中小企業(yè)如何順應(yīng)電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展趨勢(shì)

王鶴

（嘉易融〔天津〕融資租賃有限責(zé)任公司，天津 300000）

在數(shù)字時(shí)代，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式——紙質(zhì)管理方式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的需要，電子化正慢慢滲透人們的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和日常生活［1］。作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主力軍，中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化不僅有利于提高自身經(jīng)營(yíng)效率，而且能促進(jìn)整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)電子商務(wù)、電子政務(wù)的規(guī)范化發(fā)展，具有非常重要的意義。

一、電子會(huì)計(jì)檔案推廣的必然性

會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要記錄和反映，具有較高的保存價(jià)值。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展及科技進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性及安全性等日益重要，在外部推動(dòng)及企業(yè)內(nèi)生需求的背景下，會(huì)計(jì)檔案電子化具有必然性。

首先，政策支持是電子會(huì)計(jì)檔案推廣的基礎(chǔ)。近年來(lái)，國(guó)家快速推進(jìn)電子商務(wù)和電子政務(wù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)憑證的電子化成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)［2］。電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展在2020年進(jìn)入快車道，對(duì)于企業(yè)而言，構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案管理體系，成為企業(yè)數(shù)字化升級(jí)的“必選項(xiàng)”。

2012年末，財(cái)政部強(qiáng)調(diào)推廣運(yùn)用財(cái)政電子票據(jù)，推進(jìn)財(cái)政票據(jù)電子化改革，此后8年，打印、儲(chǔ)存、檔案管理等各領(lǐng)域紛紛推進(jìn)有關(guān)改革。2015年11月，國(guó)家稅務(wù)總局決定在全國(guó)推行增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)；2017年7月，財(cái)政部發(fā)文推廣運(yùn)用財(cái)政電子票據(jù)，試點(diǎn)開(kāi)展財(cái)政電子票據(jù)管理改革工作；2018年11月，財(cái)政部啟用全國(guó)統(tǒng)一的財(cái)政電子票據(jù)式樣和財(cái)政機(jī)打票據(jù)式樣；2019年7月，財(cái)政部、國(guó)家衛(wèi)生健康委、國(guó)家醫(yī)療保障局聯(lián)合印發(fā)通知，決定推行醫(yī)療收費(fèi)電子票據(jù)管理改革；2020年3月，財(cái)政部國(guó)家檔案局規(guī)范各類電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷入賬歸檔，明確真實(shí)合法的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等法律效力；2020年6月，人大常委會(huì)修訂《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確鼓勵(lì)傳統(tǒng)檔案管理模式的電子化轉(zhuǎn)型；2020年12月，國(guó)家稅務(wù)總局加大推廣使用電子發(fā)票的力度，決定分兩步在全國(guó)新設(shè)立登記的納稅人中實(shí)行專票電子化［2］。

其次，科技發(fā)展是會(huì)計(jì)檔案電子化的有力支撐。近年來(lái)，依托國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、機(jī)器人等信息技術(shù)愈發(fā)成熟，OCR（Optical Character Recognition,即光學(xué)字符識(shí)別）、語(yǔ)音識(shí)別、電子簽名等新技術(shù)運(yùn)用廣泛，會(huì)計(jì)檔案電子化過(guò)程中不容忽視的安全性問(wèn)題等得到了較好解決；電子商業(yè)匯票、銀行電子回單、電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)等電子形式憑證在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用越來(lái)越普遍，科技發(fā)展不斷推動(dòng)檔案管理從信息化階段向數(shù)字化智能化階段過(guò)渡［1］。

最后，管理痛點(diǎn)是會(huì)計(jì)檔案電子化的內(nèi)生動(dòng)力。傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理存在操作性強(qiáng)、成本高等痛點(diǎn)，電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)勢(shì)不斷凸顯［3］。第一，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中每天都會(huì)產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案要求將所有的電子文件打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行儲(chǔ)存。第二，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔成本較高，貼票、整理、裝訂等操作性工作占用大量人力和時(shí)間，降低財(cái)務(wù)人員的價(jià)值。第三，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案因介質(zhì)限制，不利于長(zhǎng)期保存或?qū)Υ鎯?chǔ)條件要求較高，日常保管占用大量物理空間。第四，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案信息儲(chǔ)存無(wú)索引關(guān)聯(lián)，檢索效率低，后期查閱、調(diào)用不便。

二、中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化面臨的問(wèn)題

目前電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)工作尚在推進(jìn)中，參與試點(diǎn)工作的企業(yè)主要是在各行業(yè)內(nèi)具有一定影響力或有代表性的企業(yè)。相較試點(diǎn)企業(yè)而言，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中龐大的主體——中小企業(yè)，無(wú)論在數(shù)量方面還是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的貢獻(xiàn)方面都具有重要位置，因此，中小企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案電子化工作中面臨的問(wèn)題，將會(huì)影響電子會(huì)計(jì)檔案后期推廣的深度及廣度，其重要性不容忽視。

（一）經(jīng)營(yíng)層重視程度較低，推廣積極性不高

中小企業(yè)一般人員規(guī)模較小、經(jīng)營(yíng)規(guī)模小，企業(yè)經(jīng)營(yíng)層面臨較大的成長(zhǎng)壓力、盈利壓力，往往更為重視經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏重視［4］。在管理實(shí)踐過(guò)程中，許多管理人員認(rèn)為保存會(huì)計(jì)檔案僅為應(yīng)對(duì)檢查或者審計(jì)使用，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的作用較小，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的回報(bào)不大。因此管理層在日常管理中對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范性沒(méi)有提出相應(yīng)要求，不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，向財(cái)務(wù)人員傳遞的管理理念在一定程度上影響電子會(huì)計(jì)檔案工作的推進(jìn)。

（二）財(cái)務(wù)人員工作水平有限，推廣難度較大［5］

電子會(huì)計(jì)檔案的落地實(shí)施不僅涉及企業(yè)會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)檔案管理辦法等內(nèi)控制度和流程的完善，并且涉及新建系統(tǒng)、改造現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)、對(duì)接不同系統(tǒng)等工作，對(duì)財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)性思維、財(cái)務(wù)專業(yè)能力等綜合性素質(zhì)提出較高要求。然而，中小企業(yè)往往存在財(cái)務(wù)人員少、梯隊(duì)建設(shè)能力有限、綜合性人才缺少等問(wèn)題，使得財(cái)務(wù)人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)缺乏信心、動(dòng)力不足；前期規(guī)劃不足使得電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)實(shí)施后的效果不理想，后期改造壓力大，電子會(huì)計(jì)檔案不能真正運(yùn)用。

（三）管理信息化程度較低，資源投入有限

近些年，隨著SAP、用友、金蝶等財(cái)務(wù)軟件的普及，中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化水平有所提升，但大部分中小企業(yè)出于成本考慮，財(cái)務(wù)軟件僅停留在常規(guī)版本，系統(tǒng)升級(jí)動(dòng)力不足。按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的要求，公司使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)除能夠輸出符合標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)檔案，還要具備接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料的功能，接收和讀取過(guò)程要保證資料的準(zhǔn)確性和完整性，并設(shè)定必要的審簽程序。該項(xiàng)辦法意味著電子會(huì)計(jì)檔案工作不僅要建設(shè)會(huì)計(jì)檔案的管理系統(tǒng)，更重要的是對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造或功能升級(jí)，以滿足相關(guān)要求。因此，中小企業(yè)在系統(tǒng)建設(shè)方面的較少資源投入會(huì)制約電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施和運(yùn)用。

三、中小企業(yè)順應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性措施

（一）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案理念宣貫

電子會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，需要打通業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)等多個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流動(dòng)、打破信息孤島、創(chuàng)造價(jià)值。電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響，在節(jié)約人力成本、打印成本及儲(chǔ)存成本等方面具有現(xiàn)實(shí)的優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)管理層需要提高認(rèn)識(shí)，重視電子會(huì)計(jì)檔案工作。首先，中小企業(yè)管理層需要注重在公司層面的理念宣貫，以管理者的視角推進(jìn)相關(guān)工作。其次，中小企業(yè)需要在公司層面做好電子會(huì)計(jì)檔案落地的配套研究，從內(nèi)控出發(fā)，以公司會(huì)計(jì)檔案管理要求入手，做好頂層設(shè)計(jì)。最后，中小企業(yè)需要增強(qiáng)經(jīng)辦人員的責(zé)任意識(shí)，加快電子會(huì)計(jì)檔案的落地應(yīng)用。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員能力培養(yǎng)

隨著企業(yè)精細(xì)化管理要求的提高，財(cái)務(wù)人員的工作能力不能僅限于能夠進(jìn)行賬務(wù)處理等基礎(chǔ)性工作。在電子會(huì)計(jì)管理工作中，財(cái)務(wù)人員需要兼具財(cái)務(wù)、系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理等方面的專業(yè)技術(shù)，以保障電子會(huì)計(jì)檔案工作的順利推進(jìn)。在財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)方面，中小企業(yè)可以根據(jù)自身情況，可以采用引進(jìn)人才的方式，吸收外部經(jīng)驗(yàn)，快速提高核心人員的工作能力；也可以采用培養(yǎng)人才的方式，重視現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為他們提供同業(yè)交流機(jī)會(huì)，提升財(cái)務(wù)人員的工作能力。

（三）進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)

電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)等信息系統(tǒng)提出了更高要求，中小企業(yè)需要了解自身系統(tǒng)現(xiàn)狀，提前安排計(jì)劃。信息系統(tǒng)的價(jià)值需要時(shí)間的檢驗(yàn)后才能體現(xiàn)，而系統(tǒng)投入方面的分年攤銷能在一定程度上緩解系統(tǒng)建設(shè)一次性投入的壓力。另外，電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)工作派生出一批從事電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)的供應(yīng)商，中小企業(yè)可以根據(jù)自身?xiàng)l件，進(jìn)行多方調(diào)研，選擇適合自己的合作伙伴。

四、結(jié)語(yǔ)

政策支持和科技發(fā)展是電子會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的外在動(dòng)力，企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面的痛點(diǎn)是電子檔案發(fā)展的內(nèi)生需求。從長(zhǎng)期來(lái)看，電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展順應(yīng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要，利于整體電子商務(wù)、電子政務(wù)的發(fā)展。中小企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主力軍，應(yīng)積極適應(yīng)電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)部理念宣貫、人才培養(yǎng)，加大資源的有效投入，以便于應(yīng)對(duì)未來(lái)可能面對(duì)的若干問(wèn)題。