於倡鋮
(臺(tái)州市社會(huì)事業(yè)發(fā)展集團(tuán)有限公司,浙江 臺(tái)州 318000)
應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理工作的開展可以使物業(yè)公司的基本權(quán)益得到有效保障,因此,結(jié)合新時(shí)期物業(yè)行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況,對(duì)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)工作進(jìn)行問題分析和改進(jìn)策略的設(shè)計(jì),是很多物業(yè)工作人員重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。
《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理——整合框架》是COSO反欺詐財(cái)務(wù)報(bào)告全國(guó)委員會(huì)在2004年9月發(fā)布的,針對(duì)國(guó)際企業(yè)界頻繁發(fā)生的高層管理人員舞弊現(xiàn)象而設(shè)計(jì)的一個(gè)全新的管理體系報(bào)告。此框架保留了內(nèi)部控制的部分概念,但與之相比在框架、要素方面,都有更好的提煉和深化。
作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、全局性、長(zhǎng)期性的工作,企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理需要企業(yè)管理人員以及風(fēng)控人員充分參與其中,制定出符合企業(yè)發(fā)展道路以及特色的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)戰(zhàn)略,進(jìn)而更好地識(shí)別出影響企業(yè)的潛在風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng),并對(duì)其進(jìn)行有效管理。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理大致包含以下七個(gè)層面的內(nèi)容:第一,一個(gè)過程,它持續(xù)地流動(dòng)于主體之內(nèi)。第二,以各個(gè)組織層級(jí)中的風(fēng)控人員為主要核心。第三,應(yīng)用于企業(yè)整體的戰(zhàn)略制定。第四,貫穿于企業(yè)發(fā)展的全過程,會(huì)直接影響企業(yè)的各個(gè)方面。第五,目標(biāo)是更好地控制風(fēng)險(xiǎn),將風(fēng)險(xiǎn)控制在企業(yè)能夠接受以及承擔(dān)的范圍內(nèi),促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展。第六,可以為企業(yè)的管理人員或者董事會(huì)成員提供相應(yīng)的保障。第七,最終目的是提升企業(yè)整體抗風(fēng)險(xiǎn)能力。
在企業(yè)管理者制定的風(fēng)險(xiǎn)控制目標(biāo)之內(nèi),管理層通過明確選擇企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略來推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展??傮w而言,風(fēng)險(xiǎn)管理要實(shí)現(xiàn)以下四個(gè)目標(biāo):第一,戰(zhàn)略目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)管理要與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相匹配,為企業(yè)相關(guān)使命提供支持。第二,經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在控制風(fēng)險(xiǎn)的過程中有效對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行全方位利用,提升資源利用效益。第三,報(bào)告目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告要具有可行性、科學(xué)性、真實(shí)性、可靠性。第四,合規(guī)目標(biāo)。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理不能違反法律法規(guī)或者相關(guān)政策規(guī)定。
第一,內(nèi)部環(huán)境要素。企業(yè)管理者需要樹立風(fēng)險(xiǎn)管理的意識(shí),并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況明確相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)容量。企業(yè)內(nèi)部環(huán)境為風(fēng)險(xiǎn)管理提供了依據(jù),能夠更好地確保風(fēng)險(xiǎn)管理與企業(yè)實(shí)際情況相適應(yīng)。第二,目標(biāo)設(shè)定要素。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理并不是盲目的,而是應(yīng)當(dāng)遵循一定的目標(biāo)。只有在目標(biāo)確立的基礎(chǔ)上,才能更好地應(yīng)用各種風(fēng)險(xiǎn)管控措施,防止風(fēng)險(xiǎn)管理盲目化。第三,事項(xiàng)識(shí)別要素。要通過風(fēng)險(xiǎn)管理來了解不同的風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng),并采取有針對(duì)性的管控措施。同時(shí),也要在風(fēng)險(xiǎn)中發(fā)現(xiàn)機(jī)遇,幫助企業(yè)管理者更好地?cái)M定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,真正發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)管理的價(jià)值。第四,風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要素。企業(yè)風(fēng)控人員要對(duì)現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行仔細(xì)研討,為下一步的工作計(jì)劃提供管理依據(jù)。需要注意的是,在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程中,既需要對(duì)固有風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,也需要對(duì)剩余風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。
根據(jù)A物業(yè)公司2016年內(nèi)部審計(jì)結(jié)果來看,公司日常應(yīng)收賬款管理不夠完善;由于住宅小區(qū)物業(yè)收入的特征,一般是在每年分季度收取,但大部分業(yè)主基本上是隔年繳納;同時(shí)每個(gè)住宅小區(qū)物業(yè)中心物業(yè)收入臺(tái)賬登記不清,增加了應(yīng)收賬款核對(duì)的難度,導(dǎo)致內(nèi)審工作開展屢遭推延。政府單位物業(yè)管理較住宅小區(qū)有一定的便利性,業(yè)主單位比較集中,根據(jù)業(yè)務(wù)部門和業(yè)主單位簽訂的物管合同均能確認(rèn),經(jīng)過審查發(fā)現(xiàn),有數(shù)個(gè)項(xiàng)目合同尚未簽訂,無法取得準(zhǔn)確的應(yīng)收賬款金額。
在日常工作中,物業(yè)中心負(fù)責(zé)每個(gè)點(diǎn)位的物業(yè)管理費(fèi)用的通知和收取工作,實(shí)際是物業(yè)中心未定期與財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門溝通,服務(wù)單位或小區(qū)業(yè)主的物業(yè)收入是否及時(shí)收取,并在相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將收取的物業(yè)收入統(tǒng)一繳存至公司賬戶;服務(wù)單位的物業(yè)合同因到期未續(xù)簽,暫時(shí)不能收取物業(yè)費(fèi)收入,與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通反饋。業(yè)務(wù)部門則負(fù)責(zé)與各服務(wù)單位的物業(yè)管理合同編制、簽訂等工作。由于政府性項(xiàng)目的合同簽訂審批時(shí)間長(zhǎng),很多項(xiàng)目服務(wù)已到位但合同尚未簽訂,無法確認(rèn)收入。財(cái)務(wù)部門根據(jù)物業(yè)中心上交的物業(yè)收入單據(jù)核對(duì)收取的物業(yè)管理收入。
公司管理層只追求賬面上的盈利,沒有過多地考慮企業(yè)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn);部分政府項(xiàng)目已開展多時(shí),尚未取得收入,項(xiàng)目運(yùn)行經(jīng)費(fèi)不斷支出,導(dǎo)致項(xiàng)目現(xiàn)金流只出不進(jìn)。隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張,人員配置不斷增加,每月應(yīng)付的工資費(fèi)用逐漸增長(zhǎng),在現(xiàn)金流入不能及時(shí)到位的情況下,造成公司流動(dòng)資金不足、需要進(jìn)行融資補(bǔ)充;應(yīng)收賬款無人跟進(jìn)催收進(jìn)行流入,出現(xiàn)業(yè)務(wù)年年增、公司資金月月緊的情況。同時(shí)管理層為了達(dá)到年度的考核目標(biāo),追求單一年度的利潤(rùn),組織對(duì)小區(qū)物業(yè)收入進(jìn)行突擊清理,并通過法律程序來要求業(yè)主繳納。這在一定程度上能起到資金回流和增加年度收入的效果,但未真實(shí)反映公司的運(yùn)營(yíng)狀況,更有為考核而考核的傾向。
針對(duì)管理層風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱的情況,對(duì)管理層灌輸風(fēng)險(xiǎn)管理理念,讓管理層知悉本公司所能承受的最大風(fēng)險(xiǎn),確認(rèn)本公司的風(fēng)險(xiǎn)容量,并在此基礎(chǔ)上制定經(jīng)營(yíng)策略。對(duì)業(yè)務(wù)部門和物業(yè)中心人員開展風(fēng)險(xiǎn)理念教育,通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)不斷提升業(yè)務(wù)水平及勝任能力和增強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任心。財(cái)務(wù)部門要增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),完善相關(guān)財(cái)務(wù)制度,積極主動(dòng)促進(jìn)業(yè)務(wù)反饋前延,與各部門保持業(yè)務(wù)溝通,發(fā)揮財(cái)務(wù)部門應(yīng)有的主導(dǎo)作用。
企業(yè)應(yīng)收賬款管理和控制工作與企業(yè)現(xiàn)金流量具有相關(guān)性。因此,物業(yè)管理公司的風(fēng)控人員必須引起重視,從制度層面明確并細(xì)化各個(gè)部門在風(fēng)險(xiǎn)管理中的權(quán)責(zé)。尤其要重點(diǎn)從制度層面對(duì)財(cái)務(wù)部門提出要求。例如,可以要求財(cái)務(wù)部門按季度、年度為每筆應(yīng)收賬款的賬齡以及增減變動(dòng)情況進(jìn)行仔細(xì)核算,充分了解該筆賬款形成的原因,并分析出賬款到期準(zhǔn)時(shí)回收的概率,形成相應(yīng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告,反饋至相應(yīng)的企業(yè)管理者或者相關(guān)部門。
在進(jìn)行事項(xiàng)識(shí)別分析時(shí),找出公司應(yīng)收賬款面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素,并將這些風(fēng)險(xiǎn)與公司業(yè)務(wù)收款流程聯(lián)系起來,以便發(fā)現(xiàn)各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)。第一,合同簽訂時(shí)有些條款過于苛刻,因無法滿足其條款而拒付。第二,物業(yè)服務(wù)先到位,合同約定事項(xiàng)尚未明確,而無法進(jìn)行收款確認(rèn)收入。第三,對(duì)物業(yè)服務(wù)不滿意,而延遲繳納物業(yè)費(fèi)。第四,業(yè)主蓄意不繳納。對(duì)于每一種潛在的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)仔細(xì)分析原因,找出問題的根源。
一是要及時(shí)、細(xì)致地對(duì)業(yè)主現(xiàn)有的資料進(jìn)行收集,并對(duì)業(yè)主的信用進(jìn)行評(píng)估,做好業(yè)主信用管理。對(duì)于公司來說,大量的應(yīng)收賬款余額是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。為了真正降低這種風(fēng)險(xiǎn),必須健全信用管理機(jī)制,建立相關(guān)的業(yè)主信用臺(tái)賬,并以此為參考,便于下一步工作的開展。例如,根據(jù)相關(guān)的臺(tái)賬信息,企業(yè)可以只為信用狀況良好的業(yè)主提供賒銷服務(wù)。二是要做好事前收集工作。物業(yè)管理公司在辦理業(yè)主的入駐手續(xù)時(shí)必須充分收集相關(guān)的信息,并要求業(yè)主提供相應(yīng)的證明材料,避免出現(xiàn)虛假信息錄入系統(tǒng)的情況。三是要做好業(yè)主信息更新管理工作,定期對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行更新,確保后期能夠及時(shí)與業(yè)主聯(lián)系。四是要定期對(duì)業(yè)主的信用以及經(jīng)濟(jì)能力進(jìn)行評(píng)估。有條件的企業(yè)可以建立相關(guān)的業(yè)主信用檔案,真正形成系統(tǒng)化管理的模式。
從A物業(yè)管理公司的實(shí)際情況來看,仍然需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)管理,優(yōu)化財(cái)務(wù)管理機(jī)制,減少相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而真正提升整體的財(cái)務(wù)管理效益,促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。具體而言,A物業(yè)管理公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念,樹立新思維,用新方式解決相關(guān)的問題。例如,要進(jìn)一步做好業(yè)主信用管理工作,改變收賬的方式,并及時(shí)對(duì)收賬回款的信息進(jìn)行監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。在物業(yè)管理公司相關(guān)工作人員的努力下,企業(yè)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率會(huì)降至最低,企業(yè)整體的發(fā)展質(zhì)量也會(huì)有顯著提升。