價(jià)值得到最大的發(fā)揮。但是與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有其自身的價(jià)值，所以只有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化與電子化的有機(jī)結(jié)合，那么政府檔案管理工作的高效性才能得到全面的提升。

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