新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理探析

劉坤

摘要：隨著信息技術(shù)的日益更迭發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求。在新時(shí)期事業(yè)單位要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的藩籬，從思想上正本清源，固本培元，因時(shí)而立，因勢(shì)而為，借助數(shù)字化的“東風(fēng)”依托數(shù)字化技術(shù)，革新檔案數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的提升，為行政事業(yè)單位的行穩(wěn)致遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。據(jù)此，文章從事業(yè)單位數(shù)字化管理管理的意義入手，論述了檔案數(shù)字化管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;數(shù)字化管理;策略

在事業(yè)單位管理工作中檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位，在傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料以掃描、多媒體、攝影等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案，規(guī)范、高效存儲(chǔ)檔案，在依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和共享，以此達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。在數(shù)字化檔案管理中要借助專業(yè)的軟件設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化管理，便于檔案管理人員的調(diào)用和查閱，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的全面提升。

一、新時(shí)期下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，并取得了良好的成效。事業(yè)單位也瞄準(zhǔn)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集，分類、歸檔等工作，革新傳統(tǒng)檔案管理模式，顯著提升了檔案管理工作的質(zhì)效。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案數(shù)字化發(fā)展和管理，有助于進(jìn)一步落實(shí)新型管理方案，節(jié)約人力和財(cái)力， 實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策提供良好的參考依據(jù)，為事業(yè)單位的行穩(wěn)致遠(yuǎn)發(fā)展保護(hù)護(hù)航。鑒于此，事業(yè)單位打破傳統(tǒng)檔案管理的藩籬，全面謀劃，整體設(shè)計(jì)，通過多措并舉，在檔案數(shù)字化管理方面下功夫，切實(shí)做好檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)效。

一、新時(shí)期下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

（一）更新意識(shí)固本培元，構(gòu)建數(shù)字管理制度

“思想是意識(shí)的先導(dǎo)?！笔芏喾N因素的掣肘，在當(dāng)前事業(yè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)者尚未從思想意識(shí)層面認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，忽視了檔案數(shù)字化管理工作?；诖耍聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要打破墨守成規(guī)定的思想，認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，瞄準(zhǔn)自身發(fā)展實(shí)際，堅(jiān)持因時(shí)而立，因勢(shì)而為，依托信息化技術(shù)的的優(yōu)勢(shì)，在內(nèi)部加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理宣傳力度，在內(nèi)部營(yíng)造良好氛圍，引導(dǎo)單位內(nèi)部全體人員都積極投入到檔案管理中，夯實(shí)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)[1]。第二，事業(yè)單位要加強(qiáng)資金投入力度，引入各種先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理工作質(zhì)效的提升，夯實(shí)檔案數(shù)字化管理工作井然有序的開展的基礎(chǔ)。第三，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理制度，依托制度，做好檔案收集、整理、規(guī)范、錄入等環(huán)節(jié)的規(guī)范性工作，同時(shí)還可以依托制度，做好檔案管理，確保檔案管理工作有條不紊的開展，降低檔案信息遺失和泄漏等問題的發(fā)生。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)文件集成檔案一體化建設(shè)工作的力度，規(guī)范、分類地將信息資源安全作為數(shù)字管理工作有序開展的基礎(chǔ)，最大化的發(fā)揮硬件和軟件的功效，促進(jìn)檔案管理質(zhì)效的全面提升。

（二）辦公檔案系統(tǒng)鏈接，提高檔案管理質(zhì)效

第一，事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)檔案管理形勢(shì)和特點(diǎn)，構(gòu)建檔案管理與辦公系統(tǒng)的有效通路，即提供檔案查詢和應(yīng)用的便捷渠道，在檔案系統(tǒng)中增加資料查詢功能，增強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)工作的銜接性，形成檔案管理模式和結(jié)構(gòu)的優(yōu)化;第二，事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)中，尤其需要關(guān)注自身的實(shí)際，結(jié)合檔案歸檔、文檔一體、檔案鑒定、文件保密及網(wǎng)絡(luò)安全管理等機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)有效的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)造更高的檔案管理效益。由于事業(yè)單位的特殊性賦予了檔案資源的特殊性和保密性[2]。最大化地發(fā)揮檔案管理資源額價(jià)值，事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字檔案管理工作的時(shí)候，要重點(diǎn)加強(qiáng)資源的管理和保護(hù)力度，切實(shí)做好檔案的管理工作;第三，重視數(shù)字檔案管理體系的構(gòu)建，在構(gòu)建過程中要重視密碼管理、權(quán)限管理，通過科學(xué)規(guī)范的管理，最大化地確保是檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，全面提升檔案管理質(zhì)效。

（三）重點(diǎn)加強(qiáng)安全管理，增強(qiáng)檔案系統(tǒng)防護(hù)

事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的時(shí)候，受多種要因素的掣肘，數(shù)字化檔案管理安全問題日益凸顯，比如，檔案數(shù)據(jù)的篡改和泄露，這些問題都很難發(fā)現(xiàn)，一旦出現(xiàn)上述問題，必定會(huì)造成不可估量的損失。第一，事業(yè)單位要做好檔案硬件儲(chǔ)存設(shè)備的安全防護(hù)，在日常檔案安全管理中，應(yīng)當(dāng)做好充分的安全防護(hù)，包括防火、防盜、防潮等內(nèi)容。另外，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，定期實(shí)施硬件設(shè)備的維護(hù)與檢查，尤其是檢測(cè)其性能、空間及安全性，對(duì)問題設(shè)備和風(fēng)險(xiǎn)設(shè)備應(yīng)及時(shí)更換或升級(jí)，避免受基礎(chǔ)硬件方面的影響。第二，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)。針對(duì)現(xiàn)階段復(fù)雜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)安全體系，利用文件加密技術(shù)、安全傳輸技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、防火墻技術(shù)及安全監(jiān)測(cè)預(yù)警技術(shù)等，做好檔案管理系統(tǒng)的全面防護(hù)，避免網(wǎng)絡(luò)攻擊和違規(guī)操作所產(chǎn)生的影響，如利用身份認(rèn)證管理用戶權(quán)限，包括查看、錄入及更改等。第三，安裝殺毒軟件和網(wǎng)絡(luò)安全軟件，規(guī)避系統(tǒng)入侵風(fēng)險(xiǎn)，定期排查檔案管理系統(tǒng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)，將安全隱患問題扼殺在搖籃中，最大化地做好檔案數(shù)字化管理工作，助力事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：

總之，隨著社會(huì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)是迫在眉睫的，因此事業(yè)單位要瞄準(zhǔn)自身的發(fā)展實(shí)際情況，統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計(jì)，通過多措并舉，做好檔案數(shù)字化管理工作， 提升檔案管理質(zhì)效，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)，助力事業(yè)單位的行穩(wěn)致遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧宇.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].科技風(fēng)，2020，415（11）：223-223.

[2]董文弢.機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)研究——以蘇州市機(jī)關(guān)文檔管理中心為例[J].中國(guó)檔案，2017，000（011）：44-45.