C 大學(xué)科研收入管理流程再造研究

（中國(guó)傳媒大學(xué) 財(cái)務(wù)處，北京 100024）

一、引言

近年來(lái)，國(guó)家和社會(huì)都越來(lái)越重視科學(xué)研究，高校作為發(fā)展科研事業(yè)的重要場(chǎng)所，投入其中的科研經(jīng)費(fèi)大幅增長(zhǎng)，作為科學(xué)研究的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，管理好這些經(jīng)費(fèi)，推動(dòng)科研活動(dòng)有序、高效開(kāi)展十分重要。

為此，國(guó)家出臺(tái)了一系列的文件和制度，指引和規(guī)范高校對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理。2018年，國(guó)務(wù)院在《關(guān)于抓好賦予科研機(jī)構(gòu)和人員更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》（國(guó)辦發(fā)〔2018〕127號(hào)）中提出，科研單位要健全科研資金管理辦法，落實(shí)科研人員自主權(quán)，提高資金使用績(jī)效，切實(shí)減輕科研人員負(fù)擔(dān)［1］。2019年，教育部在《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》（教黨函〔2019〕37號(hào)）中指出，要堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，優(yōu)化管理服務(wù)，改進(jìn)工作機(jī)制，完善監(jiān)督措施，在為科研人員“松綁”的同時(shí)，持續(xù)完善內(nèi)部控制［2］。2019年，全國(guó)高校開(kāi)始施行政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度［3］，其中有關(guān)科研經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)則變化，對(duì)高校經(jīng)費(fèi)管理能力提出了更高的要求。一系列“放管服”政策和政府會(huì)計(jì)制度的出臺(tái)，為科研經(jīng)費(fèi)管理工作的完善指明了方向。

在近幾年的探索中，大量研究集中在落實(shí)科研人員經(jīng)費(fèi)支出自主權(quán)和解決“報(bào)銷繁”問(wèn)題上［4］，較少涉及科研經(jīng)費(fèi)的收入確認(rèn)過(guò)程。隨著改革進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，科研收入管理過(guò)程中的“放管服”問(wèn)題逐漸表露。

二、科研收入管理流程現(xiàn)狀及問(wèn)題表現(xiàn)

C 大學(xué)是教育部直屬的綜合性大學(xué)，其科研經(jīng)費(fèi)的日常管理工作主要涉及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研處、財(cái)務(wù)處三個(gè)方面，其中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用者和直接負(fù)責(zé)人，科研處負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)結(jié)項(xiàng)、預(yù)算審批、執(zhí)行監(jiān)督等科研管理工作，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的資金收付、票據(jù)開(kāi)立、會(huì)計(jì)核算等財(cái)務(wù)管理工作。

C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程包括8個(gè)步驟。

步驟1：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺(tái)，提供開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息，預(yù)借發(fā)票，將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位，資助單位向?qū)W校銀行賬戶匯款。

步驟2：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研處科研平臺(tái)上傳科研合同，填寫(xiě)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、預(yù)算等項(xiàng)目信息（與提供給財(cái)務(wù)處的開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息可能不一致），申請(qǐng)項(xiàng)目立項(xiàng)。

步驟3：財(cái)務(wù)處外勤出納每周定期去銀行打印銀行到款回單，交給財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納保存?zhèn)洳椤?/p>

步驟4：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人若未預(yù)借發(fā)票，需要到財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺(tái)認(rèn)領(lǐng)銀行到款回單，提供開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息，開(kāi)具發(fā)票，將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位。

步驟5：財(cái)務(wù)處內(nèi)勤出納將銀行到款回單與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開(kāi)具發(fā)票后財(cái)務(wù)處留存的發(fā)票記賬聯(lián)手工匹配，作為賬務(wù)處理的原始憑證，交給財(cái)務(wù)處收入會(huì)計(jì)。

步驟6：財(cái)務(wù)處收入會(huì)計(jì)核對(duì)銀行到款回單、發(fā)票記賬聯(lián)，將開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息（與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供給科研處的項(xiàng)目信息可能不一致）、銀行到款信息手工整理成Excel 表格，發(fā)送給科研處。

步驟7：科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息，在科研平臺(tái)上手工匹配項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，對(duì)已到款的項(xiàng)目申請(qǐng)進(jìn)行立項(xiàng)、預(yù)算審批、項(xiàng)目編號(hào)編制，根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺(tái)上傳的項(xiàng)目信息修正Excel 表格中的項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，然后將項(xiàng)目編號(hào)、預(yù)算、修正后的項(xiàng)目信息反饋給財(cái)務(wù)處。

步驟8：財(cái)務(wù)處收入會(huì)計(jì)根據(jù)科研處反饋的Excel 表格，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項(xiàng)目信息和預(yù)算，建立具體科研項(xiàng)目，再用銀行到款回單和發(fā)票記賬聯(lián)進(jìn)行賬務(wù)處理，使科研經(jīng)費(fèi)達(dá)到可使用狀態(tài)。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在C 大學(xué)的科研收入業(yè)務(wù)流程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人先要向財(cái)務(wù)處提供發(fā)票開(kāi)具信息，財(cái)務(wù)處開(kāi)票，然后財(cái)務(wù)處向科研處提供銀行到款信息，科研處立項(xiàng)，之后科研處向財(cái)務(wù)處提供項(xiàng)目管理信息，財(cái)務(wù)處入賬。財(cái)務(wù)處需要科研處提供準(zhǔn)確的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和項(xiàng)目編號(hào)，才能據(jù)此在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立對(duì)應(yīng)的科研項(xiàng)目賬戶并入賬科研收入?？蒲刑幮枰?cái)務(wù)處提供肯定的銀行到款記錄才批準(zhǔn)科研項(xiàng)目立項(xiàng)，是為了避免項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過(guò)簽訂假合同、虛開(kāi)發(fā)票、謊報(bào)科研收入等方式虛增科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量，逃避誤導(dǎo)科研管理考核，同時(shí)也是為了避免學(xué)校被動(dòng)使用公用經(jīng)費(fèi)墊資個(gè)人科研項(xiàng)目的情況發(fā)生。財(cái)務(wù)處需要開(kāi)具發(fā)票才能確認(rèn)收入是因?yàn)閷W(xué)校經(jīng)營(yíng)要遵守國(guó)家稅務(wù)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度準(zhǔn)則要求，且絕大多數(shù)企業(yè)資助的科研項(xiàng)目按照稅法規(guī)定均需開(kāi)具發(fā)票。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研處、財(cái)務(wù)處、銀行到款、稅務(wù)發(fā)票各環(huán)節(jié)的信息來(lái)源分散，無(wú)法互聯(lián)互動(dòng)，主要還是通過(guò)人工在線下使用Excel 表格傳遞信息，且信息準(zhǔn)確程度有限，機(jī)器無(wú)法自動(dòng)識(shí)別，因此只能采用手工作業(yè)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)加工處理，使整個(gè)收入確認(rèn)過(guò)程花費(fèi)時(shí)間較多，業(yè)務(wù)辦理速度較慢，制約了科研經(jīng)費(fèi)的及時(shí)撥付。

三、科研收入管理流程出現(xiàn)問(wèn)題的原因

從C 大學(xué)的科研收入處理流程中可以看出，銀行到款信息在抵達(dá)科研處之前至少要經(jīng)過(guò)5個(gè)步驟，需要財(cái)務(wù)處出納、會(huì)計(jì)共計(jì)3名員工經(jīng)手，是流程最長(zhǎng)的信息傳遞過(guò)程。流程長(zhǎng)，信息傳遞的速度相對(duì)就慢，環(huán)節(jié)多，過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的概率就高許多，這是收入確認(rèn)過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題之一。

形成這種情況的原因在于，現(xiàn)代大學(xué)行政部門(mén)大都采用多層級(jí)的業(yè)務(wù)職能型組織結(jié)構(gòu)，C 大學(xué)也不例外，其財(cái)務(wù)處根據(jù)相應(yīng)業(yè)務(wù)職能設(shè)立多級(jí)工作崗位，所轄工作崗位皆為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)職能服務(wù)，各級(jí)崗位之間按照流水線作業(yè)模式從前到后分段處理業(yè)務(wù)過(guò)程，每一段崗位處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量繁多，但是業(yè)務(wù)信息傳遞的距離有限。在這種組織結(jié)構(gòu)中，各級(jí)崗位掌握的信息傳遞主要集中在縱向的業(yè)務(wù)職能鏈條內(nèi)部，信息傳遞到達(dá)業(yè)務(wù)職能的終點(diǎn)后，才會(huì)在不同職能、不同部門(mén)之間進(jìn)行橫向交流。同時(shí)，根據(jù)高校內(nèi)部控制制度要求，財(cái)務(wù)處不相容崗位應(yīng)分離，因此，不能讓某一名員工獨(dú)自處理全部工作流程。

兩種因素疊加，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)增多，就容易引發(fā)相應(yīng)的問(wèn)題，比如信息傳遞時(shí)間延長(zhǎng)、環(huán)節(jié)差錯(cuò)積累增多、查詢反饋渠道不暢等，這些都會(huì)降低業(yè)務(wù)處理的工作效率。

業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的增多并不是導(dǎo)致工作效率下降的充分條件，在現(xiàn)代化工廠中，流水線模式可以高效開(kāi)展復(fù)雜工序產(chǎn)品的生產(chǎn)。但是，如果流水線上的很多工序都出現(xiàn)工作不暢、流通困難、次品率高的情況，則生產(chǎn)效率必然下降。

分析C 大學(xué)的科研收入處理流程，在步驟5中，財(cái)務(wù)處需要查詢之前的預(yù)借發(fā)票是否已經(jīng)到款，因此財(cái)務(wù)處出納要像做“連連看”一樣，手工匹配大量的銀行到款回單和留存發(fā)票底聯(lián)，又因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人預(yù)借發(fā)票和銀行到款的時(shí)間各不相同，所以需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。步驟6中，財(cái)務(wù)處要向科研處提供銀行到款信息，但是科研處無(wú)法僅憑銀行到款記錄判斷經(jīng)費(fèi)歸屬的具體項(xiàng)目和負(fù)責(zé)人。因此財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)需要手工整理Excel 表格，將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開(kāi)具發(fā)票時(shí)留存的開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人信息與銀行到款記錄關(guān)聯(lián)整合后，才能發(fā)送給科研處。步驟7中，科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開(kāi)票項(xiàng)目名稱和負(fù)責(zé)人，在科研平臺(tái)上手工匹配項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，是因?yàn)轫?xiàng)目負(fù)責(zé)人提供給財(cái)務(wù)處和提供給科研處的項(xiàng)目信息可能并不一致，只能人工進(jìn)行判斷，且科研處還要將Excel表格中的項(xiàng)目信息人工修正后反饋給財(cái)務(wù)處。步驟8中，收到科研處反饋的Excel 表格后，收入會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項(xiàng)目信息和預(yù)算，是因?yàn)榭蒲邢到y(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)并不聯(lián)通，需要手工錄入。

縱觀整個(gè)科研收入流程，作為重要識(shí)別標(biāo)簽的項(xiàng)目信息經(jīng)過(guò)3次傳遞才能抵達(dá)科研處，而該信息從源頭開(kāi)始就并不準(zhǔn)確，科研處和財(cái)務(wù)處不得不在這個(gè)過(guò)程中進(jìn)行多次手工整理、手工匹配，這極大地浪費(fèi)了時(shí)間，降低了工作效率，還容易引發(fā)矛盾。

手工傳遞、整理大量信息，根本原因在于信息的獨(dú)占性。網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行，互不聯(lián)通。信息化建設(shè)大都只著眼于部門(mén)內(nèi)部，將傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式和業(yè)務(wù)流程移植到計(jì)算機(jī)和專用軟件中［5］，并未從科研財(cái)務(wù)全流程的整體角度出發(fā)進(jìn)行全面的設(shè)計(jì)規(guī)劃，忽視了跨部門(mén)跨系統(tǒng)的協(xié)作，如此一來(lái)，各部門(mén)、各環(huán)節(jié)，各自為政，各行其是，“信息孤島”和“數(shù)據(jù)壁壘”的情況在所難免。

四、科研收入管理流程問(wèn)題的解決思路

若想徹底解決上述問(wèn)題，就要進(jìn)行收入流程的再設(shè)計(jì)與再制造。

流程再造的基礎(chǔ)，首先是要加強(qiáng)信息聯(lián)通建設(shè)，將網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)連接，實(shí)現(xiàn)到款、發(fā)票、財(cái)務(wù)、科研4個(gè)環(huán)節(jié)在關(guān)鍵信息上的數(shù)字化傳遞，取代手工錄入Excel 表格這種落后的信息交換方式，減少不必要的人工勞動(dòng)。

引入來(lái)款認(rèn)領(lǐng)功能，財(cái)務(wù)處將無(wú)關(guān)信息剔除后，線上共享發(fā)布銀行到款信息，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人直接在線上認(rèn)領(lǐng)經(jīng)費(fèi)，不需要人工去財(cái)務(wù)處現(xiàn)場(chǎng)查詢。

開(kāi)通電子發(fā)票功能，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人線上填寫(xiě)預(yù)借信息和開(kāi)票內(nèi)容，財(cái)務(wù)處審核通過(guò)后，自動(dòng)推送信息至稅控系統(tǒng)開(kāi)票，并通過(guò)短信息平臺(tái)通知開(kāi)票人在郵箱中查收電子發(fā)票。

拓展智能項(xiàng)目和智能憑證功能，科研處和財(cái)務(wù)處統(tǒng)一好項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和通用數(shù)據(jù)格式，項(xiàng)目立項(xiàng)后，科研處線上推送立項(xiàng)信息和經(jīng)費(fèi)預(yù)算至財(cái)務(wù)處，會(huì)計(jì)審核后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)建立項(xiàng)目，寫(xiě)入預(yù)算，并根據(jù)預(yù)設(shè)模板，自動(dòng)填寫(xiě)項(xiàng)目部門(mén)、項(xiàng)目編號(hào)、入賬金額等通用數(shù)據(jù)，智能生成會(huì)計(jì)憑證，省去人工輸入大量信息的過(guò)程。

有了信息技術(shù)作為工具，就可以進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的再造，雖然組織結(jié)構(gòu)調(diào)整牽涉過(guò)大，內(nèi)部控制紅線不能突破，但是信息傳遞的模式可以轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)有的信息傳遞基本是直線型的，節(jié)點(diǎn)多、流程長(zhǎng)、傳輸慢。因此，星形的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更合適，所有環(huán)節(jié)都直接向中心節(jié)點(diǎn)提供信息，單節(jié)點(diǎn)、流程短、傳輸快，且便于集中匯總。從C大學(xué)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程來(lái)看，科研處適宜作為中心節(jié)點(diǎn)。

五、科研收入管理流程再造

再造后的C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程分為7個(gè)步驟。

步驟1：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無(wú)論是否已經(jīng)確認(rèn)到款，均在線上填寫(xiě)預(yù)借信息和開(kāi)票內(nèi)容，預(yù)借電子發(fā)票，將發(fā)票寄送給項(xiàng)目出資單位。發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)推送借票信息至科研平臺(tái)。

步驟2：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研處科研平臺(tái)上傳科研合同，填寫(xiě)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、預(yù)算等項(xiàng)目信息（與之前填寫(xiě)的借票信息可能不一致），申請(qǐng)項(xiàng)目立項(xiàng)。

步驟3：財(cái)務(wù)處出納每周定期將銀行到款信息推送至科研平臺(tái)。

步驟4：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺(tái)通過(guò)來(lái)款認(rèn)領(lǐng)功能線上查詢銀行到款信息，認(rèn)領(lǐng)到款。系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)查詢未核銷的預(yù)借發(fā)票，選擇發(fā)票。系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)查詢未批準(zhǔn)的項(xiàng)目，選擇項(xiàng)目。

步驟5：科研處審批項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)，對(duì)已到款且開(kāi)過(guò)發(fā)票的項(xiàng)目申請(qǐng)進(jìn)行立項(xiàng)、預(yù)算審批、項(xiàng)目編號(hào)編制，生成立項(xiàng)信息（綁定到款信息、發(fā)票信息、項(xiàng)目名稱、預(yù)算等通用信息），推送至財(cái)務(wù)處出納。

步驟6：財(cái)務(wù)處出納根據(jù)立項(xiàng)信息中綁定的到款和發(fā)票信息打印銀行到款回單和電子發(fā)票記賬聯(lián)，作為賬務(wù)處理的原始憑證，交給財(cái)務(wù)處收入會(huì)計(jì)，并同步推送立項(xiàng)信息給收入會(huì)計(jì)。

步驟7：財(cái)務(wù)處收入會(huì)計(jì)審核立項(xiàng)信息和原始憑證，使用智能項(xiàng)目和智能憑證功能，系統(tǒng)自動(dòng)建立項(xiàng)目，自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)處理，使科研經(jīng)費(fèi)達(dá)到可使用狀態(tài)。

在新的業(yè)務(wù)流程中，跨系統(tǒng)的信息聯(lián)通取代過(guò)去的手工錄入數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，節(jié)約了人力成本。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在科研平臺(tái)上自主查詢一次性關(guān)聯(lián)到款、發(fā)票、項(xiàng)目信息，替代科研處、財(cái)務(wù)處的手工數(shù)據(jù)匹配，既提高了收入管理的透明度，增強(qiáng)了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)立項(xiàng)過(guò)程的主動(dòng)控制和參與感，又充分利用了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)自身項(xiàng)目信息的熟悉掌握，消除了信息匹配問(wèn)題和不準(zhǔn)確信息的干擾。所有立項(xiàng)過(guò)程參與方直接面向中心節(jié)點(diǎn)交互數(shù)據(jù)，既減少了信息流通環(huán)節(jié)，使有效信息得以更快地傳遞，又明確了所有參與方的主體責(zé)任，督促項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目信息負(fù)責(zé)、科研處對(duì)科研管理負(fù)責(zé)、財(cái)務(wù)處對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，真正實(shí)現(xiàn)了信息流、單據(jù)流、內(nèi)控制度與“放管服”目標(biāo)的有機(jī)結(jié)合。

六、結(jié)語(yǔ)

本文從“放管服”改革需求出發(fā)，細(xì)致地分析了C 大學(xué)科研收入管理流程中存在的問(wèn)題，并從業(yè)務(wù)流程再造的角度入手，研究制定科研收入管理的優(yōu)化改進(jìn)方案，希望能為C 大學(xué)推進(jìn)收入管理改革找到有效途徑，并為其他高校在進(jìn)行類似的優(yōu)化時(shí)提供參考和幫助。