財(cái)務(wù)共享服務(wù)下企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理研究

方琳娜

（淮北礦業(yè)股份有限公司，安徽 淮北 235000）

一、引言

當(dāng)前信息技術(shù)、智能化、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段的興起普及為財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)行發(fā)展提供了有力保障。由于費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的工作任務(wù)較重且核算占比較大，其審核過程較為復(fù)雜，阻礙了現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率和水平的提升，所以，只有進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷開展質(zhì)量，才能提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率及水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)下企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理的相關(guān)理論

（一）財(cái)務(wù)共享模式

財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息優(yōu)化特征顯著，進(jìn)而為提升管理層決策活動提供有力保障。作為資金流動的重要流程，報(bào)銷流程的有序運(yùn)行有助于企業(yè)優(yōu)化完善業(yè)務(wù)流程、提高管理水平。財(cái)務(wù)共享模式運(yùn)行背景下，報(bào)銷工作的操作流程愈發(fā)完善，在最大限度地提高財(cái)務(wù)管控工作質(zhì)量的同時(shí)，降低財(cái)務(wù)管控成本，有助于更為規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化地開展財(cái)務(wù)報(bào)銷工作［1］。

（二）費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)

從業(yè)務(wù)實(shí)行方面而言，報(bào)銷系統(tǒng)具有更加便捷、高效的操作運(yùn)行特征。同時(shí)有助于工作人員實(shí)時(shí)反饋上交報(bào)銷申請單據(jù)，而對于領(lǐng)導(dǎo)層而言，更是能夠打破固有壁壘及局限，及時(shí)進(jìn)行審批，在制單人填制完成報(bào)銷單據(jù)后，由基層單位業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，之后交由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一稽核。從財(cái)務(wù)管控方面而言，費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)在處理會計(jì)工作的同時(shí)，有效實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管控的目標(biāo)。

（三）財(cái)務(wù)共享模式下費(fèi)用報(bào)銷管理目標(biāo)

1.打破固有壁壘。確保企業(yè)系統(tǒng)中各板塊在獨(dú)立運(yùn)行的狀態(tài)下，與企業(yè)子公司的多個(gè)系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)對接工作，從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕y(tǒng)一化模式，保持相應(yīng)口徑的一致性，再展開對比研究。同時(shí)，進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，為后續(xù)數(shù)據(jù)分析工作提供更為精確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.保障費(fèi)用報(bào)銷的透明度。工作人員能夠在相應(yīng)平臺中瀏覽到費(fèi)用報(bào)銷的相應(yīng)制度內(nèi)容，實(shí)時(shí)跟進(jìn)查閱報(bào)銷工作進(jìn)度，企業(yè)管理層也能夠查閱到更加全面的報(bào)銷工作信息，進(jìn)一步提高企業(yè)管理水平及效率。

3.系統(tǒng)對接。企業(yè)將信息系統(tǒng)與稅務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，從而對報(bào)銷單據(jù)影像中的發(fā)票進(jìn)行系統(tǒng)識別，在將識別后的內(nèi)容與企業(yè)稅務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)容展開對比分析。

4.嚴(yán)格管控資金預(yù)算。針對企業(yè)資金預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格管控，確保企業(yè)內(nèi)部不存在超預(yù)算支付行為的發(fā)生。例如，企業(yè)差旅費(fèi)會有住宿費(fèi)、補(bǔ)助等管理規(guī)定進(jìn)行管理，而通信費(fèi)表單則根據(jù)具體級別、單位等因素具有相應(yīng)的管控額度。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)下企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理存在的問題

（一）信息系統(tǒng)的不妥善

信息系統(tǒng)沒有真正實(shí)現(xiàn)初步期望，進(jìn)而造成后期引進(jìn)共享理念后財(cái)務(wù)需求與預(yù)期需求差異較大。加之信息系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間對接工作有待完善，造成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間未實(shí)現(xiàn)貫通，數(shù)據(jù)無法共享。另外，信息系統(tǒng)的安全管理工作落實(shí)不到位，缺乏正確的安全隱患意識，這種工作模式極易引發(fā)信息泄露，而共享中心中所儲存的信息包含了企業(yè)整體的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生泄露危機(jī)，則會引發(fā)極為嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)T發(fā)破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)［2］。

（二）財(cái)務(wù)人才緊缺、高級財(cái)務(wù)人員極易流失

財(cái)務(wù)共享中心成立初期，企業(yè)對現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)多數(shù)財(cái)務(wù)人員對這種全新財(cái)務(wù)工作模式存在抵觸心理。該機(jī)構(gòu)的成立無疑會對部分會計(jì)工作產(chǎn)生影響，造成該工作崗位的員工喪失發(fā)展途徑，企業(yè)未對此進(jìn)行及時(shí)正確的引導(dǎo)和幫助，造成財(cái)務(wù)共享中心成立初期出現(xiàn)大批人員離職的情況。對于費(fèi)用報(bào)銷工作而言，在該中心成立后，費(fèi)用報(bào)銷工作的開展對人力需求有所降低，甚至僅需3—5人即可完成大型集團(tuán)企業(yè)的相關(guān)工作。另外，原有分支機(jī)構(gòu)中均有相應(yīng)的費(fèi)用及資金會計(jì)人員，在成立共享中心后，重疊現(xiàn)象嚴(yán)重，進(jìn)而出現(xiàn)大批原有員工離職現(xiàn)象，這些工作人員原本是后續(xù)高級管理人才的儲備力量。

（三）存在不實(shí)報(bào)銷、報(bào)銷不合理現(xiàn)象

受到報(bào)銷流程及監(jiān)管工作等內(nèi)容的影響，與實(shí)際情況脫節(jié)的報(bào)銷現(xiàn)象普遍存在。例如，部分工作人員利用企業(yè)名義私自支出假借單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷，甚至出現(xiàn)毫無支出的報(bào)銷行為。另外，部分工作人員沒有使用正規(guī)發(fā)票，采取其他不符合規(guī)定的發(fā)票完成申報(bào)。一旦企業(yè)審批流程出現(xiàn)復(fù)雜化、不完善的情況，則無法保障每一環(huán)節(jié)監(jiān)管工作落實(shí)到位，這無疑助長了該類行為的發(fā)生。

四、財(cái)務(wù)共享服務(wù)下企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷管理的優(yōu)化措施

（一）重新整合信息系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享中心作為企業(yè)的重要機(jī)構(gòu)，加大對其的技術(shù)支持力度才能維持該機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定運(yùn)行，打破各系統(tǒng)之間的壁壘是企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)共享的核心所在。例如，某信息技術(shù)企業(yè)需盡快達(dá)成與上海某信息技術(shù)股份有限公司的合作，開展后續(xù)工作。該企業(yè)通過運(yùn)用先進(jìn)模型改善集成技術(shù)成功實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對接工作，將企業(yè)各系統(tǒng)集中于信息化平臺中，幫助企業(yè)及時(shí)實(shí)現(xiàn)共享化目標(biāo)，真正激活企業(yè)稅務(wù)、預(yù)算管理等板塊內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)一體化模式，打破各部門的壁壘，提升財(cái)務(wù)信息的傳遞效率，從而提高整體工作水平及效率，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享［3］。

在財(cái)務(wù)共享中心的需求收集環(huán)節(jié)中，實(shí)際需求的調(diào)研工作是首要任務(wù)，同時(shí)后續(xù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)的對接需落實(shí)到位。例如，從結(jié)算系統(tǒng)的安全視角著手，銀行制定的銀企互聯(lián)系統(tǒng)有助于開展落實(shí)AP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)與銀行系統(tǒng)的對接工作，保持支付數(shù)據(jù)與銀行規(guī)定模式的一致性，實(shí)現(xiàn)對賬支付模式。關(guān)于權(quán)限管理，可以通過融合影像管理系統(tǒng)與電子報(bào)銷模式完成后續(xù)工作。

（二）科學(xué)合理安排財(cái)務(wù)人員職位

1.合理分配財(cái)務(wù)共享中心工作人員。按照財(cái)務(wù)共享中心建立后的人才實(shí)際需求和預(yù)測的機(jī)構(gòu)規(guī)模，合理設(shè)置各項(xiàng)職位?？砂才啪吐殨r(shí)間短、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的年輕員工負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，該項(xiàng)工作操作性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)需求高；可以讓就職時(shí)間長、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的員工負(fù)責(zé)審核類別的工作內(nèi)容；對于曾經(jīng)擔(dān)任管理層的人員，通過正確的交流引導(dǎo)，進(jìn)行職能轉(zhuǎn)變，可以負(fù)責(zé)成本管控、預(yù)算管理等板塊工作。只有組建更為專業(yè)、合理的隊(duì)伍，才能充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)的效用及價(jià)值所在。

2.財(cái)務(wù)冗余員工實(shí)行轉(zhuǎn)崗?？梢怨膭?lì)學(xué)習(xí)效率高的工作人員主動進(jìn)行轉(zhuǎn)崗，進(jìn)入更適合、需求性更強(qiáng)的職位。部分會計(jì)人員可以轉(zhuǎn)崗到業(yè)務(wù)活動，結(jié)合自身具備的財(cái)務(wù)知識結(jié)構(gòu)高效開展業(yè)務(wù)活動。收入會計(jì)人員可負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的銷售工作，能夠更加清晰地判斷產(chǎn)品利潤，結(jié)合各項(xiàng)因素的利潤差，制定出更具價(jià)值的銷售計(jì)劃。成本會計(jì)人員可以進(jìn)入生產(chǎn)部分，通過了解掌握該環(huán)節(jié)的工作流程，從根源處落實(shí)成本管控工作［4］。

（三）嚴(yán)格遏制不實(shí)報(bào)銷現(xiàn)象

在實(shí)際開展審核與審閱的環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)保證基礎(chǔ)依據(jù)報(bào)銷憑證內(nèi)容的真實(shí)性、精確性，對于企業(yè)各項(xiàng)目所產(chǎn)生的具體環(huán)節(jié)經(jīng)費(fèi)展開細(xì)致、全面性的檢驗(yàn)，如住宿費(fèi)用、差旅費(fèi)用等，有效規(guī)避報(bào)銷缺乏真實(shí)性的問題。另外，進(jìn)一步加強(qiáng)報(bào)銷監(jiān)管工作質(zhì)量，采取多種有效手段達(dá)到提升企業(yè)實(shí)際效益的目的，進(jìn)而推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

（四）健全優(yōu)化資金預(yù)算流程

企業(yè)預(yù)算管理部門需要與共享中心共同開展預(yù)算數(shù)據(jù)及執(zhí)行數(shù)據(jù)的收集、把控工作，實(shí)時(shí)監(jiān)管資金集中支付計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，將預(yù)算管理具體到各部門及個(gè)人，在最終產(chǎn)生的預(yù)算數(shù)據(jù)儲存在預(yù)算部門收支系統(tǒng)之前，交于企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同檢查、簽字確認(rèn)。同時(shí)，企業(yè)需要按照大額資金管理要求，構(gòu)建審批機(jī)制，以及貨幣資金聯(lián)簽機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化升級相應(yīng)的系統(tǒng)，成立專項(xiàng)的定期資金預(yù)算系統(tǒng)，主要對基期預(yù)算與費(fèi)用系統(tǒng)進(jìn)行對比分析，指出其中偏差，在每月末出示預(yù)算執(zhí)行的具體情況，并且制作成報(bào)告。

五、結(jié)語

企業(yè)通過融合費(fèi)用報(bào)銷管理工作與財(cái)務(wù)共享模式，在進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)控制及成本管控工作實(shí)施效果的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展模式更為高效。在后續(xù)經(jīng)營過程中，財(cái)務(wù)共享理念將作為企業(yè)內(nèi)部管理的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，從而推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。