論如何做好機(jī)關(guān)辦公室工作

周 偉

（中共界首市委黨校，阜陽(yáng) 236500）

一、論辦公室工作的重要性

（一）辦公室工作關(guān)系到單位工作的開(kāi)展

辦公室的工作不像其他業(yè)務(wù)部門的工作那樣單一，其工作范圍廣泛而復(fù)雜，如加班審批、考勤管理、公務(wù)接待、檔案管理、公車申請(qǐng)、公章管理、出差費(fèi)用把關(guān)、文書(shū)處理、退休人員的工資管理及慰問(wèn)等方面的工作都需要辦公室承擔(dān)。這些行政工作有的關(guān)系到職工的切身利益；有的關(guān)系到單位的作風(fēng)紀(jì)律；有的做起來(lái)難度不大，但卻非?，嵥椋杂胁簧骰蛘呤韬鼍涂赡軒?lái)很多麻煩；有的不僅難度大，還需要工作人員具有很強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)和為人處事能力。由于辦公室和單位的每個(gè)科室、每個(gè)職工都要打交道，如果其工作開(kāi)展得不順，就容易形成阻礙，給其他科室?guī)?lái)不便，甚至影響整個(gè)單位業(yè)務(wù)工作的正常開(kāi)展。因此，做好辦公室工作對(duì)整個(gè)單位工作的正常順利開(kāi)展都具有舉足輕重的作用。

（二）辦公室工作關(guān)系到單位領(lǐng)導(dǎo)層工作的質(zhì)量和效率

透過(guò)紛繁復(fù)雜的辦公室工作現(xiàn)象背后，辦公室無(wú)外乎兩個(gè)職能：一是管理；二是服務(wù)，以服務(wù)為主要職責(zé)。簡(jiǎn)言之，辦公室工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)層提供服務(wù)的。這就要求辦公室工作人員要從領(lǐng)導(dǎo)的角度或者全局的角度去考慮問(wèn)題，要經(jīng)常進(jìn)行調(diào)查研究，掌握第一手信息和資料，全面、客觀、系統(tǒng)地思考問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確無(wú)誤的參考信息和依據(jù)。辦公室人員不能偏聽(tīng)偏信、以偏概全，要加強(qiáng)實(shí)地調(diào)研，掌握實(shí)情，做到耳聰目明，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。否則的話，就會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)決策或者領(lǐng)導(dǎo)工作帶來(lái)困擾和不便。辦公室工作人員要經(jīng)常想在領(lǐng)導(dǎo)前面，干在領(lǐng)導(dǎo)前面，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)層做好各項(xiàng)工作提供服務(wù)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)層工作的質(zhì)量和效率。

（三）辦公室工作關(guān)系到一個(gè)單位干事創(chuàng)業(yè)的氛圍

辦公室工作人員能否兢兢業(yè)業(yè)、盡職盡責(zé)，關(guān)系到整個(gè)單位的作風(fēng)紀(jì)律是否嚴(yán)明、干事創(chuàng)業(yè)的氛圍是否和諧。辦公室人員具有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)處室、科室的作用，在自身本職工作做好做優(yōu)的前提下，也需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)其他處室、科室的工作，使得各個(gè)部門分工得當(dāng)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化組合，產(chǎn)生強(qiáng)大的合力。相反，如果辦公室人員自身懶政怠政，消極敷衍應(yīng)付，又無(wú)法統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，就會(huì)造成各個(gè)處室科室相互分裂、“各自為政”的狀況，不利于整個(gè)單位的向心力、凝聚力和戰(zhàn)斗力的提升。同時(shí)，辦公室工作人員認(rèn)真做好考勤統(tǒng)計(jì)，履行好請(qǐng)銷假制度，不僅是對(duì)職工負(fù)責(zé)，對(duì)每個(gè)職工的公平公正，也是從單位大局出發(fā)，有利于單位良好的紀(jì)律和風(fēng)氣的形成，直接關(guān)系到一個(gè)單位干事創(chuàng)業(yè)的氛圍。

二、當(dāng)前辦公室工作存在的主要問(wèn)題

（一）思想方面缺乏對(duì)辦公室工作的認(rèn)同感和成就感

煩瑣的辦公室工作，讓很多人認(rèn)為在辦公室工作就是打打雜、跑跑腿，沒(méi)有太多的技術(shù)含量，久而久之，就會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對(duì)辦公室工作缺乏成就感和認(rèn)同感。還有人在思想方面存在誤區(qū)，將辦公室工作的服務(wù)性質(zhì)簡(jiǎn)單地定義為“伺候人”，導(dǎo)致一部分工作人員在工作的時(shí)候缺乏責(zé)任意識(shí)和主動(dòng)擔(dān)當(dāng)?shù)木瘢J(rèn)為只要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)就行了，“不求有功但求無(wú)過(guò)”，只要能夠應(yīng)對(duì)過(guò)去就萬(wàn)事大吉了。在單位的考勤制度方面，有的辦公室工作人員認(rèn)為這是出力不討好的工作，管得多、管得嚴(yán)容易得罪人，所以在請(qǐng)銷假、外出登記方面不能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，未能對(duì)整個(gè)單位的考勤紀(jì)律進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理。

（二）工作態(tài)度方面缺乏對(duì)辦公室工作的積極進(jìn)取的精神

思想方面缺乏對(duì)辦公室工作的認(rèn)同感和成就感，直接導(dǎo)致工作態(tài)度方面缺乏對(duì)辦公室工作積極進(jìn)取的精神。有些工作人員辦事拖拖拉拉，敷衍應(yīng)付，認(rèn)為干得快、交差了就會(huì)有新的任務(wù)來(lái)，干得越多吃虧越多，能拖就拖，不愿意積極主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)。有的工作人員只滿足于簡(jiǎn)單地接聽(tīng)電話、收發(fā)文件，對(duì)于一些材料、公文的書(shū)寫(xiě)不愿意接觸，滿足于機(jī)械地完成簡(jiǎn)單工作，無(wú)法有效提升工作能力，更不可能獨(dú)當(dāng)一面。有的工作人員喜歡和其他人員攀比，一旦被安排任務(wù)，就會(huì)質(zhì)疑，為什么不安排其他人員，為什么每次被安排的總是自己，生怕自己比其他人多干了。還有些工作人員認(rèn)為制度制定得嚴(yán)格，創(chuàng)新思路提出得多，就會(huì)給辦公室工作帶來(lái)更多的麻煩，所以只滿足于把表面的事情做好，工作缺乏主動(dòng)性和積極進(jìn)取的精神。

（三）學(xué)習(xí)方面缺乏積極主動(dòng)的態(tài)度

很多辦公室工作人員認(rèn)為，常年在辦公室工作，工作量、業(yè)務(wù)量大，本身就忙忙碌碌，能把本職工作干好就行了，很少有時(shí)間和精力再去充電學(xué)習(xí)，對(duì)思想政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。在理論學(xué)習(xí)方面，辦公室工作人員對(duì)理論學(xué)習(xí)不夠深入，一般是在理論讀物上勾勾畫(huà)畫(huà)，很少有人主動(dòng)去做讀書(shū)筆記或者寫(xiě)讀書(shū)心得體會(huì)。理論學(xué)習(xí)不夠深入，就會(huì)缺乏理論和實(shí)踐相結(jié)合的能力，不能做到學(xué)以致用，不能夠用理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐。在業(yè)務(wù)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)也不夠，很多人員沒(méi)有熟練掌握辦公自動(dòng)化，還有一些工作人員對(duì)“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式”不夠了解，也不愿意主動(dòng)用心去學(xué)習(xí)，一定程度上造成了工作效率的低下。

三、提升辦公室工作的對(duì)策建議

（一）從思想方面提高對(duì)辦公室工作的認(rèn)同感和責(zé)任感

辦公室工作千頭萬(wàn)緒，稍不留意就可能會(huì)出現(xiàn)紕漏，也很容易得罪人，看起來(lái)是一份“出力不討好”的工作，所以很多人干了辦公室工作也是滿腹牢騷和滿肚子的委屈苦水。但是，辦公室工作總要有人干，而且辦公室工作也是一個(gè)特別能夠鍛煉人、能夠使人得到快速成長(zhǎng)的崗位。很多工作不是愿意不愿意的問(wèn)題，既然干了那就要努力干好。因此，辦公室工作人員要能受得了各種不理解，學(xué)會(huì)承受委屈，同時(shí)還要有如履薄冰的意識(shí)，知道什么可以說(shuō)，什么不可以說(shuō)，對(duì)于一些還未公布的領(lǐng)導(dǎo)決策要能夠守口如瓶，這是辦公室工作人員必備的思想素質(zhì)。辦公室人員還要應(yīng)努力提升自己的格局和政治站位，牢固樹(shù)立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為全體人員服務(wù)的觀念，增強(qiáng)自己的擔(dān)當(dāng)精神，堅(jiān)決摒棄遇到有利可圖的事情爭(zhēng)先恐后，遇到需要擔(dān)當(dāng)?shù)氖虑橥吮苋?、相互推諉扯皮的思維慣性，克服一布置工作就講利益、談條件的問(wèn)題，樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任感，以思想上的先進(jìn)性和認(rèn)同感的提升帶動(dòng)行動(dòng)上的爭(zhēng)先進(jìn)位。辦公室工作人員在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策和要求時(shí)，應(yīng)謙虛謹(jǐn)慎，而不是“發(fā)號(hào)施令”，以領(lǐng)導(dǎo)自居，這樣更有利于工作的推進(jìn)?！胺瞰I(xiàn)精神”是辦公室工作人員需要牢固樹(shù)立的精神，辦公室的很多工作都是突發(fā)性的，來(lái)得突然，工作緊任務(wù)重，這就要求工作人員能夠“舍小家、顧大局”，以服務(wù)大家為己任，多講付出、少談回報(bào)，多講工作業(yè)績(jī)、少計(jì)較個(gè)人升遷和名利得失。只有這樣，才能夠?qū)⒐ぷ髯龊茫@得領(lǐng)導(dǎo)的肯定和大家的認(rèn)可。

（二）在工作態(tài)度方面增強(qiáng)銳意進(jìn)取和開(kāi)拓創(chuàng)新的精神

辦公室工作人員要牢固樹(shù)立主人翁意識(shí)和團(tuán)結(jié)協(xié)作意識(shí)，有工作任務(wù)下來(lái)時(shí)要積極主動(dòng)地認(rèn)領(lǐng)，不要將任務(wù)壓在某個(gè)人身上，自己在旁邊冷眼旁觀，一副事不關(guān)己的態(tài)度，堅(jiān)決杜絕“能干的忙得不可開(kāi)交，干不了的閑得悠然自得”的狀況，而應(yīng)該精誠(chéng)團(tuán)結(jié)、分工合作，努力把工作做實(shí)、做細(xì)。面對(duì)大量的工作，要有條不紊，善于抽絲剝繭，分清楚事情的輕重緩急，善于抓主要矛盾，力求將工作做到緊張有序、務(wù)實(shí)高效。辦公室工作人員要以身作則，帶頭遵守考勤紀(jì)律，嚴(yán)格遵守執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)其他人員起到示范引領(lǐng)作用。同時(shí)，要加大治理力度，嚴(yán)格按照單位的規(guī)章制度辦事，凡是不遵守考勤紀(jì)律或者不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度的人員，要嚴(yán)肅處理，做到獎(jiǎng)懲到位，杜絕“好人主義”。針對(duì)上面要求做什么就做什么的問(wèn)題，辦公室人員應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，保持積極進(jìn)取、奮發(fā)有為的狀態(tài)。比如：可以經(jīng)常思考一下，如何創(chuàng)新機(jī)制，在績(jī)效分配方面如何做到獎(jiǎng)懲有效，激發(fā)人員工作的積極性；在外出報(bào)備方面如何進(jìn)行規(guī)范化管理，堵住現(xiàn)有機(jī)制的不合理漏洞，避免有些人員在上班期間渾水摸魚(yú)、消極怠工，這些都需要辦公室人員進(jìn)行深入思考，創(chuàng)新思路。

（三）在學(xué)習(xí)方面進(jìn)一步增強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)

在思想方面，辦公室人員要摒棄“只要活干完，學(xué)不學(xué)習(xí)無(wú)所謂”“工作已經(jīng)那么忙、哪有時(shí)間去學(xué)習(xí)”的心態(tài)，要增強(qiáng)本領(lǐng)恐慌意識(shí)，主動(dòng)加強(qiáng)思想理論方面的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識(shí)方面的學(xué)習(xí)和政務(wù)禮儀方面的學(xué)習(xí)。在思想政治理論方面，要堅(jiān)持集中學(xué)習(xí)與自學(xué)相結(jié)合，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思主義經(jīng)典著作，將習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想作為理論學(xué)習(xí)的首要任務(wù)，增強(qiáng)對(duì)這一思想的政治認(rèn)同、思想認(rèn)同和情感認(rèn)同，將學(xué)習(xí)到的理論知識(shí)同實(shí)踐相結(jié)合，樹(shù)立正確的群眾觀，增強(qiáng)黨性意識(shí)。在業(yè)務(wù)知識(shí)方面，要熟練掌握辦公自動(dòng)化，學(xué)會(huì)、熟練各種辦公軟件，進(jìn)一步提高工作效率。在政務(wù)禮儀方面也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。辦公室是一個(gè)對(duì)外窗口，需要經(jīng)常做好各種接待工作。接待工作處處都有學(xué)問(wèn)，細(xì)節(jié)之處彰顯智慧，這就需要辦公室人員加強(qiáng)政務(wù)禮儀方面的學(xué)習(xí)。比如，在正式場(chǎng)合，或者上班期間，服飾方面都有相應(yīng)的要求，男同志要穿襯衫，盡量不穿休閑T恤、老頭衫，女同志不要穿超短裙，不穿露腳趾的鞋子，不穿無(wú)袖的衣服，等等。在用語(yǔ)方面，為了凸顯對(duì)對(duì)方的尊重，要盡量使用“期待”二字，避免“希望”二字。比如，“期待您明天上午九點(diǎn)之前來(lái)到”這句話比“希望您明天上午九點(diǎn)之前來(lái)到”更能顯示出真誠(chéng)、尊重對(duì)方的意思。在給來(lái)訪者倒水時(shí)，水杯里的水不能倒得太滿，倒得滿就容易灑出來(lái)，燙到對(duì)方。在接打電話方面，如果是別人打過(guò)來(lái)的電話，要等別人先掛斷，然后自己再掛斷，如果是給別人打電話，具體事宜都談完了，要盡量主動(dòng)及時(shí)掛掉電話。這些禮儀方面的細(xì)節(jié)顯示出一個(gè)單位的風(fēng)貌和素養(yǎng)，事關(guān)一個(gè)單位的對(duì)外形象，具有重要的意義。