事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用分析

劉爽

河北省承德市雙橋區(qū)水務(wù)局 河北承德 067000

我國(guó)事業(yè)單位體系龐大，其本身體質(zhì)和機(jī)構(gòu)在日益變化的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下不斷更迭，所以說，事業(yè)單位的檔案管理模式也必須不斷推陳出新，才能夠適應(yīng)不斷變化的新形勢(shì)。另一方面，由于信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，傳統(tǒng)辦公模式發(fā)生了極大的改變，這也要求事業(yè)單位檔案管理工作人員自身素質(zhì)需要不斷提高。只有滿足上述的條件，才能夠在檔案管理工作的發(fā)展中提高其本身的效率和質(zhì)量。

1 運(yùn)用現(xiàn)代化方式對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案進(jìn)行管理的意義

在事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，長(zhǎng)期工作累積下的檔案數(shù)量十分龐大，檔案內(nèi)容分類也十分繁多，這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作效率勢(shì)必會(huì)收到影響，檔案管理工作的進(jìn)行也受到阻礙，其質(zhì)量和效率顯得十分低下。事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理模式中，其設(shè)定的工作流程和相關(guān)程序嚴(yán)重影響檔案管理效率，并且對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量也沒有明顯幫助。傳統(tǒng)工作當(dāng)中，檔案管理人員的主要管理對(duì)象為紙質(zhì)檔案，在管理過程中，這些紙質(zhì)檔案不僅需要大量空間存放，同時(shí)還需要人力物力監(jiān)管，另外紙質(zhì)檔案的分類和查找也十分耗費(fèi)精力。所以說，傳統(tǒng)檔案管理模式比較負(fù)責(zé)，檔案管理工作周期長(zhǎng)，使用效率低，人員工作量大。提高檔案管理工作的實(shí)際工作質(zhì)量，要將信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，探索檔案管理的新模式和新方法，對(duì)于提高檔案管理工作質(zhì)量和使用價(jià)值具有重要意義。

2 事業(yè)單位在檔案管理工作中如何應(yīng)用現(xiàn)代化方式

2.1 利用現(xiàn)代化方式建立檔案檢索和目錄管理

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中，首先要保證對(duì)檔案資料的管理質(zhì)量，做好基礎(chǔ)工作，比如像建立檔案目錄等等。檔案目錄的完善是提高檔案資料價(jià)值的重要屏障。現(xiàn)如今，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的主體已經(jīng)開始由人轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)技術(shù)。軟件市場(chǎng)中充斥著大量檔案管理軟件，通過檔案管理軟件能夠?qū)n案目錄加以整理，并建立起完整的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案資料管理質(zhì)量。另一方面，在使用檔案的過程中，只需要在檔案管理軟件中輸入相應(yīng)的信息，就能夠準(zhǔn)確了解檔案資料的具體位置，這樣大大提高了檔案資料的使用效率。

2.2 利用現(xiàn)代化方式建立檔案管理和輔助業(yè)務(wù)

對(duì)于事業(yè)單位來說，其工作本身就具有一定復(fù)雜、多樣化的特點(diǎn)，而事業(yè)單位檔案管理工作尤其如此，比如說檔案管理工作中，對(duì)于資料的收集、審查、統(tǒng)計(jì)、鑒別和分類等等，這些工作無疑會(huì)大量增加檔案資料的信息量。所以說，通過現(xiàn)代化的方式和技術(shù)進(jìn)行檔案資料管理，不僅能夠節(jié)省大量的人力物力，同時(shí)還能夠提高檔案管理的實(shí)際工作效率。從這個(gè)角度來看，利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理，能夠不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率，提高工作人員的實(shí)際工作質(zhì)量，使檔案統(tǒng)計(jì)工作更加趨近于科學(xué)化，從而不斷完善檔案管理質(zhì)量，提高檔案儲(chǔ)存效率和利用效率。

2.3 利用現(xiàn)代化方式建立檔案庫房管理新模式

現(xiàn)如今，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在各行各業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用越來越廣泛。而事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作中，要講信息化技術(shù)結(jié)合起來，從事業(yè)單位本身出發(fā)，了解單位實(shí)際工作情況，完善現(xiàn)代化的管理體系，從而不斷提高檔案管理設(shè)備的利用率。另一方面，在檔案庫房的建設(shè)當(dāng)中，也應(yīng)用利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行全方位建設(shè)，以此來保證檔案資料的完整性，提高檔案資料保存的安全性。在檔案庫房中安裝電子信息系統(tǒng)監(jiān)控，同時(shí)調(diào)控檔案庫房?jī)?nèi)的溫度和濕度，才能夠保證檔案資料不受外部環(huán)境的影響。報(bào)警設(shè)備也是檔案庫房中必不可少的設(shè)備之一，當(dāng)檔案庫房?jī)?nèi)出現(xiàn)異常后，通過報(bào)警設(shè)備使檔案管理人員能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)異常，從而消除隱患。

2.4 利用現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變檔案管理工作新形勢(shì)

在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的普及，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展成以電子文件作為主要模式進(jìn)行管理，大部分檔案資料都是通過電子形式進(jìn)行儲(chǔ)存和保管。所以，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，以電子形式進(jìn)行保存的檔案不僅方便儲(chǔ)存和使用，同時(shí)也能夠容納更大容量的檔案信息。所以說，作為事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)該要從事業(yè)單位本身出發(fā)，構(gòu)建一個(gè)和單位匹配的檔案數(shù)據(jù)庫，從而對(duì)單位內(nèi)檔案進(jìn)行合理規(guī)劃，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)型。另一方面，在檔案管理工作當(dāng)中，工作人員也需要把目光投入到多媒體信息技術(shù)當(dāng)中，利用各類音視頻軟件構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)。除上述方法外，利用光盤儲(chǔ)存也是保存檔案資料的有效手段，光盤的又是在于具有較快的讀寫速度和較大的儲(chǔ)存容量，這樣不僅能夠節(jié)約檔案保存空間，同時(shí)也能夠提高檔案資料保管的安全性。在構(gòu)建信息系統(tǒng)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該具有較高的警惕性，做好計(jì)算機(jī)的保密工作，對(duì)專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行授權(quán)，同時(shí)加強(qiáng)防火墻建立力度，從而避免檔案資料的非法利用，避免檔案資料丟失和損毀。

3 結(jié)語

利用現(xiàn)代化方式對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行改革，不僅能夠提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的安全性和使用效率，同時(shí)也能夠提高檔案管理人員的工作效率，從這些角度來看，利用現(xiàn)代化方式具有十分深遠(yuǎn)的意義。在事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，可以從不同環(huán)節(jié)不同角度入手，比如檔案檢索、目錄管理、業(yè)務(wù)輔助等等多個(gè)層面建立完善的檔案管理制度，從而使得事業(yè)單位能夠正常發(fā)展。