新形勢下創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式的路徑

宋靜

（南京市鼓樓區(qū)政府辦公室，江蘇 南京 210009）

近年來，隨著改革的不斷深入，各行各業(yè)不斷改革與創(chuàng)新，政府辦公室要想進(jìn)一步提高行政事務(wù)管理的效率，更好地為群眾服務(wù)，便需要積極探索創(chuàng)新行政事務(wù)管理的模式，不斷提升行政事務(wù)管理的效率。

一、辦公室行政事務(wù)管理概述

（一）辦公室行政事務(wù)管理的特征

第一，服務(wù)性。行政事務(wù)管理有很強(qiáng)的綜合性特點(diǎn)，涉及事項(xiàng)較多，這決定了其具有服務(wù)性特征。在政府的辦公室工作中，只有將行政事務(wù)管理工作做到位，才能有力地推動單位的發(fā)展。第二，繁雜性。由于行政事務(wù)管理是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，所以工作內(nèi)容具有繁雜的特征，需要多個部門的參與。行政事務(wù)管理人員既要將本職工作做好，又需要與其他部門的人員加強(qiáng)溝通和交流，保持密切的聯(lián)系。如此一來，不僅工作難度大大增加，而且需要付出極多的時間和極大的精力，承擔(dān)巨大的工作壓力［1］。

（二）辦公室行政事務(wù)管理的職能

第一，管理助手職能。辦公室是單位發(fā)展的重要推動力，做好行政事務(wù)管理工作，可以更好地建言獻(xiàn)策。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的依據(jù)，發(fā)揮著巨大的作用。第二，決策助手職能。辦公室處理事務(wù)水平的高低，對最終決策的影響很大。在單位領(lǐng)導(dǎo)制定決策之前，辦公室人員應(yīng)該全面、詳細(xì)地開展調(diào)研工作，掌握相關(guān)事項(xiàng)與決策效果，有利于領(lǐng)導(dǎo)層制定更加有效的決策。第三，執(zhí)行助手職能。單位領(lǐng)導(dǎo)的布置工作任務(wù)和下達(dá)的指示精神，需要由辦公室工作人員負(fù)責(zé)傳達(dá)、貫徹、督促和落實(shí)等，這也體現(xiàn)了行政事務(wù)管理工作的重要性。

二、創(chuàng)新行政事務(wù)管理模式的意義

辦公室在政府工作中起到參謀的作用，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)制定決策提供依據(jù)，同時也是承上啟下、平衡左右、溝通內(nèi)外以及協(xié)調(diào)各方的重要樞紐。在政府辦公室中，行政事務(wù)管理是關(guān)鍵內(nèi)容，是聯(lián)系基層與群眾的橋梁和紐帶。辦公室的工作質(zhì)量影響著政府形象，需要加強(qiáng)對行政事務(wù)管理工作方法的創(chuàng)新，推動政府辦公室工作達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理工作的必要性反映為以下幾點(diǎn)。第一，由于政府執(zhí)政理念與職能的變化，辦公室工作面臨更嚴(yán)格的要求。新形勢下，需要積極創(chuàng)新行政事務(wù)管理，將辦公室的行政效能充分發(fā)揮出來，達(dá)到政府的各項(xiàng)要求，從而更好地服務(wù)于政府。第二，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的過程中，政府辦公室工作面臨的要求也越來越高。由于宏觀經(jīng)濟(jì)形勢變化很快，為了向社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)，政府辦公室要積極創(chuàng)新，做好行政事務(wù)管理工作。第三，政府辦公室發(fā)展面臨的新要求。行政事務(wù)管理工作是一個不斷變化的過程，不僅工作量日益增加，責(zé)任越來越大，專業(yè)水平也不斷提升。這凸顯了行政事務(wù)管理創(chuàng)新的必要性，是促進(jìn)政府辦公室工作高效開展的重要途徑［2］。

三、辦公室行政事務(wù)管理存在的問題

（一）行政事務(wù)管理理念落后

管理部門對辦公室行政事務(wù)管理方面缺乏足夠的重視，對這項(xiàng)工作的作用認(rèn)識不到位，思想上存在忽視的情況，管理人員也比較敷衍，不利于行政事務(wù)管理工作水平的提升。管理人員很少對行政事務(wù)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，無法對單位未來發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。因?yàn)槿狈φ_的觀念，行政事務(wù)管理工作質(zhì)量難以有效提升，所以整體規(guī)劃不夠科學(xué)合理。此外，未建立專門的管理制度，無法有效約束管理人員，部分管理人員在工作中不盡職盡責(zé)，嚴(yán)重影響了行政事務(wù)管理工作的效率。

（二）行政事務(wù)管理制度落實(shí)不到位

建立完善的規(guī)章制度，能夠讓工作人員在辦公室行政事務(wù)管理中有章可循，從而為辦公室的各項(xiàng)工作服務(wù)，讓政府辦公室工作始終處于有序狀態(tài)。然而分析實(shí)際情況可知，這項(xiàng)工作影響因素較多，經(jīng)常出現(xiàn)行政事務(wù)管理制度難以落實(shí)的情況。部分工作人員缺乏服務(wù)意識，責(zé)任心不強(qiáng)，對這項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識存在偏差，導(dǎo)致制度執(zhí)行不力。

（三）行政事務(wù)管理人員專業(yè)水平不足

辦公室行政事務(wù)管理工作水平的提升，需要素質(zhì)高、能力強(qiáng)的工作人員作為支撐。近年來，各行各業(yè)發(fā)展速度很快，對人才的要求與標(biāo)準(zhǔn)也日益提高，只有提升工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能，才能保證行政事務(wù)管理工作高效進(jìn)行。但是對很多企事業(yè)單位來說，負(fù)責(zé)辦公室行政事務(wù)管理的人員專業(yè)能力有待提升，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，單位也很少針對他們的不足進(jìn)行培訓(xùn)，不利于這項(xiàng)工作效率的提升。

（四）行政事務(wù)管理水平有待提高

部分辦公室行政事務(wù)管理人員在日常工作中只關(guān)心職責(zé)范圍內(nèi)的事，對其他事務(wù)漠不關(guān)心，主動工作的意識不強(qiáng)。在辦公室內(nèi)部，工作人員之間很少交流與溝通，也缺乏有效協(xié)作，人員重復(fù)利用情況較為普遍，導(dǎo)致工作效率難以提升。

四、創(chuàng)新辦公室行政事務(wù)管理模式的有效路徑

（一）樹立行政事務(wù)管理創(chuàng)新意識

為了提升辦公室行政事務(wù)管理效率，單位領(lǐng)導(dǎo)必須在思想上引起高度重視，給予更多的支持。各單位應(yīng)該加大宣傳力度，讓更多人意識到這項(xiàng)工作的重要性，并定期為工作人員提供培訓(xùn)教育的機(jī)會，督促其履職盡責(zé)，在部門的領(lǐng)導(dǎo)下認(rèn)真開展工作，保證行政事務(wù)管理工作質(zhì)量得到提升。

（二）實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)管理的創(chuàng)新

現(xiàn)階段，辦公室工作在單位發(fā)展中占有重要地位，為了提升行政事務(wù)管理工作的成效，建議引入汽車銷售4S店模式，逐步建立起與單位情況相適宜的5S管理服務(wù)制度。具體來說，主要包括以下幾點(diǎn)，即日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養(yǎng)）。一般來說，5S在企業(yè)中較為適用，是改善生產(chǎn)環(huán)境、提升生產(chǎn)效率、保障產(chǎn)品質(zhì)量和激發(fā)員工士氣的有效手段，也能為其他管理工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。在單位辦公室行政事務(wù)管理中運(yùn)用5S，有利于工作效率與服務(wù)水平的提升。第一，整理?？梢詫⒐ぷ鞯南嚓P(guān)性確定下來，舍去無用的內(nèi)容，達(dá)到空間騰出后活用的目的。第二，整頓。主要是將物品按一定順序放置，為查找提供便利。第三，清掃和清潔。維持辦公環(huán)境的干凈狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。第四，修養(yǎng)。工作人員應(yīng)養(yǎng)成良好的生活工作習(xí)慣，將單位辦公室的規(guī)章制度落到實(shí)處。發(fā)揮5S管理的作用，能使單位辦公室行政事務(wù)管理工作水平得到提升，使各項(xiàng)工作井然有序。

（三）全面提升行政事務(wù)管理人員的綜合素養(yǎng)

新形勢下，辦公室行政事務(wù)管理工作發(fā)生了新的變化，對工作人員的素質(zhì)和能力提出了更高的要求。應(yīng)該結(jié)合管理工作的要求，對工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，保證其勝任行政事務(wù)管理工作，通過專家的講解與指導(dǎo)，掌握更多行政事務(wù)管理基礎(chǔ)理論，不斷提升實(shí)踐操作能力。此外，對行政人員進(jìn)行教育，能確保他們形成愛崗敬業(yè)的精神，在辦公室行政事務(wù)管理工作中將個人才能發(fā)揮出來，推動單位各項(xiàng)工作的順利開展。辦公室行政人員也要主動加強(qiáng)學(xué)習(xí)，尤其要了解新的設(shè)備、載體和方法，開創(chuàng)行政事務(wù)管理工作新局面，為單位發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（四）創(chuàng)新行政事務(wù)管理的載體

近年來，現(xiàn)代信息技術(shù)、智能技術(shù)等發(fā)展速度很快，在社會各個領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大的影響。辦公行政事務(wù)管理工作只有主動跟上時代發(fā)展的腳步，才不會滯后和落伍。在智能化背景下，辦公室要將信息技術(shù)充分利用起來，讓工作方法更加多元化，這是提升行政事務(wù)管理工作效率的有效途徑。同時，也要逐步由管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)模式，單位在辦公室行政事務(wù)管理中，應(yīng)該給予工作人員更多的人文關(guān)懷，激發(fā)其工作的積極性。單位可以借助微信等平臺，保證會議通知、工作安排和任務(wù)部署等工作的效率得到提升。單位可以建立工作群，接到工作任務(wù)以后，先在群里部署工作任務(wù)，讓工作人員收到信息后及時回復(fù)，再單獨(dú)通知未回復(fù)的人員，從而保證辦公效率。例如，單位可以應(yīng)用學(xué)習(xí)強(qiáng)國平臺，在內(nèi)部建立黨員學(xué)習(xí)群，達(dá)到共享文字、圖片和視頻的目的，既能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公與學(xué)習(xí)的目的，也能夠滿足現(xiàn)階段環(huán)保和低碳的要求。

五、結(jié)語

辦公室行政事務(wù)管理作為政府部門改革與創(chuàng)新發(fā)展的前提與基礎(chǔ)，在積極打造服務(wù)型政府這一背景下，必須樹立創(chuàng)新意識，并完善相應(yīng)的管理制度，全面提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)以及應(yīng)用新型的管理載體等，提升行政事務(wù)管理的效率與質(zhì)量，推動政府部門各項(xiàng)工作高效、有序開展。