信息時(shí)代背景下企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)研究

孫祺

（中國輕工業(yè)出版社有限公司，北京 100740）

一、引言

本公司針對出版行業(yè)特點(diǎn)，于1998年定制開發(fā)了一款財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)。歷經(jīng)20余載變遷，不但企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍逐步擴(kuò)大，而且企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模也早已今非昔比。盡管，本公司在實(shí)際運(yùn)行過程中根據(jù)核算與管理的需求，新增了若干子軟件。是因?yàn)閷τ谠絹碓骄_的核算要求，以及更加規(guī)范的財(cái)務(wù)管理需求，若此時(shí)仍采用20年前開發(fā)的系統(tǒng)，對于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求來說，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。故而在原有軟件的基礎(chǔ)上，整合現(xiàn)階段的軟件、新建輔助核算及管理軟件，協(xié)助業(yè)務(wù)部門展開核算，匯總審批財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這也正是企業(yè)信息化發(fā)展的主要方向。

二、企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

未來，企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化發(fā)展趨勢將集中在兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。其一是深入挖掘企業(yè)內(nèi)部信息化溝通渠道，將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作通過信息化平臺鏈接在一起，最大限度地實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，保障企業(yè)一體化的管控及經(jīng)營；其二是進(jìn)一步關(guān)注財(cái)務(wù)信息化可以依附的高新技術(shù)，如云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的加入，使信息共享不再依托于傳統(tǒng)硬件，信息共享程度也更上一個(gè)臺階。人工智能技術(shù)提供了更為智能的管理模式，使財(cái)務(wù)共享更為便捷，基于人工智能的財(cái)務(wù)機(jī)器人，將帶動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)組織職能的轉(zhuǎn)變，完成財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重構(gòu)。

三、信息時(shí)代背景下企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案

（一）企業(yè)功能需求與財(cái)務(wù)能力分析

只有確定需求這一關(guān)鍵性目標(biāo)，才能夠確保最終完成的信息化系統(tǒng)能夠真正發(fā)揮作用。首先要考慮的是財(cái)務(wù)管理所需的基本功能。總賬、固定資產(chǎn)、成本核算、報(bào)表等，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行功能的擴(kuò)展。以本公司為例，為滿足主營項(xiàng)目圖書出版發(fā)行的實(shí)際需要，需要在輔助核算方面增加相關(guān)功能，例如財(cái)務(wù)輔助、出版輔助、稿酬輔助、編輯服務(wù)等。以上功能的設(shè)定能夠滿足企業(yè)財(cái)務(wù)分析的具體需要，并有助于企業(yè)在制定企業(yè)發(fā)展方向、經(jīng)營決策、人員考核激勵(lì)時(shí)，隨時(shí)使用各個(gè)模塊的財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)模塊間的有效連接。其次要分析企業(yè)財(cái)務(wù)能力。主要考慮的是企業(yè)人力資源方面的配備是否具備專業(yè)技術(shù)人員，如此才能保證信息化建設(shè)的初始工作及后期維護(hù)，還有目前財(cái)務(wù)人員對信息化的掌握情況［1］。

（二）確定企業(yè)財(cái)務(wù)信息化方案基本特性

首先，要具備安全性。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)必須保證多個(gè)部門、不同模塊的兼容，要保證系統(tǒng)運(yùn)行流暢，同時(shí)要對收集到的各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)密的保護(hù)，還要注意權(quán)限的設(shè)定和數(shù)據(jù)備份。其次，要具備實(shí)用性及先進(jìn)性。信息化系統(tǒng)中材料輔助、出版輔助、稿酬軟件等部分，要具有滿足財(cái)務(wù)核算需求、輔助財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、匯總核算分析結(jié)果至業(yè)務(wù)部門及人力資源部門的作用，一定要適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)。此外還需具有可擴(kuò)展性及可維護(hù)性。各類軟件及系統(tǒng)，在運(yùn)行期間要便于后續(xù)的維護(hù)升級，同時(shí)要有利于降低維修成本及精力。

（三）信息化建設(shè)方案基本模式的選擇

在進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案基本模式選擇時(shí)，主要考慮傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件模式以及共享財(cái)務(wù)信息化模式兩種。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件集中于核算的基礎(chǔ)功能，輔助性功能性足，因而需要考慮全新的共享財(cái)務(wù)管理模式，一方面擴(kuò)展輔助核算及管理模塊；另一方面要考慮業(yè)財(cái)融合，協(xié)助業(yè)務(wù)部門對核算信息進(jìn)行匯總審批，利用財(cái)務(wù)分析結(jié)果為業(yè)務(wù)部門提供輔助，同時(shí)也利用業(yè)務(wù)資料輔助財(cái)務(wù)預(yù)算決算管理。共享財(cái)務(wù)信息化模式是根據(jù)輔助核算及管理的實(shí)際需要，建立材料輔助、出版輔助、稿酬軟件、編務(wù)軟件、財(cái)務(wù)分析軟件等多個(gè)單元，在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件上進(jìn)行了擴(kuò)展，更適合企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的實(shí)際需要，同時(shí)在功能、安全性等方面進(jìn)行了優(yōu)化。

（四）規(guī)劃企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)流程

1.建設(shè)前期。建設(shè)前期的關(guān)鍵，就是資料的收集，以及形成信息的反饋機(jī)制。不斷地通過內(nèi)部溝通，了解企業(yè)在信息化建設(shè)方面需要關(guān)注的具體功能，同時(shí)要協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員以及管理層人員間的溝通。溝通是滿足功能需要的前提，有效的溝通，可以奠定信息化系統(tǒng)的整體基調(diào)，也為建設(shè)方案指明基本方向。初步設(shè)計(jì)的信息化建設(shè)方案，要準(zhǔn)備充足的資料，最大程度地滿足企業(yè)對于財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案的構(gòu)想。同時(shí)也要進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，要考慮在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面的資金投入，既要提高資金利用率，也要降低投入成本。

2.初步實(shí)施。該階段并非完全將新系統(tǒng)直接替代舊系統(tǒng)，也不是將新設(shè)置的財(cái)務(wù)管理模塊直接安插進(jìn)原有管理體系中，而是妥善地協(xié)調(diào)兩者之間的銜接。首先要建立系統(tǒng)主體，然后再逐步將新功能合并進(jìn)去。主系統(tǒng)與新軟件的銜接，至關(guān)重要。要避免新功能出現(xiàn)后，原有的功能直接被取代，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作銜接不暢。初步實(shí)施過程中，財(cái)務(wù)人員對新系統(tǒng)的熟悉也是管理關(guān)鍵點(diǎn)，專業(yè)技術(shù)人員要對新系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)致的開發(fā)，并配合完成新系統(tǒng)的使用培訓(xùn)。

3.試用調(diào)試。試用調(diào)試的重點(diǎn)是專業(yè)技術(shù)人員開發(fā)出適合企業(yè)功能需要的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)后，全面展示給企業(yè)員工及管理層，由管理層進(jìn)行功能性的審核，同時(shí)由各部門完成相應(yīng)功能模塊的試用，并形成反饋。要重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門的試用，試用周期要以一至三個(gè)月為基準(zhǔn)。在試用期間，仍然要保留原有財(cái)務(wù)軟件的功能，以便應(yīng)對可能出現(xiàn)的運(yùn)行問題，同時(shí)也便于檢查新系統(tǒng)的運(yùn)行效果。

4.交互運(yùn)行。交互運(yùn)行，一方面是信息化系統(tǒng)與人員之間的交互；另一方面是信息化系統(tǒng)與管理制度之間的交互。從人員的角度來看，更加完善的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，需要與之配套的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。專業(yè)團(tuán)隊(duì)，不僅能夠把控信息化建設(shè)的總體方向，同時(shí)也有助于財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)完成后，不斷對細(xì)節(jié)進(jìn)行完善［2］。從制度角度來看，要考慮企業(yè)內(nèi)部管理制度與財(cái)務(wù)信息化的匹配程度，不僅人員配置要調(diào)整，同時(shí)也要對人員權(quán)責(zé)進(jìn)行明確劃分。根據(jù)財(cái)務(wù)管理工作以及新的財(cái)務(wù)信息化處理方式，制定詳細(xì)的程序、流程、約束機(jī)制，避免財(cái)務(wù)工作因新系統(tǒng)的介入，出現(xiàn)混亂或造成財(cái)務(wù)損失。

5.全面運(yùn)行。全面運(yùn)行階段意味著財(cái)務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)建立了以基本功能為主的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)完成了材料輔助、出版輔助、稿酬軟件、編務(wù)軟件、財(cái)務(wù)分析軟件的實(shí)際應(yīng)用。全面運(yùn)行階段仍然保留基本功能的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)，要注意該系統(tǒng)與輔助軟件間的鏈接。系統(tǒng)中要包含所有的購銷業(yè)務(wù)往來、結(jié)算、資產(chǎn)購置、處置費(fèi)用等管理內(nèi)容，同時(shí)要具有查詢科目、分析銷售成本、生成財(cái)務(wù)報(bào)表等功能。為強(qiáng)化財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的鏈接，當(dāng)企業(yè)產(chǎn)生業(yè)務(wù)時(shí)，要由業(yè)務(wù)部門錄入相關(guān)信息，建立對應(yīng)的供應(yīng)商信息、客戶信息等。訂單、庫存、物流的變化，均會統(tǒng)一錄入到系統(tǒng)中。然后，最為關(guān)鍵的是，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)收入確認(rèn)發(fā)生的時(shí)間，統(tǒng)一進(jìn)行財(cái)務(wù)憑證的管理，例如材料輔助軟件，它將與財(cái)務(wù)部門形成鏈接，所有材料支出費(fèi)用需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，申請通過方能進(jìn)到合同付款的階段。

四、企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案的保障策略

（一）強(qiáng)化內(nèi)部控制方面的配合

財(cái)務(wù)信息化為企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來了便捷，但同時(shí)也增加了企業(yè)內(nèi)部管控風(fēng)險(xiǎn)。因此要提高全員財(cái)務(wù)信息化管控意識、提高內(nèi)控管理水平，建立與信息化相匹配的評價(jià)機(jī)制及監(jiān)督檢查機(jī)制。穩(wěn)定的內(nèi)控與信息化系統(tǒng)相互配合，形成更為穩(wěn)固的管理框架，不僅使財(cái)務(wù)管理更為高效，同時(shí)也促使企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)更加得心應(yīng)手。

（二）推進(jìn)業(yè)財(cái)融合一體化

業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間，缺少有效的銜接，將會導(dǎo)致業(yè)務(wù)開展不受控制，企業(yè)經(jīng)營決策無法獲得財(cái)務(wù)的支持。因此，要將財(cái)務(wù)信息化集中于業(yè)財(cái)融合一體化這一領(lǐng)域，加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的數(shù)據(jù)分析能力。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要協(xié)助業(yè)務(wù)部門對核算信息進(jìn)行匯總、審批，同時(shí)要滿足財(cái)務(wù)核算的需求，促使財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)在主數(shù)據(jù)的使用方面進(jìn)行融合，并促使財(cái)務(wù)部門在成本、供應(yīng)鏈及人力資源方面獲得信息化應(yīng)用的延伸。

五、結(jié)語

財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)經(jīng)營向集約化、多元化發(fā)展的必然選擇，也是企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的不斷完善，是企業(yè)完成管理布局的重要舉措，只有把握企業(yè)信息化建設(shè)在財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)方面的互通，構(gòu)建更深層次的應(yīng)用，才能確保財(cái)務(wù)管理發(fā)揮具體職能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理價(jià)值。