新形勢下文書工作的機遇與挑戰(zhàn)分析

新形勢為文書工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。高新的科學(xué)技術(shù)保證了文書工作的質(zhì)量，提高了文件收集、整理、入檔的效率。然而也存在著一定的安全隱患問題，對文書工作的順利進行產(chǎn)生了一定的局限。管理人員應(yīng)該加強對這項工作的重視，提高工作執(zhí)行的力度，保障文書工作安全有效地進行。

一、文書工作的原則

文書工作就是處理文件的一系列程序性工作，例如收發(fā)文件和整理存檔。文書工作具有政治性、機要性、實現(xiàn)性和規(guī)范性的特點。第一，文書工作與各項方針和制度的執(zhí)行有著密切的關(guān)系，為其奠定了堅實的基礎(chǔ)，具有一定的政治性。此外，文書工作能有效地確保國家和企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，對公文進行傳遞和處理，把上級的要求有效地傳達到各個職能部門，促進政策制度的有效實施。第二，文件的內(nèi)容涉及國家或者企業(yè)的重要機密。工作人員在處理時一定要做好保密工作，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。應(yīng)該嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定。第三，文書的整理歸納有一定的時間限制。工作人員應(yīng)該及時處理文件，避免文件失去效力。第四，在文書的形成處理和管理的各個階段，都有相應(yīng)的審核標準。應(yīng)該按照相應(yīng)的規(guī)則標準處理文件，保證工作的科學(xué)有效性。文書的內(nèi)容必須精準有效，不能存在任何的錯誤。在擬制文書的過程中，應(yīng)該以黨和國家的法律要求為基礎(chǔ)，保證文字觀點的正確性，格式符合規(guī)范的要求，用詞精準明確。在交接辦理文書的過程中，應(yīng)該秉承認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真遵守文書工作的各項原則，以實際為出發(fā)點優(yōu)化文書工作的相關(guān)程序。

二、新形勢下文書工作面臨的機遇

（一）提高辦公的效率。在傳統(tǒng)的模式中，各項機要文件都需要按照一定的程序進行處理，每一個環(huán)節(jié)都有對應(yīng)的規(guī)則和要求。具體的操作流程為，對需要處理的文件進行登記、按照不同的職能和部門對文件進行分發(fā)、擬定要處理的文件、在規(guī)定的時間內(nèi)進行文件傳閱工作、對錯誤或者失去時效的文件進行清退、對文件的內(nèi)容進行考核和審理、對文件進行正式的簽發(fā)、進一步校對文件的內(nèi)容、打印文件。傳統(tǒng)的文書工作程序復(fù)雜，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題將嚴重影響工作的順利進行。應(yīng)用電腦對文字進行處理，改變以往的模式。傳統(tǒng)的文件傳遞模式需要大量的人力和物力的資源，增加企業(yè)經(jīng)營管理的成本，降低內(nèi)部資源文獻的使用效率。采用信息化的模式，可以使文書工作人員以輕松便捷的方式進行文字的錄入、整理、完善、總結(jié)、優(yōu)化以及打印工作，最大程度提高辦公的效率。此外，應(yīng)用自動化辦公軟件可以提高文書辦公的實用性。在對會議進行記錄時，不再僅僅依賴于紙筆和錄音，可以使用速錄機對會議內(nèi)容進行實時打印。新形勢下，文書工作可以打破時間和空間的束縛，工作人員只要擁有一臺筆記本電腦和對應(yīng)的視頻探頭，就可以在不同的空間召開會議，并且能精準地記錄和存儲相關(guān)的會議資料。然后把會議的內(nèi)容存儲刻錄成光盤，避免了時間和資源的浪費，提高了企業(yè)空間的利用率，具有較強的現(xiàn)實意義。

（二）便于規(guī)范管理。利用電子設(shè)備可以對文件進行規(guī)范化管理。工作人員可以采用便捷的方式進行文件的收發(fā)工作，為企業(yè)各個部門之間的交流溝通以及外部的業(yè)務(wù)合作，構(gòu)建有效的溝通渠道。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以把相關(guān)門類的精密文件進行匯總，避免人工整理時存在的疏漏，提升文件管理的準確性和機密性。此外，文書人員在工作中不僅需要對文字、圖片等文件進行整理，還需要對各項活動的視頻影像以及會議錄音進行存儲，不同形式的文件需要對應(yīng)的存儲管理模式。這種文件處理模式加重了文書人員工作的負擔(dān)，提高了錯誤發(fā)生的概率。運用計算機電子設(shè)備就可以有效地規(guī)避這些問題，可以把文字、圖片、視頻等資源合為一體，規(guī)范了管理的模式，也為后期的調(diào)用工作提供了便利。

（三）加快文件檢索的速度。企業(yè)每天都需要處理和瀏覽大量的數(shù)據(jù)文件信息，各部門間要對與其業(yè)務(wù)相關(guān)的文件進行搜索和傳閱。采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，各位工作人員需要逐次在文檔中進行尋找，不僅耗費了大量的時間資源，也可能出現(xiàn)查找方向錯誤導(dǎo)致無功而返的情況。利用計算機設(shè)備可以進行有針對性的檢索工作，幫助工作人員在海量的數(shù)據(jù)庫中精準地找尋到相關(guān)的文件信息。在文書工作中經(jīng)常出現(xiàn)對同一文件進行多次處理的情況。文書人員需要對該項數(shù)據(jù)進行記錄。然后銷售部門需要對這個產(chǎn)品數(shù)據(jù)進行考察，從而制定相對的經(jīng)營戰(zhàn)略。導(dǎo)致對應(yīng)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)又一次被記錄。最后財務(wù)部門再次進行文件查閱，分析企業(yè)近期的盈利情況。多次重復(fù)的信息不僅加重了文書工作人員的負擔(dān)，而且造成了資源的浪費。企業(yè)可以應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立對應(yīng)的信息資源庫，各部門可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求，查閱對應(yīng)的信息，實現(xiàn)文件資源的有效共享，提高數(shù)據(jù)文件的實際應(yīng)用價值。

三、新形勢下文書工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）電子文件的法律效益問題。為了提高文件信息管理的嚴謹性，一般都會存在文字版和電子版兩種模式。文字版的信息無法進行修改，所以有較高的法律效應(yīng)和使用價值。電子版的文件直接存儲于計算機中，如果存在任何問題可以立刻在線上進行修改，而且不會遺留任何的痕跡。目前我國對電子文件所富含的價值沒有明確的規(guī)定，所以電子版的文件無法凸顯其內(nèi)在的法律效力和使用價值。部分企業(yè)現(xiàn)在采取文字版和電子版相互輔助的模式進行信息存儲。所以文書人員仍有大量的紙質(zhì)文件需要歸納整理，無法有效推進無紙化模式的發(fā)展，導(dǎo)致電子存儲模式類似“雞肋”般存在。目前電子文件最大的問題在于不能保證信息的原始性和精準性，導(dǎo)致其無法獲得相應(yīng)的法律效力。在新形勢下，文書工作人員應(yīng)該對電子文件進行科學(xué)管理，積極應(yīng)對法律效力問題的挑戰(zhàn)，提高工作的效率和質(zhì)量。

（二）企業(yè)信息安全問題。在傳統(tǒng)的模式下，企業(yè)的各項文件資源和內(nèi)部消息都以紙質(zhì)的形式進行存儲。在新形勢下，利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)手段，文件多以電子模式進行存儲。采取這種模式可以減少文件存儲需要的空間，有效避免文件破損或遺失的情況。此外，工作人員可以利用檢索的方式，在海量的數(shù)據(jù)中快速找尋關(guān)鍵性的信息，一旦在文件中發(fā)現(xiàn)信息錯誤的情況，文書工作人員可以及時在線上進行修改，避免不必要的混亂。但是這種數(shù)字化的管理模式存在著一定的疏漏，對文書工作造成一定的不利影響。目前企業(yè)的信息安全問題，在社會范圍內(nèi)受到了廣泛的關(guān)注。電子介質(zhì)可以對信息進行集中處理和存儲，企業(yè)可以利用這項技術(shù)建立自己的數(shù)據(jù)庫，以便為日后的管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。如果磁盤或者U盤損壞，會對企業(yè)造成不可估量的損失。此外，眾多的文件信息存儲在云盤，如果不法分子利用網(wǎng)絡(luò)手段入侵企業(yè)的信息庫，對內(nèi)部的文件和數(shù)據(jù)進行竊取或篡改，將會對企業(yè)的經(jīng)營管理造成巨大的影響。部分企業(yè)針對電子文件的管理缺乏相應(yīng)的監(jiān)管制度，萬一修改文件的事件頻繁發(fā)生，影響了電子資源的原始性，使其失去了重要的使用價值。對電子信息的管理應(yīng)該由專門的文書工作者負責(zé)，保證文件資源的真實有效性，展開科學(xué)嚴謹?shù)谋Ｃ芄ぷ?，重要的文件?yīng)該進行備份處理。

（三）文書工作人員的素質(zhì)。文書工作模式的不斷優(yōu)化升級，對工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有了更加完善的要求。第一，目前部分文書工作人員的業(yè)務(wù)水平和個人能力與時代的發(fā)展不相符合。文書工作需要有較強的業(yè)務(wù)能力和文字功底。社會經(jīng)濟的不斷提升，對文書工作的質(zhì)量和效率有了全面的定義。文書工作者應(yīng)該符合企業(yè)或國家的發(fā)展要求，對信息文件進行有效處理，幫助企業(yè)獲得進一步的發(fā)展。現(xiàn)階段，許多文書管理人員缺乏信息化的工作理念，個人的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力無法跟上時代發(fā)展的腳步。只能進行普通的文件收發(fā)、文件整理和打印傳真工作，為企業(yè)的管理決策提供助力。在新形勢下，文書工作人員在完成本職工作的前提下，應(yīng)該逐步提升應(yīng)用計算機設(shè)備和大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，了解國家政策法規(guī)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢，明確企業(yè)的發(fā)展動向和經(jīng)營目標。日常的文件整理中，應(yīng)該熟練掌握各項辦公軟件，可以高效對文件進行處理與修正，精準記錄各項活動和會議的文字內(nèi)容。要在發(fā)展中不斷優(yōu)化個人能力，為企業(yè)發(fā)展助力。第二，文書工作與企業(yè)的各項機密有著緊密聯(lián)系，保證各項信息制度流通的有效性。同時是各項信息文件傳輸?shù)年P(guān)鍵，為管理者的工作提供了保障。文書工作者應(yīng)該有較高的道德品質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，嚴格規(guī)范自身的行為。部分工作人員因為自身職位較低，得不到企業(yè)的有效重視，沒有全身心投入工作中去，出現(xiàn)瀆職的情況。更有甚者，為了自身的蠅頭小利而泄露公司機密，不僅違反了公司的規(guī)章制度，更觸犯了法律。

四、結(jié)語

新形勢下，高新科學(xué)技術(shù)和設(shè)備進入文書工作中，為其提供更加先進的工作手段和方法，優(yōu)化了信息生成、處理、存儲的方法，提高了工作的效率和質(zhì)量。工作人員應(yīng)該借助時代發(fā)展的優(yōu)勢，合理利用信息設(shè)備，優(yōu)化文書管理工作。在工作中不斷提升應(yīng)用電子設(shè)備的能力和自身的職業(yè)素養(yǎng)，保證信息文件的安全性，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。