如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

于靜

摘要：在當今信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需要，為了能夠跟上時代的步伐，做到與時俱進，事業(yè)單位的檔案管理工作也正式進入了信息化發(fā)展時期。與此同時，事業(yè)單位要充分意識到信息資源的價值，加強對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，對已有檔案資源進行充分的開發(fā)和利用，使檔案信息管理共享化得以實現(xiàn)。那么，如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，是當前檔案管理中所要面對的一個重要問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案是對工作以及活動軌跡的準確記錄，是用來體現(xiàn)事業(yè)單位的發(fā)展歷程的，同時也是工作決策中一個最為重要的證明。檔案管理工作的好壞，對事業(yè)單位的管理效率具有非常大的影響，同時對于事業(yè)單位能否健康發(fā)展也具有舉足輕重的作用。因此，在新時代背景下一定要做好檔案管理的部署工作，提高檔案管理的信息化建設(shè)。

一、豐富檔案的信息化資源，完善基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

要想促進檔案信息化建設(shè)，首要的一點就是對基礎(chǔ)設(shè)施的完善，建立數(shù)字化檔案館。檔案管理部門需要根據(jù)自身的實際情況，加大對檔案管理經(jīng)費的投入，逐步完善硬件和軟件設(shè)施的基礎(chǔ)設(shè)施。在進行事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)過程中，管理者能夠?qū)W會利用網(wǎng)絡(luò)自身的優(yōu)勢，抓住網(wǎng)絡(luò)的特點，充分利用搜索引擎功能，來搜集整合檔案信息，并在整合之后，利用網(wǎng)絡(luò)功能加以豐富完善，并能夠?qū)@取的資源及時分享給每一位工作人員。

同時，對于事業(yè)單位內(nèi)的檔案信息管理的設(shè)備要進行不斷地更新，對于新增添的設(shè)備也必須要滿足質(zhì)量好、使用壽命長等最基本的要求。進行信息化管理離不開計算機，所以事業(yè)單位一定要特別注重計算機的性能，盡量避免計算機檔案丟失的情況發(fā)生。在進行設(shè)備購買的時候，一定要精心挑選質(zhì)量較高的設(shè)備，因此，單位要加大資金的投入，不斷完善硬件和軟件設(shè)式，選擇一些大容量，高質(zhì)量的計算機設(shè)備來進一步保障檔案管理工作，提升檔案管理的工作效率。

二、加強對單位檔案的管理，實現(xiàn)信息化建設(shè)

想要進一步加強對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，首先要加強對單位檔案管理工作的認識，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案管理的工作，事業(yè)單位檔案管理人員同樣不能忽視了對檔案的管理工作，只有引起對檔案管理的足夠重視，在進行檔案管理的過程中，檔案管理的作用才能得到充分的發(fā)揮。檔案管理人員要及時改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，主動接受新時代信息化的檔案管理方式，不僅如此，還要加強對檔案管理人員的信息化管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計算機操作能力，這樣才能在進行檔案管理的工作中，更加熟練的運用信息化的管理。除此之外，還需要進一步提高檔案管理人員的專業(yè)能力，如，獲取信息的能力、鑒定評估的能力，這些都應(yīng)該是當代檔案管理人員所必須具備的專業(yè)能力，除了能夠運用到檔案管理信息化建設(shè)之中，還有助于事業(yè)單位檔案管理的信息化長遠發(fā)展。

三、加快對檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化

在檔案信息化建設(shè)中最為重要的一個環(huán)節(jié)就是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)工作的開展中，要將復(fù)雜繁多的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，并通過運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立數(shù)字電子檔案，對于一些必須要紙質(zhì)保存的檔案進行留檔保存即可，而對一些可以用數(shù)字化保存的檔案則通過運用計算機技術(shù)來實現(xiàn)其數(shù)字化的管理。為事業(yè)單位的檔案管理建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，人們在查閱的時候可以通過網(wǎng)絡(luò)解鎖來獲取檔案信息，不僅節(jié)省了許多查閱紙質(zhì)檔案的時間，而且又為保存紙質(zhì)檔案節(jié)省了不少的空間，數(shù)字電子檔案的建立是檔案信息化的建設(shè)中最為重要的環(huán)節(jié)，電子檔案建立的逐步完善在很大程度上促進了檔案信息化建設(shè)。

在數(shù)字電子檔案建設(shè)完成后，一定要盡快接入業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)，以方便人們的業(yè)務(wù)辦理工作，除首次辦理以及特殊情況以外，將一律使用電子檔案，確保提高流動人員的人事檔案業(yè)務(wù)辦理水平。

四、結(jié)束語

總而言之，對于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理的一個必然的趨勢，他不僅改善了檔案管理的傳統(tǒng)模式，而且提高了檔案管理工作的效率。同時，檔案管理工作又是一項專業(yè)性與機密性都較強的工作，加強對事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，能夠確保事業(yè)單位健康和諧的發(fā)展，并為基礎(chǔ)建設(shè)和文化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)，因此，檔案管理的信息化建設(shè)被作為事業(yè)單位檔案管理的方向和目標，這不僅關(guān)系到我們每一個人的切身利益，同時也關(guān)系到事業(yè)單位日常運行的每一個系統(tǒng)，它推動了甚至整個社會的資源共享與交流，它標志著社會文明的進步。

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