基于商旅服務(wù)平臺(tái)的廣電媒體差旅費(fèi)管理應(yīng)用

蔣佳

（中央廣播電視總臺(tái)，北京 100000）

一、引言

研究顯示，差旅費(fèi)已成為僅次于人力成本的第二大可控成本，對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本的管控，同時(shí)提升費(fèi)用的合規(guī)性和運(yùn)營(yíng)效率。廣播電視媒體作為重要的新聞?shì)浾摍C(jī)構(gòu)，承擔(dān)著各類重大宣傳報(bào)道任務(wù)，其差旅具有頻率高、金額大、對(duì)時(shí)效性要求高等特點(diǎn)。在媒體融合背景下，滿足廣播電視媒體對(duì)出行管理理念和手段的創(chuàng)新要求，建立一個(gè)高效、安全、可控的差旅管理體系，是推動(dòng)廣播電視媒體整體實(shí)力建設(shè)、提升傳播競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。

二、A電視臺(tái)差旅費(fèi)管理現(xiàn)狀

A電視臺(tái)作為我國(guó)重要的新聞?shì)浾摍C(jī)構(gòu)，承擔(dān)著重大的宣傳報(bào)道任務(wù)，差旅需求多由國(guó)際、國(guó)內(nèi)各重要活動(dòng)的報(bào)道需求決定，出差頻率高，出行人員多，具有突發(fā)性、緊急性的特征，注重報(bào)道的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，而原有差旅管理模式存在差旅資源分散、差旅標(biāo)準(zhǔn)和管理水平參差不齊等現(xiàn)象。

2015年起，A電視臺(tái)開(kāi)始對(duì)因公差旅進(jìn)行管理探索。一是制定以國(guó)家政府采購(gòu)規(guī)定為標(biāo)準(zhǔn)，以兼顧臺(tái)內(nèi)差旅個(gè)性化需求為目的，以合規(guī)、節(jié)省為原則的差旅管理規(guī)定；二是引進(jìn)新的合規(guī)的服務(wù)商和服務(wù)理念，通過(guò)與原有服務(wù)商形成競(jìng)爭(zhēng)，提高整體差旅服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)水平，為單位的因公出行提供更加滿意的服務(wù)保障；三是在差旅服務(wù)商的配合下，與國(guó)內(nèi)主要航空公司進(jìn)行協(xié)商談判，簽署更新大客戶協(xié)議，在協(xié)議的優(yōu)惠幅度、優(yōu)惠時(shí)間、優(yōu)惠艙位等多方面進(jìn)行大幅度優(yōu)化。盡管進(jìn)行了一系列探索，但A電視臺(tái)的差旅費(fèi)管理仍然存在一些問(wèn)題。

第一，規(guī)模效益未完全體現(xiàn)。目前A電視臺(tái)在機(jī)票方面獲得了規(guī)模效益，但是在酒店等其他差旅項(xiàng)目上仍是員工分散采購(gòu)、分散報(bào)銷模式，不具備整體議價(jià)能力，未體現(xiàn)集中采購(gòu)的規(guī)模效益。

第二，未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。傳統(tǒng)的差旅管理往往涉及多個(gè)部門，管理鏈條長(zhǎng)、職能分散，報(bào)銷流程煩瑣，工作效率較低，同時(shí)也存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。此外，差旅包括飛機(jī)、住宿、用車服務(wù)等多個(gè)項(xiàng)目，這些項(xiàng)目未能實(shí)現(xiàn)整合，不利于對(duì)整體供應(yīng)鏈的管控，潛在漏洞較多。差旅費(fèi)用管理涉及面廣、業(yè)務(wù)量大，由于缺乏集中統(tǒng)一的管控平臺(tái)支持，難以實(shí)現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)全過(guò)程的精益管控。

第三，無(wú)法為管理層提供決策依據(jù)。在傳統(tǒng)差旅管理模式下，差旅審批、預(yù)訂、報(bào)銷無(wú)系統(tǒng)，差旅數(shù)據(jù)分散，不能準(zhǔn)確地獲取差旅費(fèi)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，重要差旅指標(biāo)的缺失，導(dǎo)致管理層進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)缺乏科學(xué)依據(jù)。如在制定單位差旅相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，不能根據(jù)不同地段、不同季節(jié)淡旺季來(lái)制定彈性方案，以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

三、商旅服務(wù)平臺(tái)概述及建設(shè)意義

（一）商旅服務(wù)平臺(tái)概述

商旅服務(wù)平臺(tái)是提供給出差人員使用的，可通過(guò)電腦端或手機(jī)端的應(yīng)用程序，自助進(jìn)行差旅申請(qǐng)、審批、產(chǎn)品預(yù)訂、報(bào)銷的系統(tǒng)。

商旅服務(wù)平臺(tái)不僅能為員工提供更便捷的差旅產(chǎn)品線上預(yù)訂服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)票、火車票、酒店、租用車等的自助預(yù)訂操作；還能根據(jù)單位的差旅管理要求，加入相應(yīng)的流程和管控功能；并可以根據(jù)單位的報(bào)銷與結(jié)算要求，與財(cái)經(jīng)管理系統(tǒng)對(duì)接，通過(guò)雙方的數(shù)據(jù)互傳交換，實(shí)現(xiàn)差旅申請(qǐng)、審批、訂購(gòu)、報(bào)銷線上全流程貫通。

（二）商旅服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)意義

商旅服務(wù)平臺(tái)可為員工提供集申請(qǐng)、審批、訂購(gòu)、報(bào)銷于一體的一站式服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)員工出差的免墊付、免貼票、免報(bào)銷，同時(shí)通過(guò)多方式、多途徑的申請(qǐng)、審批、查詢方式，在做到強(qiáng)管控、降成本的同時(shí)，有效優(yōu)化員工的差旅體驗(yàn)。

第一，簡(jiǎn)化流程，方便員工出行。一是通過(guò)對(duì)一站式商旅服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，員工可實(shí)現(xiàn)出差申請(qǐng)、審批、訂購(gòu)、報(bào)銷等差旅業(yè)務(wù)的全流程在線操作；二是商旅服務(wù)平臺(tái)通過(guò)統(tǒng)一墊付資金、統(tǒng)一開(kāi)具發(fā)票、統(tǒng)一對(duì)賬結(jié)算的方式，實(shí)現(xiàn)了員工出差的免墊付、免貼票，可以有效優(yōu)化員工體驗(yàn)。

第二，整合資源，降低差旅成本。與酒店集團(tuán)、航空公司、出租車公司等簽訂協(xié)議，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的商旅專屬價(jià)格和專享服務(wù)，發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。

第三，防控風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理。一是固化管理制度，實(shí)行差旅標(biāo)準(zhǔn)上限管控，在訂購(gòu)環(huán)節(jié)顯示符合差旅標(biāo)準(zhǔn)的商旅產(chǎn)品，從源頭上杜絕超標(biāo)情況；二是差旅費(fèi)用報(bào)銷實(shí)行統(tǒng)一結(jié)算，保證票據(jù)的真實(shí)性，有效防控風(fēng)險(xiǎn)；三是差旅數(shù)據(jù)全程精準(zhǔn)記錄，可隨時(shí)掌控費(fèi)用進(jìn)度，為單位的差旅成本控制提供有力的數(shù)據(jù)支持，從而為進(jìn)一步的差旅分析、管理及決策提供依據(jù)。

四、A電視臺(tái)商旅服務(wù)平臺(tái)建設(shè)步驟

（一）統(tǒng)一制度，流程再造

根據(jù)單位的內(nèi)部控制要求，結(jié)合單位實(shí)際，全面梳理差旅流程，統(tǒng)一差旅制度，制定詳細(xì)的商旅服務(wù)方案。

（二）組織談判，遴選服務(wù)商

組織目標(biāo)服務(wù)商談判，全方位考察評(píng)估，確定最適應(yīng)單位差旅需求的服務(wù)供應(yīng)商。

（三）組織開(kāi)發(fā)，對(duì)接系統(tǒng)

制定工作時(shí)間表，組織系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)商旅服務(wù)系統(tǒng)與現(xiàn)有財(cái)經(jīng)系統(tǒng)及管理模式的對(duì)接。

（四）分批試點(diǎn)，優(yōu)化方案

選取部分節(jié)目中心、欄目進(jìn)行試點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，改進(jìn)完善方案，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立科學(xué)合理的商旅制度體系。

（五）全面實(shí)施，提升服務(wù)

適時(shí)在全單位范圍內(nèi)推廣實(shí)施，全面提升商旅管理的服務(wù)水平。

五、A電視臺(tái)商旅服務(wù)平臺(tái)運(yùn)行流程

A電視臺(tái)通過(guò)商旅系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了審批、訂購(gòu)、報(bào)銷的全流程貫通，總體運(yùn)行思路如下。

一是員工在財(cái)經(jīng)系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)出行信息，提交出差申請(qǐng)單；二是出差申請(qǐng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)經(jīng)系統(tǒng)審批后，傳遞至商旅服務(wù)系統(tǒng)；三是員工收到批準(zhǔn)信息后，通過(guò)商旅服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行機(jī)票、酒店、租用車等的預(yù)訂；四是商旅服務(wù)系統(tǒng)校驗(yàn)訂購(gòu)信息和申請(qǐng)單信息，完成預(yù)訂；五是員工出差直接乘機(jī)、入住或用車，無(wú)須支付費(fèi)用；六是訂購(gòu)信息由商旅服務(wù)系統(tǒng)回傳財(cái)務(wù)系統(tǒng)，完成報(bào)銷流程。

（一）發(fā)起出差申請(qǐng)

出差申請(qǐng)人在財(cái)經(jīng)系統(tǒng)填寫(xiě)出差信息，包括出差人員、出差時(shí)間范圍、出發(fā)及到達(dá)地、出差交通工具、出差事由等，填寫(xiě)完畢后送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，出差申請(qǐng)單審批通過(guò)后，即由財(cái)經(jīng)系統(tǒng)推送至商旅服務(wù)系統(tǒng)。

如在出差申請(qǐng)審批完成后，需對(duì)出差申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行修改，駁回出差申請(qǐng)單時(shí)需校驗(yàn)是否有商旅訂單信息。無(wú)商旅訂單信息時(shí)，允許駁回出差申請(qǐng)單并修改，并重新履行審批流程；有商旅訂單信息時(shí)，為避免報(bào)賬人修改出差申請(qǐng)單后不重新提交的情況出現(xiàn)，有商旅訂單信息的出差申請(qǐng)單不允許駁回修改；對(duì)于已審批完成的出差申請(qǐng)單，需要補(bǔ)充人員的，則需新增一張出差申請(qǐng)單，且需錄入增加人員的出差申請(qǐng)單號(hào)。

（二）線上預(yù)訂

線上預(yù)訂流程需注意以下環(huán)節(jié)的控制：一是交通工具往返時(shí)間需要在出差申請(qǐng)時(shí)間范圍內(nèi)；二是出差人員需要在出差申請(qǐng)單范圍內(nèi)；三是結(jié)合單位差旅管控要求，確定出差地點(diǎn)的控制力度，因電視臺(tái)出差情況變化多、時(shí)效要求高，且經(jīng)常前往偏遠(yuǎn)地區(qū)，飛機(jī)、火車無(wú)法直接到達(dá)，因此對(duì)出差地點(diǎn)的管控方式采取了弱管控的方式；四是機(jī)票標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)需在商旅服務(wù)平臺(tái)內(nèi)維護(hù)并管控。

（三）差旅費(fèi)報(bào)銷

出差結(jié)束后，進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)賬時(shí)，出差人/經(jīng)辦人在財(cái)經(jīng)系統(tǒng)填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)賬單，關(guān)聯(lián)該行程的出差申請(qǐng)單。此次通過(guò)商旅服務(wù)平臺(tái)預(yù)訂的機(jī)票、酒店自動(dòng)帶入差旅費(fèi)報(bào)賬，報(bào)賬人無(wú)須填寫(xiě)；其他差旅行程相關(guān)票據(jù)需在影像平臺(tái)掃描。生成差旅費(fèi)報(bào)賬單時(shí)，需校驗(yàn)影像數(shù)據(jù)是否與出差申請(qǐng)單數(shù)據(jù)匹配；差旅補(bǔ)助及其他信息由填報(bào)人手工補(bǔ)充完整，保存單據(jù)；報(bào)賬人確認(rèn)無(wú)誤，提交單據(jù)，進(jìn)入審批流程。

（四）訂單結(jié)算

出差行程結(jié)束后，商旅服務(wù)系統(tǒng)將結(jié)束的訂單信息返回，報(bào)賬人進(jìn)行差旅費(fèi)報(bào)賬單填報(bào)；財(cái)經(jīng)系統(tǒng)根據(jù)結(jié)算類別，自動(dòng)將應(yīng)付款金額進(jìn)行匯總分類；財(cái)務(wù)根據(jù)分類后的應(yīng)付款金額進(jìn)行結(jié)算；對(duì)公結(jié)算后，商旅服務(wù)商財(cái)務(wù)核銷應(yīng)收款，將該筆訂單已結(jié)算標(biāo)識(shí)回傳財(cái)經(jīng)系統(tǒng)；財(cái)經(jīng)系統(tǒng)根據(jù)出差申請(qǐng)單號(hào)，查找關(guān)聯(lián)的差旅費(fèi)報(bào)賬單據(jù)，更新商旅訂單報(bào)表是否結(jié)算標(biāo)識(shí)，以便財(cái)務(wù)對(duì)賬。

六、推行中需要注意的問(wèn)題

第一，商旅服務(wù)平臺(tái)在推行初期，因項(xiàng)目尚未完善、新舊管理模式銜接不夠順暢、員工對(duì)新事物可能存在消極抵抗情緒等一系列問(wèn)題，工作量可能不降反升，對(duì)工作效率的提升效果不大。

第二，商旅服務(wù)平臺(tái)推行后，如何保證信息數(shù)據(jù)安全，對(duì)差旅所執(zhí)行項(xiàng)目、出行人員的各項(xiàng)信息及差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管控，防止泄露造成的隱患和損失，是值得關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。尤其要對(duì)合作的差旅服務(wù)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核，對(duì)使用的技術(shù)系統(tǒng)及產(chǎn)品資源進(jìn)行嚴(yán)格的把控。

第三，差旅服務(wù)平臺(tái)推行后，財(cái)務(wù)人員需要加強(qiáng)對(duì)差旅服務(wù)平臺(tái)的操作訓(xùn)練，能夠在差旅服務(wù)平臺(tái)上準(zhǔn)確處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，包括數(shù)據(jù)的提取、處理、傳遞、分析等工作。如果財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)，基本操作不過(guò)關(guān)，溝通協(xié)調(diào)不順暢，那么帶來(lái)的動(dòng)手操作風(fēng)險(xiǎn)、業(yè)務(wù)處理風(fēng)險(xiǎn)、信息傳達(dá)風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)導(dǎo)致單位整體風(fēng)險(xiǎn)居高不下。