信息化背景下企業(yè)檔案管理人員轉(zhuǎn)型發(fā)展工作的思考

文/莊憶雯

檔案作為原生信息載體，在信息化背景下可利用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)高效管理，進而促進企業(yè)發(fā)展。要使信息技術(shù)更好地發(fā)揮作用，就必須加大科技運用的力度，為企業(yè)提供信息化人才。但是，從現(xiàn)實情況來看，由于各方面因素影響，我國現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)都不重視檔案管理人員的信息管理水平，因此必須采取有效措施改變這一觀念。

一、企業(yè)開展信息化檔案管理是現(xiàn)實要求

企業(yè)中的檔案管理工作，要想為檔案管理工作的全面更新、檔案管理資源的高效利用提供可靠技術(shù)支撐，必須要積極推進檔案管理的信息化建設(shè)。在信息化背景下，要利用現(xiàn)代技術(shù)開展檔案管理，就必須采取一定的措施增強工作人員之間的凝聚力和向心力，實現(xiàn)檔案工作的革新與發(fā)展。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲、管理等工作大多數(shù)是借助人工完成，但人工作業(yè)過程中極易出現(xiàn)各種失誤現(xiàn)象，最終導(dǎo)致檔案管理中存在缺漏等問題，進而引發(fā)企業(yè)檔案管理工作中的大量問題。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與引進，檔案工作人員應(yīng)做好自身定位，明確檔案工作的實施需求，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，大多數(shù)是向企業(yè)決策者提供精準的信息保障，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

二、信息化技術(shù)的優(yōu)化作用

（一）實現(xiàn)工作的減負增效

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，檔案形式多數(shù)都是紙質(zhì)版，且開展檔案管理時的工作模式通常為人工管理。因紙質(zhì)材料對存儲條件具有嚴苛的要求，環(huán)境中的溫度、濕度等各種因素都極易影響檔案質(zhì)量，比如出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)、損毀等不良現(xiàn)象，影響企業(yè)檔案管理工作整體水平的同時，也不利于企業(yè)檔案資料的高效利用。借助信息化檔案管理模式，能將易變質(zhì)、損壞的檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存儲，從而真正實現(xiàn)檔案永久保存的目的。此外，利用電腦對各類企業(yè)的文件進行存儲，可減少對環(huán)境的多種影響，同時也可以節(jié)省大量的人力資源。

（二）推動檔案管理高效化

紙質(zhì)版的檔案管理往往會面臨較為繁瑣、復(fù)雜的工作流程，且涉及的部門、程序較多，通常都需要大量工作人員進行協(xié)同配合，才能保障檔案管理工作的順利開展、持續(xù)推進。值得注意的是，此種管理模式下的檔案管理極有可能出現(xiàn)信息協(xié)調(diào)性不足、管理精細度不夠等現(xiàn)象，影響企業(yè)檔案管理工作的順利推進。借助信息化檔案管理模式，能建立協(xié)同配合、精準、翔實的檔案控制系統(tǒng)，以信息化技術(shù)支撐為出發(fā)點，既能有效地降低工作人員的工作量，也能實現(xiàn)檔案資源的高效化、精細化管理目標，還能為企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展、檔案資源的高效利用提供有利平臺。

（三）助力檔案管理持續(xù)發(fā)展

在新時代背景下，各種先進技術(shù)的涌現(xiàn)和各種現(xiàn)代化管理理念的提出為各企業(yè)內(nèi)部管理工作和管理模式的優(yōu)化指明了方向。從近年來企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的實際情況來看，我國檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出螺旋式上升的趨勢。要保障檔案管理工作能與時俱進，必然結(jié)合當下信息技術(shù)的發(fā)展與建設(shè)，進行管理方式的革新與升級，消除傳統(tǒng)檔案管理中的弊端。同時，企業(yè)相關(guān)管理人員應(yīng)意識到當前檔案工作的局限性和滯后性，在此基礎(chǔ)上圍繞制度性、針對性、方向性的檔案管理工作進行不斷創(chuàng)新。企業(yè)也應(yīng)高度重視懂專業(yè)、技術(shù)水平較高的復(fù)合型檔案管理人才的引進，在為檔案管理工作注入新鮮血液的同時，還要以堅實、強大的人力基礎(chǔ)助推傳統(tǒng)檔案管理機制的優(yōu)化、改革，為檔案管理持續(xù)發(fā)展提供助力。

三、檔案管理人員適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展存在的短板

（一）人員隊伍結(jié)構(gòu)不合理

高校檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)不合理，主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是其知識水平結(jié)構(gòu)不合理。在許多企業(yè)中，檔案管理工作人員只了解檔案管理相關(guān)方面的知識，對信息技術(shù)的掌握程度較低，加上企業(yè)缺少復(fù)合型人才，無法兼顧檔案管理工作與信息技術(shù)；另一方面是年齡結(jié)構(gòu)不合理。部分企業(yè)與部門對檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員年齡體系單一，沒有形成合適的年齡比例，年齡大的人員對信息技術(shù)的接受能力相對較差，導(dǎo)致信息技術(shù)無法應(yīng)用在檔案管理工作中。

（二）管理人員信息化技術(shù)不足

要想進一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量與效果，在檔案管理工作上應(yīng)更加重視運用信息化技術(shù)，并不斷推廣[1]。要想有效發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作的實際效果，就必須保證檔案管理工作人員能更好地利用信息技術(shù)。但從當前實際情況來看，我國大部分檔案管理工作人員的職稱水平并不高，檔案管理工作與實際需求并不相符，對檔案管理工作的實際效果產(chǎn)生嚴重的負面影響。

（三）管理理念較落后

隨著我國社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作中獲得了廣泛應(yīng)用，在實際發(fā)展過程中獲得了非常好的效果。然而，我國許多檔案管理工作人員的思想觀念仍較為傳統(tǒng)，無法有效跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，利用陳舊的思想開展檔案管理工作，導(dǎo)致信息技術(shù)不能發(fā)揮出實際效果。究其原因，在于許多檔案工作人員觀念相對滯后，給檔案工作帶來很大的消極影響，信息化建設(shè)水平無法得到有效提高。

四、企業(yè)檔案管理人員存在問題的原因分析

（一）企業(yè)管理層的認知程度偏低

現(xiàn)階段企業(yè)管理者對檔案管理工作的認識并不是非常深刻，甚至他們對自己的工作也不熟悉。在這種情況下，就會導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中的受關(guān)注度不夠，相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平也很難得到提高。值得注意的是，眾多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的制度和方式認識不完整，造成基層工作人員在工作中經(jīng)常敷衍了事、玩忽懈怠，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)細節(jié)問題，一部分隱患在長時間不處理、不問責的情況下轉(zhuǎn)化為重大失誤。

（二）信息化技術(shù)引進較弱

眾多企業(yè)的檔案管理工作仍舊依靠人工操作，檔案記錄的主要載體還是紙質(zhì)版本，在記錄、統(tǒng)籌、查找等方面既不能方便工作人員管理，又不利于后續(xù)查閱使用。各地區(qū)企業(yè)的基礎(chǔ)建設(shè)、資金存儲不同，在建設(shè)信息化檔案管理機制中的推廣速度和效果差異明顯。與此同時，一部分檔案管理工作人員專業(yè)能力較弱、信息化素養(yǎng)較低，且對檔案管理的重視程度不足，責任心不強，難以提升檔案工作水平，檔案管理信息化開展難度較大。

（三）檔案管理人員團隊素質(zhì)偏低

企業(yè)對檔案管理人員的招聘與培訓(xùn)缺少完善的機制，造成了我國企業(yè)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低[2]。另外，在各項工作中并沒有制定完善的措施，基本上都是由企業(yè)中年齡較大的員工擔任相關(guān)工作，年齡結(jié)構(gòu)不合理。由于大多數(shù)工作人員的年齡較大，對新技術(shù)的接受和學(xué)習(xí)能力較弱，因此他們的信息技術(shù)知識掌握程度較低，總體素質(zhì)達不到相應(yīng)的工作要求。

五、信息化背景下企業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)策略

（一）轉(zhuǎn)換檔案管理觀念

從信息化角度來講，要想提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，就必須轉(zhuǎn)變其觀念，促使其對檔案管理工作形成更高的認識。在這一過程中，需要從以下幾個方面出發(fā)：首先，提高管理層對檔案管理的認識。檔案管理工作雖然不能直接體現(xiàn)出實際價值，但對企業(yè)其他工作卻具有非常積極的意義，所以企業(yè)管理一定要提高對這一工作的重視程度，確保員工利益，進而使其擁有更強的工作素養(yǎng)。其次，提高檔案管理人員對自身工作的認識。通過提高工作人員的認識程度和思想，不斷提高檔案管理工作的實際效果。

（二）完善人才培訓(xùn)制度

在信息化背景下，保證檔案管理人才的建設(shè)自身需要建立更加完善的人才培訓(xùn)制度。從招聘工作開始，就要通過各項積極措施發(fā)揮出更好的效果。首先，制定招聘制度。招聘是人才培養(yǎng)的第一環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)充分認識需要，以便找到更好的人才。其次，提高檔案管理工作人員的培訓(xùn)效果。加強培訓(xùn)對員工來講具有非常積極的意義，不僅要培訓(xùn)檔案管理方面的專業(yè)知識，還需要提高其信息技術(shù)的掌握水平，使其在工作中更好地利用相關(guān)技術(shù)提高整體管理效果。再次，企業(yè)要建立監(jiān)督制度，保證考核工作的實際效果，將各項工作落到實處，避免相關(guān)工作流于表面。最后，建立完善的激勵機制。在激勵工作中實現(xiàn)以人為本，讓員工能夠發(fā)揮出自身的全部價值，并使其獲得相應(yīng)的薪酬獎勵，讓工作人員在實際開展檔案管理過程中發(fā)揮更大的積極性。

（三）提升管理人員素養(yǎng)

公司要定期組織員工參加各種比賽，不斷提高工作人員的技術(shù)水平。幫助工作人員擺脫傳統(tǒng)思想，使其認識到自身工作的實際作用，并幫助員工不斷提高責任意識。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和社會的不斷發(fā)展，在開展經(jīng)營與生產(chǎn)的過程中，各項活動會越來越復(fù)雜，檔案管理人員需要滿足實際需求，不斷提升自身素質(zhì)，才能為企業(yè)和社會的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

綜上所述，任何行業(yè)在發(fā)展過程中只有不斷提升自身素質(zhì)，才能借助創(chuàng)新獲得更好的效果。對檔案管理工作來講，同樣需要不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作更好地為企業(yè)與社會提供幫助。在社會建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員需要不斷更新自身的知識觀念，建立正確的工作方式，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，保證檔案管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。