圖書情報檔案信息一體化管理及文獻信息資源共享的探究

摘要：在信息化環(huán)境下，圖書情報檔案機構(gòu)認識到將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性，不僅可以保證一體化管理質(zhì)量，而且可以實現(xiàn)文獻信息資源共享，為用戶提供更好的檔案服務(wù)。在圖書情報檔案信息化管理的發(fā)展方向進程中，要充分利用先進技術(shù)，保證檔案質(zhì)量，提高檔案利用率，使檔案在圖書情報領(lǐng)域匯總得到繼承和大范圍推廣。本論文著重于研究圖書情報檔案信息一體化管理及文獻信息資源共享。

關(guān)鍵詞：圖書情報;檔案信息;一體化管理;文獻信息資源;共享

引言：

對于圖書情報檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效地保存檔案信息和文件資料，充分發(fā)揮其信息共享價值。然而，在圖書情報檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，會出現(xiàn)各種各樣的影響因素，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用價值不能得到充分發(fā)揮。這就要求圖書情報檔案管理機構(gòu)充分考慮實際工作需要，根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展的特點，建立高素質(zhì)的人才隊伍，使這項工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化展開，實現(xiàn)檔案資源共享，從而在檔案管理信息化發(fā)展的同時提高管理質(zhì)量。因此，應(yīng)用信息技術(shù)實施圖書情報檔案管理，需要樹立服務(wù)理念，將一體化管理落實到位，以提高檔案服務(wù)質(zhì)量為目標，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用[1] 。

一、圖書情報檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

將信息技術(shù)應(yīng)用于圖書情報檔案管理中，可以簡化復(fù)雜的檔案資源，優(yōu)化繁瑣的檔案管理流程，不再受檔案管理時間和空間的限制，從而充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。用戶為圖書情報所需查閱檔案時可以應(yīng)用檢索工具，即使不在現(xiàn)場，也可以通過信息技術(shù)登錄到指定平臺獲取信息，從而提高檔案管理效率。

應(yīng)用信息技術(shù)實施檔案管理，促使這項工作全面開展起來，為用戶提供更有效的服務(wù)。通過運行圖書情報檔案信息管理系統(tǒng)，可以加快檔案管理的進程，使檔案管理有較高的可靠性，不存在數(shù)據(jù)不完整或缺失的問題。

二、圖書情報檔案管理的流程

圖書情報檔案管理中需要嚴格按照流程進行，即先草擬文件，經(jīng)過審核之后會簽、復(fù)核，對文件編號之后制發(fā)，注發(fā)之后登記入庫。

圖書情報檔案機構(gòu)用電子文檔的形式存入到數(shù)據(jù)庫中，先草擬文件，即進入到文件制作頁面，也就是文件審批單，使用通用模板起草文件。當進入到審核的環(huán)節(jié)，就是文件成稿之后在待發(fā)文件夾存好，發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用，將文件草稿向文書部門傳輸。審核文件的時候，對于內(nèi)容詳細分析并核對。審核人審核完畢就需要簽注，正確表達審核意見。當系統(tǒng)處于運行狀態(tài)的時候，審批的每個細節(jié)都會自動記錄，對于文稿要反復(fù)修改，系統(tǒng)會將每個階段的稿件都明確，即自動標明并記錄稿、二稿、三稿等等，圖書情報檔案機構(gòu)管理人員根據(jù)文件的重要程度設(shè)置保留稿本功能，如果是非常重要的文件，各種稿本都能夠自動保留，并入文件之后，就會形成日志。

在簽發(fā)文件的時候，將文件審核完畢，報送給主管領(lǐng)導(dǎo)，要可以提交給主要領(lǐng)導(dǎo)，將簽發(fā)意見填寫在簽發(fā)界面上，明確簽發(fā)時間。如果領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)同意發(fā)出，就可以自動數(shù)字簽名。

進入到復(fù)核環(huán)節(jié)，文書部們將文件定稿之后，在生成文稿的過程中就可以對內(nèi)容進行核查并校對。

在進行編號制發(fā)的時候，需要編制文號、設(shè)計版面、校對，經(jīng)過數(shù)字蓋章之后發(fā)出。

進入到注發(fā)環(huán)節(jié)，要將注發(fā)范圍標明，諸如主送機關(guān)、抄送機關(guān)等等，將緊急程度明確、還要表明密級 。

在入庫的過程中，發(fā)文列表均為自動登記，其是在發(fā)文處理單的基礎(chǔ)上形成的，文件總目錄也會自動形成。保存好發(fā)文處理單，與需要入庫的原文件建立關(guān)聯(lián)，做好查看的準備。所有的發(fā)文都是只讀文件，任何人都不能更改。

三、圖書情報檔案信息一體化管理的優(yōu)勢

（一）將檔案信息存儲與利用相結(jié)合

圖書情報檔案的保存不是目的，而是要在圖書情報建設(shè)中發(fā)揮其使用價值。因此，僅僅對檔案進行存儲并不能得到很好的利用效果。檔案管理信息化可以有效地解決這一問題，既能實現(xiàn)檔案資源的存儲，又能充分發(fā)揮其利用功能，保證檔案的服務(wù)價值。

（二）應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)促進檔案資料管理

在檔案管理信息化的發(fā)展過程中，建立了相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提高了檔案的信息容量。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)能提供多種檢索方法，有效地保存和合理利用檔案，這樣既能取得良好的檔案保護效果，又能大大提高檔案的利用效率。在先進的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行中，使圖書情報檔案在保存和使用時得到有效利用，對檔案管理起到了促進作用[2] 。

四、圖書情報檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

（一）信息技術(shù)應(yīng)用標準沒有統(tǒng)一化

檔案管理信息化管理存在一些問題，實施解決的過程中沒有考慮檔案信息技術(shù)應(yīng)用的特點和規(guī)律。在具體的實施中，往往出現(xiàn)一些問題，不能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，不能發(fā)揮其在檔案管理中的作用。這些問題的產(chǎn)生，是由于信息化管理的過程中沒有明確應(yīng)用方法，也沒有統(tǒng)一標準。因此，檔案信息技術(shù)的應(yīng)用并不能取得良好的效果。

（二）缺乏高素質(zhì)人才

檔案信息技術(shù)受到人們的高度重視，但由于該專業(yè)領(lǐng)域中的高素質(zhì)人才的缺乏，信息技術(shù)的應(yīng)用不能達到預(yù)期的效果，技術(shù)操作也不能滿足要求[3] 。目前，一些圖書情報檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)僅僅停留在檔案管理本身，在具體的工作中會出現(xiàn)各種各樣的技術(shù)問題，使信息技術(shù)不能很好地發(fā)揮作用，導(dǎo)致各方面工作效果不佳，不能滿足檔案信息技術(shù)的應(yīng)用需求。

（三）檔案信息資源不能共享

在檔案信息技術(shù)的應(yīng)用中，不可避免地受到各種因素的影響，造成資源無法共享的問題。在保護和利用檔案的過程中，要保護知識產(chǎn)權(quán)，各單位通常根據(jù)自己的需要開發(fā)一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并制作相應(yīng)的文件格式[4] 。檔案的在線閱覽和下載閱覽只能在局域網(wǎng)內(nèi)進行，這給用戶閱讀資料帶來了很大的不便，同時也增加了檔案管理的難度，資源共享的效果大大降低。

五、圖書情報檔案信息一體化管理推進文獻信息資源共享的有效策略

圖書情報檔案信息一體化管理推進文獻信息資源共享，要實現(xiàn)圖書情報檔案管理信息化的同時服務(wù)方向轉(zhuǎn)向，建立圖書情報檔案部門、政府、社會三位一體決策機制，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加強，強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案人才的管理技術(shù)水平，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用實現(xiàn)資源共享，將優(yōu)勢互補的事業(yè)發(fā)展機制建立起來[5] 。

（一）圖書情報檔案管理信息化的同時服務(wù)方向轉(zhuǎn)向

一是，圖書情報檔案管理信息化的一個重要表示就是電子檔案的形成，使檔案服務(wù)功能充分體現(xiàn)。圖書情報檔案管理信息化的未來發(fā)展趨勢是以主動服務(wù)代替被動服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)收集用戶信息為渠道，對用戶的檔案信息需求進行分析和分類，為用戶提供服務(wù) [6] 。

二是，圖書情報檔案管理信息化可以實現(xiàn)服務(wù)全覆蓋。圖書情報檔案管理信息化，注重提供信息服務(wù)，所有操作都是信息化的。與檔案文件關(guān)聯(lián)的主要使用方式將提供用戶的潛在需求，從而增加文件服務(wù)的附加值，不再有“一個文件一個檢查”的限制，從而能夠滿足用戶的實際需求。圖書情報檔案管理信息化有一個重要功能，就是對檔案信息進行整合，使服務(wù)更加具體、直觀。

（二）建立圖書情報檔案部門、政府、社會三位一體決策機制

國家要通過各種政策法規(guī)引導(dǎo)、規(guī)范和規(guī)范信息資源，使各項資源配置合理，使宏觀調(diào)控力度增強，要去圖書館、信息和檔案機構(gòu)相互合作，實現(xiàn)信息資源共建共享，使信息資源共建共享事業(yè)實現(xiàn)良性循環(huán)[7] ?？缦到y(tǒng)的文獻信息工作協(xié)調(diào)編織機結(jié)構(gòu)，學術(shù)界作為一個社會群體，應(yīng)合理配置和共享文獻信息資源，促使圖書情報檔案機構(gòu)的行為與國家整體利益相符合，與科學文化的發(fā)展趨勢相符合，能夠滿足社會需求，促使圖書館、情報檔案機構(gòu)以及社會環(huán)境有良好的協(xié)調(diào)性，實現(xiàn)均衡發(fā)展，使信息資源共建共享得以實現(xiàn)。建立基于圖書館、信息檔案館、政府和社會的決策機制，是文獻信息資源共建共享協(xié)調(diào)發(fā)展的基本前提[8] 。

（三）對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加強

現(xiàn)在是新技術(shù)革命時期，電子計算機技術(shù)作為先導(dǎo)技術(shù)，可以自動運算，速度非?？欤医Y(jié)果有較高的精確度，其在運行的過程中，可以對信息存貯，還具有很強的邏輯判斷能力。應(yīng)用計算機管理圖書情報檔案，主要的操作是接收檔案文件、查找文件、借閱文件和歸還文件，如果文件已經(jīng)到期需要銷毀等[3]。整個的檔案管理過程都是自動化運行，使管理工作更加便捷。圖書情報檔案有一定的特殊性，規(guī)模大而且涉及到的技術(shù)內(nèi)容和管理內(nèi)容多，比如，需要編制大型的索引，發(fā)揮計算機技術(shù)的作用可以為檔案的編研工作提供服務(wù)，并對檔案快速統(tǒng)計。所以圖書情報檔案管理中，需要配備合適的硬件設(shè)施，即選用合適的電子計算機，應(yīng)用檔案室計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的程度要有所提高[9] 。

（四）強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用

其一，圖書情報檔案管理中，要強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是必不可少的。所以，對于電子檔案載體要定期檢測并做好拷貝工作，應(yīng)用等距抽樣的方法或者隨機抽樣的方式，平均每年檢測一次，樣品數(shù)量不能太少，要超過總數(shù)的10%?？截惞ぷ饕?年進行一次，安全起見，要采用多重備份的方式，防止丟失數(shù)據(jù)，原載體繼續(xù)保留文件的時間要超過四年。在對電子檔案進行檢測以及拷貝的時候，需要將相應(yīng)的跟蹤記錄做好，防止由于人為操作失誤導(dǎo)致不良后果。

其二，圖書情報檔案管理中，要采用加密技術(shù)。應(yīng)用加密技術(shù)，能夠提高電子檔案內(nèi)容的保密性。在對電子檔案進行加密處理的時候可以應(yīng)用多種方法，在加密的過程中，主要使用密鑰長度決定加密的強度，在接收檔案文件和發(fā)送檔案文件的時候要使用“雙密鑰碼”，網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者都有一對密鑰，其中的一個加密密鑰是公開的，另一個是保密的，發(fā)文件方所使用的是收方公開密鑰，文件接收方則使用自己所知道的解密密鑰進行解密， 在對文件加密和解密的時候所使用的密鑰不同，所以，文件傳輸?shù)倪^程中，即便有第三方很難截獲文件，也很難解密獲得原文，由此對電子檔案起到一定的保護作用[10] 。

（五）提高檔案人才的管理技術(shù)水平

第一，積極吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才，要求他們具備檔案信息技術(shù)操作的經(jīng)驗，有扎實的專業(yè)基礎(chǔ)，能夠合理運用專業(yè)知識。他們可以充分利用先進的信息技術(shù)解決日常工作中的各種問題，從而提高檔案信息技術(shù)的應(yīng)用水平[5]。

第二，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行各種專業(yè)技能的培訓(xùn)，使他們能夠充分掌握先進技術(shù)，提高信息技術(shù)在工作中的應(yīng)用能力，包括資源的收集和利用，能夠發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高管理質(zhì)量，有效解決當前數(shù)據(jù)存儲與使用之間的矛盾。隨著人才培養(yǎng)體系的建設(shè)和不斷完善，檔案數(shù)字產(chǎn)業(yè)化中有更多的實用型人才，可以促進檔案數(shù)字產(chǎn)業(yè)化工作的全面發(fā)展[11] 。

（六）對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用實現(xiàn)資源共享

檔案信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案資料的有效保護和合理利用具有重要作用。在這一過程中，所有參與圖書情報建設(shè)的單位需要高度重視檔案的存儲和管理，使檔案數(shù)據(jù)具有較高的利用率，為社會服務(wù)。對于重要的圖書情報信息，還可以根據(jù)需要進行分類、匯總、下載，并實現(xiàn)遠程操作，打印出所需的信息。可見，圖書情報檔案管理信息化是非常方便的，為實現(xiàn)檔案共享的重要體現(xiàn)。

（七）將優(yōu)勢互補的事業(yè)發(fā)展機制建立起來

從長遠來看，圖書情報文獻信息資源的共建共享必須采取公益機制與市場機制相結(jié)合的事業(yè)發(fā)展機制，從而不斷深化文獻信息資源共建共享工作。在社會信息化進程初期階段，圖書情報文獻信息資源共建共享的公益機制應(yīng)發(fā)揮主要引擎的作用。隨著信息市場的不斷成熟以及信息產(chǎn)業(yè)的深化發(fā)展，市場體系也會進一步加強，最終取代公共福利體系成為市場的主體。但是，無論采用哪一種機制，這一制度都必須建立在兩種機制的統(tǒng)一基礎(chǔ)之上。直接以市場為導(dǎo)向和以利潤為導(dǎo)向的信息需求都被劃歸到商業(yè)信息需求范圍內(nèi)，比如技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)管理等等[12] 。這種信息需求需要納入到市場體系中，與市場不直接相關(guān)的非營利性信息需求則被化規(guī)范到公益性信息需求中，諸如社會教育、理論研究等等，其中所涵蓋的內(nèi)容包括基礎(chǔ)研究的信息需求和應(yīng)用理論研究的信息需求、組織和管理非營利組織，主要包括政府和學術(shù)團體，需要將這種信息納入到公共利益機制中，以滿足這些需要。

結(jié)束語：

通過上面的研究可以明確，圖書情報檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可以發(fā)揮檔案的存儲價值，還能夠更好地發(fā)揮其服務(wù)價值，提高檔案的利用率，使檔案得以良好利用。但在應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的過程中會存在一些問題，使信息技術(shù)的功能不能切實地在檔案管理工作中發(fā)揮作用。這就要求檔案信息技術(shù)應(yīng)用過程中，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進一步加強、強化硬件防護技術(shù)的應(yīng)用、積極建設(shè)高素質(zhì)的人才隊伍，統(tǒng)一相關(guān)技術(shù)標準，制定完善的資源共享模式，使檔案更好地保管并合理利用，發(fā)揮應(yīng)有的價值，使檔案管理信息化工作全面展開，具有良好的未來發(fā)展趨勢。

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作者簡介：

鄭瑩玲（1995-），性別女，民族漢，籍貫湖南岳陽，學歷碩士研究生（在讀），單位名稱中南大學，單位所在省市：湖南省長沙市，郵編410000，研究方向圖書情報檔案學方向